活動(dòng)策劃執(zhí)行檢查清單標(biāo)準(zhǔn)版一、適用范圍與核心價(jià)值本檢查清單適用于企業(yè)年會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、行業(yè)展會(huì)、客戶答謝會(huì)、團(tuán)建活動(dòng)等各類線下/線上活動(dòng)的策劃與執(zhí)行全流程，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化節(jié)點(diǎn)把控，保證活動(dòng)目標(biāo)精準(zhǔn)落地，降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)，提升活動(dòng)效果。通過清單化管理，可明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及交付成果，實(shí)現(xiàn)活動(dòng)策劃的系統(tǒng)化、精細(xì)化與可追溯性。二、全流程操作步驟詳解（一）前期籌備階段（活動(dòng)前30-15天）核心目標(biāo)：明確活動(dòng)框架，完成資源整合與方案細(xì)化。任務(wù)名稱具體操作內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)限活動(dòng)目標(biāo)定位1.明確活動(dòng)核心目標(biāo)（如品牌曝光、線索收集、用戶增長、團(tuán)隊(duì)建設(shè)等）；2.確定活動(dòng)主題、Slogan及調(diào)性（正式/輕松/科技感等）；3.細(xì)化關(guān)鍵指標(biāo)（如參與人數(shù)、轉(zhuǎn)化率、媒體曝光量等）。*策劃組長活動(dòng)前30天團(tuán)隊(duì)與分工1.組建活動(dòng)執(zhí)行小組，明確策劃組、執(zhí)行組、物料組、宣傳組、應(yīng)急組等職責(zé)；2.制定《人員分工表》，包含任務(wù)、負(fù)責(zé)人、協(xié)作人。*項(xiàng)目總監(jiān)活動(dòng)前28天方案與預(yù)算制定1.輸出《活動(dòng)策劃方案》（含流程、嘉賓、場(chǎng)地、物料、宣傳等模塊）；2.編制《活動(dòng)預(yù)算表》，分項(xiàng)列出場(chǎng)地、物料、人員、宣傳等費(fèi)用，預(yù)留10%-15%備用金。策劃組長、財(cái)務(wù)主管活動(dòng)前25天場(chǎng)地與資源確認(rèn)1.考察并確定活動(dòng)場(chǎng)地（需滿足容量、交通、設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等需求）；2.簽訂場(chǎng)地租賃合同，明確使用時(shí)間、設(shè)備清單、違約條款等。*執(zhí)行主管活動(dòng)前22天嘉賓與人員邀約1.確定演講嘉賓、合作單位、特邀客戶等名單，發(fā)送正式邀約函；2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)部參與人員名單（含工作人員、表演人員等），確認(rèn)到崗時(shí)間。*外聯(lián)專員活動(dòng)前20天物料設(shè)計(jì)與采購1.設(shè)計(jì)活動(dòng)主視覺、宣傳物料（海報(bào)、邀請(qǐng)函、手提袋等）、現(xiàn)場(chǎng)物料（簽到墻、指示牌、禮品等）；2.完成物料打樣確認(rèn)，跟進(jìn)采購與制作進(jìn)度。*物料組長活動(dòng)前18天（二）中期執(zhí)行階段（活動(dòng)前14天-活動(dòng)當(dāng)天）核心目標(biāo)：細(xì)化落地執(zhí)行，保證各環(huán)節(jié)銜接順暢，應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況。任務(wù)名稱具體操作內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)限流程與彩排演練1.制定《活動(dòng)執(zhí)行流程表》（精確到分鐘，含簽到、開場(chǎng)、演講、互動(dòng)、閉幕等環(huán)節(jié)）；2.組織全流程彩排（含燈光、音響、主持人、嘉賓等），重點(diǎn)測(cè)試環(huán)節(jié)銜接。執(zhí)行主管、主持人活動(dòng)前3天宣傳與推廣預(yù)熱1.啟動(dòng)多渠道宣傳（官網(wǎng)、公眾號(hào)、社交媒體、合作媒體等），發(fā)布活動(dòng)預(yù)告；2.設(shè)計(jì)宣傳海報(bào)、H5、短視頻等內(nèi)容，引導(dǎo)用戶報(bào)名/關(guān)注。*宣傳專員活動(dòng)前14天起物料清點(diǎn)與運(yùn)輸1.物料到貨后逐一核對(duì)數(shù)量、質(zhì)量，填寫《物料驗(yàn)收清單》；2.確認(rèn)物料運(yùn)輸方式、時(shí)間、責(zé)任人，提前1天送達(dá)場(chǎng)地并分類存放。*物料組長活動(dòng)前1天現(xiàn)場(chǎng)布置與搭建1.按照設(shè)計(jì)方案完成場(chǎng)地搭建（舞臺(tái)、背景板、簽到區(qū)、互動(dòng)區(qū)等）；2.測(cè)試現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備（音響、投影、燈光、網(wǎng)絡(luò)、直播設(shè)備等），保證正常運(yùn)行。搭建團(tuán)隊(duì)、技術(shù)支持活動(dòng)前1天人員培訓(xùn)與對(duì)接1.召開全體工作人員會(huì)議，明確崗位職責(zé)、應(yīng)急流程、服務(wù)話術(shù)；2.與場(chǎng)地、供應(yīng)商、嘉賓對(duì)接，確認(rèn)最終需求（如餐飲、住宿、交通等）。*執(zhí)行主管活動(dòng)前1天活動(dòng)當(dāng)天執(zhí)行1.工作人員提前3小時(shí)到崗，完成最后檢查（物料、設(shè)備、流程表等）；2.按流程執(zhí)行各環(huán)節(jié)，實(shí)時(shí)監(jiān)控進(jìn)度，處理突發(fā)問題（如嘉賓遲到、設(shè)備故障等）；3.安排專人拍攝照片/視頻，記錄活動(dòng)過程?，F(xiàn)場(chǎng)總控、各小組負(fù)責(zé)人活動(dòng)當(dāng)天（三）后期收尾階段（活動(dòng)后1-7天）核心目標(biāo)：總結(jié)活動(dòng)效果，完成復(fù)盤與資料歸檔，跟進(jìn)后續(xù)轉(zhuǎn)化。任務(wù)名稱具體操作內(nèi)容責(zé)任人完成時(shí)限物料回收與場(chǎng)地復(fù)原1.清點(diǎn)剩余物料，登記可復(fù)用物品，處理廢棄物料；2.按場(chǎng)地要求復(fù)原場(chǎng)地，辦理退場(chǎng)手續(xù)。物料組長、執(zhí)行主管活動(dòng)后1天費(fèi)用結(jié)算與報(bào)銷1.整理所有費(fèi)用票據(jù)（場(chǎng)地、物料、供應(yīng)商等），核對(duì)預(yù)算；2.完成費(fèi)用報(bào)銷流程，輸出《活動(dòng)費(fèi)用決算表》。*財(cái)務(wù)主管活動(dòng)后3天效果評(píng)估與復(fù)盤1.收集活動(dòng)數(shù)據(jù)（參與人數(shù)、媒體曝光量、轉(zhuǎn)化率等），對(duì)比目標(biāo)完成情況；2.召開復(fù)盤會(huì)，總結(jié)亮點(diǎn)與不足，形成《活動(dòng)復(fù)盤報(bào)告》。策劃組長、項(xiàng)目總監(jiān)活動(dòng)后5天資料歸檔與感謝1.整理活動(dòng)資料（策劃案、流程表、照片/視頻、復(fù)盤報(bào)告等），分類歸檔；2.向嘉賓、合作單位、工作人員發(fā)送感謝函/禮品。*行政專員活動(dòng)后7天后續(xù)轉(zhuǎn)化跟進(jìn)1.針對(duì)活動(dòng)收集的線索（如客戶信息、用戶反饋），及時(shí)跟進(jìn)轉(zhuǎn)化；2.發(fā)布活動(dòng)回顧內(nèi)容（圖文、視頻），延續(xù)活動(dòng)影響力。銷售團(tuán)隊(duì)、宣傳專員活動(dòng)后持續(xù)進(jìn)行三、活動(dòng)策劃執(zhí)行檢查清單模板活動(dòng)名稱：__________________________活動(dòng)日期：_______年_______月_______日總負(fù)責(zé)人：*_______________聯(lián)系方式：*_______________（內(nèi)部溝通用，對(duì)外不公開）階段任務(wù)名稱具體內(nèi)容描述負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成狀態(tài)（□未開始□進(jìn)行中□已完成□延期）備注（問題/風(fēng)險(xiǎn)）前期籌備目標(biāo)定位明確核心目標(biāo)、主題、關(guān)鍵指標(biāo)*策劃組長活動(dòng)前30天場(chǎng)地確認(rèn)簽訂合同，確認(rèn)設(shè)備清單*執(zhí)行主管活動(dòng)前22天中期執(zhí)行流程彩排全流程演練，測(cè)試環(huán)節(jié)銜接*執(zhí)行主管活動(dòng)前3天現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備調(diào)試音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等測(cè)試*技術(shù)支持活動(dòng)前1天后期收尾效果評(píng)估數(shù)據(jù)收集，目標(biāo)完成情況分析*策劃組長活動(dòng)后5天資料歸檔策劃案、照片、視頻等整理*行政專員活動(dòng)后7天四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與執(zhí)行要點(diǎn)時(shí)間管理風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格倒排工期，預(yù)留緩沖時(shí)間（如物料制作延期、嘉賓行程變更等），關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如場(chǎng)地確認(rèn)、流程彩排）需提前完成，避免“趕工”導(dǎo)致疏漏。溝通協(xié)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)：建立每日溝通機(jī)制（如群例會(huì)），保證團(tuán)隊(duì)信息同步；與供應(yīng)商、嘉賓簽訂書面協(xié)議，明確權(quán)責(zé)，避免口頭承諾糾紛。應(yīng)急預(yù)案必備：制定《突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》，涵蓋設(shè)備故障（如備用音響）、人員缺席（如嘉賓替補(bǔ)流程）、天氣變化（如戶外活動(dòng)雨棚）等場(chǎng)景，明確責(zé)任人及處理流程。成本控制要點(diǎn)：預(yù)算執(zhí)行需“量入為出”，大額支出（如場(chǎng)地、搭建）需貨比三家，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的供應(yīng)商；備用金需?？顚Ｓ茫瑑H限應(yīng)急使用。細(xì)節(jié)把控關(guān)鍵：簽到環(huán)節(jié)需提前測(cè)試系統(tǒng)（如線上簽到二維碼），避免現(xiàn)場(chǎng)擁堵；禮品、茶歇等物料需提前清點(diǎn)，保證數(shù)量充足；主持人需提前熟悉流程，把控現(xiàn)場(chǎng)節(jié)奏。