作家協(xié)會(huì)圖書(shū)資料采購(gòu)管理規(guī)章

一、總則（一）目的為加強(qiáng)本作家協(xié)會(huì)圖書(shū)資料采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，提高采購(gòu)質(zhì)量和效率，確保所采購(gòu)的圖書(shū)資料能夠滿(mǎn)足協(xié)會(huì)會(huì)員的創(chuàng)作、研究及學(xué)習(xí)需求，推動(dòng)寫(xiě)作事業(yè)的蓬勃發(fā)展，特制定本規(guī)章。（二）適用范圍本規(guī)章適用于本作家協(xié)會(huì)為滿(mǎn)足自身業(yè)務(wù)及會(huì)員需求而進(jìn)行的所有圖書(shū)資料采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于各類(lèi)文學(xué)作品、寫(xiě)作教材、學(xué)術(shù)研究資料、工具書(shū)等。（三）采購(gòu)原則1.需求導(dǎo)向原則：以協(xié)會(huì)會(huì)員的實(shí)際需求為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)先采購(gòu)與寫(xiě)作創(chuàng)作、研究密切相關(guān)的圖書(shū)資料。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)圖書(shū)資料的內(nèi)容質(zhì)量、印刷質(zhì)量和裝訂質(zhì)量，選擇具有良好聲譽(yù)的出版社和供應(yīng)商。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)秉持公平、公正、公開(kāi)的原則，杜絕不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)和違規(guī)操作。4.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格按照協(xié)會(huì)年度預(yù)算安排采購(gòu)資金，確保采購(gòu)活動(dòng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，合理控制成本。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)工作小組成立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)工作小組，負(fù)責(zé)圖書(shū)資料采購(gòu)的具體工作。小組成員包括行政主管、會(huì)員代表、財(cái)務(wù)人員和相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員。1.行政主管：全面負(fù)責(zé)采購(gòu)工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，審批采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)合同等重要文件。2.會(huì)員代表：收集和反饋會(huì)員對(duì)圖書(shū)資料的需求信息，參與采購(gòu)項(xiàng)目的論證和供應(yīng)商的選擇，確保采購(gòu)的圖書(shū)資料符合會(huì)員實(shí)際需求。3.財(cái)務(wù)人員：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、資金支付和財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)等工作，監(jiān)督采購(gòu)資金的合理使用，確保財(cái)務(wù)合規(guī)。4.相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員：憑借其專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)采購(gòu)圖書(shū)資料的內(nèi)容、版本、適用性等進(jìn)行評(píng)估和審核，提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。（二）職責(zé)分工1.需求收集與整理：會(huì)員代表定期通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、座談會(huì)等方式收集會(huì)員對(duì)圖書(shū)資料的需求信息，并進(jìn)行整理和分類(lèi)。同時(shí)，關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和學(xué)術(shù)前沿，及時(shí)提出具有前瞻性的采購(gòu)建議。2.采購(gòu)計(jì)劃制定：采購(gòu)工作小組根據(jù)需求收集情況，結(jié)合協(xié)會(huì)年度預(yù)算，制定詳細(xì)的圖書(shū)資料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)圖書(shū)資料的種類(lèi)、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。3.供應(yīng)商選擇與管理：采購(gòu)工作小組通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商，并與其建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)終止合作。4.采購(gòu)實(shí)施：按照既定的采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)流程，與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括圖書(shū)資料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。5.驗(yàn)收與入庫(kù)：圖書(shū)資料到貨后，采購(gòu)工作小組組織相關(guān)人員按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括圖書(shū)資料的數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格的圖書(shū)資料辦理入庫(kù)手續(xù)，登記入賬；驗(yàn)收不合格的圖書(shū)資料，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)貨、換貨或退貨等措施。6.資金支付與報(bào)銷(xiāo)：財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核無(wú)誤后按照協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)制度辦理資金支付手續(xù)。采購(gòu)人員憑發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。三、采購(gòu)流程（一）需求申報(bào)1.協(xié)會(huì)會(huì)員可隨時(shí)向會(huì)員代表提出圖書(shū)資料采購(gòu)需求，填寫(xiě)《圖書(shū)資料采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需圖書(shū)資料的名稱(chēng)、作者、出版社、版本、數(shù)量等信息，并闡述需求理由。2.會(huì)員代表對(duì)收集到的需求信息進(jìn)行匯總整理，每季度末向采購(gòu)工作小組提交《圖書(shū)資料采購(gòu)需求匯總表》。（二）采購(gòu)計(jì)劃編制1.采購(gòu)工作小組根據(jù)會(huì)員代表提交的《圖書(shū)資料采購(gòu)需求匯總表》，結(jié)合協(xié)會(huì)現(xiàn)有圖書(shū)資料情況和年度預(yù)算安排，編制年度圖書(shū)資料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。2.年度采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，提交協(xié)會(huì)理事會(huì)審議通過(guò)。經(jīng)審議通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃報(bào)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后正式實(shí)施。（三）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商征集：采購(gòu)工作小組通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，廣泛征集圖書(shū)資料供應(yīng)商信息。對(duì)征集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除不符合基本條件的供應(yīng)商，建立潛在供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)估：對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供相關(guān)資料，從以下幾個(gè)方面進(jìn)行評(píng)估：-信譽(yù)狀況：查閱供應(yīng)商的商業(yè)信譽(yù)記錄，了解其在行業(yè)內(nèi)的口碑和聲譽(yù)。-資質(zhì)條件：審核供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證等相關(guān)資質(zhì)證書(shū)，確保其具備合法經(jīng)營(yíng)資格。-產(chǎn)品質(zhì)量：要求供應(yīng)商提供樣品或過(guò)往銷(xiāo)售的圖書(shū)資料樣本，檢查其內(nèi)容質(zhì)量、印刷質(zhì)量和裝訂質(zhì)量。-價(jià)格水平：對(duì)比不同供應(yīng)商同類(lèi)圖書(shū)資料的價(jià)格，評(píng)估其價(jià)格合理性。-售后服務(wù)：了解供應(yīng)商的售后服務(wù)承諾和實(shí)際執(zhí)行情況，包括退換貨政策、維修保養(yǎng)等方面。3.供應(yīng)商確定：采購(gòu)工作小組根據(jù)評(píng)估結(jié)果，綜合考慮各方面因素，確定合格供應(yīng)商名單。對(duì)于重要的采購(gòu)項(xiàng)目，可組織供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判，選擇最符合要求的供應(yīng)商。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判：采購(gòu)工作小組與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)圖書(shū)資料的價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。談判過(guò)程中應(yīng)堅(jiān)持公平、公正、互利的原則，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)條件。2.合同簽訂：談判達(dá)成一致后，采購(gòu)工作小組起草采購(gòu)合同。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同經(jīng)協(xié)會(huì)法律顧問(wèn)審核后，由協(xié)會(huì)法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。（五）采購(gòu)實(shí)施與跟蹤1.采購(gòu)工作小組按照采購(gòu)合同的要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確圖書(shū)資料的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)。2.在采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)工作小組應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單執(zhí)行情況，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題。如因特殊原因需要變更采購(gòu)訂單內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（六）驗(yàn)收與入庫(kù)1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：在圖書(shū)資料預(yù)計(jì)到貨前，采購(gòu)工作小組通知相關(guān)驗(yàn)收人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括熟悉采購(gòu)合同要求、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。2.到貨驗(yàn)收：圖書(shū)資料到貨后，驗(yàn)收人員按照合同要求對(duì)圖書(shū)資料的數(shù)量、品種、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢查。驗(yàn)收過(guò)程中，應(yīng)仔細(xì)檢查圖書(shū)資料的外觀是否有破損、污漬等問(wèn)題，內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員填寫(xiě)《圖書(shū)資料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員在報(bào)告上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)在報(bào)告中注明不合格原因，并及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其處理。4.入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格的圖書(shū)資料辦理入庫(kù)手續(xù)，由倉(cāng)庫(kù)管理人員按照規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)存放，并登記入賬。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)建立圖書(shū)資料庫(kù)存臺(tái)賬，記錄圖書(shū)資料的出入庫(kù)情況，確保賬實(shí)相符。（七）資金支付與報(bào)銷(xiāo)1.財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核無(wú)誤后按照協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)制度辦理資金支付手續(xù)。支付方式應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)管理規(guī)定，確保資金安全。2.采購(gòu)人員憑發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)流程應(yīng)嚴(yán)格按照協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度執(zhí)行，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。四、采購(gòu)預(yù)算與成本控制（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)工作小組根據(jù)年度圖書(shū)資料采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情，編制詳細(xì)的采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括圖書(shū)資料的采購(gòu)費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等各項(xiàng)支出。2.采購(gòu)預(yù)算編制完成后，提交協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，并根據(jù)協(xié)會(huì)年度財(cái)務(wù)預(yù)算總體安排，提出調(diào)整意見(jiàn)。經(jīng)審核和調(diào)整后的采購(gòu)預(yù)算報(bào)協(xié)會(huì)理事會(huì)審議通過(guò)，報(bào)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購(gòu)工作小組在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行，不得擅自超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序報(bào)協(xié)會(huì)理事會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并向采購(gòu)工作小組反饋。采購(gòu)工作小組應(yīng)根據(jù)反饋意見(jiàn)，采取有效措施，確保采購(gòu)預(yù)算的順利執(zhí)行。（三）成本控制措施1.優(yōu)化采購(gòu)流程：通過(guò)簡(jiǎn)化采購(gòu)流程、提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)過(guò)程中的時(shí)間成本和人力成本。2.批量采購(gòu)：對(duì)于需求較大的圖書(shū)資料，采用批量采購(gòu)的方式，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格和采購(gòu)條件，降低采購(gòu)成本。3.價(jià)格比較與談判：在采購(gòu)過(guò)程中，充分了解市場(chǎng)價(jià)格信息，對(duì)不同供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行比較和分析，通過(guò)與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭(zhēng)取最合理的價(jià)格。4.庫(kù)存管理：合理控制圖書(shū)資料的庫(kù)存水平，避免過(guò)度采購(gòu)導(dǎo)致庫(kù)存積壓，降低庫(kù)存管理成本。同時(shí)，定期對(duì)庫(kù)存圖書(shū)資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清理，及時(shí)處理滯銷(xiāo)和損壞的圖書(shū)資料。五、采購(gòu)監(jiān)督與評(píng)估（一）內(nèi)部監(jiān)督1.協(xié)會(huì)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)圖書(shū)資料采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組由協(xié)會(huì)紀(jì)檢人員、會(huì)員代表等組成，獨(dú)立于采購(gòu)工作小組。2.采購(gòu)監(jiān)督小組對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂、驗(yàn)收入庫(kù)等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，重點(diǎn)檢查采購(gòu)過(guò)程是否符合法律法規(guī)和協(xié)會(huì)相關(guān)規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和不正當(dāng)行為。3.采購(gòu)監(jiān)督小組有權(quán)調(diào)閱采購(gòu)活動(dòng)的相關(guān)文件、資料和記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并向協(xié)會(huì)理事會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）會(huì)員監(jiān)督1.協(xié)會(huì)鼓勵(lì)會(huì)員對(duì)圖書(shū)資料采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，會(huì)員如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中存在問(wèn)題或違規(guī)行為，可通過(guò)書(shū)面形式向協(xié)會(huì)采購(gòu)監(jiān)督小組或理事會(huì)反映。2.協(xié)會(huì)對(duì)會(huì)員的監(jiān)督意見(jiàn)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果向會(huì)員反饋。對(duì)于提供有效監(jiān)督線索的會(huì)員，協(xié)會(huì)將給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。（三）采購(gòu)評(píng)估1.定期評(píng)估：采購(gòu)工作小組每年對(duì)圖書(shū)資料采購(gòu)工作進(jìn)行一次全面評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)成本、供應(yīng)商服務(wù)等方面。2.會(huì)員滿(mǎn)意度調(diào)查：每年開(kāi)展一次會(huì)員滿(mǎn)意度調(diào)查，了解會(huì)員對(duì)采購(gòu)圖書(shū)資料的滿(mǎn)意度。通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、座談會(huì)等方式收集會(huì)員的意見(jiàn)和建議，評(píng)估會(huì)員對(duì)采購(gòu)工作的認(rèn)可程度。3.評(píng)估報(bào)告與改進(jìn)措施：采購(gòu)工作小組