作家協(xié)會(huì)辦公用品節(jié)約管理規(guī)章

一、總則（一）目的為加強(qiáng)本作家協(xié)會(huì)辦公用品的管理，切實(shí)落實(shí)節(jié)約資源、降低成本的目標(biāo)，提高辦公用品的使用效率，保障協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本管理規(guī)章。（二）適用范圍本規(guī)章適用于作家協(xié)會(huì)全體部門及工作人員。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則。協(xié)會(huì)辦公用品的采購、發(fā)放、使用等工作由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，確保資源合理調(diào)配。2.節(jié)約優(yōu)先原則。在滿足工作需要的前提下，倡導(dǎo)全體工作人員樹立節(jié)約意識(shí)，杜絕浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)辦公用品的高效利用。3.規(guī)范使用原則。明確辦公用品的使用標(biāo)準(zhǔn)和流程，要求工作人員嚴(yán)格按照規(guī)定使用辦公用品，保證使用的規(guī)范性和合理性。二、辦公用品分類與采購（一）辦公用品分類1.辦公文具類：包括各類筆（鋼筆、圓珠筆、中性筆等）、筆記本、文件夾、文件袋、訂書機(jī)、訂書釘、回形針、膠水、膠帶、計(jì)算器等。2.辦公耗材類：如打印機(jī)墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、傳真紙等。3.辦公設(shè)備類：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、辦公桌椅、文件柜等。4.其他用品類：如清潔用品（掃把、拖把、清潔劑等）、飲用水設(shè)備及耗材、綠植等。（二）采購計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，于每月末向行政部門提交次月辦公用品需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門對(duì)各部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合庫存情況，制定全協(xié)會(huì)的辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃需經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（三）采購流程1.供應(yīng)商選擇：行政部門應(yīng)通過公開招標(biāo)、詢價(jià)、比選等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。2.采購實(shí)施：根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，行政部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。3.驗(yàn)收入庫：辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，登記入賬；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。三、辦公用品庫存管理（一）庫存登記1.行政部門應(yīng)建立詳細(xì)的辦公用品庫存臺(tái)賬，對(duì)每一批次辦公用品的采購日期、供應(yīng)商、名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息進(jìn)行準(zhǔn)確記錄。2.庫存臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保賬物相符。（二）庫存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)過程中，要認(rèn)真核對(duì)庫存實(shí)物與庫存臺(tái)賬記錄是否一致，發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧情況應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。3.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，編制庫存盤點(diǎn)報(bào)告，上報(bào)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。（三）庫存保管1.設(shè)立專門的辦公用品倉庫，保持倉庫環(huán)境整潔、干燥、通風(fēng)，確保辦公用品存放安全，避免受潮、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。2.辦公用品應(yīng)按照類別、規(guī)格進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明各類辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對(duì)易損、易壞的辦公用品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如單獨(dú)存放、使用防護(hù)包裝等。四、辦公用品領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.工作人員因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.對(duì)于價(jià)值較高或數(shù)量較大的辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)，還需經(jīng)協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）發(fā)放流程1.行政部門收到經(jīng)審批的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》后，根據(jù)庫存情況進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)在庫存臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。2.對(duì)于常用辦公用品，行政部門可按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和周期，定期向各部門發(fā)放，以提高工作效率。但各部門仍需做好領(lǐng)用登記工作，確保辦公用品的合理使用。（三）特殊情況處理1.如遇緊急工作需要，工作人員可先口頭向行政部門申請(qǐng)領(lǐng)用辦公用品，事后及時(shí)補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。2.對(duì)于因工作失誤或其他原因造成辦公用品損壞、丟失的，領(lǐng)用人應(yīng)說明情況，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行賠償或重新領(lǐng)用。五、辦公用品使用規(guī)范（一）辦公文具使用規(guī)范1.工作人員應(yīng)愛護(hù)辦公文具，正確使用各類文具，避免因使用不當(dāng)造成損壞。2.對(duì)于可重復(fù)使用的文具，如鋼筆、計(jì)算器等，應(yīng)妥善保管，定期維護(hù)，延長使用壽命。3.節(jié)約使用紙張，提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)。對(duì)于非正式文件或內(nèi)部資料，可使用單面打印過的紙張進(jìn)行草稿打印。（二）辦公耗材使用規(guī)范1.打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的耗材應(yīng)按照設(shè)備使用說明和操作規(guī)程進(jìn)行更換，確保設(shè)備正常運(yùn)行，避免因操作不當(dāng)造成耗材浪費(fèi)。2.合理設(shè)置打印、復(fù)印參數(shù)，根據(jù)實(shí)際需要選擇合適的紙張規(guī)格和打印質(zhì)量，避免不必要的高規(guī)格打印造成耗材浪費(fèi)。3.對(duì)廢舊的墨盒、硒鼓等耗材，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行分類回收，可通過與專業(yè)回收公司合作等方式，實(shí)現(xiàn)資源的再利用。（三）辦公設(shè)備使用規(guī)范1.工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照辦公設(shè)備的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得隨意拆卸、改裝設(shè)備，確保設(shè)備安全運(yùn)行。2.定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，延長設(shè)備使用壽命。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，安排專業(yè)人員進(jìn)行維修，不得自行盲目修理。3.合理使用辦公設(shè)備，避免長時(shí)間待機(jī)或空轉(zhuǎn)，節(jié)約能源。如長時(shí)間不使用電腦、打印機(jī)等設(shè)備，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電源。（四）其他用品使用規(guī)范1.清潔用品應(yīng)合理使用，按照規(guī)定的配比和使用方法進(jìn)行操作，避免浪費(fèi)。同時(shí)，要注意節(jié)約水電資源，做到人走燈滅、水停。2.對(duì)于飲用水設(shè)備及耗材，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更換，確保飲用水質(zhì)量安全。工作人員應(yīng)愛護(hù)飲用水設(shè)備，避免人為損壞。3.綠植應(yīng)妥善養(yǎng)護(hù)，定期澆水、施肥、修剪，保持良好的生長狀態(tài)，為辦公環(huán)境增添生機(jī)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)辦公用品的領(lǐng)用、使用、庫存等情況進(jìn)行抽查。2.設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，鼓勵(lì)全體工作人員對(duì)浪費(fèi)辦公用品等不良行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核指標(biāo)1.建立辦公用品節(jié)約考核指標(biāo)體系，將辦公用品費(fèi)用控制、使用效率、節(jié)約措施落實(shí)等情況納入各部門的績效考核指標(biāo)。2.考核指標(biāo)包括但不限于：辦公用品費(fèi)用同比下降率、紙張雙面使用率、辦公設(shè)備完好率、廢舊耗材回收率等。（三）考核獎(jiǎng)懲1.每季度或每年度對(duì)各部門辦公用品節(jié)約管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。對(duì)在辦公用品節(jié)約工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。2.對(duì)違反本管理規(guī)章，存在浪費(fèi)辦公用品行為的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、扣減績效分?jǐn)?shù)、責(zé)令賠償?shù)忍幜P。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)工作1.行政部門應(yīng)定期組織辦公用品節(jié)約管理培訓(xùn)，向全體工作人員宣傳辦公用品節(jié)約的重要性，講解辦公用品的正確使用方法、維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)以及節(jié)約技巧等內(nèi)容。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、線上學(xué)習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。同時(shí)，鼓勵(lì)工作人員分享在辦公用品節(jié)約方面的經(jīng)驗(yàn)和心得。（二）宣傳活動(dòng)1.通過協(xié)會(huì)內(nèi)部刊物、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等渠道，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