2025年建筑施工企業(yè)打印復(fù)印管理制度一、總則為規(guī)范公司打印復(fù)印設(shè)備及耗材管理，提高辦公資源使用效率，降低運營成本，杜絕浪費現(xiàn)象，結(jié)合公司實際運營需求，特制定本制度。本制度適用于公司總部、各項目部及分支機構(gòu)所有打印復(fù)印設(shè)備的使用、維護及耗材管理。所有員工應(yīng)樹立節(jié)約意識，按照實際工作需要合理使用打印復(fù)印資源。設(shè)備管理遵循“誰使用、誰負責(zé)，誰管理、誰監(jiān)督”的原則，行政部作為歸口管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、采購調(diào)配、維護保養(yǎng)及使用監(jiān)督。二、管理職責(zé)分工行政部為主要責(zé)任部門，負責(zé)公司所有打印復(fù)印設(shè)備的統(tǒng)一采購、登記編號、分配調(diào)配、日常維護、故障報修、耗材補充及報廢處理。各部門負責(zé)人負責(zé)監(jiān)督本部門人員按規(guī)定使用設(shè)備，對異常使用情況及時糾正并上報。財務(wù)部負責(zé)設(shè)備及耗材采購的預(yù)算審核、費用報銷及成本核算。各項目部應(yīng)指定專人作為設(shè)備管理員，負責(zé)項目現(xiàn)場設(shè)備的日常管理、使用登記、簡單故障排查及與行政部的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)。設(shè)備管理員變更時，須在3個工作日內(nèi)完成工作交接并向行政部備案。三、設(shè)備使用管理公司根據(jù)部門規(guī)模及業(yè)務(wù)需求配置打印復(fù)印設(shè)備。常規(guī)辦公區(qū)每20人配置一臺黑白激光打印機，每40人配置一臺彩色激光打印機，每60人配置一臺數(shù)碼復(fù)合機。特殊需求部門可另行申請，經(jīng)行政部評估后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。設(shè)備使用應(yīng)遵循以下規(guī)定：內(nèi)部傳閱文件優(yōu)先使用雙面打印或復(fù)印，非正式文件應(yīng)使用草稿模式以節(jié)省墨粉。單次打印或復(fù)印超過50頁的批量作業(yè)，應(yīng)提前1個工作日向行政部報備并錯峰使用。嚴禁打印或復(fù)印與工作無關(guān)的個人資料、商業(yè)性宣傳材料及違反規(guī)定的文件。所有設(shè)備均實行刷卡或密碼認證使用。員工須憑個人工牌或?qū)Ｓ觅~戶登錄系統(tǒng)后方可操作。系統(tǒng)自動記錄用戶身份、打印時間、文件名稱、頁數(shù)及黑白彩色類型等詳細信息。未授權(quán)人員不得操作設(shè)備。四、耗材管理規(guī)范打印復(fù)印耗材包括墨粉、硒鼓、墨水、紙張等，由行政部統(tǒng)一采購、驗收、入庫及分發(fā)。采購應(yīng)選擇節(jié)能環(huán)保型產(chǎn)品，優(yōu)先采購具有環(huán)境標志認證的耗材。各部門需根據(jù)實際使用情況，于每月25日前向行政部提交次月耗材需求計劃。紙張使用嚴格執(zhí)行分類管理。普通文件使用70克再生紙，對外正式文件使用80克原生木漿紙，重要合同及證書使用100克特種紙。不同類別紙張應(yīng)分開存放、標識清晰、按需領(lǐng)用。廢紙應(yīng)放入專用回收箱，由行政部統(tǒng)一處理。耗材更換由行政部專業(yè)人員操作。設(shè)備提示墨粉不足時，使用者應(yīng)通知部門設(shè)備管理員，由管理員聯(lián)系行政部安排更換。任何人不得自行拆卸設(shè)備或更換耗材?？蘸牟娜萜鲬?yīng)退回行政部登記，由供應(yīng)商回收處理。五、維護保養(yǎng)要求行政部負責(zé)建立設(shè)備維護檔案，記錄設(shè)備型號、編號、放置地點、啟用日期、維護記錄及維修歷史。每月對設(shè)備進行一次常規(guī)檢查，包括清潔保養(yǎng)、功能測試及使用狀態(tài)評估。每年委托專業(yè)服務(wù)機構(gòu)進行一次全面檢修保養(yǎng)。設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用者應(yīng)立即停止操作，掛上“故障待修”標識，并通過辦公自動化平臺向行政部報修。行政部應(yīng)在2小時內(nèi)響應(yīng)，簡單故障4小時內(nèi)修復(fù)，復(fù)雜故障需外送維修的應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成。備用設(shè)備由行政部統(tǒng)一調(diào)配使用。設(shè)備報廢需符合以下條件之一：主要部件嚴重損壞且維修成本超過原值50%，技術(shù)性能落后無法滿足辦公需求，使用年限超過8年。報廢申請由行政部提出，經(jīng)財務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按固定資產(chǎn)管理規(guī)定處理。六、成本控制措施實行打印復(fù)印成本部門分攤制度。行政部每月10日前統(tǒng)計各部門上月打印復(fù)印數(shù)量及費用，按實際發(fā)生額計入部門辦公成本。費用明細包括紙張消耗、墨粉消耗及設(shè)備折舊分攤，作為部門績效考核參考指標。推廣無紙化辦公以減少打印量。內(nèi)部審批流程盡量通過辦公系統(tǒng)電子流轉(zhuǎn)，會議材料優(yōu)先使用電子文檔展示，文件傳閱采用共享文件夾方式。確需打印的會議材料應(yīng)控制份數(shù)，會后由主辦部門回收再利用。建立異常使用預(yù)警機制。系統(tǒng)設(shè)置人均月打印量警戒值為200頁，單個用戶單日打印量超過100頁時系統(tǒng)自動提示行政部關(guān)注。行政部對連續(xù)超量使用的部門或個人進行使用合理性核查，發(fā)現(xiàn)浪費行為及時糾正。七、監(jiān)督檢查機制行政部聯(lián)合財務(wù)部每季度開展一次打印復(fù)印專項檢查，內(nèi)容包括設(shè)備使用記錄、耗材領(lǐng)用臺賬、費用分攤數(shù)據(jù)及制度執(zhí)行情況。檢查結(jié)果形成報告，在公司內(nèi)網(wǎng)公示并通報存在問題的部門。各部門應(yīng)于每月5日前完成自查，重點檢查本部門打印復(fù)印記錄的完整性、耗材使用的合理性及設(shè)備維護的及時性。自查報告經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交行政部備案。行政部對自查不認真的部門進行重點督查。設(shè)立節(jié)約使用建議箱，鼓勵員工提出合理化建議。對有效降低打印復(fù)印成本的建議，經(jīng)評估采納后給予建議人200-1000元獎勵。對惡意浪費、違規(guī)操作、破壞設(shè)備的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、通報批評或經(jīng)濟處罰。八、附則本制度由行政部負責(zé)解釋，自2025年1月1日起正式實施。原有相關(guān)規(guī)定同時廢止。執(zhí)行過程中如遇問題，各部門應(yīng)及時向行政