企業(yè)催收函寫作模板在商業(yè)往來中，賬款逾期會(huì)直接影響企業(yè)現(xiàn)金流與經(jīng)營(yíng)效率。催收函作為兼具商業(yè)溝通與法律效用的文書，既是督促債務(wù)人履約的工具，也可作為訴訟時(shí)效中斷的憑證、債務(wù)事實(shí)的書面確認(rèn)。一份規(guī)范的催收函需兼顧專業(yè)性與靈活性，既清晰傳遞訴求，又維護(hù)合作關(guān)系（或震懾違約方）。一、催收函的核心要素與場(chǎng)景化模板催收函的效力源于事實(shí)的明確性與法律依據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)性。根據(jù)逾期階段、合作關(guān)系親疏、債務(wù)性質(zhì)（貨款、服務(wù)費(fèi)、借款等），模板需針對(duì)性調(diào)整：（一）初次催收函（逾期15-30天，友好提示型）適用于合作穩(wěn)定、首次逾期且溝通成本較低的場(chǎng)景，以“提醒+確認(rèn)”為核心，避免激化矛盾。核心結(jié)構(gòu)：抬頭：債務(wù)人全稱、地址、聯(lián)系人（如“致XX有限公司：”）；債務(wù)背景：簡(jiǎn)述合同/訂單編號(hào)、合作內(nèi)容（如“貴司于2023年X月X日與我司簽訂《XX服務(wù)合同》，約定服務(wù)費(fèi)用共計(jì)XX元”）；履約現(xiàn)狀：說明付款期限（如“合同約定付款日為2023年X月X日，截至今日賬款已逾期15日”）；善意提示：假設(shè)疏忽（如“我們推測(cè)系貴司財(cái)務(wù)流程延誤”），重申付款義務(wù)；行動(dòng)要求：明確付款期限（如“請(qǐng)于收到本函3日內(nèi)完成付款，賬戶信息如下：XXX”）；友好收尾：表達(dá)對(duì)長(zhǎng)期合作的重視（如“期待貴司妥善處理，我司將全力配合后續(xù)流程”）。示例片段：>致XX貿(mào)易有限公司：>您好！貴司于2023年X月X日與我司簽訂《貨物買賣合同》（合同編號(hào)：XXX），約定貨款XX元應(yīng)于2023年X月X日前結(jié)清。現(xiàn)付款期限已逾期15日，我們推測(cè)可能是貴司財(cái)務(wù)安排的疏忽。>請(qǐng)貴司于3個(gè)工作日內(nèi)將款項(xiàng)匯至我司賬戶（開戶行：XXX，賬號(hào)：XXX）。如遇特殊情況需協(xié)商，請(qǐng)致電我司財(cái)務(wù)部XXX（電話：XXX）。>期待貴司重視履約信譽(yù)，我司愿繼續(xù)為您提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（二）逾期催收函（逾期30-90天，正式催告型）適用于多次溝通無果、逾期時(shí)間較長(zhǎng)的場(chǎng)景，需強(qiáng)化“事實(shí)+后果”的表述，體現(xiàn)嚴(yán)肅性。核心結(jié)構(gòu)：債務(wù)確認(rèn)：精確羅列欠款明細(xì)（本金、違約金/利息、逾期天數(shù)，如“截至2023年X月X日，貴司累計(jì)欠款本金XX元，逾期違約金XX元，合計(jì)XX元”）；履約瑕疵：客觀陳述溝通記錄（如“我司已于X月X日、X月X日兩次通過郵件/電話提醒，未獲有效反饋”）；法律依據(jù)：援引合同條款（如“根據(jù)《XX合同》第X條約定，逾期付款應(yīng)按日千分之X支付違約金”）；最后通牒：限定還款期限（如“請(qǐng)于2023年X月X日前全額支付欠款，否則我司將采取進(jìn)一步措施”）；后果告知：提示違約風(fēng)險(xiǎn)（如“逾期將導(dǎo)致我司啟動(dòng)法律程序，貴司需承擔(dān)訴訟費(fèi)、律師費(fèi)等額外成本”）。示例片段：>致XX工程有限公司：>截至2023年X月X日，貴司因《XX建設(shè)工程分包合同》（合同編號(hào)：XXX）拖欠我司工程款本金XX元，逾期違約金XX元，合計(jì)欠款XX元。>我司曾于X月X日、X月X日通過郵件及書面函件催告，貴司僅回復(fù)“將盡快安排”，未實(shí)際履約。根據(jù)合同第X條，逾期付款應(yīng)按日千分之X計(jì)收違約金，且我司有權(quán)解除合同并追償損失。>現(xiàn)鄭重函告：請(qǐng)于2023年X月X日前將全部款項(xiàng)匯至我司賬戶（開戶行：XXX，賬號(hào)：XXX）。逾期我司將委托律師啟動(dòng)訴訟程序，貴司需承擔(dān)全部維權(quán)成本。（三）律師函（逾期90天以上，威懾型）適用于惡意拖欠、協(xié)商徹底破裂的場(chǎng)景，需由律師事務(wù)所出具，突出“法律后果”的強(qiáng)制性。核心結(jié)構(gòu)：律師身份聲明：（如“受XX企業(yè)委托，本所就貴司拖欠賬款事宜鄭重函告”）；債務(wù)與違約事實(shí)：比正式催告更簡(jiǎn)潔，但需精確（如“欠款本金XX元，逾期超90日，經(jīng)多次催告未履行”）；法律定性：明確違約性質(zhì)（如“貴司行為已構(gòu)成根本違約，嚴(yán)重?fù)p害委托人合法權(quán)益”）；救濟(jì)途徑告知：限定最后還款期限（如“限3日內(nèi)支付全款，否則將向法院提起訴訟/申請(qǐng)財(cái)產(chǎn)保全”）；律師聯(lián)系方式：便于債務(wù)人直接溝通（如“本律師聯(lián)系方式：XXX（電話）、XXX（郵箱）”）。示例片段：>XX律師事務(wù)所受XX科技有限公司（以下簡(jiǎn)稱“委托人”）委托，就貴司拖欠軟件開發(fā)服務(wù)費(fèi)事宜函告如下：>一、債務(wù)事實(shí)：貴司于2023年X月X日與委托人簽訂《軟件開發(fā)合同》，約定服務(wù)費(fèi)XX元應(yīng)于驗(yàn)收后10日內(nèi)支付?，F(xiàn)服務(wù)已驗(yàn)收超90日，貴司累計(jì)拖欠本金XX元，逾期違約金XX元。>二、法律后果：貴司的拖欠行為已構(gòu)成根本違約，委托人有權(quán)依據(jù)《民法典》第五百七十七條要求繼續(xù)履行并賠償損失。本所已準(zhǔn)備好訴訟材料，將在3日期限屆滿后向XX法院提起訴訟，同時(shí)申請(qǐng)查封貴司銀行賬戶、不動(dòng)產(chǎn)等財(cái)產(chǎn)。二、催收函寫作的實(shí)務(wù)要點(diǎn)一份有效的催收函需平衡“專業(yè)性”與“靈活性”，避免形式瑕疵削弱效力：1.事實(shí)精準(zhǔn)，證據(jù)閉環(huán)債務(wù)金額、合同條款、溝通記錄需與實(shí)際一致，必要時(shí)附上對(duì)賬單、合同復(fù)印件（函件中可注明“附件包含《XX合同》《對(duì)賬單》”）。送達(dá)后保留簽收憑證（如快遞回執(zhí)、郵件已讀證明），形成證據(jù)鏈。2.語(yǔ)氣分層，適配場(chǎng)景合作客戶：用“我們理解可能存在疏忽”“期待共同解決”等柔性表述，維護(hù)關(guān)系；惡意拖欠：用“鄭重函告”“依法維權(quán)”等強(qiáng)硬表述，傳遞威懾力。3.法律表述嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義違約金、利息的計(jì)算依據(jù)合同或法律（如《民法典》合同編），避免“將采取一切措施”等模糊表述，應(yīng)明確“啟動(dòng)訴訟”“申請(qǐng)保全”等具體行動(dòng)。4.留痕意識(shí)：送達(dá)與反饋通過EMS（注明“催收函”并留存底單）、郵件（要求已讀回執(zhí)）或公證送達(dá)，確保債務(wù)人收到。函件中可要求“收到后24小時(shí)內(nèi)回函確認(rèn)還款計(jì)劃”，倒逼對(duì)方回應(yīng)。5.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，去情緒化避免“貴司毫無誠(chéng)信”“惡意拖欠”等情緒化指責(zé)，用“未按約履行付款義務(wù)”“逾期超XX日”等客觀表述，保持文書的專業(yè)性。三、特殊場(chǎng)景的調(diào)整策略長(zhǎng)期合作客戶：可在函件中加入“如遇經(jīng)營(yíng)困難，可協(xié)商分期方案”，體現(xiàn)靈活性，避免因催款丟失客戶；跨境業(yè)務(wù)：需注明適用法律（如“本函適用中華人民共和國(guó)法律”），并提供雙語(yǔ)版本（視債務(wù)人情況）；集團(tuán)企業(yè)：明確債務(wù)主體（如“XX集團(tuán)有限公司（而非下屬分公司）”），避免責(zé)任主體混淆。四、風(fēng)險(xiǎn)提示催收函的核心價(jià)值是“中斷訴訟時(shí)效”與“固定債務(wù)事實(shí)”，但需注意：訴訟時(shí)效期間內(nèi)