ERP系統(tǒng)作業(yè)流程及崗位責(zé)任管理制度一、總則（一）制度目的為建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的ERP系統(tǒng)運(yùn)行管理體系，明確各模塊作業(yè)流程、崗位權(quán)限與責(zé)任邊界，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，提升企業(yè)資源協(xié)同效率與決策科學(xué)性，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有使用ERP系統(tǒng)的部門(mén)及人員，涵蓋財(cái)務(wù)、采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存、生產(chǎn)、人力資源等核心模塊，覆蓋系統(tǒng)管理員、模塊操作員、數(shù)據(jù)審核員、部門(mén)負(fù)責(zé)人等相關(guān)崗位。（三）核心原則權(quán)責(zé)對(duì)等原則：按“崗位適配權(quán)限、權(quán)限對(duì)應(yīng)責(zé)任”分配系統(tǒng)操作權(quán)限，杜絕越權(quán)操作。流程閉環(huán)原則：所有業(yè)務(wù)操作遵循“發(fā)起-錄入-審核-歸檔”閉環(huán)流程，確保數(shù)據(jù)可追溯。數(shù)據(jù)合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守?cái)?shù)據(jù)錄入、修改、刪除的規(guī)范要求，保障數(shù)據(jù)真實(shí)性與安全性。協(xié)同高效原則：明確跨模塊、跨部門(mén)協(xié)作流程，打破信息壁壘，提升作業(yè)效率。二、組織架構(gòu)與崗位設(shè)置（一）ERP管理組織架構(gòu)ERP項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組：由總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，財(cái)務(wù)總監(jiān)、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)為副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員，統(tǒng)籌系統(tǒng)戰(zhàn)略規(guī)劃、重大問(wèn)題決策與資源調(diào)配。ERP運(yùn)維小組：由IT部門(mén)牽頭，配備系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)庫(kù)管理員、模塊運(yùn)維專(zhuān)員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)日常維護(hù)、權(quán)限管理、故障處理與操作培訓(xùn)。業(yè)務(wù)操作團(tuán)隊(duì)：各部門(mén)指定模塊操作員、數(shù)據(jù)審核員，負(fù)責(zé)本部門(mén)ERP業(yè)務(wù)錄入、審核與數(shù)據(jù)核對(duì)。（二）核心崗位設(shè)置與權(quán)限崗位所屬部門(mén)核心權(quán)限責(zé)任邊界系統(tǒng)管理員IT部門(mén)系統(tǒng)配置、權(quán)限分配、用戶(hù)管理、日志審計(jì)、故障排查不得參與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入與審核，僅負(fù)責(zé)系統(tǒng)技術(shù)支撐數(shù)據(jù)庫(kù)管理員IT部門(mén)數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、優(yōu)化、安全防護(hù)嚴(yán)禁擅自修改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)操作需雙人復(fù)核并留存記錄模塊操作員各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)應(yīng)模塊基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入、單據(jù)創(chuàng)建、信息查詢(xún)對(duì)錄入數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，及時(shí)反饋系統(tǒng)問(wèn)題數(shù)據(jù)審核員各業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)應(yīng)模塊單據(jù)審核、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、異常駁回對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)，確保單據(jù)合規(guī)、數(shù)據(jù)無(wú)誤后流轉(zhuǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)人各業(yè)務(wù)部門(mén)本部門(mén)ERP業(yè)務(wù)最終審批、數(shù)據(jù)匯總分析監(jiān)督本部門(mén)操作規(guī)范執(zhí)行，承擔(dān)部門(mén)級(jí)數(shù)據(jù)質(zhì)量責(zé)任三、ERP系統(tǒng)核心作業(yè)流程（一）通用作業(yè)流程（全模塊適用）數(shù)據(jù)錄入規(guī)范：操作員按業(yè)務(wù)實(shí)際情況錄入數(shù)據(jù)，必填字段不得遺漏，數(shù)據(jù)格式（日期、金額、編碼）需符合系統(tǒng)要求；錄入完成后自查數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，提交前預(yù)覽核對(duì)，確保無(wú)錯(cuò)別字、漏填項(xiàng)。審核流轉(zhuǎn)流程：graphLRA[操作員錄入數(shù)據(jù)/創(chuàng)建單據(jù)]-->B[操作員提交審核]B-->C[數(shù)據(jù)審核員校驗(yàn)數(shù)據(jù)合規(guī)性]C--合規(guī)-->D[部門(mén)負(fù)責(zé)人最終審批]C--不合規(guī)-->E[駁回操作員修改]E-->AD-->F[系統(tǒng)自動(dòng)歸檔/同步至相關(guān)模塊]數(shù)據(jù)修改與刪除流程：已提交未審核的數(shù)據(jù)：操作員可自行修改或刪除，修改后需重新提交審核；已審核歸檔的數(shù)據(jù)：需提交《ERP數(shù)據(jù)變更申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、ERP運(yùn)維小組審批后，由系統(tǒng)管理員協(xié)助修改，修改過(guò)程全程留痕。（二）核心模塊專(zhuān)項(xiàng)作業(yè)流程1.采購(gòu)管理模塊作業(yè)環(huán)節(jié)責(zé)任崗位操作流程時(shí)間要求采購(gòu)申請(qǐng)需求部門(mén)操作員錄入采購(gòu)物料名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算，提交審核業(yè)務(wù)發(fā)起后24小時(shí)內(nèi)完成采購(gòu)審批需求部門(mén)負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部審核員審核采購(gòu)需求合理性、預(yù)算合規(guī)性收到申請(qǐng)后12小時(shí)內(nèi)完成訂單創(chuàng)建采購(gòu)部操作員錄入供應(yīng)商信息、采購(gòu)單價(jià)、交貨期，生成采購(gòu)訂單審批通過(guò)后8小時(shí)內(nèi)完成入庫(kù)對(duì)接倉(cāng)庫(kù)操作員收到貨物后，錄入入庫(kù)數(shù)量、質(zhì)檢結(jié)果，與采購(gòu)訂單關(guān)聯(lián)貨物到庫(kù)后4小時(shí)內(nèi)完成發(fā)票結(jié)算財(cái)務(wù)操作員錄入發(fā)票信息，與采購(gòu)訂單、入庫(kù)單匹配，發(fā)起付款申請(qǐng)收到發(fā)票后24小時(shí)內(nèi)完成2.銷(xiāo)售管理模塊作業(yè)環(huán)節(jié)責(zé)任崗位操作流程時(shí)間要求訂單錄入銷(xiāo)售部操作員錄入客戶(hù)信息、產(chǎn)品規(guī)格、訂單數(shù)量、交貨地址，提交審核簽訂銷(xiāo)售合同后8小時(shí)內(nèi)完成訂單審批銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)人審核訂單價(jià)格、信用額度、交貨期可行性收到訂單后4小時(shí)內(nèi)完成出庫(kù)安排倉(cāng)庫(kù)操作員根據(jù)已審批訂單生成出庫(kù)單，錄入出庫(kù)數(shù)量、批號(hào)交貨前24小時(shí)內(nèi)完成收款結(jié)算財(cái)務(wù)操作員錄入收款信息，與銷(xiāo)售訂單關(guān)聯(lián)，更新客戶(hù)回款狀態(tài)收到款項(xiàng)后12小時(shí)內(nèi)完成3.庫(kù)存管理模塊作業(yè)環(huán)節(jié)責(zé)任崗位操作流程時(shí)間要求期初建賬倉(cāng)庫(kù)操作員+財(cái)務(wù)審核員錄入初始庫(kù)存數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)審核確認(rèn)系統(tǒng)上線(xiàn)前完成日常出入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)操作員按采購(gòu)入庫(kù)、銷(xiāo)售出庫(kù)、生產(chǎn)領(lǐng)用等業(yè)務(wù)，錄入出入庫(kù)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生后2小時(shí)內(nèi)完成庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)倉(cāng)庫(kù)操作員+財(cái)務(wù)監(jiān)盤(pán)員每月底開(kāi)展實(shí)地盤(pán)點(diǎn)，錄入盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，與系統(tǒng)數(shù)據(jù)核對(duì)每月最后1個(gè)工作日完成差異處理倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人分析盤(pán)盈盤(pán)虧原因，提交處理方案，調(diào)整系統(tǒng)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)完成后2個(gè)工作日內(nèi)完成4.財(cái)務(wù)管理模塊作業(yè)環(huán)節(jié)責(zé)任崗位操作流程時(shí)間要求憑證錄入財(cái)務(wù)操作員錄入費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、應(yīng)收應(yīng)付、收入成本等憑證，附原始單據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生后48小時(shí)內(nèi)完成憑證審核財(cái)務(wù)審核員審核憑證科目準(zhǔn)確性、原始單據(jù)合規(guī)性憑證錄入后24小時(shí)內(nèi)完成期末結(jié)賬財(cái)務(wù)主管完成折舊計(jì)提、費(fèi)用分?jǐn)?、稅金?jì)算，發(fā)起期末結(jié)賬月末最后2個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)表生成財(cái)務(wù)分析師提取系統(tǒng)數(shù)據(jù)，生成資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表結(jié)賬完成后3個(gè)工作日內(nèi)完成四、崗位責(zé)任與考核機(jī)制（一）核心崗位責(zé)任清單系統(tǒng)管理員責(zé)任：保障ERP系統(tǒng)7×24小時(shí)穩(wěn)定運(yùn)行，故障響應(yīng)時(shí)間≤1小時(shí)，修復(fù)時(shí)間≤4小時(shí)；嚴(yán)格按權(quán)限分配原則設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，每季度開(kāi)展1次權(quán)限審計(jì)，及時(shí)回收離職人員權(quán)限；定期備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)無(wú)丟失，備份頻率：每日增量備份，每周全量備份。模塊操作員責(zé)任：嚴(yán)格按流程錄入數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率≥99.5%；及時(shí)響應(yīng)跨部門(mén)協(xié)作需求，配合數(shù)據(jù)核對(duì)與問(wèn)題排查；妥善保管個(gè)人ERP賬號(hào)密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用，定期更換密碼（每3個(gè)月至少1次）。數(shù)據(jù)審核員責(zé)任：嚴(yán)格履行審核職責(zé)，不得隨意審批不合格單據(jù)，審核準(zhǔn)確率≥100%；發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異常、流程違規(guī)等情況，及時(shí)駁回并反饋原因，跟蹤整改情況；每月匯總本模塊操作問(wèn)題，提交《ERP運(yùn)行問(wèn)題報(bào)告》。（二）考核指標(biāo)與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.考核指標(biāo)體系考核維度核心指標(biāo)目標(biāo)值考核頻率數(shù)據(jù)質(zhì)量數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確率≥99.5%每月流程合規(guī)單據(jù)審批及時(shí)率≥98%每月操作規(guī)范越權(quán)操作次數(shù)0次每月系統(tǒng)維護(hù)故障修復(fù)及時(shí)率≥95%每季度協(xié)作效率跨部門(mén)協(xié)作響應(yīng)時(shí)間≤4小時(shí)每月2.獎(jiǎng)懲措施獎(jiǎng)勵(lì)：季度考核排名前10%的崗位，給予現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)+公開(kāi)表彰；年度考核優(yōu)秀的部門(mén)，給予ERP系統(tǒng)優(yōu)化專(zhuān)項(xiàng)資源傾斜；提出有效系統(tǒng)改進(jìn)建議并被采納的，按改進(jìn)成效給予獎(jiǎng)勵(lì)。處罰：數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤導(dǎo)致業(yè)務(wù)損失的，按損失金額的10%-30%追責(zé)；越權(quán)操作、密碼泄露造成系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的，給予通報(bào)批評(píng)+績(jī)效扣分，情節(jié)嚴(yán)重者調(diào)離崗位；單據(jù)審批超時(shí)累計(jì)3次以上的，給予警告，影響業(yè)務(wù)進(jìn)度的扣除相應(yīng)績(jī)效。五、系統(tǒng)維護(hù)與安全保障（一）日常維護(hù)管理系統(tǒng)運(yùn)維：ERP運(yùn)維小組每日監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，檢查服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)性能，每周生成《ERP運(yùn)維日志》；數(shù)據(jù)管理：定期清理系統(tǒng)冗余數(shù)據(jù)，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)性能，每半年開(kāi)展1次數(shù)據(jù)安全審計(jì)；版本升級(jí)：根據(jù)業(yè)務(wù)需求與系統(tǒng)廠(chǎng)商更新計(jì)劃，制定升級(jí)方案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，在非業(yè)務(wù)高峰期（如周末）執(zhí)行升級(jí)。（二）安全保障措施賬號(hào)安全：實(shí)行“一人一號(hào)”制度，初始密碼強(qiáng)制修改，密碼復(fù)雜度需滿(mǎn)足“字母+數(shù)字+特殊符號(hào)”，定期開(kāi)展賬號(hào)安全培訓(xùn)；數(shù)據(jù)安全：敏感數(shù)據(jù)（如客戶(hù)信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）加密存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)導(dǎo)出需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，導(dǎo)出文件加水印標(biāo)識(shí)；應(yīng)急防護(hù)：制定《ERP系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案》，針對(duì)系統(tǒng)宕機(jī)、數(shù)據(jù)丟失、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)情況，明確處置流程與責(zé)任人員，每半年開(kāi)展1次應(yīng)急演練。六、培訓(xùn)與持續(xù)改進(jìn)（一）培訓(xùn)體系新員工培訓(xùn)：入職后1周內(nèi)完成ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)操作培訓(xùn)，考核合格后方可上崗；在崗培訓(xùn)：每季度開(kāi)展1次模塊專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，覆蓋新功能操作、流程優(yōu)化、常見(jiàn)問(wèn)題解答；管理員培訓(xùn)：每年組織系統(tǒng)管理員參加廠(chǎng)商專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提升故障處理與系統(tǒng)優(yōu)化能力。（二）持續(xù)改進(jìn)機(jī)制問(wèn)題收集：設(shè)立ERP系統(tǒng)意見(jiàn)箱、線(xiàn)上反饋渠道，每月收集用戶(hù)操作痛點(diǎn)與改進(jìn)建議；流程優(yōu)化：每半年召開(kāi)ERP系統(tǒng)運(yùn)行復(fù)盤(pán)會(huì)，分析操作流程瓶頸