匯報會議召開規(guī)定一、會議召開概述

為規(guī)范會議組織與管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于各類內(nèi)部會議的召開，旨在明確會議申請、準(zhǔn)備、執(zhí)行及后續(xù)工作流程，確保會議有序進(jìn)行。

（一）會議分類

1.**常規(guī)會議**：定期召開，如部門周會、月度總結(jié)會等。

2.**專項會議**：針對特定事項臨時召開，如項目啟動會、問題研討會等。

3.**高層會議**：由管理層主導(dǎo)，涉及全局性決策的會議。

（二）會議目的

1.**信息共享**：傳遞工作進(jìn)展、政策動態(tài)等。

2.**決策制定**：針對具體問題達(dá)成共識或做出決議。

3.**協(xié)調(diào)協(xié)作**：明確跨部門合作事項及分工。

二、會議申請與審批

（一）申請流程

1.**提交申請**：會議發(fā)起人填寫《會議申請表》，注明會議主題、時間、地點、參會人員及預(yù)期目標(biāo)。

2.**部門審批**：部門負(fù)責(zé)人審核申請表，確認(rèn)必要性及資源可行性。

3.**綜合審批**：涉及多部門或高層參與的會議，需提交至綜合管理部門審批。

（二）審批標(biāo)準(zhǔn)

1.**必要性**：會議議題需具有實際意義，避免冗余會議。

2.**時間合理性**：會議時間不宜過長，一般不超過2小時，特殊情況需提前說明。

3.**資源協(xié)調(diào)**：確保場地、設(shè)備、人員等資源到位。

三、會議準(zhǔn)備工作

（一）議程制定

1.**明確議題**：根據(jù)會議目的，列出具體討論事項，按優(yōu)先級排序。

2.**時間分配**：每項議題分配合理時間，預(yù)留討論及休憩環(huán)節(jié)。

3.**材料準(zhǔn)備**：提前收集相關(guān)數(shù)據(jù)、報告等，發(fā)送至參會人員預(yù)習(xí)。

（二）場地與設(shè)備

1.**場地選擇**：根據(jù)參會人數(shù)選擇合適會議室，確保通風(fēng)、采光及網(wǎng)絡(luò)通暢。

2.**設(shè)備調(diào)試**：提前測試投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)等，確保運行正常。

（三）參會人員通知

1.**發(fā)送通知**：通過郵件、內(nèi)部通訊工具等方式，提前3天通知參會人員，包含會議時間、地點、議程及需準(zhǔn)備的事項。

2.**人員確認(rèn)**：會議前1天確認(rèn)參會名單，如有變動及時調(diào)整。

四、會議執(zhí)行規(guī)范

（一）開場環(huán)節(jié)

1.**主持人宣布會議開始**：介紹參會人員及會議主題。

2.**明確規(guī)則**：強(qiáng)調(diào)發(fā)言時間限制、討論順序等紀(jì)律要求。

（二）議題討論

1.**按議程逐項推進(jìn)**：主持人控制流程，確保每項議題得到充分討論。

2.**記錄關(guān)鍵內(nèi)容**：指定記錄人員，詳細(xì)記錄決議、待辦事項及負(fù)責(zé)人。

3.**避免跑題**：如討論偏離主題，主持人及時引導(dǎo)回正題。

（三）會議結(jié)束

1.**總結(jié)發(fā)言**：主持人回顧會議成果，重申決議及分工。

2.**后續(xù)安排**：明確會議紀(jì)要的發(fā)送時間及跟進(jìn)事項。

3.**場地清理**：參會人員離場后，檢查設(shè)備并保持會場整潔。

五、會議紀(jì)要與后續(xù)跟進(jìn)

（一）會議紀(jì)要編制

1.**內(nèi)容要素**：包括會議時間、地點、參會人員、討論要點、決議事項、負(fù)責(zé)人及完成時限。

2.**格式規(guī)范**：使用統(tǒng)一模板，條理清晰，重點突出。

3.**審核發(fā)布**：紀(jì)要經(jīng)主持人確認(rèn)后，通過郵件或內(nèi)部平臺發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。

（二）任務(wù)跟進(jìn)

1.**責(zé)任分配**：明確各項任務(wù)的負(fù)責(zé)人及截止日期。

2.**進(jìn)度跟蹤**：定期檢查任務(wù)完成情況，如有延遲需及時協(xié)調(diào)解決。

3.**效果評估**：會議結(jié)束后1周內(nèi)，收集參會人員反饋，優(yōu)化后續(xù)會議組織流程。

六、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合管理部門負(fù)責(zé)解釋。各部門應(yīng)遵照執(zhí)行，如有特殊情況需提前報備。

---

**（接上文）**

**三、會議準(zhǔn)備工作（續(xù)）**

（一）議程制定（續(xù)）

1.**明確議題**：根據(jù)會議目的，列出具體討論事項，按優(yōu)先級排序。除了核心議題，還應(yīng)考慮加入簡短的現(xiàn)狀通報或相關(guān)背景信息，確保與會者對討論背景有共同理解。例如，如果議題是關(guān)于新辦公區(qū)域布局的討論，議程前可加入“公司新辦公區(qū)概況介紹”作為背景環(huán)節(jié)。

2.**時間分配**：每項議題分配合理時間，預(yù)留討論及休憩環(huán)節(jié)。建議為每個議題設(shè)定明確的時間范圍，如“議題A：討論XX項目第二階段計劃，時間30分鐘”。對于預(yù)計討論熱烈的議題，可適當(dāng)增加時間，但需控制總量，避免會議超時。同時，在議程中明確安排5-10分鐘的茶歇時間。

3.**材料準(zhǔn)備**：提前收集相關(guān)數(shù)據(jù)、報告等，發(fā)送至參會人員預(yù)習(xí)。材料應(yīng)簡潔明了，突出重點，避免冗長文件。可以采用PPT、PDF或Word文檔形式。發(fā)送時間應(yīng)至少提前2天，以便參會者有足夠時間閱讀和思考。若材料涉及復(fù)雜數(shù)據(jù)，可附帶簡單的圖表或注釋進(jìn)行說明。

（二）場地與設(shè)備（續(xù)）

1.**場地選擇**：根據(jù)參會人數(shù)選擇合適會議室，確保通風(fēng)、采光及網(wǎng)絡(luò)通暢。除了物理空間，還需考慮場地的聲學(xué)效果（是否回聲過大）和視野（是否所有參會者都能看清演示屏幕）。對于需要大量互動或演示的會議，優(yōu)先選擇配備投影儀、白板、視頻會議終端的會議室。若參會人數(shù)較多（超過50人），應(yīng)考慮使用報告廳或更大的活動場所。

2.**設(shè)備調(diào)試**：提前測試投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)等，確保運行正常。調(diào)試工作應(yīng)至少在會議開始前30分鐘完成。測試內(nèi)容應(yīng)包括：

(1)**顯示設(shè)備**：檢查投影儀亮度、對焦是否清晰，屏幕分辨率是否正常，連接線（HDMI、VGA等）是否完好。

(2)**音頻設(shè)備**：測試主麥克風(fēng)、發(fā)言席麥克風(fēng)（若有）的拾音效果，檢查音量大小是否適中，有無雜音或嘯叫。對于視頻會議系統(tǒng)，需測試攝像頭畫面清晰度、聲音同步性及網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定性。

(3)**書寫工具**：檢查白板筆是否充足，墨水是否流暢，白板是否干凈。

(4)**其他設(shè)備**：如需使用投票器、在線協(xié)作白板等，亦需提前測試其功能。

（三）參會人員通知（續(xù)）

1.**發(fā)送通知**：通過郵件、內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）等方式，提前3-5天通知參會人員，包含會議時間、地點、議程及需準(zhǔn)備的事項。通知內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，重點信息（如需攜帶特定文件、提前思考的問題等）應(yīng)加粗或單獨列出。對于視頻會議，務(wù)必提供會議鏈接和必要的登錄指南。

2.**人員確認(rèn)**：會議前1-2天，通過郵件或即時通訊工具再次確認(rèn)核心參會人員是否能夠出席。如遇人員變動（如請假、臨時有事），及時調(diào)整議程或通知其他相關(guān)人員。對于需要特定角色（如主持人、記錄人、演示者）參與的會議，需提前與該角色負(fù)責(zé)人溝通確認(rèn)。

**四、會議執(zhí)行規(guī)范（續(xù)）**

（一）開場環(huán)節(jié)（續(xù)）

1.**主持人宣布會議開始**：主持人準(zhǔn)時到達(dá)會場（或登錄線上會議系統(tǒng)），檢查設(shè)備，宣布會議正式開始。問候參會人員，簡要介紹本次會議的主要目的和重要性。

2.**明確規(guī)則**：強(qiáng)調(diào)會議的基本紀(jì)律，例如：

(1)**發(fā)言機(jī)會**：說明發(fā)言方式（如舉手示意、輪流發(fā)言等），明確每人或每議題的發(fā)言時間限制（如“每人發(fā)言不超過5分鐘”）。

(2)**討論順序**：告知議題討論的先后順序，避免隨意跳轉(zhuǎn)。

(3)**手機(jī)使用**：建議將手機(jī)調(diào)至靜音或震動模式，避免打斷會議。

(4)**記錄要求**：說明會議記錄由誰負(fù)責(zé)，記錄的重點內(nèi)容（如決策、行動項）。

(5)**線上參會**：提醒線上參會者確保網(wǎng)絡(luò)通暢，如遇技術(shù)問題及時溝通。

（二）議題討論（續(xù)）

1.**按議程逐項推進(jìn)**：主持人嚴(yán)格控制會議節(jié)奏，按照預(yù)先設(shè)定的議程逐項討論。對于每個議題，先由提報人或負(fù)責(zé)人進(jìn)行闡述，然后開放討論。主持人需引導(dǎo)發(fā)言，確保討論圍繞主題進(jìn)行，防止離題萬里。

2.**記錄關(guān)鍵內(nèi)容**：指定記錄人員實時、準(zhǔn)確地記錄會議要點。記錄內(nèi)容應(yīng)包括：

(1)**提出的問題或觀點**：關(guān)鍵的意見、建議、質(zhì)疑。

(2)**達(dá)成的共識或結(jié)論**：會議針對議題形成的決議或明確的方向。

(3)**行動項**：需要后續(xù)執(zhí)行的任務(wù)，包括具體內(nèi)容、負(fù)責(zé)人（Owner）、完成時限（Deadline）。

(4)**待辦事項**：需要進(jìn)一步研究或信息補(bǔ)充的事項。

建議使用結(jié)構(gòu)化的記錄模板，如T型表或簡單的項目符號列表，便于整理和查閱。

3.**避免跑題**：如發(fā)現(xiàn)討論偏離議題，主持人應(yīng)及時、禮貌地提醒發(fā)言者回到正題，或?qū)⑵溆^點記錄在“其他建議”或“待討論事項”中，留待會后跟進(jìn)。對于特別有價值的離題討論，若時間允許且與后續(xù)議題相關(guān)，可適當(dāng)引導(dǎo)。

（三）會議結(jié)束（續(xù)）

1.**總結(jié)發(fā)言**：在會議接近結(jié)束時（通常在預(yù)定時間結(jié)束前10-15分鐘），主持人進(jìn)行簡要總結(jié)，回顧本次會議的主要成果，包括達(dá)成的關(guān)鍵決議和分配的行動項。再次強(qiáng)調(diào)重要負(fù)責(zé)人和截止日期。

2.**后續(xù)安排**：明確會議紀(jì)要的預(yù)期發(fā)布時間（例如，“會議紀(jì)要將于會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)發(fā)送”）以及發(fā)送方式（如通過郵件發(fā)送給全體參會者及相關(guān)抄送人）。說明如果參會者對紀(jì)要內(nèi)容有疑問，應(yīng)向誰（通常是記錄人員或主持人）反饋。

3.**場地清理與反饋**：主持人感謝所有參會人員的參與和貢獻(xiàn)。指定人員負(fù)責(zé)最后檢查會議室設(shè)備是否關(guān)閉、電源是否切斷、垃圾是否清理干凈。對于線上會議，主持人可關(guān)閉會議鏈接。部分會議可能需要收集簡短的參會反饋（如通過匿名問卷），以便持續(xù)改進(jìn)會議質(zhì)量。

**五、會議紀(jì)要與后續(xù)跟進(jìn)（續(xù)）**

（一）會議紀(jì)要編制（續(xù)）

1.**內(nèi)容要素**：除了基本要素（會議時間、地點、參會人員、缺席人員及原因、討論要點、決議事項、負(fù)責(zé)人及完成時限），還應(yīng)包括：

(1)**會議目標(biāo)回顧**：簡要重申會議開始時設(shè)定的目標(biāo)，以及是否達(dá)成。

(2)**主要討論過程**：對關(guān)鍵討論點的簡要概述，特別是那些導(dǎo)致決策或行動項產(chǎn)生的辯論或思考過程（可根據(jù)需要詳略）。

(3)**決策理由**：對于重要的決策，可簡要說明做出該決策的原因或依據(jù)。

(4)**待辦事項清單**：清晰列出所有行動項，包含負(fù)責(zé)人、截止日期、相關(guān)背景信息（如適用）。

(5)**備注**：記錄任何需要特別說明的情況，如會議中發(fā)生的意外情況、需要補(bǔ)充的信息等。

2.**格式規(guī)范**：使用統(tǒng)一的會議紀(jì)要模板，確保格式一致，便于查閱和歸檔。標(biāo)題明確，結(jié)構(gòu)清晰，語言精練，重點突出（如使用加粗、項目符號等）。

3.**審核發(fā)布**：紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)發(fā)送給主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)審閱確認(rèn)。確認(rèn)無誤后，通過公司指定的內(nèi)部通訊工具、郵件系統(tǒng)或共享文檔平臺，將正式紀(jì)要發(fā)送給所有參會人員，并根據(jù)需要抄送給相關(guān)但未參會的人員或部門。發(fā)送時，可附帶會議錄音（如需且已征得同意）或相關(guān)附件的鏈接。

（二）任務(wù)跟進(jìn)（續(xù)）

1.**責(zé)任分配**：在會議紀(jì)要發(fā)布后，負(fù)責(zé)人應(yīng)立即開始著手執(zhí)行分配給自己的任務(wù)。確保自己清楚任務(wù)要求、目標(biāo)和截止日期。

2.**進(jìn)度跟蹤**：項目負(fù)責(zé)人應(yīng)主動跟蹤自己負(fù)責(zé)任務(wù)的進(jìn)展情況?？梢酝ㄟ^設(shè)定提醒、與相關(guān)人員進(jìn)行簡短溝通等方式，了解任務(wù)執(zhí)行中可能遇到的問題。對于涉及多個人協(xié)作的任務(wù)，項目負(fù)責(zé)人需協(xié)調(diào)各方，確保按時完成。

3.**問題上報與協(xié)調(diào)**：如果在執(zhí)行任務(wù)過程中遇到難以解決的問題或延誤風(fēng)險，負(fù)責(zé)人應(yīng)及時向主持人或會議決策者匯報，尋求指示或協(xié)調(diào)資源。避免問題積累到無法解決。

4.**效果評估與反饋**：在大部分行動項截止日期后（例如，一周或兩周后），可以由主持人或綜合管理部門組織一次簡短的跟進(jìn)會議（或通過其他方式），檢查任務(wù)完成情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。收集參會者對本次會議組織、執(zhí)行及效果的評價，形成反饋意見，用于優(yōu)化后續(xù)的會議管理流程。例如，可以設(shè)計簡單的反饋問卷，包含關(guān)于議程合理性、時間控制、決策效果、通知及時性等方面的評分和建議。

**六、附則（續(xù)）**

本規(guī)定旨在提升會議效率與質(zhì)量，鼓勵各部門在實際操作中結(jié)合自身特點靈活應(yīng)用。對于本規(guī)定未明確覆蓋的情況，可參照本精神協(xié)商處理。各部門應(yīng)定期審視本規(guī)定的適用性，并提出修訂建議。綜合管理部門負(fù)責(zé)根據(jù)實際情況和反饋，對本規(guī)定進(jìn)行必要的更新和解釋。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保本部門成員了解并遵守本規(guī)定，共同營造高效、務(wù)實的會議文化。

一、會議召開概述

為規(guī)范會議組織與管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于各類內(nèi)部會議的召開，旨在明確會議申請、準(zhǔn)備、執(zhí)行及后續(xù)工作流程，確保會議有序進(jìn)行。

（一）會議分類

1.**常規(guī)會議**：定期召開，如部門周會、月度總結(jié)會等。

2.**專項會議**：針對特定事項臨時召開，如項目啟動會、問題研討會等。

3.**高層會議**：由管理層主導(dǎo)，涉及全局性決策的會議。

（二）會議目的

1.**信息共享**：傳遞工作進(jìn)展、政策動態(tài)等。

2.**決策制定**：針對具體問題達(dá)成共識或做出決議。

3.**協(xié)調(diào)協(xié)作**：明確跨部門合作事項及分工。

二、會議申請與審批

（一）申請流程

1.**提交申請**：會議發(fā)起人填寫《會議申請表》，注明會議主題、時間、地點、參會人員及預(yù)期目標(biāo)。

2.**部門審批**：部門負(fù)責(zé)人審核申請表，確認(rèn)必要性及資源可行性。

3.**綜合審批**：涉及多部門或高層參與的會議，需提交至綜合管理部門審批。

（二）審批標(biāo)準(zhǔn)

1.**必要性**：會議議題需具有實際意義，避免冗余會議。

2.**時間合理性**：會議時間不宜過長，一般不超過2小時，特殊情況需提前說明。

3.**資源協(xié)調(diào)**：確保場地、設(shè)備、人員等資源到位。

三、會議準(zhǔn)備工作

（一）議程制定

1.**明確議題**：根據(jù)會議目的，列出具體討論事項，按優(yōu)先級排序。

2.**時間分配**：每項議題分配合理時間，預(yù)留討論及休憩環(huán)節(jié)。

3.**材料準(zhǔn)備**：提前收集相關(guān)數(shù)據(jù)、報告等，發(fā)送至參會人員預(yù)習(xí)。

（二）場地與設(shè)備

1.**場地選擇**：根據(jù)參會人數(shù)選擇合適會議室，確保通風(fēng)、采光及網(wǎng)絡(luò)通暢。

2.**設(shè)備調(diào)試**：提前測試投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)等，確保運行正常。

（三）參會人員通知

1.**發(fā)送通知**：通過郵件、內(nèi)部通訊工具等方式，提前3天通知參會人員，包含會議時間、地點、議程及需準(zhǔn)備的事項。

2.**人員確認(rèn)**：會議前1天確認(rèn)參會名單，如有變動及時調(diào)整。

四、會議執(zhí)行規(guī)范

（一）開場環(huán)節(jié)

1.**主持人宣布會議開始**：介紹參會人員及會議主題。

2.**明確規(guī)則**：強(qiáng)調(diào)發(fā)言時間限制、討論順序等紀(jì)律要求。

（二）議題討論

1.**按議程逐項推進(jìn)**：主持人控制流程，確保每項議題得到充分討論。

2.**記錄關(guān)鍵內(nèi)容**：指定記錄人員，詳細(xì)記錄決議、待辦事項及負(fù)責(zé)人。

3.**避免跑題**：如討論偏離主題，主持人及時引導(dǎo)回正題。

（三）會議結(jié)束

1.**總結(jié)發(fā)言**：主持人回顧會議成果，重申決議及分工。

2.**后續(xù)安排**：明確會議紀(jì)要的發(fā)送時間及跟進(jìn)事項。

3.**場地清理**：參會人員離場后，檢查設(shè)備并保持會場整潔。

五、會議紀(jì)要與后續(xù)跟進(jìn)

（一）會議紀(jì)要編制

1.**內(nèi)容要素**：包括會議時間、地點、參會人員、討論要點、決議事項、負(fù)責(zé)人及完成時限。

2.**格式規(guī)范**：使用統(tǒng)一模板，條理清晰，重點突出。

3.**審核發(fā)布**：紀(jì)要經(jīng)主持人確認(rèn)后，通過郵件或內(nèi)部平臺發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門。

（二）任務(wù)跟進(jìn)

1.**責(zé)任分配**：明確各項任務(wù)的負(fù)責(zé)人及截止日期。

2.**進(jìn)度跟蹤**：定期檢查任務(wù)完成情況，如有延遲需及時協(xié)調(diào)解決。

3.**效果評估**：會議結(jié)束后1周內(nèi)，收集參會人員反饋，優(yōu)化后續(xù)會議組織流程。

六、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合管理部門負(fù)責(zé)解釋。各部門應(yīng)遵照執(zhí)行，如有特殊情況需提前報備。

---

**（接上文）**

**三、會議準(zhǔn)備工作（續(xù)）**

（一）議程制定（續(xù)）

1.**明確議題**：根據(jù)會議目的，列出具體討論事項，按優(yōu)先級排序。除了核心議題，還應(yīng)考慮加入簡短的現(xiàn)狀通報或相關(guān)背景信息，確保與會者對討論背景有共同理解。例如，如果議題是關(guān)于新辦公區(qū)域布局的討論，議程前可加入“公司新辦公區(qū)概況介紹”作為背景環(huán)節(jié)。

2.**時間分配**：每項議題分配合理時間，預(yù)留討論及休憩環(huán)節(jié)。建議為每個議題設(shè)定明確的時間范圍，如“議題A：討論XX項目第二階段計劃，時間30分鐘”。對于預(yù)計討論熱烈的議題，可適當(dāng)增加時間，但需控制總量，避免會議超時。同時，在議程中明確安排5-10分鐘的茶歇時間。

3.**材料準(zhǔn)備**：提前收集相關(guān)數(shù)據(jù)、報告等，發(fā)送至參會人員預(yù)習(xí)。材料應(yīng)簡潔明了，突出重點，避免冗長文件?？梢圆捎肞PT、PDF或Word文檔形式。發(fā)送時間應(yīng)至少提前2天，以便參會者有足夠時間閱讀和思考。若材料涉及復(fù)雜數(shù)據(jù)，可附帶簡單的圖表或注釋進(jìn)行說明。

（二）場地與設(shè)備（續(xù)）

1.**場地選擇**：根據(jù)參會人數(shù)選擇合適會議室，確保通風(fēng)、采光及網(wǎng)絡(luò)通暢。除了物理空間，還需考慮場地的聲學(xué)效果（是否回聲過大）和視野（是否所有參會者都能看清演示屏幕）。對于需要大量互動或演示的會議，優(yōu)先選擇配備投影儀、白板、視頻會議終端的會議室。若參會人數(shù)較多（超過50人），應(yīng)考慮使用報告廳或更大的活動場所。

2.**設(shè)備調(diào)試**：提前測試投影儀、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)等，確保運行正常。調(diào)試工作應(yīng)至少在會議開始前30分鐘完成。測試內(nèi)容應(yīng)包括：

(1)**顯示設(shè)備**：檢查投影儀亮度、對焦是否清晰，屏幕分辨率是否正常，連接線（HDMI、VGA等）是否完好。

(2)**音頻設(shè)備**：測試主麥克風(fēng)、發(fā)言席麥克風(fēng)（若有）的拾音效果，檢查音量大小是否適中，有無雜音或嘯叫。對于視頻會議系統(tǒng)，需測試攝像頭畫面清晰度、聲音同步性及網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定性。

(3)**書寫工具**：檢查白板筆是否充足，墨水是否流暢，白板是否干凈。

(4)**其他設(shè)備**：如需使用投票器、在線協(xié)作白板等，亦需提前測試其功能。

（三）參會人員通知（續(xù)）

1.**發(fā)送通知**：通過郵件、內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）等方式，提前3-5天通知參會人員，包含會議時間、地點、議程及需準(zhǔn)備的事項。通知內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，重點信息（如需攜帶特定文件、提前思考的問題等）應(yīng)加粗或單獨列出。對于視頻會議，務(wù)必提供會議鏈接和必要的登錄指南。

2.**人員確認(rèn)**：會議前1-2天，通過郵件或即時通訊工具再次確認(rèn)核心參會人員是否能夠出席。如遇人員變動（如請假、臨時有事），及時調(diào)整議程或通知其他相關(guān)人員。對于需要特定角色（如主持人、記錄人、演示者）參與的會議，需提前與該角色負(fù)責(zé)人溝通確認(rèn)。

**四、會議執(zhí)行規(guī)范（續(xù)）**

（一）開場環(huán)節(jié)（續(xù)）

1.**主持人宣布會議開始**：主持人準(zhǔn)時到達(dá)會場（或登錄線上會議系統(tǒng)），檢查設(shè)備，宣布會議正式開始。問候參會人員，簡要介紹本次會議的主要目的和重要性。

2.**明確規(guī)則**：強(qiáng)調(diào)會議的基本紀(jì)律，例如：

(1)**發(fā)言機(jī)會**：說明發(fā)言方式（如舉手示意、輪流發(fā)言等），明確每人或每議題的發(fā)言時間限制（如“每人發(fā)言不超過5分鐘”）。

(2)**討論順序**：告知議題討論的先后順序，避免隨意跳轉(zhuǎn)。

(3)**手機(jī)使用**：建議將手機(jī)調(diào)至靜音或震動模式，避免打斷會議。

(4)**記錄要求**：說明會議記錄由誰負(fù)責(zé)，記錄的重點內(nèi)容（如決策、行動項）。

(5)**線上參會**：提醒線上參會者確保網(wǎng)絡(luò)通暢，如遇技術(shù)問題及時溝通。

（二）議題討論（續(xù)）

1.**按議程逐項推進(jìn)**：主持人嚴(yán)格控制會議節(jié)奏，按照預(yù)先設(shè)定的議程逐項討論。對于每個議題，先由提報人或負(fù)責(zé)人進(jìn)行闡述，然后開放討論。主持人需引導(dǎo)發(fā)言，確保討論圍繞主題進(jìn)行，防止離題萬里。

2.**記錄關(guān)鍵內(nèi)容**：指定記錄人員實時、準(zhǔn)確地記錄會議要點。記錄內(nèi)容應(yīng)包括：

(1)**提出的問題或觀點**：關(guān)鍵的意見、建議、質(zhì)疑。

(2)**達(dá)成的共識或結(jié)論**：會議針對議題形成的決議或明確的方向。

(3)**行動項**：需要后續(xù)執(zhí)行的任務(wù)，包括具體內(nèi)容、負(fù)責(zé)人（Owner）、完成時限（Deadline）。

(4)**待辦事項**：需要進(jìn)一步研究或信息補(bǔ)充的事項。

建議使用結(jié)構(gòu)化的記錄模板，如T型表或簡單的項目符號列表，便于整理和查閱。

3.**避免跑題**：如發(fā)現(xiàn)討論偏離議題，主持人應(yīng)及時、禮貌地提醒發(fā)言者回到正題，或?qū)⑵溆^點記錄在“其他建議”或“待討論事項”中，留待會后跟進(jìn)。對于特別有價值的離題討論，若時間允許且與后續(xù)議題相關(guān)，可適當(dāng)引導(dǎo)。

（三）會議結(jié)束（續(xù)）

1.**總結(jié)發(fā)言**：在會議接近結(jié)束時（通常在預(yù)定時間結(jié)束前10-15分鐘），主持人進(jìn)行簡要總結(jié)，回顧本次會議的主要成果，包括達(dá)成的關(guān)鍵決議和分配的行動項。再次強(qiáng)調(diào)重要負(fù)責(zé)人和截止日期。

2.**后續(xù)安排**：明確會議紀(jì)要的預(yù)期發(fā)布時間（例如，“會議紀(jì)要將于會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)發(fā)送”）以及發(fā)送方式（如通過郵件發(fā)送給全體參會者及相關(guān)抄送人）。說明如果參會者對紀(jì)要內(nèi)容有疑問，應(yīng)向誰（通常是記錄人員或主持人）反饋。

3.**場地清理與反饋**：主持人感謝所有參會人員的參與和貢獻(xiàn)。指定人員負(fù)責(zé)最后檢查會議室設(shè)備是否關(guān)閉、電源是否切斷、垃圾是否清理干凈。對于線上會議，主持人可關(guān)閉會議鏈接。部分會議可能需要收集簡短的參會反饋（如通過匿名問卷），以便持續(xù)改進(jìn)會議質(zhì)量。

**五、會議紀(jì)要與后續(xù)跟進(jìn)（續(xù)）**

（一）會議紀(jì)要編制（續(xù)）

1.**內(nèi)容要素**：除了基本要素（會議時間、地點、參會人員、缺席人員及原因、討論要點、決議事項、負(fù)責(zé)人及完成時限），還應(yīng)包括：

(1)**會議目標(biāo)回顧**：簡要重申會議開始時設(shè)定的目標(biāo)，以及是否達(dá)成。

(2)**主要討論過程**：對關(guān)鍵討論點的簡要概述，特別是那些導(dǎo)