工程項目資料歸檔與管理細(xì)則工程項目資料是工程建設(shè)全周期的真實(shí)記錄，關(guān)乎質(zhì)量追溯、合規(guī)管理及后期運(yùn)維效率。為規(guī)范資料歸檔與管理工作，保障資料完整、準(zhǔn)確、安全，結(jié)合工程管理實(shí)際，制定本細(xì)則。一、總則（一）目的規(guī)范工程項目資料的收集、整理、歸檔與利用流程，確保資料真實(shí)反映工程建設(shè)全過程，為工程質(zhì)量追溯、審計監(jiān)督、運(yùn)維改造提供可靠依據(jù)。（二）依據(jù)以《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)工程管理實(shí)際制定。（三）適用范圍適用于本企業(yè)（或項目）從立項決策、勘察設(shè)計、施工建設(shè)到竣工驗收、運(yùn)維改造的全周期資料管理。（四）管理原則全過程跟蹤：資料隨工程進(jìn)度同步形成，覆蓋各階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)；真實(shí)完整：內(nèi)容客觀反映工程實(shí)際，簽字蓋章手續(xù)完備，無偽造、缺漏；分類有序：按階段、專業(yè)或文件類型組卷，遵循文件形成邏輯；安全可控：配備專用保管場所與設(shè)施，電子資料定期備份；便捷利用：建立借閱與查閱機(jī)制，滿足工程全周期信息需求。二、歸檔范圍（一）前期準(zhǔn)備階段立項決策：項目建議書、可行性研究報告、立項批復(fù)、專家評審意見等；勘察設(shè)計：勘察報告、設(shè)計圖紙（方案/初步/施工圖）、地質(zhì)勘察資料、設(shè)計變更（前期）；招投標(biāo)與合同：招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、各類合同及補(bǔ)充協(xié)議；行政審批：規(guī)劃許可證、施工許可證、環(huán)保/消防審批等行政許可文件。（二）施工階段施工管理：施工組織設(shè)計、專項方案、技術(shù)交底、開工/停工復(fù)工報告、工程例會紀(jì)要、施工日志；質(zhì)量控制：原材料檢驗報告、見證取樣記錄、隱蔽工程驗收記錄、檢驗批/分項/分部驗收記錄、質(zhì)量事故處理報告；安全管理：安全專項方案、安全交底、檢查記錄、事故處理報告、特種作業(yè)人員證書；監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則、月報、旁站記錄、監(jiān)理通知單及回復(fù)、質(zhì)量評估報告；物資管理：設(shè)備材料進(jìn)場驗收記錄、合格證、開箱檢驗記錄、安裝調(diào)試記錄；進(jìn)度與造價：進(jìn)度計劃及調(diào)整記錄、工程款支付證書、變更簽證、索賠文件、竣工結(jié)算文件。（三）竣工驗收與運(yùn)維階段竣工驗收：竣工驗收報告、竣工圖（建筑/結(jié)構(gòu)/安裝等專業(yè)）、結(jié)算審計報告、專項驗收報告（消防/環(huán)保/節(jié)能）、竣工驗收備案表；運(yùn)維改造：設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)手冊、運(yùn)維記錄、故障處理報告、改造維修資料。三、資料整理要求（一）收集要求各參建單位（建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計等）明確專人負(fù)責(zé)，確保資料隨工程進(jìn)度同步形成，禁止事后補(bǔ)編；資料內(nèi)容需真實(shí)反映工程實(shí)際，簽字、蓋章、日期等手續(xù)完備，不得偽造、涂改；分包工程資料由總包單位統(tǒng)一收集、審核、匯總，確保完整性。（二）組卷要求按工程階段（前期/施工/竣工）、專業(yè)（建筑/結(jié)構(gòu)/安裝）或文件類型（管理/技術(shù)/經(jīng)濟(jì)）組卷，遵循文件形成的自然邏輯（如請示與批復(fù)、正文與附件合并組卷）；卷內(nèi)文件排列：文字材料在前、圖紙在后；批復(fù)在前、請示在后；正文在前、附件在后。（三）編目要求每卷編制卷內(nèi)目錄，注明文件編號、名稱、頁數(shù)、責(zé)任人等，置于卷首；案卷封面填寫工程名稱、案卷題名、編制單位、日期、保管期限、密級等，字跡清晰規(guī)范；紙質(zhì)資料裝訂牢固整齊，大幅面圖紙可折疊為A4幅面或裝盒保存。（四）載體要求紙質(zhì)資料：采用70g以上A4白紙，用黑色碳素/藍(lán)黑墨水書寫，禁止圓珠筆、鉛筆；電子資料：采用通用格式（PDF/DOC/JPG等），重要文件備份至少2份（存儲于不同介質(zhì)），定期檢查更新；音像資料：照片、視頻附文字說明（時間/地點(diǎn)/事件/拍攝人），存儲于專用設(shè)備，防止損壞。四、保管與利用（一）保管期限永久保管：立項文件、竣工驗收文件、竣工圖、重要合同、重大質(zhì)量安全事故文件；長期保管（工程使用壽命周期）：施工管理、質(zhì)量控制、監(jiān)理、造價資料；短期保管（5-10年）：一般性會議紀(jì)要、進(jìn)度計劃、日常檢查記錄。（二）保管場所建設(shè)單位設(shè)立專用檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁設(shè)施（空調(diào)、除濕機(jī)、檔案柜等），保持溫濕度（14-24℃，45%-60%）；電子資料存儲于專用服務(wù)器或云平臺，設(shè)置訪問權(quán)限，定期病毒查殺與備份。（三）利用管理內(nèi)部借閱：填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，在指定場所查閱；復(fù)印需注明用途并經(jīng)檔案管理員同意；外部借閱：僅限政府、審計等公務(wù)需求，需出具正式函件并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，原則上不得帶離檔案室（特殊情況復(fù)制需登記備案）；電子查閱：通過內(nèi)部管理系統(tǒng)操作，按權(quán)限設(shè)置查閱范圍，禁止私自拷貝傳播。五、責(zé)任與考核（一）責(zé)任分工建設(shè)單位：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各參建單位，組織資料驗收、歸檔，對資料完整性、準(zhǔn)確性負(fù)總責(zé)；施工單位：負(fù)責(zé)施工資料的收集、整理、組卷，確保與工程進(jìn)度同步，對真實(shí)性、及時性負(fù)責(zé)；監(jiān)理單位：審核施工資料的合規(guī)性，簽署監(jiān)理意見，對審核質(zhì)量負(fù)責(zé)；設(shè)計/勘察單位：提供完整設(shè)計、勘察資料，及時出具變更文件，對準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（二）考核機(jī)制定期檢查：建設(shè)單位每季度組織資料檢查，對各單位管理情況評分并通報；獎懲措施：對資料管理規(guī)范的單位/個人予以表彰獎勵；對缺失、造假、逾期歸檔的，責(zé)令限期整改，情節(jié)嚴(yán)重的扣減工程款或追究責(zé)任；責(zé)任追溯：工程質(zhì)量、審計糾紛時，資料管理情況作為責(zé)任認(rèn)定依據(jù)。六、附則1.本細(xì)則由