人事部門(mén)員工離職流程規(guī)范員工離職管理是企業(yè)人力資源管理體系中不可或缺的一環(huán)，規(guī)范的離職流程不僅能保障企業(yè)與員工雙方的合法權(quán)益，更能通過(guò)有序的工作交接、合規(guī)的手續(xù)辦理，維護(hù)團(tuán)隊(duì)工作的連續(xù)性，降低潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)與運(yùn)營(yíng)損耗。本文結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從離職申請(qǐng)、審批、交接、手續(xù)辦理到后續(xù)管理，系統(tǒng)梳理員工離職全流程的操作規(guī)范與核心要點(diǎn)。一、離職申請(qǐng)階段：明確觸發(fā)條件與申請(qǐng)要求（一）主動(dòng)離職的申請(qǐng)規(guī)范員工因個(gè)人發(fā)展、家庭規(guī)劃等原因主動(dòng)提出離職時(shí)，需遵循“提前告知+書(shū)面申請(qǐng)”原則：申請(qǐng)時(shí)限：試用期員工需提前3日（或按勞動(dòng)合同約定）提交申請(qǐng)；正式員工需提前30日提交書(shū)面離職申請(qǐng)（若崗位涉及核心業(yè)務(wù)或涉密內(nèi)容，可根據(jù)《勞動(dòng)合同法》及公司制度約定更長(zhǎng)的提前告知期）。申請(qǐng)形式：需提交書(shū)面離職申請(qǐng)（或通過(guò)公司OA系統(tǒng)、郵件提交正式申請(qǐng)），內(nèi)容應(yīng)包含離職意向、擬離職日期、工作交接初步計(jì)劃（如可交接的同事、需重點(diǎn)說(shuō)明的工作事項(xiàng)）。特殊情形處理：若員工因突發(fā)疾病、家庭重大變故等不可抗力需“急辭”，需提供相關(guān)證明材料，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人與HR協(xié)商后，可適當(dāng)縮短告知期，但需確保工作交接的完整性（如安排臨時(shí)接替人員、遠(yuǎn)程協(xié)助交接等）。（二）被動(dòng)離職的合規(guī)操作（公司發(fā)起）當(dāng)公司因組織架構(gòu)調(diào)整、員工績(jī)效不達(dá)標(biāo)、嚴(yán)重違紀(jì)等原因需終止勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，需嚴(yán)格遵循勞動(dòng)法律法規(guī)：協(xié)商解除：與員工溝通協(xié)商一致后，簽訂《解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)》，明確離職日期、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（若適用）、工作交接要求等。過(guò)失性辭退：?jiǎn)T工存在嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度、嚴(yán)重失職等法定情形時(shí)，需提前固定證據(jù)（如違紀(jì)事實(shí)記錄、書(shū)面警告文件等），經(jīng)工會(huì)（或職工代表）溝通后，出具《解除勞動(dòng)合同通知書(shū)》，注明解除依據(jù)與生效日期。非過(guò)失性辭退：因員工醫(yī)療期滿、不能勝任工作等原因辭退時(shí)，需提前30日書(shū)面通知員工（或支付代通知金），并按法律規(guī)定支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。二、離職審批階段：分層級(jí)把控與風(fēng)險(xiǎn)篩查離職申請(qǐng)需通過(guò)“部門(mén)初審→HR復(fù)審→高層終審（按需）”的審批流程，確保各環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)清晰：部門(mén)負(fù)責(zé)人：審核員工離職對(duì)團(tuán)隊(duì)工作的影響，評(píng)估是否需挽留（如核心員工可啟動(dòng)挽留面談，了解離職真實(shí)原因，嘗試調(diào)整崗位、薪酬等方案）；若同意離職，需明確交接責(zé)任人與交接周期。HR部門(mén)：核查員工勞動(dòng)合同履行情況（如是否存在服務(wù)期協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制約定）、未結(jié)清的薪資福利、公司資產(chǎn)使用情況（如電腦、門(mén)禁卡、辦公設(shè)備等）；同步評(píng)估離職可能引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)（如是否需支付補(bǔ)償、是否符合解雇條件）。高層審批：核心崗位（如技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)、高管）或涉及公司核心機(jī)密的員工離職，需經(jīng)總經(jīng)理（或分管領(lǐng)導(dǎo)）審批，重點(diǎn)評(píng)估離職對(duì)公司業(yè)務(wù)的潛在影響，必要時(shí)啟動(dòng)競(jìng)業(yè)限制協(xié)議的簽訂或保密條款的重申。三、工作交接：保障業(yè)務(wù)連續(xù)性的核心環(huán)節(jié)工作交接的質(zhì)量直接影響團(tuán)隊(duì)后續(xù)工作的推進(jìn)，需從“內(nèi)容清單化、責(zé)任明確化、監(jiān)督可視化”三個(gè)維度落實(shí)：（一）交接內(nèi)容清單1.業(yè)務(wù)類交接：未完成項(xiàng)目：需整理項(xiàng)目進(jìn)度表、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)文檔、合作方聯(lián)系方式、待辦事項(xiàng)清單，注明后續(xù)推進(jìn)建議?？蛻?供應(yīng)商資源：移交客戶對(duì)接記錄、合作協(xié)議、服務(wù)需求文檔，說(shuō)明合作中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與注意事項(xiàng)。工作文檔：按類別整理（如流程制度、操作手冊(cè)、數(shù)據(jù)報(bào)表等），確保文件命名規(guī)范、存儲(chǔ)路徑清晰（可通過(guò)共享盤(pán)、云文檔等方式移交）。2.資產(chǎn)類交接：辦公用品：工牌、門(mén)禁卡、辦公桌椅、文具等需逐項(xiàng)清點(diǎn)歸還。公司資產(chǎn)：筆記本電腦、打印機(jī)、鑰匙、備用金（如有）等，需填寫(xiě)《資產(chǎn)交接清單》，由交接雙方與HR共同簽字確認(rèn)。（二）交接方式與監(jiān)督交接方式：優(yōu)先采用“當(dāng)面交接+書(shū)面確認(rèn)”，復(fù)雜崗位可安排“帶教交接”（由離職員工在離職前1-2周內(nèi)，對(duì)接替人員進(jìn)行實(shí)操培訓(xùn)）；異地員工可通過(guò)視頻會(huì)議、線上文檔協(xié)作完成交接，但需確保關(guān)鍵環(huán)節(jié)有書(shū)面記錄。監(jiān)督機(jī)制：部門(mén)負(fù)責(zé)人需全程監(jiān)督交接過(guò)程，HR需在交接完成后核查《工作交接清單》《資產(chǎn)交接清單》的完整性，確認(rèn)無(wú)遺漏后，方可進(jìn)入后續(xù)手續(xù)辦理環(huán)節(jié)。四、離職手續(xù)辦理：合規(guī)性與細(xì)節(jié)落地離職手續(xù)是勞動(dòng)關(guān)系終止的法定環(huán)節(jié)，需逐項(xiàng)完成“薪資結(jié)算、社保停繳、證明開(kāi)具、協(xié)議簽訂”等事項(xiàng)：（一）薪資與福利結(jié)算薪資結(jié)算：離職當(dāng)月薪資按實(shí)際出勤天數(shù)核算（包含基本工資、績(jī)效工資、加班費(fèi)等）；若員工存在未休年假，需按法律規(guī)定折算工資（或與員工協(xié)商安排休假）。獎(jiǎng)金與福利：根據(jù)公司制度，核算離職員工應(yīng)得的季度/年度獎(jiǎng)金（如離職時(shí)項(xiàng)目已完成，可按比例發(fā)放）；社保、公積金需在離職次月停繳，確保停繳時(shí)間與離職日期匹配（避免多繳或少繳）。（二）離職證明與協(xié)議簽訂離職證明：HR需在員工離職時(shí)（或離職后15日內(nèi)）出具《離職證明》，內(nèi)容應(yīng)包含員工姓名、崗位、入職與離職日期、勞動(dòng)關(guān)系終止原因（需客觀表述，避免負(fù)面評(píng)價(jià)）。離職證明需加蓋公司公章，且與勞動(dòng)合同解除/終止協(xié)議內(nèi)容一致，避免勞動(dòng)糾紛。競(jìng)業(yè)限制/保密協(xié)議：若員工崗位涉及公司商業(yè)秘密（如技術(shù)研發(fā)、核心銷售），需在離職時(shí)簽訂《競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》（或重申原勞動(dòng)合同中的保密條款），明確競(jìng)業(yè)限制期限、補(bǔ)償金標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等（需符合《勞動(dòng)合同法》第23-24條規(guī)定）。（三）其他手續(xù)檔案與社保轉(zhuǎn)移：?jiǎn)T工需在離職后15日內(nèi)，配合HR辦理檔案轉(zhuǎn)移（如轉(zhuǎn)入戶籍地人才市場(chǎng)、新單位）、社保公積金轉(zhuǎn)移手續(xù)（提供新單位賬戶信息或個(gè)人靈活就業(yè)賬戶信息）。物品歸還復(fù)查：HR需再次核查員工是否歸還所有公司資產(chǎn)（如圖書(shū)、借閱的設(shè)備），確認(rèn)無(wú)遺漏后，在《離職手續(xù)辦理清單》上簽字確認(rèn)。五、離職后管理：從風(fēng)險(xiǎn)防范到價(jià)值挖掘離職并非管理的終點(diǎn)，通過(guò)“檔案管理、原因分析、員工回訪”，可將離職管理轉(zhuǎn)化為優(yōu)化組織能力的契機(jī)：（一）離職檔案歸檔HR需將員工的勞動(dòng)合同、離職申請(qǐng)、交接清單、離職證明、補(bǔ)償金發(fā)放記錄等文件，按“一人一檔”原則歸檔，保存期限不少于2年（或按法律規(guī)定延長(zhǎng)），以備勞動(dòng)仲裁或?qū)徲?jì)時(shí)查閱。（二）離職原因分析定期（如季度）統(tǒng)計(jì)離職數(shù)據(jù)，從“崗位類型、司齡、離職原因（如薪資、發(fā)展空間、管理風(fēng)格等）”維度分析，識(shí)別組織管理中的共性問(wèn)題（如某部門(mén)離職率過(guò)高，需排查是否存在領(lǐng)導(dǎo)管理問(wèn)題；某崗位頻繁離職，需評(píng)估招聘標(biāo)準(zhǔn)是否合理），并針對(duì)性優(yōu)化招聘、培訓(xùn)、薪酬或企業(yè)文化建設(shè)。（三）離職員工回訪對(duì)核心崗位或高潛力離職員工，可在離職后3-6個(gè)月進(jìn)行回訪（電話、郵件或線下小聚），了解其職業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，傳遞公司對(duì)人才的尊重；若員工新崗位與公司業(yè)務(wù)無(wú)競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，可邀請(qǐng)其成為“校友”，推薦潛在人才或開(kāi)展業(yè)務(wù)合作（如行業(yè)交流、資源對(duì)接）。（四）風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)簽訂競(jìng)業(yè)限制協(xié)議的員工，需按約定支付補(bǔ)償金，并定期核查其就業(yè)情況（如通過(guò)社保記錄、行業(yè)信息等），若發(fā)現(xiàn)違約行為，及時(shí)通過(guò)法律途徑維權(quán)。對(duì)離職員工的負(fù)面言論（如在社交媒體抹黑公司），需保留證據(jù)，必要時(shí)發(fā)律師函或通過(guò)公關(guān)渠道澄清，維護(hù)公司聲譽(yù)。六、注意事項(xiàng)與實(shí)操技巧1.合規(guī)性優(yōu)先：所有離職流程需嚴(yán)格遵守《勞動(dòng)合同法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》等法律法規(guī)，避免因“流程簡(jiǎn)化”引發(fā)勞動(dòng)仲裁（如未簽離職證明導(dǎo)致員工無(wú)法入職新單位，需承擔(dān)賠償責(zé)任）。2.溝通人性化：HR與部門(mén)負(fù)責(zé)人在離職面談中，需保持同理心，傾聽(tīng)員工真實(shí)訴求（即使無(wú)法挽留，也需維護(hù)公司形象）；對(duì)辭退員工，需清晰說(shuō)明法律依據(jù)與補(bǔ)償方案