人力資源公司辦公場(chǎng)地管理制度?

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司辦公場(chǎng)地的使用、管理和維護(hù)，營(yíng)造一個(gè)安全、整潔、舒適、高效的辦公環(huán)境，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展，提升公司整體形象，保障員工的工作權(quán)益和身心健康。2.適用范圍本制度適用于公司所有辦公場(chǎng)地，包括但不限于公司總部、分支機(jī)構(gòu)、辦事處等由公司使用的各類辦公場(chǎng)所，以及在辦公場(chǎng)地內(nèi)工作的全體員工、來訪人員等。3.管理原則辦公場(chǎng)地管理遵循統(tǒng)一規(guī)劃、合理使用、安全第一、注重環(huán)保、責(zé)任明確的原則。通過科學(xué)有效的管理，實(shí)現(xiàn)辦公場(chǎng)地資源的優(yōu)化配置，提高使用效率。二、辦公場(chǎng)地規(guī)劃與分配1.整體規(guī)劃行政部門根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略、組織架構(gòu)和人員編制，對(duì)辦公場(chǎng)地進(jìn)行整體規(guī)劃。規(guī)劃內(nèi)容包括辦公區(qū)域、公共區(qū)域（如會(huì)議室、接待區(qū)、休息區(qū)等）、功能區(qū)域（如資料室、檔案室、機(jī)房等）的劃分和布局。確保各區(qū)域之間聯(lián)系便捷，功能互補(bǔ)，滿足公司日常辦公和業(yè)務(wù)開展的需求。2.部門分配根據(jù)各部門的職能和工作需求，行政部門將辦公場(chǎng)地合理分配至各部門。在分配過程中，充分考慮部門間的協(xié)作關(guān)系、人員數(shù)量和工作性質(zhì)等因素，以提高工作效率。對(duì)于需要特殊辦公環(huán)境或設(shè)備的部門，優(yōu)先提供相應(yīng)的場(chǎng)地和設(shè)施支持。3.個(gè)人工位安排各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)本部門人員情況和工作流程，對(duì)部門內(nèi)員工的工位進(jìn)行具體安排。工位安排應(yīng)注重員工之間的溝通協(xié)作，避免相互干擾。同時(shí)，為新員工預(yù)留適當(dāng)?shù)墓の?，以滿足公司人員增長(zhǎng)的需求。三、辦公場(chǎng)地使用規(guī)范1.保持整潔衛(wèi)生-員工應(yīng)保持個(gè)人工位及周邊區(qū)域的整潔，辦公桌上的文件、文具等物品應(yīng)擺放整齊有序，不得隨意堆放。每天工作結(jié)束后，清理桌面，將垃圾放入指定垃圾桶內(nèi)。-公共區(qū)域（如走廊、樓梯、衛(wèi)生間等）由專人負(fù)責(zé)定期打掃，保持干凈整潔。員工應(yīng)自覺維護(hù)公共區(qū)域的衛(wèi)生，不得隨地吐痰、亂扔垃圾。禁止在辦公場(chǎng)地內(nèi)吸煙，如需吸煙，應(yīng)前往指定的吸煙區(qū)。2.愛護(hù)辦公設(shè)施-員工應(yīng)愛護(hù)辦公場(chǎng)地內(nèi)的各種設(shè)施設(shè)備，如桌椅、電腦、打印機(jī)、空調(diào)等，不得故意損壞。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備有損壞或故障，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，由專業(yè)人員進(jìn)行維修。-未經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，員工不得私自對(duì)辦公設(shè)施設(shè)備進(jìn)行拆卸、改裝或移動(dòng)。對(duì)于因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞的，責(zé)任人應(yīng)照價(jià)賠償。3.遵守作息時(shí)間-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定的作息時(shí)間，不得遲到、早退。在辦公時(shí)間內(nèi)，應(yīng)專注工作，不得從事與工作無關(guān)的活動(dòng)，如玩游戲、看視頻、網(wǎng)購等。-非辦公時(shí)間，員工如需進(jìn)入辦公場(chǎng)地，應(yīng)提前向行政部門報(bào)備，并遵守相關(guān)安全規(guī)定。4.安全管理-加強(qiáng)辦公場(chǎng)地的安全防范意識(shí)，注意防火、防盜、防觸電等安全事項(xiàng)。員工離開工位時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電腦、打印機(jī)等電器設(shè)備的電源，妥善保管好個(gè)人財(cái)物和重要文件資料。-嚴(yán)禁在辦公場(chǎng)地內(nèi)存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。消防設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期檢查維護(hù)，確保其處于良好的備用狀態(tài)。全體員工應(yīng)熟悉辦公場(chǎng)地內(nèi)的安全通道和緊急出口位置，掌握基本的消防安全知識(shí)和應(yīng)急逃生技能。四、會(huì)議室管理1.會(huì)議室預(yù)訂-公司設(shè)有多個(gè)會(huì)議室，以滿足不同規(guī)模和類型的會(huì)議需求。各部門如需使用會(huì)議室，應(yīng)提前通過公司內(nèi)部會(huì)議預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。預(yù)訂時(shí)需明確會(huì)議時(shí)間、時(shí)長(zhǎng)、參會(huì)人數(shù)等信息。-如遇緊急會(huì)議，無法提前預(yù)訂，可聯(lián)系行政部門協(xié)調(diào)安排會(huì)議室。在會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)在預(yù)訂系統(tǒng)中進(jìn)行登記，以便后續(xù)統(tǒng)計(jì)使用情況。2.會(huì)議室使用規(guī)范-使用會(huì)議室的部門應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，將桌椅擺放整齊，關(guān)閉電器設(shè)備電源，帶走個(gè)人物品和垃圾。-愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、會(huì)議桌椅等，不得隨意損壞。如有損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并照價(jià)賠償。-在會(huì)議室使用過程中，應(yīng)保持安靜，避免影響其他部門的正常工作。會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時(shí)歸還會(huì)議室鑰匙（如有）。3.會(huì)議室維護(hù)與管理-行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常維護(hù)和管理工作，定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、檢查和設(shè)備維護(hù)，確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。-根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和會(huì)議需求，行政部門可對(duì)會(huì)議室的布局和設(shè)施設(shè)備進(jìn)行適時(shí)調(diào)整和更新，以提高會(huì)議室的使用效率和舒適度。五、接待區(qū)管理1.接待區(qū)功能與布局接待區(qū)是公司對(duì)外展示形象的重要窗口，主要用于接待來訪客戶、合作伙伴等。行政部門應(yīng)根據(jù)公司的文化和形象定位，合理規(guī)劃接待區(qū)的布局，設(shè)置舒適的休息區(qū)、展示區(qū)等功能區(qū)域。休息區(qū)應(yīng)配備沙發(fā)、茶幾、飲水機(jī)等設(shè)施，展示區(qū)可展示公司的產(chǎn)品、榮譽(yù)證書、企業(yè)文化等相關(guān)資料。2.接待流程與規(guī)范-前臺(tái)接待人員應(yīng)熱情、禮貌地接待來訪人員，主動(dòng)詢問來訪目的，并及時(shí)通知相關(guān)部門人員前來接待。在等待過程中，為來訪人員提供飲用水等服務(wù)。-接待人員帶領(lǐng)來訪人員進(jìn)入接待區(qū)后，應(yīng)協(xié)助安排座位、倒茶等，并向來訪人員介紹公司的基本情況。在與來訪人員交流過程中，應(yīng)注意言行舉止，展現(xiàn)公司良好的精神風(fēng)貌。-接待結(jié)束后，接待人員應(yīng)將來訪人員送至公司門口，并表示感謝。及時(shí)清理接待區(qū)，保持整潔干凈，為下一次接待做好準(zhǔn)備。3.接待區(qū)維護(hù)與管理-行政部門安排專人負(fù)責(zé)接待區(qū)的日常清潔和維護(hù)工作，確保接待區(qū)環(huán)境整潔、舒適。定期對(duì)接待區(qū)的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞或缺失，及時(shí)進(jìn)行維修和補(bǔ)充。-根據(jù)公司的形象和業(yè)務(wù)需求，適時(shí)更新接待區(qū)的展示內(nèi)容和裝飾布置，以展現(xiàn)公司的發(fā)展動(dòng)態(tài)和良好形象。六、資料室與檔案室管理1.資料室管理-資料室主要存放公司各類業(yè)務(wù)資料、文件、圖書、雜志等。行政部門負(fù)責(zé)資料室的日常管理工作，制定資料借閱制度和流程。-員工如需借閱資料，應(yīng)填寫借閱登記表，注明借閱資料名稱、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。-資料室應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，定期對(duì)資料進(jìn)行整理和盤點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于過期或無用的資料，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行清理和銷毀。2.檔案室管理-檔案室用于存放公司的重要檔案資料，包括合同文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。檔案室實(shí)行專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。-檔案的歸檔、整理、保管和查閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司制定的檔案管理制度執(zhí)行。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、編號(hào)、裝訂，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，方便查詢和管理。-嚴(yán)格控制檔案的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱相關(guān)檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。檔案借閱后應(yīng)及時(shí)歸還，確保檔案的安全和完整。七、機(jī)房管理1.機(jī)房安全與環(huán)境要求機(jī)房是公司信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的核心運(yùn)行場(chǎng)所，對(duì)安全和環(huán)境要求較高。機(jī)房應(yīng)配備完善的消防設(shè)施、空調(diào)設(shè)備、UPS電源等，確保機(jī)房環(huán)境溫度、濕度適宜，電力供應(yīng)穩(wěn)定。機(jī)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，限制非機(jī)房管理人員進(jìn)入。進(jìn)入機(jī)房人員必須經(jīng)過授權(quán)，并登記相關(guān)信息。嚴(yán)禁在機(jī)房?jī)?nèi)吸煙、飲食、存放易燃、易爆物品等。2.機(jī)房設(shè)備管理機(jī)房?jī)?nèi)的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等由專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)日常維護(hù)和管理。技術(shù)人員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行巡檢、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。建立設(shè)備運(yùn)行記錄和維護(hù)檔案，詳細(xì)記錄設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、故障處理情況、維護(hù)維修記錄等信息。對(duì)于重要設(shè)備的維護(hù)和升級(jí)，應(yīng)提前制定方案，并經(jīng)過相關(guān)部門審批后實(shí)施。3.機(jī)房網(wǎng)絡(luò)管理嚴(yán)格控制機(jī)房網(wǎng)絡(luò)的訪問權(quán)限，設(shè)置不同級(jí)別的用戶賬號(hào)和密碼，確保網(wǎng)絡(luò)安全。禁止未經(jīng)授權(quán)的人員私自接入機(jī)房網(wǎng)絡(luò)或?qū)W(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行配置更改。網(wǎng)絡(luò)管理人員應(yīng)定期對(duì)機(jī)房網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行監(jiān)控和優(yōu)化，及時(shí)處理網(wǎng)絡(luò)故障和安全事件。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。八、辦公場(chǎng)地裝修與改造1.裝修與改造申請(qǐng)公司因業(yè)務(wù)發(fā)展或辦公環(huán)境改善需要對(duì)辦公場(chǎng)地進(jìn)行裝修或改造時(shí)，由需求部門提出申請(qǐng)，詳細(xì)說明裝修或改造的原因、范圍、預(yù)算等內(nèi)容。申請(qǐng)報(bào)告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.裝修與改造流程-審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員進(jìn)行裝修或改造項(xiàng)目的招標(biāo)工作，選擇具有資質(zhì)和良好信譽(yù)的裝修公司或施工隊(duì)伍。簽訂裝修或改造合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括工程質(zhì)量、工期、價(jià)格、付款方式等條款。-在裝修或改造過程中，行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督管理，確保施工安全和質(zhì)量。施工單位應(yīng)遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得在非工作時(shí)間施工，避免對(duì)公司正常辦公造成影響。-裝修或改造工程竣工后，由行政部門組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理工程結(jié)算手續(xù)，并將相關(guān)資料歸檔保存。3.裝修與改造注意事項(xiàng)-裝修或改造方案應(yīng)符合公司的整體規(guī)劃和文化形象，注重環(huán)保和安全。選用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的裝修材料，避免使用含有有害物質(zhì)的材料，確保員工的身體健康。-在裝修或改造過程中，如需對(duì)原有設(shè)施設(shè)備進(jìn)行拆除或移動(dòng)，應(yīng)提前做好記錄和保護(hù)措施。對(duì)于涉及到網(wǎng)絡(luò)、電力等系統(tǒng)的改造，應(yīng)提前與相關(guān)技術(shù)人員溝通協(xié)調(diào)，確保改造工作不影響公司的正常運(yùn)營(yíng)。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制行政部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公場(chǎng)地管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期或不定期對(duì)辦公場(chǎng)地的衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備使用、安全等方面進(jìn)行巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)部門或人員進(jìn)行整改。同時(shí)，鼓勵(lì)員工對(duì)違反辦公場(chǎng)地管理制度的行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，對(duì)于有效舉報(bào)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。行政部門應(yīng)設(shè)立專門的投訴舉報(bào)渠道，如電話、郵箱等，并對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行保密處理。2.考核措施將辦公場(chǎng)地管理制度的執(zhí)行情況納入部門和員工的績(jī)效考核體系。對(duì)于嚴(yán)格遵守制度、表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，在績(jī)效考核中給予適當(dāng)加分或獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反制度的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的扣分、警告、罰款等處罰。具體考核標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲措施由行政部門會(huì)同人力資源部門制定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。通過考核激勵(lì)機(jī)制，提高全體員工對(duì)辦公場(chǎng)地管理制度的遵守意