會(huì)議策劃及執(zhí)行清單通用模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場景二、會(huì)議籌備階段操作流程階段目標(biāo)：明確會(huì)議核心要素，完成前期資源協(xié)調(diào)與準(zhǔn)備工作，為順利召開奠定基礎(chǔ)。步驟具體操作說明輸出成果負(fù)責(zé)人完成時(shí)限1.明確會(huì)議需求1.1與發(fā)起人溝通，確定會(huì)議主題（如“2024年Q3銷售目標(biāo)分解會(huì)”）、核心目標(biāo)（如統(tǒng)一目標(biāo)、明確分工）、預(yù)期成果（如輸出《Q3銷售任務(wù)分配表》）；1.2確定會(huì)議類型（決策型/溝通型/匯報(bào)型）、規(guī)模（參會(huì)人數(shù)、是否分小組）、時(shí)長（總時(shí)長、各環(huán)節(jié)時(shí)間分配）?！稌?huì)議需求確認(rèn)單》（含主題、目標(biāo)、成果、類型、規(guī)模、時(shí)長）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*籌備啟動(dòng)后1個(gè)工作日2.確定參會(huì)人員與分工2.1列出內(nèi)部參會(huì)人員（按角色：主持人、主講人、記錄人、后勤保障人）、外部參會(huì)人員（客戶、嘉賓、合作方）；2.2確認(rèn)各角色職責(zé)：主持人控場、主講人內(nèi)容輸出、記錄人紀(jì)要整理、后勤保障人負(fù)責(zé)場地與物料；2.3提前發(fā)送《參會(huì)邀請函》（含時(shí)間、地點(diǎn)、議程、需提前準(zhǔn)備的資料）?！秴?huì)人員名單及分工表》《參會(huì)邀請函》行政助理*籌備啟動(dòng)后2個(gè)工作日3.選擇會(huì)議時(shí)間與場地3.1避開公司重要業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)、法定節(jié)假日，優(yōu)先選擇多數(shù)參會(huì)人方便的時(shí)間段（如工作日上午9:00-11:30）；3.2根據(jù)會(huì)議規(guī)模選擇場地：小型會(huì)議（10人內(nèi)）用會(huì)議室，中型會(huì)議（10-50人）用多功能廳，大型會(huì)議（50人以上）用酒店會(huì)議廳；3.3確認(rèn)場地設(shè)施（投影、音響、麥克風(fēng)、網(wǎng)絡(luò)、白板、茶歇區(qū)），提前預(yù)訂并簽訂場地使用協(xié)議。《場地預(yù)訂確認(rèn)單》《場地設(shè)施清單》場地負(fù)責(zé)人*籌備啟動(dòng)后3個(gè)工作日4.制定會(huì)議議程4.1按會(huì)議類型設(shè)計(jì)流程：決策型會(huì)議需包含“議題討論-方案投票-結(jié)果確認(rèn)”，溝通型會(huì)議需包含“問題同步-頭腦風(fēng)暴-行動(dòng)計(jì)劃”，匯報(bào)型會(huì)議需包含“成果展示-點(diǎn)評反饋-下一步計(jì)劃”；4.2明確各環(huán)節(jié)內(nèi)容、主講人、時(shí)長（如“開場致辭（主持人，5分鐘）”“銷售數(shù)據(jù)匯報(bào)（主講人，20分鐘）”“分組討論（30分鐘）”）；4.3提前3天發(fā)送議程至參會(huì)人，確認(rèn)無異議?！稌?huì)議議程表》（含時(shí)間、內(nèi)容、主講人、時(shí)長）主持人*籌備啟動(dòng)后4個(gè)工作日5.準(zhǔn)備會(huì)議物料與資料5.1物料清單：簽到表、會(huì)議資料袋（含議程、筆記本、筆）、名牌、橫幅/背景板（含會(huì)議主題）、茶歇（飲用水、咖啡、茶點(diǎn)）、投影設(shè)備、備用電池、應(yīng)急藥品（創(chuàng)可貼、胃藥等）；5.2資料清單：PPT演示文稿、簽到表、會(huì)議紀(jì)要模板、相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表、決策草案；5.3提前1天完成物料清點(diǎn)與擺放，資料袋分裝到位?！稌?huì)議物料清單》《會(huì)議資料包》后勤保障人*會(huì)議前1天三、會(huì)議執(zhí)行階段現(xiàn)場管理階段目標(biāo)：保證會(huì)議按議程順利推進(jìn)，及時(shí)處理突發(fā)情況，保障參會(huì)體驗(yàn)。環(huán)節(jié)管理要點(diǎn)責(zé)任分工1.會(huì)前最后檢查1.1場地：桌椅擺放是否符合議程需求（如分組討論需環(huán)形布置），設(shè)備（投影、音響、麥克風(fēng)）調(diào)試正常，網(wǎng)絡(luò)通暢，橫幅/背景板安裝到位；1.2物料：簽到表、名牌、資料袋、茶歇等按座位擺放，應(yīng)急藥品放置在顯眼位置；1.3人員：主持人、主講人、記錄人、后勤保障人就位，再次確認(rèn)各環(huán)節(jié)銜接。后勤保障人、場地負(fù)責(zé)人2.簽到與入場2.1線上簽到：通過會(huì)議系統(tǒng)二維碼，參會(huì)人掃碼簽到；2.2線下簽到：設(shè)置簽到處，發(fā)放資料袋與名牌，引導(dǎo)參會(huì)人就座；2.3提醒參會(huì)人將手機(jī)調(diào)至靜音，會(huì)議期間保持會(huì)場安靜。行政助理*3.會(huì)議進(jìn)行中3.1開場：主持人準(zhǔn)時(shí)開場（提前5分鐘提醒參會(huì)人入場），介紹會(huì)議主題、議程及注意事項(xiàng)；3.2流程控制：主持人嚴(yán)格按照議程把控時(shí)間，對超時(shí)環(huán)節(jié)及時(shí)提醒；主講人提前熟悉PPT，保證內(nèi)容清晰、重點(diǎn)突出；記錄人實(shí)時(shí)記錄關(guān)鍵信息（決策點(diǎn)、行動(dòng)項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限）；3.3互動(dòng)管理：設(shè)置Q&A環(huán)節(jié)，引導(dǎo)參會(huì)人有序提問；分組討論時(shí)安排專人記錄各組結(jié)論；3.4應(yīng)急處理：-設(shè)備故障：立即聯(lián)系后勤保障人啟用備用設(shè)備（如備用投影儀、無線麥克風(fēng)）；-人員遲到：主持人根據(jù)情況決定是否等待或調(diào)整議程，記錄人備注遲到人員；-突發(fā)爭議：主持人及時(shí)引導(dǎo)回歸議題，避免沖突升級，必要時(shí)安排會(huì)后單獨(dú)溝通。主持人、主講人、記錄人、后勤保障人4.會(huì)議結(jié)束4.1總結(jié)：主持人簡要回顧會(huì)議成果（確認(rèn)的決策、明確的行動(dòng)項(xiàng)），感謝參會(huì)人員；4.2離場引導(dǎo)：提醒參會(huì)人帶好個(gè)人物品，有序離場；后勤保障人清理場地，回收物料；4.3資料發(fā)放：會(huì)后1天內(nèi)向參會(huì)人發(fā)送《會(huì)議紀(jì)要》《PPT演示文稿》等資料。主持人、行政助理四、會(huì)議收尾階段總結(jié)復(fù)盤階段目標(biāo)：固化會(huì)議成果，跟進(jìn)行動(dòng)項(xiàng)落實(shí)，評估會(huì)議效果，為后續(xù)會(huì)議提供經(jīng)驗(yàn)參考。任務(wù)操作說明輸出成果負(fù)責(zé)人1.整理會(huì)議資料1.1紀(jì)要整理：記錄人根據(jù)會(huì)議記錄，整理《會(huì)議紀(jì)要》（含會(huì)議基本信息、議程執(zhí)行情況、關(guān)鍵決策、行動(dòng)項(xiàng)清單），經(jīng)主持人審核后發(fā)送；1.2資料歸檔：將會(huì)議議程、PPT、簽到表、紀(jì)要、照片/視頻等資料分類存檔（電子檔存共享文件夾，紙質(zhì)檔裝訂成冊）?！稌?huì)議紀(jì)要》《會(huì)議資料歸檔清單》記錄人*2.跟進(jìn)行動(dòng)項(xiàng)2.1從《會(huì)議紀(jì)要》中提取行動(dòng)項(xiàng)（含任務(wù)內(nèi)容、責(zé)任人、完成時(shí)限），形成《行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表》；2.2每周更新行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)展，對逾期未完成的任務(wù)及時(shí)提醒責(zé)任人，必要時(shí)協(xié)調(diào)資源支持；2.3行動(dòng)項(xiàng)全部完成后，形成《行動(dòng)項(xiàng)完成報(bào)告》?！缎袆?dòng)項(xiàng)跟蹤表》《行動(dòng)項(xiàng)完成報(bào)告》項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*3.收集反饋與評估效果3.1發(fā)放《會(huì)議反饋問卷》（線上/線下），內(nèi)容可包括：議程合理性、內(nèi)容實(shí)用性、場地設(shè)備滿意度、組織效率、建議等；3.2統(tǒng)計(jì)反饋結(jié)果，分析會(huì)議優(yōu)點(diǎn)與不足（如“議程時(shí)間安排緊湊”“設(shè)備調(diào)試需提前”）；3.3撰寫《會(huì)議效果評估報(bào)告》，提出改進(jìn)建議?！稌?huì)議反饋問卷》《會(huì)議效果評估報(bào)告》行政助理*4.總結(jié)與歸檔4.1組織核心籌備人員召開復(fù)盤會(huì)，總結(jié)本次會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)（如“提前測試設(shè)備可避免故障”“分組討論需明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)”）；4.2將《會(huì)議效果評估報(bào)告》《復(fù)盤總結(jié)》加入資料歸檔，形成“會(huì)議管理案例庫”，供后續(xù)參考?！稄?fù)盤總結(jié)會(huì)議紀(jì)要》項(xiàng)目負(fù)責(zé)人*五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)溝通協(xié)同：籌備階段需與各部門（如行政、IT、業(yè)務(wù)部門）提前溝通需求，保證資源到位；執(zhí)行階段保持各角色信息同步，避免信息差。時(shí)間管理：嚴(yán)格控制各環(huán)節(jié)時(shí)長，預(yù)留10%-15%的彈性時(shí)間（如茶歇、設(shè)備調(diào)試），避免會(huì)議拖沓。細(xì)節(jié)把控：提前確認(rèn)參會(huì)人飲食禁忌（如是否提供素食、無糖飲品），準(zhǔn)備備用物資（如備用麥克風(fēng)、投影儀燈泡），避免因小問題影響會(huì)議進(jìn)程。記錄規(guī)范：會(huì)議紀(jì)要需客觀準(zhǔn)確，重點(diǎn)突出“決策結(jié)果”和“行動(dòng)項(xiàng)”，避免主觀表述；行動(dòng)項(xiàng)需明確“做什么、誰