采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)及審批表一、手冊(cè)概述與適用范圍本手冊(cè)旨在規(guī)范企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)全流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工與操作標(biāo)準(zhǔn)，保證采購(gòu)過(guò)程合規(guī)、高效、透明，有效控制采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。適用于企業(yè)所有部門（含分支機(jī)構(gòu)）的各類采購(gòu)行為，包括但不限于辦公用品采購(gòu)、生產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)類采購(gòu)（如咨詢、運(yùn)維）及項(xiàng)目采購(gòu)等。本手冊(cè)覆蓋從需求提出到付款歸檔的全生命周期管理，適用于采購(gòu)部、需求部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部及相關(guān)審批人員。二、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化操作全流程詳解采購(gòu)流程分為需求發(fā)起與審批、預(yù)算編制與管控、供應(yīng)商尋源與管理、采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂、履約驗(yàn)收與付款歸檔五個(gè)階段，各階段需嚴(yán)格按步驟操作，保證流程閉環(huán)。（一）需求發(fā)起與審批階段目標(biāo)：保證采購(gòu)需求真實(shí)、必要，且符合企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)劃。步驟1：需求部門提交采購(gòu)申請(qǐng)需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》（詳見模板1），明確以下信息：采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、用途；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)及預(yù)算來(lái)源；需求緊急程度（普通/緊急）、期望交付時(shí)間；附件（如技術(shù)規(guī)格書、圖紙等，需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）。示例：生產(chǎn)部需采購(gòu)10臺(tái)型號(hào)為-200的檢測(cè)設(shè)備，需附設(shè)備技術(shù)參數(shù)要求表。步驟2：部門負(fù)責(zé)人審核需求部門負(fù)責(zé)人（如經(jīng)理）對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性及預(yù)算匹配度進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。審核要點(diǎn)：是否為非必要采購(gòu)？是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配）？預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)？步驟3：采購(gòu)部初審采購(gòu)部收到申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)審核：需求描述是否清晰、完整，避免模糊表述（如“一批辦公用品”需明確具體品類、數(shù)量）；是否存在歷史采購(gòu)可重復(fù)利用的設(shè)備/物資；是否屬于集中采購(gòu)目錄（如企業(yè)規(guī)定單價(jià)超5000元或單批金額超2萬(wàn)元的設(shè)備需集中采購(gòu)）。初審?fù)ㄟ^(guò)后，按采購(gòu)金額分級(jí)審批（分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)見下表）；初審不通過(guò)，退回需求部門補(bǔ)充說(shuō)明。采購(gòu)金額（元）審批人≤5,000需求部門負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部經(jīng)理5,001-50,000需求部門負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部經(jīng)理+分管副總＞50,000需求部門負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部經(jīng)理+分管副總+總經(jīng)理步驟4：財(cái)務(wù)部與分管領(lǐng)導(dǎo)審批金額≤5,000元：采購(gòu)部經(jīng)理審批后，流程結(jié)束；5,001-50,000元：分管副總審批后，流程結(jié)束；＞50,000元：總經(jīng)理審批后，流程結(jié)束。審批通過(guò)后，采購(gòu)部啟動(dòng)下一階段流程；審批駁回，需求部門需調(diào)整后重新申請(qǐng)。（二）預(yù)算編制與執(zhí)行管控目標(biāo)：保證采購(gòu)支出符合年度預(yù)算，避免超預(yù)算采購(gòu)。步驟1：預(yù)算編制財(cái)務(wù)部每年第四季度組織各部門編制下一年度采購(gòu)預(yù)算，需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃提交《采購(gòu)預(yù)算表》，明確各項(xiàng)目采購(gòu)金額、時(shí)間節(jié)點(diǎn)。采購(gòu)部匯總各部門預(yù)算，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、市場(chǎng)價(jià)格趨勢(shì)，平衡后形成企業(yè)年度采購(gòu)總預(yù)算，報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審批。步驟2：預(yù)算執(zhí)行與調(diào)整采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)部需實(shí)時(shí)跟蹤預(yù)算執(zhí)行情況，保證采購(gòu)金額不超預(yù)算。因市場(chǎng)價(jià)格上漲、需求變更等原因需超預(yù)算時(shí)，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額，按原審批流程報(bào)批后方可執(zhí)行。示例：原預(yù)算采購(gòu)20萬(wàn)元設(shè)備，因市場(chǎng)價(jià)格上漲需22萬(wàn)元，需分管副總及總經(jīng)理審批預(yù)算調(diào)整。（三）供應(yīng)商尋源與管理目標(biāo)：選擇資質(zhì)合規(guī)、性價(jià)比高、服務(wù)可靠的供應(yīng)商，建立優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源庫(kù)。步驟1：供應(yīng)商尋源采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)以下方式尋找供應(yīng)商：公開招標(biāo)：?jiǎn)未尾少?gòu)金額≥10萬(wàn)元，需在指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)3家及以上供應(yīng)商參與；邀請(qǐng)招標(biāo)：金額5萬(wàn)-10萬(wàn)元，可邀請(qǐng)3家及以上合格供應(yīng)商（歷史合作良好、資質(zhì)齊全）參與；詢價(jià)采購(gòu)：金額≤5萬(wàn)元，至少向3家供應(yīng)商詢價(jià)，填寫《詢價(jià)記錄表》；單一來(lái)源采購(gòu)：僅1家供應(yīng)商可滿足需求（如專利產(chǎn)品），需提交《單一來(lái)源采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明理由并經(jīng)總經(jīng)理審批。步驟2：供應(yīng)商資質(zhì)審核對(duì)參與采購(gòu)的供應(yīng)商，采購(gòu)部需審核以下資質(zhì)文件（復(fù)印件加蓋公章）：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一）；相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等，根據(jù)采購(gòu)品類確定）；近3年類似業(yè)績(jī)合同（至少2份）；質(zhì)量體系認(rèn)證（如ISO9001，根據(jù)需求確定）。資質(zhì)審核不通過(guò)的供應(yīng)商，直接取消參與資格。步驟3：供應(yīng)商評(píng)估與選定組織比價(jià)、議價(jià)或評(píng)標(biāo)（招標(biāo)采購(gòu)成立評(píng)標(biāo)小組，由采購(gòu)部、需求部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部組成），填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》（詳見模板2），評(píng)估維度包括：價(jià)格（權(quán)重30%）：報(bào)價(jià)是否合理，是否高于市場(chǎng)均價(jià)；資質(zhì)（權(quán)重20%）：資質(zhì)是否齊全、有效；服務(wù)（權(quán)重25%）：售后響應(yīng)速度、質(zhì)保期限、供貨能力；業(yè)績(jī)（權(quán)重15%）：歷史合作項(xiàng)目評(píng)價(jià)、客戶口碑；誠(chéng)信（權(quán)重10%）：有無(wú)商業(yè)賄賂、違約記錄。評(píng)估得分最高的供應(yīng)商為中標(biāo)候選供應(yīng)商，按審批流程確認(rèn)后，發(fā)出《中標(biāo)通知書》。（四）采購(gòu)執(zhí)行與合同簽訂目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，保證采購(gòu)行為合法合規(guī)。步驟1：合同條款擬定采購(gòu)部根據(jù)中標(biāo)結(jié)果，與供應(yīng)商洽談合同條款，擬定《采購(gòu)合同》，主要內(nèi)容需包括：采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收方法；交貨時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式；付款方式（如預(yù)付款比例、到貨款、質(zhì)保金比例）、發(fā)票類型；違約責(zé)任（如逾期交貨、質(zhì)量不合格的違約金計(jì)算方式）；爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商不成，提交企業(yè)所在地法院訴訟）。步驟2：合同審核與審批采購(gòu)合同需經(jīng)以下部門審核：法務(wù)部：審核合同條款合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部：審核付款方式、發(fā)票條款是否符合財(cái)務(wù)制度；采購(gòu)部與需求部門：審核技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間是否滿足需求。審核通過(guò)后，按采購(gòu)金額分級(jí)審批（同需求審批標(biāo)準(zhǔn)），最終由法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章。步驟3：合同簽訂與交貨采購(gòu)部將蓋章后的合同掃描件存檔，原件交供應(yīng)商一份；供應(yīng)商按合同約定時(shí)間交貨，需求部門負(fù)責(zé)清點(diǎn)數(shù)量、核對(duì)規(guī)格，確認(rèn)無(wú)誤后在《送貨單》上簽字。（五）履約驗(yàn)收與付款歸檔目標(biāo)：保證采購(gòu)物品/服務(wù)符合合同約定，完成付款并規(guī)范檔案管理。步驟1：履約驗(yàn)收需求部門牽頭組織驗(yàn)收，采購(gòu)部、供應(yīng)商（如需）參與，按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)進(jìn)行驗(yàn)收：貨物驗(yàn)收：檢查外觀、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)，測(cè)試功能（如設(shè)備需通電運(yùn)行測(cè)試）；服務(wù)驗(yàn)收：評(píng)估服務(wù)成果（如咨詢報(bào)告需審核內(nèi)容完整性、可行性），填寫《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》；驗(yàn)收合格，填寫《物品驗(yàn)收單》（詳見模板4），需求部門負(fù)責(zé)人、驗(yàn)收人簽字；驗(yàn)收不合格，需出具《不合格項(xiàng)通知單》，要求供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗(yàn)收。步驟2：付款申請(qǐng)與審批驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部整理付款資料，包括：《采購(gòu)合同》；《物品驗(yàn)收單》或《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》；供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）；《付款申請(qǐng)表》（詳見模板5）。付款申請(qǐng)按金額分級(jí)審批（同需求審批標(biāo)準(zhǔn)），審批通過(guò)后提交財(cái)務(wù)部。步驟3：付款與檔案歸檔財(cái)務(wù)部核對(duì)付款資料無(wú)誤后，按合同約定方式付款（如銀行轉(zhuǎn)賬），并在《付款申請(qǐng)表》上標(biāo)注付款日期；采購(gòu)部在付款后3個(gè)工作日內(nèi)，將采購(gòu)全流程資料（采購(gòu)申請(qǐng)、審批記錄、供應(yīng)商資質(zhì)、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，建立“一采購(gòu)一檔案”，檔案保存期限不少于5年。三、關(guān)鍵模板表格說(shuō)明模板1：采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量單位預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)預(yù)算來(lái)源需求緊急程度□普通□緊急期望交付時(shí)間用途說(shuō)明附件清單（如技術(shù)規(guī)格書、圖紙等）審批意見部門負(fù)責(zé)人：_________日期：_________采購(gòu)部經(jīng)理：_________日期：_________財(cái)務(wù)部：_________日期：_________分管副總：_________日期：_________總經(jīng)理：_________日期：_________模板2：供應(yīng)商評(píng)估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式注冊(cè)地址營(yíng)業(yè)執(zhí)照編號(hào)相關(guān)資質(zhì)（復(fù)印件附后）報(bào)價(jià)（元）報(bào)價(jià)有效期歷史業(yè)績(jī)（列舉2個(gè)類似項(xiàng)目，附合同關(guān)鍵頁(yè)）評(píng)估維度評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（滿分100分）得分加權(quán)得分價(jià)格（30%）最低價(jià)得30分，每高1%扣2分資質(zhì)（20%）資質(zhì)齊全得20分，缺1項(xiàng)扣5分服務(wù)（25%）售后承諾、質(zhì)保期等業(yè)績(jī)（15%）項(xiàng)目規(guī)模、客戶評(píng)價(jià)誠(chéng)信（10%）無(wú)不良記錄得10分，有記錄0分總分評(píng)估結(jié)論□推薦□備選□淘汰評(píng)估人日期審批人日期模板3：采購(gòu)合同審批表合同編號(hào)合同名稱簽訂日期供應(yīng)商名稱合同金額主要內(nèi)容（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式等）采購(gòu)部意見負(fù)責(zé)人：_________日期：_________法務(wù)部意見負(fù)責(zé)人：_________日期：_________財(cái)務(wù)部意見負(fù)責(zé)人：_________日期：_________分管副總意見__________日期：_________總經(jīng)理意見__________日期：_________模板4：物品驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)柟?yīng)商名稱驗(yàn)收日期物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量單位單價(jià)（元）總價(jià)（元）交貨時(shí)間交貨地點(diǎn)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同技術(shù)參數(shù)）驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格說(shuō)明：_________________）驗(yàn)收記錄（如外觀、功能測(cè)試情況）驗(yàn)收人員需求部門：_________采購(gòu)部：_________供應(yīng)商：_________需求部門負(fù)責(zé)人__________日期：_________模板5：付款申請(qǐng)表申請(qǐng)單號(hào)采購(gòu)合同號(hào)供應(yīng)商名稱申請(qǐng)日期付款金額大寫：_________小寫：_________付款方式□轉(zhuǎn)賬□承兌□現(xiàn)金付款事由（對(duì)應(yīng)采購(gòu)項(xiàng)目名稱）附件清單□合同□驗(yàn)收單□發(fā)票□其他：_________采購(gòu)部意見負(fù)責(zé)人：_________日期：_________財(cái)務(wù)部意見負(fù)責(zé)人：_________日期：_________分管副總意見__________日期：_________總經(jīng)理意見__________日期：_________申請(qǐng)人聯(lián)系方式四、執(zhí)行過(guò)程中的注意事項(xiàng)（一）審批權(quán)限嚴(yán)禁越權(quán)嚴(yán)格按照采購(gòu)金額分級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得簡(jiǎn)化流程或越權(quán)審批；緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即采購(gòu)配件）需提前口頭報(bào)分管副總同意，后補(bǔ)審批手續(xù)，且需在《采購(gòu)申請(qǐng)表》中注明“緊急采購(gòu)”及原因。（二）預(yù)算控制不可逾越無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需先完成預(yù)算調(diào)整流程，禁止“先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算”；年度預(yù)算執(zhí)行率需控制在±5%以內(nèi)，財(cái)務(wù)部每季度對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析通報(bào)。（三）供應(yīng)商資質(zhì)必須核實(shí)供應(yīng)商資質(zhì)文件需在有效期內(nèi)，且與實(shí)際經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)一致；對(duì)“三無(wú)供應(yīng)商”（無(wú)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、無(wú)相關(guān)資質(zhì)、無(wú)業(yè)績(jī)）一律不得采用，采購(gòu)部需建立供應(yīng)商黑名單，定期更新。（四）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范合同中“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”“違約責(zé)任”等核心條款不得模糊表述（如“質(zhì)量合格”“按違約情況處理”），需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）及違約金計(jì)算方式（如“逾期交貨按日萬(wàn)分之五支付違約金”）。（五）驗(yàn)收環(huán)節(jié)雙人到場(chǎng)需求部門與采購(gòu)部共同參與驗(yàn)收，大型設(shè)備或服務(wù)類項(xiàng)目需邀請(qǐng)技術(shù)專家或使用部門代表參與；驗(yàn)收不合格的，需書面通知供應(yīng)商整改，整改后仍不合格的，按合同約定解除合同并索賠。（六）付款資料完整齊全付款時(shí)必須提供合同、驗(yàn)收單、發(fā)票三單匹配的資料，發(fā)票抬頭、稅號(hào)需與企業(yè)信息一致；預(yù)付款比例不得超過(guò)合同總金額的30%，質(zhì)保金比例一般為5%-10%，質(zhì)保期滿無(wú)質(zhì)量問題后支付。（七）檔案管理及時(shí)歸檔采購(gòu)檔案