機關(guān)單位檔案管理制度及實施細則一、總則為規(guī)范機關(guān)單位檔案管理工作，確保檔案的安全、完整與有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際工作情況，制定本制度及實施細則。本制度適用于本機關(guān)及所屬各單位（以下簡稱“各部門”）的檔案管理活動，涵蓋文書、科技、會計、人事、聲像等各類檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定及銷毀全過程。本制度所指“檔案”，是各部門在履行職能過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)檔案管理部門（如辦公室、檔案科等）是本單位檔案工作的統(tǒng)籌管理機構(gòu)，主要職責(zé)包括：制定并完善檔案管理制度及實施細則，指導(dǎo)各部門開展檔案工作；統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理體系建設(shè)，配備符合要求的檔案保管設(shè)施設(shè)備；組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升全員檔案管理意識與業(yè)務(wù)能力；負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計及提供利用，定期向同級國家檔案館移交到期檔案；監(jiān)督檢查各部門檔案工作開展情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的問題。（二）各部門職責(zé)各部門是檔案形成的責(zé)任主體，需履行以下職責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)本科室檔案的日常管理，確保檔案形成過程規(guī)范、內(nèi)容真實完整；按要求及時收集、整理本科室形成的檔案，定期向檔案管理部門移交；配合檔案管理部門開展檔案鑒定、利用及檢查工作，提供必要的檔案背景信息。（三）檔案管理員職責(zé)檔案管理員（含各部門兼職檔案員）需具備相應(yīng)的專業(yè)知識和責(zé)任心，具體職責(zé)為：負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目及入庫保管，確保檔案分類科學(xué)、編號規(guī)范；嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、利用制度，做好登記與跟蹤，保障檔案安全；定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取補救措施；參與檔案鑒定與銷毀工作，提供專業(yè)意見。三、檔案收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于：文書檔案：各類收文、發(fā)文、會議記錄、紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、請示報告、合同協(xié)議等；科技檔案：基建項目文件、設(shè)備儀器說明書及維修記錄、科研項目資料等；會計檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等；人事檔案：職工履歷、考核材料、職稱評審、工資變動等材料；聲像檔案：重要會議、活動的照片、視頻，榮譽證書、牌匾的影像資料等；電子檔案：通過辦公系統(tǒng)形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)頁信息等。（二）收集時間文書檔案：各部門應(yīng)在次年第一季度前，將上一年度形成的檔案移交檔案管理部門；會計檔案：會計年度終了后，由會計機構(gòu)保管滿一年，再移交檔案管理部門；科技檔案：項目竣工驗收或設(shè)備投入使用后3個月內(nèi)完成移交；人事檔案：隨人員變動或材料形成后及時更新，按規(guī)定移交至人事檔案管理部門；聲像及電子檔案：活動結(jié)束或文件形成后1個月內(nèi)移交。（三）整理要求分類：按“年度—保管期限—類別（或問題）”進行分類，確保同類檔案集中管理；編號：采用“年度+保管期限+分類號+件號”的編號規(guī)則，確保每份檔案編號唯一；裝訂：紙質(zhì)檔案以“件”為單位裝訂，去除金屬物，使用無酸紙或檔案專用裝訂材料；編目：編制檔案目錄，內(nèi)容包括檔號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、備注等，電子目錄與紙質(zhì)目錄同步更新。四、檔案保管與利用（一）保管條件檔案庫房應(yīng)獨立設(shè)置，遠離易燃、易爆、潮濕、高溫場所，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫、防塵、防磁（“八防”）功能；庫房溫濕度控制在：溫度14℃—24℃，相對濕度45%—60%，配備溫濕度記錄儀并定期檢查；檔案裝具（檔案柜、架）應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，檔案存放整齊，預(yù)留適當(dāng)空間便于取放；電子檔案需存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備中，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）借閱利用1.內(nèi)部借閱本單位人員借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；借閱期限一般不超過7個工作日，如需續(xù)借，應(yīng)提前1個工作日申請；借閱檔案需妥善保管，不得涂改、折疊、標(biāo)注，歸還時檔案管理員應(yīng)檢查檔案完整性。2.外部利用外單位人員需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可在檔案閱覽室查閱檔案，原則上不借出；如需復(fù)制檔案，需填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)審批后由檔案管理員操作，復(fù)制件加蓋檔案證明章。3.涉密檔案利用涉密檔案借閱、利用嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，僅限在指定場所查閱，不得復(fù)制、摘抄，借閱后需及時歸還并登記。（三）統(tǒng)計與檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況進行統(tǒng)計，每年至少開展一次全面的檔案安全檢查，重點檢查檔案是否完整、庫房設(shè)施是否正常、管理制度是否落實，檢查結(jié)果形成書面報告存檔。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門人員組成，負(fù)責(zé)定期對檔案進行鑒定，提出存毀意見。（二）鑒定周期對保管期限已滿的檔案，原則上每5年進行一次鑒定；對涉及重大事項、重要人物的檔案，可適當(dāng)延長保管期限。（三）銷毀程序1.鑒定小組對到期檔案逐件審核，區(qū)分需繼續(xù)保存和可銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，列明檔案名稱、檔號、數(shù)量、形成時間等；2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核、主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，報同級檔案行政管理部門備案（涉密檔案需按保密規(guī)定審批）；3.檔案銷毀由檔案管理部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員需核對檔案數(shù)量與清冊是否一致，銷毀后在清冊上簽字，銷毀記錄長期保存。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門會同紀(jì)檢監(jiān)察、辦公室等部門，每年至少開展一次檔案工作專項檢查，檢查內(nèi)容包括：檔案管理制度執(zhí)行情況；檔案收集、整理、保管的規(guī)范性；檔案利用、鑒定、銷毀的合規(guī)性；檔案設(shè)施設(shè)備的運行狀況。（二）考核獎懲將檔案管理工作納入部門績效考核，對檔案工作成績突出的部門和個人予以表彰獎勵；對檔案管理不善，導(dǎo)致檔案丟失、損毀、泄密的，視情節(jié)輕重