企業(yè)合同審查及存檔管理模板一、為何需要規(guī)范合同審查與存檔管理在企業(yè)日常運(yùn)營中，合同是連接業(yè)務(wù)合作的法律紐帶，也是明確雙方權(quán)責(zé)的核心依據(jù)。規(guī)范的合同審查流程能夠提前識別法律風(fēng)險、條款漏洞，避免因合同缺陷導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失；統(tǒng)一的存檔管理則保證合同文件的安全性與可追溯性，便于后續(xù)查閱、審計(jì)或糾紛處理。同時完善的合同管理機(jī)制是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營的重要體現(xiàn)，能有效降低法律風(fēng)險、提升運(yùn)營效率，為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供保障。二、合同審查與存檔全流程操作指南（一）合同接收與初始登記接收主體：業(yè)務(wù)部門作為合同發(fā)起的第一責(zé)任人，收到合作方提交的合同文本（或草稿）后，需在1個工作日內(nèi)移交至合同管理崗（如*經(jīng)理），避免合同滯留導(dǎo)致延誤。登記信息：合同管理崗收到合同后，立即填寫《合同登記表》，記錄合同編號（按“年份-部門-序號”規(guī)則編制，如“2024-采-001”）、合同名稱、對方主體名稱、簽約主體、合同金額、簽署日期、合同類型（采購/銷售/租賃/服務(wù)等）、業(yè)務(wù)部門、負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式等核心信息，保證每份合同擁有唯一“身份標(biāo)識”。系統(tǒng)錄入：將登記信息同步錄入企業(yè)合同管理系統(tǒng)，電子臺賬，方便后續(xù)流程跟蹤與數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。（二）合同形式審查：基礎(chǔ)要素核驗(yàn)由合同管理崗對合同文本進(jìn)行初步形式審查，重點(diǎn)檢查以下基礎(chǔ)要素，避免“先天不足”：完整性：合同是否包含封面、簽署頁等完整結(jié)構(gòu)，條款是否清晰無涂改（涂改處需雙方蓋章確認(rèn)），附件（如技術(shù)參數(shù)、清單）是否齊全且與關(guān)聯(lián)；規(guī)范性：雙方主體名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表人信息是否準(zhǔn)確（與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書一致），合同編號是否唯一，簽署日期是否邏輯合理（不得早于合同成立日期）；份數(shù)要求：合同文本份數(shù)是否符合雙方約定（通常一式兩份以上，雙方各執(zhí)一份），留存份數(shù)是否滿足存檔需求。若發(fā)覺形式缺陷，合同管理需退回業(yè)務(wù)部門，要求合作方補(bǔ)正或重新提供文本。（三）業(yè)務(wù)部門實(shí)質(zhì)審查：業(yè)務(wù)風(fēng)險把控業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人（如*總監(jiān)）牽頭組織業(yè)務(wù)骨干，從業(yè)務(wù)可行性角度對合同內(nèi)容進(jìn)行實(shí)質(zhì)審查，保證合同與實(shí)際需求匹配：標(biāo)的與需求一致性：合同標(biāo)的（貨物/服務(wù)/工程）是否符合企業(yè)經(jīng)營范圍，技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否滿足業(yè)務(wù)場景要求，數(shù)量、規(guī)格是否與采購/銷售訂單一致；商業(yè)條款合理性：價款、支付方式（預(yù)付款/進(jìn)度款/尾款比例）、履行期限（交付/驗(yàn)收時間）、運(yùn)輸方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等是否與商務(wù)談判結(jié)果一致，是否存在明顯不利于企業(yè)的價格或周期條款；業(yè)務(wù)權(quán)限合規(guī)性：合同金額是否在業(yè)務(wù)部門審批權(quán)限內(nèi)，超出權(quán)限的是否已履行上報流程；是否涉及企業(yè)禁止合作領(lǐng)域（如未授權(quán)的業(yè)務(wù)、高風(fēng)險行業(yè)）。審查后，業(yè)務(wù)部門需形成《業(yè)務(wù)審查意見》，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”的結(jié)論，并標(biāo)注具體修改建議（如“付款周期由60天調(diào)整為30天”）。（四）法務(wù)部門專業(yè)審查：法律風(fēng)險防控法務(wù)專員（如*律師）基于業(yè)務(wù)審查意見，對合同進(jìn)行法律合規(guī)性審查，重點(diǎn)把控以下風(fēng)險點(diǎn)：主體資格：核查合作方營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同標(biāo)的）、授權(quán)委托書（非法定代表人簽署時，需核對授權(quán)范圍、期限及代理人身份），必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用狀況，避免與無資質(zhì)主體簽約；條款合法性：合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”（如單方解釋權(quán)、免責(zé)聲明），違約責(zé)任是否明確具體（如逾期付款的違約金計(jì)算方式、質(zhì)量問題的賠償標(biāo)準(zhǔn)），爭議解決方式是否優(yōu)先約定“由甲方所在地人民法院管轄”或明確仲裁機(jī)構(gòu)；特殊條款完善性：涉及知識產(chǎn)權(quán)的，需明確權(quán)屬歸屬、使用范圍及侵權(quán)責(zé)任；涉及保密信息的，需約定保密期限、范圍及違約責(zé)任；涉及擔(dān)保的，需核查擔(dān)保合同的有效性（如抵押登記、質(zhì)押憑證）。法務(wù)審查后，出具《法務(wù)審查意見表》，對高風(fēng)險條款標(biāo)注“紅色預(yù)警”（如“合同未約定爭議解決方式，建議補(bǔ)充”），中低風(fēng)險條款標(biāo)注“黃色提示”（如“違約金比例過高，建議調(diào)整為不超過實(shí)際損失的30%”）。（五）修改與多方確認(rèn)：閉環(huán)管理意見反饋與協(xié)商：業(yè)務(wù)部門收到法務(wù)審查意見后，需在2個工作日內(nèi)與對方溝通修改方案，重大條款變更（如金額、履行期限、爭議解決）需重新履行內(nèi)部審批流程；文本最終確認(rèn)：修改后的合同文本需經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、合同管理崗三方共同核對，保證所有審查意見已落實(shí)，無遺漏或沖突，三方簽字確認(rèn)版本（可在合同文本首頁標(biāo)注“最終確認(rèn)版本”，并附三方簽字頁）。（六）審批與簽署：權(quán)責(zé)落地分級審批：根據(jù)合同金額與重要性，按權(quán)限分級審批：金額≤5萬元：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（如*經(jīng)理）審批；5萬元＜金額≤50萬元：由分管副總（如*總）審批；金額＞50萬元或重大合同（如并購、長期戰(zhàn)略合作）：提交總經(jīng)理辦公會審批，必要時聘請外部律師出具專項(xiàng)法律意見。規(guī)范簽署：審批通過后，由企業(yè)授權(quán)簽署人（如*總經(jīng)理）在合同簽署頁簽字并加蓋公司公章（合同專用章），保證“騎縫章”完整（多頁合同需加蓋騎縫章），用印后登記《用印登記表》，記錄用印日期、用印人、合同編號、份數(shù)及保管人。（七）存檔登記：資料歸集簽署完成的合同，需在1個工作日內(nèi)完成存檔：原件移交：合同管理崗將合同原件（含附件、審批流程文件、簽署頁）移交至檔案室，填寫《合同存檔清單》，注明存檔日期、存放位置（如“A區(qū)-2024年-采購類-01柜”）、保管期限（一般合同3-10年，重要合同永久）、移交人及接收人（如*檔案管理員）；電子備份：將合同掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁）至合同管理系統(tǒng)，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，保證“一檔一檔、檔可查”。（八）分類歸檔與日常維護(hù)科學(xué)分類：檔案室按“合同類型-簽署年度-編號順序”三級分類存放（如“銷售類-2024年-HT-001”），每類合同編制《檔案目錄》，標(biāo)注合同編號、名稱、對方主體、存檔位置等關(guān)鍵信息；定期清點(diǎn)：每季度對檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，檢查是否存在缺失、損壞，發(fā)覺問題及時追溯并補(bǔ)救；動態(tài)更新：合同管理崗每月更新《合同履行臺賬》，記錄合同履行狀態(tài)（如“履行中”“已完成”“終止”），對即將到期的合同（如質(zhì)保期、續(xù)約期）提前30天提醒業(yè)務(wù)部門。（九）查閱、借閱與銷毀：規(guī)范流轉(zhuǎn)查閱權(quán)限：員工因工作需要查閱合同，需填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員陪同查閱，涉密合同（如未公開技術(shù)合作協(xié)議）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；借閱管理：原則上合同原件不予借閱，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱期限不超過3個工作日，借閱人需妥善保管，不得涂改、復(fù)制、外傳；到期銷毀：對保管期限屆滿的合同，由檔案室提出銷毀申請，經(jīng)法務(wù)部門、行政部聯(lián)合鑒定（確認(rèn)無留存價值），填寫《合同銷毀清單》，由2人以上監(jiān)銷，銷毀過程記錄存檔。三、常用模板表格參考（一）合同登記表合同編號合同名稱對方主體簽署主體合同金額（元）合同類型業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人狀態(tài)（待審/已審/已簽）存檔位置HT-2024-001設(shè)備采購合同科技有限公司實(shí)業(yè)有限公司500,000采購采購部*經(jīng)理已簽A區(qū)-2024-采-01HT-2024-002軟件服務(wù)合同信息技術(shù)有限公司實(shí)業(yè)有限公司120,000服務(wù)信息技術(shù)部*主管已簽A區(qū)-2024-服-03（二）法務(wù)審查意見表合同編號審查階段審查人審查日期審查意見（節(jié)選）修改建議是否采納HT-2024-001法務(wù)審查*律師2024-03-05第5條“質(zhì)量異議期”未約定，可能導(dǎo)致質(zhì)量糾紛無法及時主張權(quán)利增加條款：“買方應(yīng)在貨物驗(yàn)收后15日內(nèi)提出質(zhì)量異議，逾期視為合格”是HT-2024-002法務(wù)審查*律師2024-03-08第8條“保密期限”約定為“合同有效期內(nèi)”，建議明保證密期限（如“合同終止后2年”）修改為：“保密期限為合同終止后2年”是（三）合同存檔清單合同編號存檔日期存放位置（柜/層/格）保管期限移交人接收人備注（如原件份數(shù)）HT-2024-0012024-03-06A區(qū)-2024-采-01-0110年*經(jīng)理*管理員原件2份，掃描件1份HT-2024-0022024-03-07A區(qū)-2024-服-03-025年*主管*管理員原件1份，掃描件1份四、操作中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）主體資格審查：嚴(yán)控“簽約關(guān)”簽約前務(wù)必核實(shí)合作方“三證”（營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證，或“三證合一”的營業(yè)執(zhí)照）原件，留存復(fù)印件并加蓋對方公章；非法定代表人簽署的，需提供《授權(quán)委托書》（載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）及代理人身份證明，避免“無權(quán)代理”“越權(quán)代理”風(fēng)險。對合作方履約能力存疑的（如小微企業(yè)、新合作方），可要求提供擔(dān)保函、銀行保函或通過第三方征信機(jī)構(gòu)核查。（二）條款表述：避免“模糊”與“歧義”合同條款需具體、明確，禁止使用“大概”“左右”“盡快”等模糊表述；價款、數(shù)量、履行期限等核心要素需量化（如“付款時間為收到發(fā)票后30個工作日內(nèi)”），違約責(zé)任需對應(yīng)具體行為（如“逾期付款的，按應(yīng)付金額日萬分之五支付違約金”）；爭議解決方式優(yōu)先選擇“訴訟”（約定企業(yè)所在地法院管轄），避免“仲裁”因機(jī)構(gòu)選擇不當(dāng)導(dǎo)致成本增加。（三）審查流程：杜絕“先簽后審”嚴(yán)格執(zhí)行“先審查、后簽署”原則，緊急合同可先通過電話/郵件溝通審查意見，但需在24小時內(nèi)補(bǔ)簽書面審查流程；合同修改后需重新履行審查（僅修改條款部分可針對性審查），避免“帶病簽署”；所有審查意見需書面記錄（附于合同后），形成“審查痕跡”，便于追溯責(zé)任。（四）存檔安全：防“丟”防“泄”紙質(zhì)檔案存放需符合防火、防潮、防蟲要求，檔案盒標(biāo)注清晰（合同編號+名稱）；電子檔案需加密存儲（如企業(yè)云盤權(quán)限管理），定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失；嚴(yán)禁私自復(fù)制、外