企業(yè)行政事務(wù)日常操作手冊前言為規(guī)范企業(yè)行政事務(wù)管理流程，提高日常工作效率，保證各項(xiàng)工作有序開展，特編制本手冊。本手冊涵蓋辦公環(huán)境維護(hù)、會(huì)議組織、辦公用品管理、員工差旅及檔案資料等核心行政場景，適用于企業(yè)各部門員工及行政相關(guān)崗位人員，旨在為日常工作提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引。目錄第一章辦公環(huán)境日常維護(hù)規(guī)范第二章會(huì)議組織與管理流程第三章辦公用品采購與領(lǐng)用管理第四章員工差旅管理規(guī)范第五章檔案資料管理規(guī)范第一章辦公環(huán)境日常維護(hù)規(guī)范一、適用范圍適用于企業(yè)辦公區(qū)域（包括工位、會(huì)議室、接待區(qū)、茶水間等）的日常環(huán)境維護(hù)、設(shè)施故障報(bào)修及安全管理等工作，保證辦公環(huán)境整潔、安全、有序。二、操作步驟（一）辦公環(huán)境日常巡查每日巡查：行政部值班人員每日8:30前對辦公區(qū)域進(jìn)行全面巡查，重點(diǎn)檢查：工位區(qū)域：桌面是否整潔、物品是否擺放有序、垃圾是否及時(shí)清理；公共區(qū)域：地面是否有污漬/雜物、綠植是否缺水/枯萎、照明設(shè)備是否正常；設(shè)施設(shè)備：空調(diào)/新風(fēng)系統(tǒng)是否運(yùn)行正常、門窗是否完好、水電開關(guān)是否關(guān)閉（非使用時(shí)段）。問題記錄：對巡查中發(fā)覺的問題（如設(shè)施故障、環(huán)境臟亂等），立即通過《辦公環(huán)境問題登記表》（詳見本章第三節(jié)）記錄，并拍照留存。（二）設(shè)施故障報(bào)修處理故障上報(bào)：員工發(fā)覺辦公設(shè)施故障（如電腦無法聯(lián)網(wǎng)、座椅損壞、空調(diào)不制冷等），需立即通過企業(yè)OA系統(tǒng)“設(shè)施報(bào)修”模塊提交申請，或聯(lián)系行政部值班人員，說明故障位置、具體現(xiàn)象及緊急程度。維修派單：行政部收到報(bào)修后，1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)：一般故障（如更換燈泡、修理桌椅）：2小時(shí)內(nèi)聯(lián)系維修人員到場處理；緊急故障（如水管破裂、電路故障）：30分鐘內(nèi)組織搶修，并同步上報(bào)部門負(fù)責(zé)人。維修跟進(jìn)：行政部全程跟蹤維修進(jìn)度，完成后與報(bào)修人確認(rèn)故障是否排除，并在《辦公環(huán)境問題登記表》中記錄處理結(jié)果。（三）辦公區(qū)域清潔管理日常清潔：保潔人員每日17:00-18:30對辦公區(qū)域進(jìn)行清潔，包括：工位區(qū)域：清理桌面垃圾、擦拭辦公設(shè)備（電腦、電話等）、地面吸塵；公共區(qū)域：拖地、消毒衛(wèi)生間、傾倒垃圾桶、擦拭門窗玻璃。定期深度清潔：每月最后一個(gè)周末組織深度清潔，重點(diǎn)清潔空調(diào)濾網(wǎng)、窗簾、文件柜頂部等易積灰區(qū)域，行政部提前3個(gè)工作日通知各部門整理物品。三、常用模板表格表1-1辦公環(huán)境問題登記表序號問題描述所在區(qū)域上報(bào)人上報(bào)時(shí)間處理狀態(tài)處理結(jié)果責(zé)任人完成時(shí)間13號會(huì)議室投影儀無法啟動(dòng)3號會(huì)議室*小明2024-03-1509:15已修復(fù)更換投影儀燈泡張師傅2024-03-1510:302茶水間水龍頭滴水茶水間*小紅2024-03-1614:20處理中待更換密封圈李師傅-四、注意事項(xiàng)巡查中發(fā)覺的安全隱患（如裸露電線、消防通道堵塞）需立即上報(bào)行政部及安全管理部門，嚴(yán)禁擅自處理；員工離開工位時(shí)需關(guān)閉個(gè)人電腦、臺(tái)燈等設(shè)備電源，節(jié)約用電；保潔人員清潔時(shí)，各部門員工需配合整理個(gè)人物品，避免重要文件丟失；設(shè)施報(bào)修需描述清晰，避免因信息不全導(dǎo)致維修延誤。第二章會(huì)議組織與管理流程一、適用范圍適用于企業(yè)內(nèi)部各類會(huì)議（包括部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、外部會(huì)議接待等）的申請、籌備、召開及后續(xù)跟進(jìn)工作。二、操作步驟（一）會(huì)議申請與審批確定會(huì)議需求：申請人明確會(huì)議主題、時(shí)間（建議時(shí)長≤2小時(shí)）、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含主持人、記錄人）、主要議題及預(yù)期目標(biāo)。提交申請：通過OA系統(tǒng)“會(huì)議管理”模塊填寫《會(huì)議申請審批表》（詳見本章第三節(jié)），會(huì)議議程，提交至部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門會(huì)議需提前3個(gè)工作日通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)參會(huì)人員。審批通過：審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)議編號，行政部根據(jù)編號統(tǒng)籌安排場地及資源。（二）會(huì)議籌備場地與設(shè)備準(zhǔn)備：行政部根據(jù)會(huì)議規(guī)模（≤20人使用小型會(huì)議室，＞20人使用大型會(huì)議室）安排場地，提前1天檢查會(huì)議室設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、音響、白板等）；涉及外部會(huì)議的，需提前布置會(huì)場（擺放席卡、調(diào)試同傳設(shè)備、準(zhǔn)備茶歇等）。材料準(zhǔn)備：申請人需提前1天將會(huì)議材料（PPT、議程表、紙質(zhì)資料等）提交至行政部，行政部根據(jù)需求打印并分發(fā)（紙質(zhì)材料按“參會(huì)人+1”份準(zhǔn)備）。通知參會(huì)人員：會(huì)議召開前24小時(shí)，通過OA系統(tǒng)及企業(yè)發(fā)送會(huì)議通知，包含會(huì)議編號、時(shí)間、地點(diǎn)、議程及參會(huì)要求（如“攜帶筆記本電腦”“提前閱讀材料”）。（三）會(huì)議召開與記錄會(huì)前檢查：主持人/記錄人提前30分鐘到場，確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行、材料擺放到位；會(huì)議進(jìn)行：主持人按議程主持會(huì)議，控制各環(huán)節(jié)時(shí)間（每項(xiàng)議題建議≤30分鐘）；記錄人實(shí)時(shí)記錄會(huì)議要點(diǎn)（包括決議事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限）；紀(jì)律要求：參會(huì)人員需提前5分鐘入場，手機(jī)調(diào)至靜音，無特殊情況不得中途離場，確需離場需向主持人報(bào)備。（四）會(huì)后跟進(jìn)紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人整理《會(huì)議紀(jì)要》（詳見本章第三節(jié)），經(jīng)主持人審核無誤后，通過OA系統(tǒng)發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門；決議跟蹤：行政部根據(jù)《會(huì)議紀(jì)要》中的決議事項(xiàng)，建立《會(huì)議決議跟蹤表》（詳見本章第三節(jié)），每周更新進(jìn)展，直至事項(xiàng)完成；資料歸檔：會(huì)議材料（紙質(zhì)紀(jì)要、PPT、簽到表等）由行政部整理歸檔，保存期限≥1年。三、常用模板表格表2-1會(huì)議申請審批表會(huì)議名稱2024年Q1項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議編號XH20240320001時(shí)間2024-03-2014:00-16:00地點(diǎn)1號會(huì)議室參會(huì)人員總、經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人主持人*總議程1.Q1項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)（30分鐘）2.問題討論與解決（60分鐘）3.Q2工作計(jì)劃部署（30分鐘）申請人*李華部門負(fù)責(zé)人審批同意日期2024-03-18表2-2會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱2024年Q1項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)時(shí)間2024-03-2016:00地點(diǎn)1號會(huì)議室主持人*總記錄人*王芳參會(huì)人員總、經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議內(nèi)容1.項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)*李華匯報(bào)：A項(xiàng)目完成80%，B項(xiàng)目完成60%，C項(xiàng)目延期5天（原因：供應(yīng)商交付延遲）。2.問題討論決議：①張經(jīng)理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商，3月25日前解決C項(xiàng)目延期問題；②趙經(jīng)理增加A項(xiàng)目測試人員，保證4月5日前交付。3.Q2計(jì)劃部署*總要求：各部門4月1日前提交Q2詳細(xì)計(jì)劃，重點(diǎn)標(biāo)注關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。決議事項(xiàng)1.C項(xiàng)目延期問題由張經(jīng)理負(fù)責(zé)，3月25日前反饋進(jìn)展；2.A項(xiàng)目測試人員由趙經(jīng)理負(fù)責(zé)，3月22日前到位；3.各部門4月1日前提交Q2計(jì)劃。表2-3會(huì)議決議跟蹤表決議事項(xiàng)責(zé)任人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間狀態(tài)備注解決C項(xiàng)目延期*張經(jīng)理2024-03-252024-03-24已完成供應(yīng)商已交付增加A項(xiàng)目測試人員*趙經(jīng)理2024-03-222024-03-22已完成3人到位提交Q2計(jì)劃各部門2024-04-01-進(jìn)行中已收到5個(gè)部門計(jì)劃四、注意事項(xiàng)重要會(huì)議（如戰(zhàn)略會(huì)議、外部接待會(huì)）需提前1周進(jìn)行籌備，并組織彩排；會(huì)議材料需提前分發(fā)，保證參會(huì)人員有充足時(shí)間準(zhǔn)備；會(huì)議紀(jì)要需客觀準(zhǔn)確，重點(diǎn)突出決議事項(xiàng)及責(zé)任人，避免模糊表述；會(huì)議室使用后，申請人需確認(rèn)設(shè)備關(guān)閉、桌椅歸位，并通知行政部檢查。第三章辦公用品采購與領(lǐng)用管理一、適用范圍適用于企業(yè)辦公用品（包括文具、耗材、辦公設(shè)備、勞保用品等）的需求統(tǒng)計(jì)、采購申請、入庫管理、領(lǐng)用登記及庫存控制等工作。二、操作步驟（一）需求統(tǒng)計(jì)與申請?jiān)露刃枨蠼y(tǒng)計(jì)：各部門每月25日前填寫《辦公用品需求統(tǒng)計(jì)表》（詳見本章第三節(jié)），注明物品名稱、規(guī)格型號、預(yù)估數(shù)量、用途，提交至行政部；需求匯總：行政部匯總各部門需求，結(jié)合庫存情況（通過庫存管理系統(tǒng)查詢），編制《辦公用品采購申請表》，報(bào)財(cái)務(wù)部審批（單次采購金額≥5000元需總經(jīng)理審批）。（二）采購與入庫供應(yīng)商選擇：行政部根據(jù)采購物品類型，從合格供應(yīng)商名錄中選擇2-3家比價(jià)（辦公用品供應(yīng)商需具備資質(zhì)證明，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證），保證價(jià)格合理、質(zhì)量可靠；下單采購：審批通過后，行政部與供應(yīng)商簽訂采購合同（單次采購金額≥10000元），明確交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及付款方式；入庫驗(yàn)收：物品送達(dá)后，行政部與采購員共同驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量，確認(rèn)無誤后填寫《辦公用品入庫登記表》（詳見本章第三節(jié)），并在庫存系統(tǒng)中更新庫存信息；驗(yàn)收不合格的物品，需在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。（三）領(lǐng)用與庫存管理領(lǐng)用申請：員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需通過OA系統(tǒng)“辦公用品領(lǐng)用”模塊提交申請，或至行政部填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用用途；領(lǐng)用發(fā)放：行政部核對申請信息與庫存情況，確認(rèn)無誤后發(fā)放物品，并在《辦公用品領(lǐng)用登記表》中記錄領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間；庫存盤點(diǎn)：行政部每月末進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符；對易損耗物品（如打印紙、筆芯）設(shè)置安全庫存（≥1個(gè)月用量），低于安全庫存時(shí)及時(shí)啟動(dòng)采購流程；對長期閑置（≥6個(gè)月）物品，協(xié)調(diào)各部門調(diào)劑使用或報(bào)廢處理。三、常用模板表格表3-1辦公用品需求統(tǒng)計(jì)表部門物品名稱規(guī)格型號預(yù)估數(shù)量用途備注市場部A4打印紙80g10包日常辦公雙面打印研發(fā)部鼠標(biāo)墊大號5個(gè)新員工入職-行政部訂書機(jī)重型2個(gè)備用-表3-2辦公用品采購申請表申請部門行政部申請日期2024-03-20采購物品A4打印紙（80g）規(guī)格型號-數(shù)量20包預(yù)估單價(jià)25元/包總金額5000元用途補(bǔ)充庫存供應(yīng)商辦公用品公司聯(lián)系人*經(jīng)理財(cái)務(wù)部審批同意日期2024-03-21總經(jīng)理審批同意日期2024-03-21表3-3辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商驗(yàn)收人庫存編號2024-03-22A4打印紙80g20包辦公用品公司*KP20240322001表3-4辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期物品名稱數(shù)量領(lǐng)用人部門用途2024-03-25A4打印紙2包*小明市場部日常辦公2024-03-25鼠標(biāo)墊1個(gè)*小紅研發(fā)部新員工入職四、注意事項(xiàng)辦公用品采購需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，嚴(yán)禁超量領(lǐng)用或私自外借；辦公設(shè)備（如打印機(jī)、掃描儀）采購需填寫《辦公設(shè)備采購申請表》，明確設(shè)備參數(shù)、使用部門及維護(hù)責(zé)任人；庫存盤點(diǎn)中發(fā)覺差異需查明原因，屬于管理失誤的追究相關(guān)人員責(zé)任；勞保用品（如口罩、手套）需按崗位需求發(fā)放，保證員工安全使用。第四章員工差旅管理規(guī)范一、適用范圍適用于企業(yè)員工因公出差（包括市內(nèi)出差、國內(nèi)出差、境外出差）的申請、審批、行程安排、費(fèi)用報(bào)銷及差旅保障等工作。二、操作步驟（一）出差申請與審批填寫申請：員工因公出差需提前3個(gè)工作日（境外出差需提前10個(gè)工作日）填寫《出差申請審批表》（詳見本章第三節(jié)），注明出差人、部門、出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由、行程安排、交通工具、住宿標(biāo)準(zhǔn)（參照公司《差旅費(fèi)用管理辦法》）、預(yù)估費(fèi)用等；逐級審批：部門內(nèi)出差：部門負(fù)責(zé)人審批；跨部門出差：需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽；出差≥3天或跨省出差：需總經(jīng)理審批。審批通過：審批通過后，員工憑《出差申請審批表》辦理相關(guān)手續(xù)（如借款、預(yù)訂票務(wù)等）。（二）行程與票務(wù)酒店安排票務(wù)預(yù)訂：員工通過企業(yè)合作的票務(wù)平臺(tái)（如攜程、飛豬）或行政部門統(tǒng)一預(yù)訂往返機(jī)票/車票，選擇經(jīng)濟(jì)艙（特殊情況需升級艙位需提前申請），保留電子行程單；酒店預(yù)訂：優(yōu)先選擇協(xié)議酒店（協(xié)議酒店名單由行政部制定），住宿標(biāo)準(zhǔn)為：一線城市≤400元/晚，二線城市≤300元/晚，三線城市≤200元/晚（特殊地區(qū)需備注說明）；行程變更：出差行程如需變更，需提前1個(gè)工作日通知行政部門，調(diào)整票務(wù)/酒店預(yù)訂，避免資源浪費(fèi)。（三）差旅期間管理考勤要求：出差期間需每日通過企業(yè)打卡，記錄工作內(nèi)容；如需延長出差時(shí)間，需提前2個(gè)工作日提交《出差延期申請》，經(jīng)審批后方可執(zhí)行；費(fèi)用控制：差旅費(fèi)用需嚴(yán)格按照預(yù)估標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，超支部分需書面說明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部審批后方可報(bào)銷；安全保障：境外出差需購買境外旅游保險(xiǎn)，每日向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)行程安全情況，遇突發(fā)情況立即聯(lián)系公司應(yīng)急小組。（四）費(fèi)用報(bào)銷票據(jù)收集：出差返崗后5個(gè)工作日內(nèi)，員工整理差旅票據(jù)（包括發(fā)票、行程單、住宿清單等），發(fā)票需與實(shí)際消費(fèi)一致（抬頭為公司全稱，稅號準(zhǔn)確）；提交報(bào)銷：通過OA系統(tǒng)“差旅報(bào)銷”模塊填寫《差旅費(fèi)用報(bào)銷單》（詳見本章第三節(jié)），票據(jù)掃描件及《出差申請審批表》，提交至財(cái)務(wù)部；審核與支付：財(cái)務(wù)部在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，無誤后安排付款；審核不通過的，需退回員工補(bǔ)充材料。三、常用模板表格表4-1出差申請審批表出差人*李華部門市場部出差時(shí)間2024-03-25-2024-03-28出差地點(diǎn)上海出差事由參加行業(yè)展會(huì)及客戶拜訪行程安排3月25日出發(fā)（高鐵），3月28日返回交通工具高鐵二等艙住宿標(biāo)準(zhǔn)350元/晚預(yù)估費(fèi)用交通費(fèi)1200元、住宿費(fèi)1050元、其他300元，合計(jì)2550元申請人*李華部門負(fù)責(zé)人審批同意日期2024-03-22總經(jīng)理審批同意日期2024-03-23表4-2差旅費(fèi)用報(bào)銷單報(bào)銷人*李華部門市場部報(bào)銷期間2024-03-25-2024-03-28出差地點(diǎn)上海費(fèi)用明細(xì)項(xiàng)目金額（元）票據(jù)類型高鐵費(fèi)1200電子行程單住宿費(fèi)1050增值稅發(fā)票餐費(fèi)300增值稅發(fā)票合計(jì)2550--申請人*李華日期2024-04-01財(cái)務(wù)部審批同意報(bào)銷日期2024-04-03四、注意事項(xiàng)出差申請需明確出差事由及必要性，嚴(yán)禁虛報(bào)差旅費(fèi)用；票務(wù)/酒店預(yù)訂需優(yōu)先選擇協(xié)議供應(yīng)商，保證價(jià)格優(yōu)惠及服務(wù)質(zhì)量；費(fèi)用報(bào)銷需票據(jù)齊全、真實(shí)，嚴(yán)禁偽造或涂改票據(jù)；境外出差需提前辦理簽證、保險(xiǎn)等手續(xù)，遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)。第五章檔案資料管理規(guī)范一、適用范圍適用于企業(yè)在經(jīng)營管理過程中形成的各類檔案資料（包括文書檔案、合同檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等）的收集、整理、歸檔、保管、借閱及銷毀等工作。二、操作步驟（一）檔案收集與分類檔案收集：各部門在文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)，將具有保存價(jià)值的文件（原件及電子版）提交至行政部，包括：文書檔案：通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、制度文件等；合同檔案：采購合同、銷售合同、服務(wù)協(xié)議等；人事檔案：員工入職表、勞動(dòng)合同、離職證明、獎(jiǎng)懲記錄等；項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目計(jì)劃、驗(yàn)收報(bào)告、成果文件等。檔案分類：行政部按照《企業(yè)檔案分類表》（詳見本章第三節(jié)）對檔案進(jìn)行分類，一級分類為“文書、合同、人事、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目”，二級分類按部門/年份/項(xiàng)目名稱劃分。（二）檔案整理與歸檔整理排序：對收集的檔案進(jìn)行排序（按時(shí)間順序或文件編號），去除金屬夾、訂書釘?shù)纫卒P蝕物品，裝訂成冊（厚度≤3cm）；編目登記：為每份檔案編制唯一編號（如“文書-行政部-2024-001”），填寫《檔案分類目錄表》（詳見本章第三節(jié)），注明檔案名稱、形成日期、保管期限、存放位置等信息；歸檔存儲(chǔ)：文書檔案、合同檔案存入檔案柜（標(biāo)注清晰），人事檔案、財(cái)務(wù)檔案存入專用保密柜，電子檔案同步至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，定期備份（每周1次）。（三）檔案借閱與歸還借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱登記表》（詳見本章第三節(jié)），注明檔案編號、名稱、借閱用途、借閱期限（≤7天），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案需經(jīng)總經(jīng)理審批。借閱管理：檔案管理員核對審批信息后，提供檔案復(fù)印件（原件原則上不外借），借閱人需在《檔案借閱登記表》中簽字確認(rèn)；借閱期間需妥善保管，不得涂改、損毀、轉(zhuǎn)借。歸還檢查：借閱到期后，借閱人需歸還檔案，檔案管理員檢查檔案是否完好，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》中記錄歸還時(shí)間；如需延期，需提前1個(gè)工作日申請，延期≤3天。（四）檔案保管與銷毀保管要求：檔案存放環(huán)境需保持干燥、通風(fēng)、防火（配備滅火器）、防潮（放置干燥劑），溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；檔案管理員每季度檢查檔案保管情況，及時(shí)修復(fù)破損檔案。到期銷毀：對保管期限已滿（如文書檔案保管期限為10年、合同檔案為15年）且無保存價(jià)值的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清單》（詳見本章第三節(jié)