某塑料機(jī)械廠檔案歸檔管理細(xì)則

一、總則1.目的為加強(qiáng)某塑料機(jī)械廠檔案管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，規(guī)范檔案歸檔工作流程，特制定本細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于某塑料機(jī)械廠各部門及全體員工所涉及的各類檔案的歸檔管理工作。3.基本原則檔案歸檔應(yīng)遵循真實性、完整性、系統(tǒng)性、安全性和便于利用的原則，保證檔案能夠真實反映本廠各項工作的實際情況，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善檔案歸檔管理制度，并監(jiān)督各部門執(zhí)行。-對各部門移交的檔案進(jìn)行接收、整理、分類、編目、裝訂、存儲等工作。-開展檔案的保管、保護(hù)工作，維護(hù)檔案的安全與完整，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。-負(fù)責(zé)檔案的檢索、查閱、借閱等利用服務(wù)工作，為廠內(nèi)各部門及相關(guān)人員提供檔案支持。-組織檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。2.各部門-確定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。-按照規(guī)定的時間和要求，將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。-配合檔案管理部門開展檔案相關(guān)工作，如檔案的查閱、借閱等。三、檔案歸檔范圍1.行政管理類-上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本廠有關(guān)的各類文件、通知、批復(fù)等。-本廠制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、報告等。-本廠的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人事任免、員工獎懲等文件材料。-本廠的各類證照、資質(zhì)證書、印章管理等相關(guān)文件。2.生產(chǎn)經(jīng)營類-生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)統(tǒng)計等相關(guān)文件。-原材料采購、設(shè)備采購、外協(xié)加工等合同及相關(guān)文件。-產(chǎn)品銷售合同、客戶資料、市場調(diào)研報告等。-質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量控制文件、生產(chǎn)工藝文件等。3.技術(shù)研發(fā)類-新產(chǎn)品研發(fā)項目立項報告、可行性研究報告、研發(fā)計劃等。-研發(fā)過程中的實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙、技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)等。-專利申請文件、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)相關(guān)文件等。4.財務(wù)審計類-財務(wù)報表、會計憑證、賬本等財務(wù)核算資料。-財務(wù)預(yù)算、決算報告，財務(wù)分析報告等。-審計報告、稅務(wù)申報資料等。5.基建工程類-本廠的基建工程規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工圖紙等。-工程招標(biāo)、投標(biāo)文件，工程施工合同、監(jiān)理合同等。-工程竣工驗收報告、工程結(jié)算資料等。6.黨群工作類-黨組織建設(shè)、黨員發(fā)展、黨組織活動等相關(guān)文件。-工會工作文件、職工代表大會資料等。-企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)資料，如企業(yè)內(nèi)刊、宣傳活動資料等。四、檔案歸檔流程1.檔案收集-各部門檔案管理人員應(yīng)定期收集本部門在工作活動中形成的各類文件資料，確保檔案資料無遺漏。-對于外來文件，應(yīng)及時進(jìn)行登記，并確定是否屬于歸檔范圍。2.檔案整理-收集后的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，對文件進(jìn)行分類、編號、排列。-去除文件中的金屬裝訂物，對破損的文件進(jìn)行修補，確保文件的完整性。-按照規(guī)定的格式填寫檔案目錄，注明文件的名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.檔案審核-各部門檔案管理人員整理好檔案后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。-審核內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、整理規(guī)范性等。對于審核不通過的檔案，應(yīng)及時返回檔案管理人員進(jìn)行補充或修正。4.檔案移交-經(jīng)審核合格的檔案，各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間（一般為每季度末或每年末）移交至檔案管理部門。-移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、移交日期等信息，雙方簽字確認(rèn)。5.檔案接收與整理-檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，應(yīng)對檔案進(jìn)行再次審核和整理。-按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類、編目、裝訂，并建立電子檔案目錄，方便檢索和管理。6.檔案存儲-將整理好的檔案按照類別和保管期限存放在專門的檔案庫房中，確保檔案存放有序，便于查找。-檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，保證檔案的安全。五、檔案保管期限與鑒定銷毀1.保管期限-檔案保管期限分為短期（1-3年）、中期（3-5年）和長期（5年以上）。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)、重要程度等因素確定。-行政管理類檔案中，一般性文件保管期限為短期；重要規(guī)章制度、人事任免等文件保管期限為長期。-生產(chǎn)經(jīng)營類檔案中，生產(chǎn)統(tǒng)計報表等保管期限為中期；重大合同、項目文件等保管期限為長期。-技術(shù)研發(fā)類檔案中，實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙等保管期限為長期；一般性技術(shù)總結(jié)報告保管期限為中期。-財務(wù)審計類檔案按照國家相關(guān)財務(wù)檔案管理規(guī)定確定保管期限。-基建工程類檔案在工程竣工驗收后保管期限為長期。-黨群工作類檔案根據(jù)實際情況確定保管期限，重要活動資料等保管期限為長期。2.檔案鑒定-檔案管理部門應(yīng)定期（一般為每年）組織對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。-成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。-鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、實際利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.檔案銷毀-對于經(jīng)鑒定確定無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。-檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成日期、銷毀原因等信息。-檔案銷毀清冊需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。-檔案銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案查閱與借閱1.查閱-本廠員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的類別、名稱、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。-檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱等信息。-查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊等。2.借閱-因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的類別、名稱、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。-檔案管理部門應(yīng)與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。-借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，借閱人應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。-借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。七、檔案數(shù)字化管理1.數(shù)字化目標(biāo)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理效率和利用水平，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。2.數(shù)字化流程-對重要檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子圖像文件。掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。-對掃描后的電子圖像文件進(jìn)行圖像處理，包括裁剪、糾偏、去噪等操作，提高圖像質(zhì)量。-按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對電子圖像文件進(jìn)行分類、編號，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。3.數(shù)字化檔案利用-建立數(shù)字化檔案檢索系統(tǒng)，方便員工通過關(guān)鍵詞、類別、日期等條件快速檢索所需檔案信息。-在確保檔案信息安全的前提下，實現(xiàn)數(shù)字化檔案在本廠內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的共享，提高檔案利用效率。八、檔案安全管理1.實體安全-檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)。-配備必要的消防設(shè)備和器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。-安裝防盜報警系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜、被篡改。-對檔案進(jìn)行定期盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確，無丟失、損壞等情況。2.信息安全-建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)。-對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。