備用金使用與申請管理規(guī)范范本為規(guī)范企業(yè)備用金的申請、使用及核銷流程，提高資金周轉(zhuǎn)效率，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保資金使用合規(guī)透明，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營需求，特制定本管理規(guī)范。本規(guī)范適用于公司各部門及下屬單位因業(yè)務(wù)需要預(yù)支備用金的管理活動，旨在明確操作標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任邊界與監(jiān)督機(jī)制，保障企業(yè)資金安全與有效利用。一、適用范圍本規(guī)范適用于公司全體員工因因公出差、零星采購、應(yīng)急事務(wù)處理等日常經(jīng)營活動產(chǎn)生的備用金預(yù)支、使用及核銷行為?？毓勺庸尽⒎种C(jī)構(gòu)可參照本規(guī)范，結(jié)合自身管理要求制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)母公司財(cái)務(wù)部備案。二、術(shù)語定義備用金：指公司為滿足員工開展業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的零星、緊急支出需求，預(yù)先借支給員工的周轉(zhuǎn)性資金。備用金屬暫借款項(xiàng)，需在規(guī)定時限內(nèi)通過合法合規(guī)的費(fèi)用報(bào)銷或余額退回完成核銷，不得長期占用公司資金。三、申請流程管理（一）申請條件與主體1.申請條件：員工因業(yè)務(wù)需要發(fā)生無法通過對公結(jié)算的支出時，可申請備用金。具體場景包括：因公出差期間的交通費(fèi)、住宿費(fèi)（未納入公司差旅對公結(jié)算體系的）；金額較小、頻次較高的零星辦公用品采購（單次采購金額低于限定值，且無法通過公司采購平臺集中采購的）；突發(fā)設(shè)備維修、場地應(yīng)急整改等不可預(yù)見的支出；其他經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門共同認(rèn)定的合理支出場景。2.申請主體：備用金申請人應(yīng)為在職員工，且需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人授權(quán)（新員工需由直屬上級代為申請，試用期員工申請額度不得超過正式員工的50%）。申請人需對備用金的使用真實(shí)性、合規(guī)性承擔(dān)直接責(zé)任。（二）申請與審批流程1.申請材料：申請人需填寫《備用金申請單》（附件1），詳細(xì)說明申請事由、預(yù)計(jì)支出明細(xì)、金額、使用期限，并由部門負(fù)責(zé)人對事由真實(shí)性進(jìn)行初審。2.審批層級：單次申請金額≤限定值的，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；單次申請金額＞限定值且≤更高閾值的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管副總經(jīng)理審批；單次申請金額＞更高閾值的，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過（或總經(jīng)理審批）。（注：具體金額閾值由公司根據(jù)經(jīng)營規(guī)模、業(yè)務(wù)特點(diǎn)在制度落地時明確，原則上不得突破“小額、應(yīng)急”的備用金定位。）四、使用范圍與限制（一）合規(guī)使用范圍備用金僅限用于與公司業(yè)務(wù)直接相關(guān)的支出，具體包括：1.差旅費(fèi)：員工因公出差產(chǎn)生的市內(nèi)交通費(fèi)、異地住宿費(fèi)、雜費(fèi)（如郵寄費(fèi)、打印費(fèi)等）；2.零星采購：辦公文具、低值易耗品、小型設(shè)備配件等單次金額較低的采購支出；3.應(yīng)急支出：突發(fā)的設(shè)備維修、場地?fù)屝?、客戶緊急接待等不可預(yù)見且無法延遲的支出；4.其他經(jīng)審批的合規(guī)支出（如展會押金、臨時勞務(wù)費(fèi)等）。（二）禁止使用情形備用金不得用于以下支出，違者將追究相關(guān)人員責(zé)任：1.對外投資、借貸、捐贈等資本性支出；2.個人消費(fèi)（如餐飲娛樂、購物、旅游等非因公支出）；3.與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的支出（如為外部單位代墊款項(xiàng)）；4.已納入公司對公結(jié)算體系的支出（如機(jī)票、酒店、大宗采購等，應(yīng)通過公司賬戶直接支付）；5.法律法規(guī)、公司制度禁止的其他支出。五、額度與期限管理（一）額度核定原則備用金額度根據(jù)業(yè)務(wù)需求、支出合理性、申請人信用記錄綜合核定：1.差旅費(fèi)備用金：按出差天數(shù)×日均差旅標(biāo)準(zhǔn)（含交通、住宿、雜費(fèi)）核定，單人單次最高不超過限定值；2.零星采購備用金：按采購預(yù)算的110%核定（預(yù)留10%浮動空間），單人單次最高不超過限定值；3.應(yīng)急備用金：根據(jù)應(yīng)急事項(xiàng)的預(yù)計(jì)支出核定，原則上不超過限定值，且需在申請單中明確“應(yīng)急”標(biāo)識；4.部門月度備用金總額：不超過部門月度預(yù)算的10%，且需在部門費(fèi)用臺賬中單獨(dú)列示。（二）額度調(diào)整與超額管理1.額度調(diào)整：因業(yè)務(wù)規(guī)模擴(kuò)大、支出標(biāo)準(zhǔn)提高等合理原因需調(diào)整額度的，申請人需重新提交《備用金申請單》，說明調(diào)整原因及新額度，按原審批流程重新審批。2.超額申請：單次申請金額超過核定額度的，需在申請單中詳細(xì)說明“超額必要性”，并提供支出明細(xì)、預(yù)算依據(jù)，經(jīng)上一級分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借支。（三）使用期限管理備用金使用期限原則上不超過30天（差旅費(fèi)備用金以出差行程結(jié)束日為限，最長不超過15天）。申請人需在使用期限屆滿前完成報(bào)銷或退款，確因特殊原因無法按時核銷的，需提前3個工作日向財(cái)務(wù)部門提交《延期申請》，說明原因及新的核銷日期，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后可延期一次，延期期限最長不超過15天。六、報(bào)銷與核銷管理（一）報(bào)銷時限要求1.差旅費(fèi)備用金：員工出差返回公司后3個工作日內(nèi)完成報(bào)銷核銷；2.零星采購備用金：采購事項(xiàng)完成后5個工作日內(nèi)完成報(bào)銷核銷；3.應(yīng)急備用金：應(yīng)急事項(xiàng)處理完畢后7個工作日內(nèi)完成報(bào)銷核銷；4.逾期處理：無合理理由逾期未核銷的，財(cái)務(wù)部門將暫停該申請人及所在部門的后續(xù)備用金申請權(quán)限，并按日收取逾期資金占用費(fèi)（費(fèi)率參照公司內(nèi)部資金成本，原則上不低于銀行同期貸款利率）；逾期超過30天的，從申請人工資中直接扣回（需提前告知并保留必要生活費(fèi)用）。（二）報(bào)銷憑證要求1.原始憑證：需提供合法合規(guī)的發(fā)票、收據(jù)（財(cái)政監(jiān)制或稅務(wù)監(jiān)制），且憑證內(nèi)容需與申請用途、金額一致，不得涂改、偽造；2.輔助憑證：零星采購需附《采購驗(yàn)收單》（由使用部門或倉庫簽字確認(rèn)），應(yīng)急支出需附《情況說明》（說明事件背景、處理過程），差旅費(fèi)需附《出差行程單》（含出發(fā)/返回時間、地點(diǎn)、事由）；3.簽字要求：所有憑證需由申請人、證明人（或驗(yàn)收人）、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保支出真實(shí)、合規(guī)。（三）核銷流程1.申請人填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，將原始憑證、輔助憑證按類別整理粘貼，注明“備用金核銷”字樣；2.部門負(fù)責(zé)人審核支出真實(shí)性，財(cái)務(wù)部門審核憑證合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性（與申請單核對）；3.按原審批層級完成審批后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)銷金額進(jìn)行處理：報(bào)銷金額≤備用金借支額：財(cái)務(wù)支付差額（或申請人退回差額），沖銷備用金借款；報(bào)銷金額＞備用金借支額：財(cái)務(wù)直接支付超額部分，同時沖銷備用金借款。（四）余額退回管理備用金未使用部分需全額退回公司賬戶，申請人需填寫《退款單》，注明“備用金余額退回”，并附銀行轉(zhuǎn)賬憑證（或現(xiàn)金交款單），財(cái)務(wù)部門憑退款憑證沖銷借款記錄。七、監(jiān)督與審計(jì)（一）日常監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門需建立《備用金臺賬》，逐筆登記借支、報(bào)銷、退回情況，每月末與申請人核對余額，確保賬實(shí)一致；2.對逾期未核銷、頻繁超額申請、憑證不合規(guī)的情況，財(cái)務(wù)部門需向部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送《預(yù)警通知》，督促整改；3.人力資源部門將備用金核銷合規(guī)性納入員工績效考核，與評優(yōu)、晉升掛鉤。（二）審計(jì)檢查1.內(nèi)部審計(jì)部門每季度抽查備用金使用情況，重點(diǎn)檢查“申請事由真實(shí)性、支出合規(guī)性、核銷及時性”，形成《審計(jì)報(bào)告》向管理層匯報(bào)；2.對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為（如虛報(bào)冒領(lǐng)、挪用資金、偽造憑證等），按公司《違規(guī)違紀(jì)處理辦法》追究責(zé)任：情節(jié)較輕的，通報(bào)批評、追回資金、扣減績效工資；情節(jié)嚴(yán)重的，解除勞動合同，依法追究法律責(zé)任。八、附則1.本規(guī)范由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜可制定補(bǔ)充細(xì)則；2.本規(guī)范自發(fā)布之日