供應(yīng)商信息登記表資質(zhì)審核及合同管理版工具指南一、適用場景與目標(biāo)本工具適用于企業(yè)采購部門、法務(wù)部門及供應(yīng)商管理崗位，主要用于規(guī)范供應(yīng)商全生命周期管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)：新供應(yīng)商準(zhǔn)入：首次合作的供應(yīng)商需通過資質(zhì)審核與合同簽訂，保證合作方具備合法經(jīng)營能力及履約資質(zhì)；現(xiàn)有供應(yīng)商年度復(fù)核：對合作中的供應(yīng)商進行資質(zhì)有效期核查、經(jīng)營狀況評估，保證持續(xù)滿足合作要求；合同履約過程管理：基于審核通過的資質(zhì)信息擬定合同條款，跟蹤合同執(zhí)行情況，防范合規(guī)風(fēng)險；供應(yīng)商信息歸檔：統(tǒng)一登記供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件及合同檔案，實現(xiàn)信息可追溯、管理標(biāo)準(zhǔn)化。二、全流程操作指引（一）供應(yīng)商信息登記與資料收集發(fā)起登記需求采購部門根據(jù)項目需求或合作計劃，向潛在/現(xiàn)有供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商信息登記表》（見模板1），明確需提交的資料清單及截止時間。登記內(nèi)容需包含：供應(yīng)商基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、注冊地址、法定代表人等）、經(jīng)營資質(zhì)文件、財務(wù)狀況、合作歷史（如有）、主要產(chǎn)品/服務(wù)范圍等。供應(yīng)商提交資料供應(yīng)商需在規(guī)定時限內(nèi)，通過指定渠道（如企業(yè)郵箱、內(nèi)部系統(tǒng)）提交以下資料（復(fù)印件需加蓋公章）：基礎(chǔ)資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證（若三證合一則提供營業(yè)執(zhí)照）、組織機構(gòu)代碼證；專項資質(zhì)：行業(yè)主管部門頒發(fā)的經(jīng)營許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）、質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系認證證書（如ISO9001、ISO14001等）；其他證明：近三年經(jīng)審計的財務(wù)報表、主要業(yè)績合同（合作案例）、法定代表人授權(quán)委托書（若非法定代表人辦理）、供應(yīng)商承諾函（資質(zhì)真實性、無違法記錄等）。資料完整性初審采購專員收到資料后，1個工作日內(nèi)完成完整性核對，檢查是否缺失關(guān)鍵文件（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等），若資料不全，及時聯(lián)系供應(yīng)商補充，并記錄補充情況。（二）資質(zhì)審核與風(fēng)險評估多維度資質(zhì)審核基礎(chǔ)合規(guī)性審核：由采購部審核營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等基礎(chǔ)文件，確認：企業(yè)存續(xù)狀態(tài)（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢，無經(jīng)營異常、嚴(yán)重違法失信記錄）；注冊資本與經(jīng)營范圍是否符合合作項目要求（如大型項目需注冊資本不低于萬元，經(jīng)營范圍包含對應(yīng)業(yè)務(wù)）；法定代表人信息無異常（無失信被執(zhí)行人記錄）。專項資質(zhì)審核：由法務(wù)部聯(lián)合業(yè)務(wù)部門（如技術(shù)部、質(zhì)量部）審核行業(yè)許可證、認證證書等，確認：許可證/證書在有效期內(nèi)，且核準(zhǔn)范圍與擬合作業(yè)務(wù)一致；認證證書需在認證機構(gòu)官網(wǎng)可查，或提供認證證書原件（如ISO體系認證）。風(fēng)險評估與分級審核小組（采購部、法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人組成）根據(jù)供應(yīng)商資質(zhì)、財務(wù)狀況、業(yè)績、行業(yè)口碑等，進行風(fēng)險等級劃分（高/中/低）：高風(fēng)險：資質(zhì)臨近過期（不足3個月）、存在重大訴訟記錄、財務(wù)狀況惡化（如資產(chǎn)負債率高于80%）；中風(fēng)險：資質(zhì)齊全但業(yè)績較少、部分專項資質(zhì)等級偏低；低風(fēng)險：資質(zhì)齊全有效、業(yè)績穩(wěn)定、財務(wù)狀況良好。審核結(jié)果需形成《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》（見模板2），由審核小組全體成員簽字確認。審核結(jié)果反饋審核通過：通知供應(yīng)商進入合同擬定環(huán)節(jié)，同步將審核表歸檔；審核不通過：書面說明原因（如“營業(yè)執(zhí)照有效期不足6個月”“行業(yè)許可證超出核準(zhǔn)范圍”），允許供應(yīng)商在15個工作日內(nèi)補充資料或整改，整改后重新審核；整改仍不通過，終止合作意向。（三）合同擬定與審批簽訂合同擬定依據(jù)法務(wù)部根據(jù)審核通過的供應(yīng)商資質(zhì)信息、合作項目需求及企業(yè)合同管理規(guī)范，擬定《供應(yīng)商合同》，核心條款需包含：合作范圍：明確產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付標(biāo)準(zhǔn)；質(zhì)量要求：符合國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及雙方約定的技術(shù)參數(shù)（需引用供應(yīng)商提供的資質(zhì)認證中的標(biāo)準(zhǔn)）；合同期限：與資質(zhì)有效期掛鉤（如行業(yè)許可證有效期不足1年，合同期限不超過資質(zhì)有效期）；違約責(zé)任：明確供應(yīng)商提供虛假資質(zhì)、未按約定履約的違約責(zé)任（如支付違約金、解除合同）；保密條款：涉及供應(yīng)商商業(yè)秘密及企業(yè)內(nèi)部信息的保密義務(wù)。合同審批流程合同擬定完成后，按以下層級審批（可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：采購部負責(zé)人：審核合作條款與采購需求一致性；法務(wù)部負責(zé)人：審核合同合規(guī)性、法律風(fēng)險（如違約條款、爭議解決方式）；分管副總/總經(jīng)理：審批合同金額、合作期限等重大條款；特殊項目（如金額超過萬元、涉及核心業(yè)務(wù)）需提交總經(jīng)理辦公會審議。審批過程中若需修改，由法務(wù)部根據(jù)意見修訂，修訂后重新提交審批，直至全部環(huán)節(jié)通過。合同簽訂與分發(fā)審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽字（供應(yīng)商需提供法定代表人授權(quán)委托書），并加蓋企業(yè)公章及合同專用章；合同一式X份（如采購部、財務(wù)部、法務(wù)部、供應(yīng)商各1份），明確分發(fā)范圍及保管責(zé)任人，簽訂后3個工作日內(nèi)完成歸檔。（四）供應(yīng)商信息動態(tài)管理與歸檔資質(zhì)有效期監(jiān)控供應(yīng)商管理員建立《供應(yīng)商資質(zhì)臺賬》（見模板3），實時記錄各類資質(zhì)的到期日，提前3個月向供應(yīng)商發(fā)送《資質(zhì)續(xù)期提醒函》，督促其提交更新后的資質(zhì)文件；若資質(zhì)到期未續(xù)期，暫停合作項目直至資質(zhì)更新完成，并記錄在《供應(yīng)商履約評價表》中。合同履約跟蹤采購專員按合同約定跟蹤供應(yīng)商交付進度、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等情況，每月記錄《合同履約跟蹤表》（見模板4），對履約異常（如延遲交付、質(zhì)量不達標(biāo)）及時啟動違約處理流程。信息歸檔與更新供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件、審核表、合同、履約記錄等資料，統(tǒng)一歸檔至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)（或指定文件夾），按“供應(yīng)商名稱+年度+合同編號”規(guī)則命名電子文件，紙質(zhì)文件裝訂成冊存放；供應(yīng)商若發(fā)生名稱變更、地址遷移、法定代表人變更等重大事項，需在變更后15個工作日內(nèi)提交變更證明文件，更新登記信息及檔案。三、配套模板清單模板1：供應(yīng)商信息登記表基本信息內(nèi)容供應(yīng)商名稱（需與營業(yè)執(zhí)照一致）統(tǒng)一社會信用代碼注冊地址經(jīng)營地址法定代表人姓名：*職務(wù)：*聯(lián)系方式：（僅用于業(yè)務(wù)溝通，不公開）授權(quán)代表姓名：*職務(wù)：*聯(lián)系方式：*授權(quán)委托書編號：*注冊資本萬元經(jīng)營期限自年月日至年月日主營業(yè)務(wù)（需列明具體產(chǎn)品/服務(wù)，與營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍一致）開戶銀行銀行賬號資質(zhì)文件清單（以下文件需加蓋公章，復(fù)印件附后）文件名稱證件編號有效期至發(fā)證機關(guān)營業(yè)執(zhí)照年月日市場監(jiān)督管理局行業(yè)經(jīng)營許可證年月日行業(yè)主管部門ISO9001質(zhì)量管理體系認證年月日認證機構(gòu)近三年業(yè)績合同（至少3份）合同編號：*簽訂日期：*合作方：*金額：*萬元供應(yīng)商承諾本人/本單位承諾：所提供的所有資料真實、合法、有效，無虛假記載、誤導(dǎo)性陳述；若提供虛假資料，愿意承擔(dān)由此產(chǎn)生的一切法律責(zé)任。供應(yīng)商（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：年月*日模板2：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商信息名稱：*統(tǒng)一社會信用代碼：*登記日期：年月*日審核項目審核內(nèi)容基礎(chǔ)合規(guī)性營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)統(tǒng)一社會信用代碼與營業(yè)執(zhí)照一致無經(jīng)營異常、嚴(yán)重違法失信記錄（查詢?nèi)掌冢耗暝?日）注冊資本符合項目要求（≥萬元）專項資質(zhì)行業(yè)經(jīng)營許可證在有效期內(nèi)，核準(zhǔn)范圍與業(yè)務(wù)一致認證證書（如ISO）在有效期內(nèi)，可查證財務(wù)與業(yè)績近三年財務(wù)報表顯示無資不抵債（資產(chǎn)負債率≤80%）提供的業(yè)績合同真實有效（可抽查）風(fēng)險等級評價□高風(fēng)險□中風(fēng)險□低風(fēng)險（請勾選）審核結(jié)論□審核通過，進入合同擬定環(huán)節(jié)□審核不通過，需補充資料：*□審核不通過，終止合作審核人員簽字采購部：*日期：年月日法務(wù)部：日期：年月日業(yè)務(wù)部門：日期：年月*日模板3：供應(yīng)商資質(zhì)臺賬供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼資質(zhì)名稱證件編號有效期至提醒日期（到期前3個月）續(xù)期狀態(tài)更新日期負責(zé)人*公司*營業(yè)執(zhí)照*年月*日年月*日已更新年月*日**公司*行業(yè)經(jīng)營許可證*年月*日年月*日待續(xù)期-*模板4：合同履約跟蹤表合同編號供應(yīng)商名稱合同名稱履約階段計劃完成日期實際完成日期履約情況描述（質(zhì)量、交付、服務(wù)等）異常情況處理措施負責(zé)人-*公司*采購合同首批交付年月*日年月*日產(chǎn)品質(zhì)量合格，交付延遲2天延遲交付協(xié)商違約金*元*四、使用關(guān)鍵提示資質(zhì)審核“三查”原則查原件：對供應(yīng)商提交的關(guān)鍵資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、許可證），需核對原件與復(fù)印件一致性，防止偽造；查官網(wǎng)：通過官網(wǎng)（如國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)）、認證機構(gòu)官網(wǎng)核實資質(zhì)有效性，避免虛假證書；查關(guān)聯(lián)：核查供應(yīng)商實際經(jīng)營地址、生產(chǎn)場所與登記地址是否一致，防止“皮包公司”合作。合同條款“避坑”要點資質(zhì)掛鉤條款：明確“若供應(yīng)商資質(zhì)到期未續(xù)期或被吊銷，企業(yè)有權(quán)單方面解除合同且不承擔(dān)違約責(zé)任”；違約責(zé)任量化：對延遲交付、質(zhì)量不合格等違約行為，明確具體賠償標(biāo)準(zhǔn)（如“延遲交付按合同總額0.05%/天支付違約金”）；爭議解決方式：優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院訴訟，避免異地維權(quán)成本。動態(tài)管理“閉環(huán)”要求資質(zhì)到期前1個月啟動續(xù)期流程，保證無資質(zhì)“空窗期”；合同履約異常需在24小時內(nèi)上報部門負責(zé)人，3個工作日內(nèi)制定處理方案；每年度對供應(yīng)商進行綜合評價（資質(zhì)、履約、服務(wù)、合作