人力資源管理日常操作指南模板一、適用范圍與應用場景本指南適用于企業(yè)人力資源部門日常工作中高頻開展的標準化操作，涵蓋員工從入職到離職的全流程管理環(huán)節(jié)，具體場景包括：新員工入職辦理、員工信息變更維護、員工離職手續(xù)交接、考勤異常處理、勞動合同簽訂與續(xù)訂等。通過標準化流程設計，保證操作規(guī)范、高效，減少人為誤差，保障員工與企業(yè)的合法權(quán)益。二、常見操作步驟詳解（一）新員工入職辦理流程前置準備用人部門提前向HR提交《人員需求申請表》，明確崗位、職責、任職要求及到崗時間。HR確認入職人員信息后，通知其準備入職材料（證件號碼復印件、學歷學位證明、離職證明、體檢報告、一寸照片等），并通過郵件/短信發(fā)送《入職須知》（含報到時間、地點、所需材料清單）。資料收集與審核入職當日，HR核驗員工提交材料的原件與復印件，重點檢查：證件號碼有效期與真實性；學歷學位證書是否與求職信息一致；離職證明（應屆生提供就業(yè)推薦表）是否齊全；體檢報告是否符合崗位健康要求（如餐飲崗需健康證）。審核通過后，在《員工資料審核表》簽字確認；材料不齊的，需明確補充時限（原則上不超過3個工作日）。合同簽訂與備案HR根據(jù)崗位性質(zhì)，準備勞動合同文本（一式兩份），明確合同期限、薪資結(jié)構(gòu)、工作內(nèi)容、休息休假等條款。向員工說明合同核心內(nèi)容，確認無異議后雙方簽字蓋章，員工留存一份，HR部門備案一份。對于涉密崗位，同步簽訂《保密協(xié)議》及《競業(yè)限制協(xié)議》（如適用）。入職引導與系統(tǒng)錄入HR引導員工辦理工牌、門禁卡、企業(yè)郵箱等，介紹公司組織架構(gòu)、規(guī)章制度、辦公區(qū)域及安全規(guī)范。在人力資源管理系統(tǒng)（HRMS）中錄入員工基本信息（姓名、證件號碼號、部門、崗位、入職日期等），開通考勤、薪資、社保等系統(tǒng)權(quán)限。將員工信息同步至行政部門（安排工位、辦公設備）、財務部門（薪資核算）及用人部門（對接工作交接）。資料歸檔將員工入職材料（復印件、合同、審核表等）按人名分類歸檔，建立電子檔案（掃描存檔）及紙質(zhì)檔案，保存期限不少于勞動合同期滿后3年。（二）員工信息變更操作流程變更事由觸發(fā)員工發(fā)生以下信息變更時，需提交申請：聯(lián)系方式（手機號、郵箱）、住址、銀行卡號、緊急聯(lián)系人、學歷學位、婚姻狀況、戶籍地址等。變更原因包括：個人信息更新（如換手機號）、組織調(diào)整（如部門調(diào)動導致信息變更）、證件到期（如證件號碼換領）等。提交變更申請員工填寫《員工信息變更申請表》，注明變更項、原信息、新信息及變更原因，并附相關證明材料（如新證件號碼復印件、學歷證書更新頁等）。部門負責人審核簽字，確認變更事由真實、必要。信息審核與更新HR核對申請表與證明材料，保證新信息準確無誤：聯(lián)系方式變更：需驗證新號碼/郵箱是否可正常聯(lián)系；銀行卡變更：核對開戶行、卡號是否完整（避免薪資發(fā)放錯誤）；學歷學位變更：查驗證書原件或?qū)W信網(wǎng)認證截圖。審核通過后，在1個工作日內(nèi)更新HRMS系統(tǒng)信息，同步通知財務部門（銀行卡號變更）、行政部門（緊急聯(lián)系人更新）等相關部門。資料更新與存檔將《員工信息變更申請表》及證明材料補充至員工檔案，替換原信息頁（如涉及），保證檔案信息與系統(tǒng)一致。（三）員工離職手續(xù)辦理流程離職申請與審批員工提前30日（試用期內(nèi)提前3日）提交書面《離職申請書》，注明離職原因、預計離職日期。部門負責人審核簽字，確認工作交接安排；HR收到申請后，與員工進行離職面談，知曉離職原因（非必選，建議開展），記錄《離職面談記錄表》。工作交接與物品歸還員工與部門指定交接人共同制定《工作交接清單》，內(nèi)容包括：工作內(nèi)容（未完成項目、進度說明）；資料文件（電子文檔、紙質(zhì)文件、密鑰權(quán)限）；物品歸還（電腦、工牌、門禁卡、公司財產(chǎn)等）；對接人員（內(nèi)外部協(xié)作方聯(lián)系方式）。交接完成后，交接人、部門負責人、員工三方簽字確認，部門負責人將交接表提交HR備案。薪資結(jié)算與社保停繳HR核算員工薪資（含未發(fā)工資、加班費、年假折算等），確認無未結(jié)清款項后，提交財務部門。員工離職當日，辦理社保、公積金停繳手續(xù)（次月生效）；如需轉(zhuǎn)移，提供《社保參保繳費憑證》等材料。離職證明開具HR根據(jù)《離職申請書》及交接清單，開具《離職證明》（注明入職日期、離職日期、崗位名稱，不包含薪資、離職原因等敏感信息），加蓋公司公章后交予員工。檔案封存與系統(tǒng)注銷員工離職后，將其檔案轉(zhuǎn)為“離職人員檔案”單獨存放，保存期限不少于2年；關閉HRMS系統(tǒng)內(nèi)該員工的所有權(quán)限（考勤、薪資、系統(tǒng)賬號等），但保留基本信息備查。三、配套表格模板（一）員工入職登記表基本信息內(nèi)容教育背景內(nèi)容姓名*某某最高學歷本科性別男/女畢業(yè)院校*大學證件號碼號110*專業(yè)人力資源管理聯(lián)系方式5678畢業(yè)時間2020年6月緊急聯(lián)系人*某某（父親）工作經(jīng)歷內(nèi)容緊急聯(lián)系人電話1398765前公司名稱*有限公司入職日期2023年10月8日擔任崗位招聘專員所屬部門人力資源部在職時間2021年7月-2023年9月崗位招聘專員離職原因個人發(fā)展（二）員工信息變更申請表申請人信息內(nèi)容變更信息內(nèi)容姓名*某某變更項聯(lián)系方式所屬部門市場部原信息1379012崗位市場專員新信息1396789申請日期2023年11月15日變更原因原號碼停用，更換新號證明材料證件號碼復印件（新號碼頁）審批意見內(nèi)容部門負責人簽字*經(jīng)理HR審核已核對證件號碼復印件，信息無誤HR簽字*主管更新日期2023年11月16日（三）員工離職交接清單交接類別交接內(nèi)容數(shù)量/說明接收人簽字完成日期工作內(nèi)容《2023年Q4市場推廣計劃》電子版+紙質(zhì)版3份*同事（市場部）2023年11月20日資料文件客戶信息臺賬（2021-2023）U盤1個（密碼：*）*經(jīng)理2023年11月18日公司物品公司筆記本電腦（聯(lián)想ThinkPad）1臺（序列號：*）行政部*同事2023年11月20日工牌、門禁卡各1個行政部*同事2023年11月20日系統(tǒng)權(quán)限企業(yè)郵箱、OA系統(tǒng)賬號已關閉HR*主管2023年11月21日其他事項未結(jié)清報銷款（3筆）金額合計：1500元財務部*會計2023年11月25日四、操作要點與風險提示（一）核心操作要點資料完整性：員工入職、信息變更、離職等環(huán)節(jié)，需保證所有證明材料齊全（如證件號碼、離職證明、變更證明等），避免因材料缺失導致流程延誤。信息準確性：HRMS系統(tǒng)錄入信息需與紙質(zhì)材料一致，尤其證件號碼號、銀行卡號等關鍵信息，需雙人核對（建議由HR專員與部門負責人共同確認）。流程合規(guī)性：勞動合同簽訂需符合《勞動合同法》規(guī)定（如試用期時長、薪資標準），離職手續(xù)需提前通知并完成交接，避免勞動糾紛。溝通及時性：涉及跨部門協(xié)作（如財務薪資核算、行政物品歸還），需明確各環(huán)節(jié)時限，并通過郵件/系統(tǒng)留痕，保證信息同步。（二）常見風險與預防措施信息泄露風險：員工個人信息（證件號碼號、聯(lián)系方式等）需加密存儲，僅HR相關人員可查詢，嚴禁外泄；離職后及時關閉系統(tǒng)權(quán)限，避免信息被濫用。流程遺漏風險：使用標準化表格（如交接清單、變更申請表）逐項核對，關鍵步驟（如合同簽訂、社保停繳）設置復核機制，避免遺漏。合規(guī)風險：定期組織HR團隊學習最新勞動法規(guī)（如社保基數(shù)調(diào)整、年假計算規(guī)則），保證操作流程符合政策要求；重要