2025年酒店企業(yè)采購(gòu)管理制度一、總則（一）為規(guī)范酒店采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)物資質(zhì)量符合酒店運(yùn)營(yíng)要求，特制定本制度。（二）本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》、《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)——采購(gòu)業(yè)務(wù)》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)最佳實(shí)踐制定，適用于酒店所有物資及服務(wù)的采購(gòu)活動(dòng)。（三）本制度所稱采購(gòu)，是指為滿足酒店日常經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備維護(hù)等需要，以購(gòu)買、租賃、委托等方式獲取貨物、工程和服務(wù)的行為。采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正原則，堅(jiān)持質(zhì)量?jī)?yōu)先、價(jià)格合理、程序規(guī)范。（四）酒店設(shè)立采購(gòu)管理委員會(huì)，負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)事項(xiàng)、監(jiān)督采購(gòu)流程、裁決采購(gòu)爭(zhēng)議。日常采購(gòu)管理工作由采購(gòu)部牽頭，各使用部門、財(cái)務(wù)部、倉(cāng)儲(chǔ)部等協(xié)同配合。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)管理委員會(huì)由酒店總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。其主要職責(zé)包括：審批年度采購(gòu)預(yù)算與計(jì)劃；審定重大采購(gòu)項(xiàng)目（單次采購(gòu)金額超過(guò)人民幣10萬(wàn)元或?qū)儆陉P(guān)鍵物資）的采購(gòu)方式與供應(yīng)商；監(jiān)督采購(gòu)制度的執(zhí)行情況；處理重大采購(gòu)違規(guī)事件。（二）采購(gòu)部是采購(gòu)工作的歸口管理部門，具體職責(zé)包括：組織編制年度采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算；收集各部門采購(gòu)需求；組織市場(chǎng)調(diào)研與供應(yīng)商尋源；執(zhí)行采購(gòu)實(shí)施，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂合同等；建立并維護(hù)合格供應(yīng)商名錄；管理采購(gòu)合同與檔案。（三）使用部門（如餐飲部、客房部、工程部等）負(fù)責(zé)提出具體采購(gòu)需求，明確物資或服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求及使用時(shí)間；參與供應(yīng)商樣品確認(rèn)、到貨驗(yàn)收及質(zhì)量評(píng)估。（四）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算與資金計(jì)劃，辦理采購(gòu)款項(xiàng)支付，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。（五）倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)驗(yàn)收采購(gòu)到貨的倉(cāng)儲(chǔ)物資，辦理入庫(kù)手續(xù)，并反饋庫(kù)存信息以指導(dǎo)采購(gòu)計(jì)劃。三、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算管理（一）酒店實(shí)行采購(gòu)計(jì)劃管理。各部門應(yīng)于每年11月底前向采購(gòu)部提交下一年度的采購(gòu)需求計(jì)劃，采購(gòu)部匯總、審核后，于12月20日前編制完成酒店年度采購(gòu)計(jì)劃草案，報(bào)采購(gòu)管理委員會(huì)審批。（二）采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)分類編制，包括營(yíng)運(yùn)物資（如客房用品、餐飲原料）、工程物資（如設(shè)備配件、維修材料）、資本性支出（如重大設(shè)備購(gòu)置、裝修改造）等類別。計(jì)劃內(nèi)容需明確物品名稱、規(guī)格型號(hào)、預(yù)估數(shù)量、需求時(shí)間、預(yù)算金額等。（三）采購(gòu)預(yù)算應(yīng)與采購(gòu)計(jì)劃同步編制，納入酒店年度總預(yù)算。預(yù)算編制需進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)和成本分析，確保合理性。預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，原則上不得隨意突破。確需調(diào)整的，需履行預(yù)算追加審批程序。（四）月度采購(gòu)計(jì)劃由各部門根據(jù)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，于每月25日前向采購(gòu)部提報(bào)下月需求，采購(gòu)部平衡庫(kù)存后形成月度采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后執(zhí)行。緊急采購(gòu)需求按緊急采購(gòu)流程處理。四、采購(gòu)方式與流程（一）根據(jù)采購(gòu)物資的性質(zhì)、金額及重要性，采用不同的采購(gòu)方式：1.公開(kāi)招標(biāo)：適用于單項(xiàng)合同估算價(jià)在人民幣50萬(wàn)元以上的工程建設(shè)項(xiàng)目，或酒店認(rèn)定應(yīng)當(dāng)公開(kāi)招標(biāo)的重大物資采購(gòu)。由采購(gòu)部發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的法人或其他組織投標(biāo)。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或受自然環(huán)境限制，只有少量潛在投標(biāo)人可供選擇的項(xiàng)目，或涉及商業(yè)秘密不宜公開(kāi)招標(biāo)的項(xiàng)目。應(yīng)向三家以上具備承擔(dān)能力的特定法人發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于招標(biāo)后沒(méi)有投標(biāo)人投標(biāo)或沒(méi)有合格標(biāo)的，或技術(shù)復(fù)雜無(wú)法精確制定規(guī)格的采購(gòu)項(xiàng)目。應(yīng)邀請(qǐng)三家以上供應(yīng)商進(jìn)行談判，并從中確定成交供應(yīng)商。4.詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、貨源充足且價(jià)格變化幅度小的物資，單項(xiàng)采購(gòu)金額在人民幣10萬(wàn)元以下。應(yīng)向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)比報(bào)價(jià)后擇優(yōu)選擇。5.單一來(lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的，或發(fā)生不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況無(wú)法從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的，或必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處采購(gòu)的。需提供充分理由并獲得采購(gòu)管理委員會(huì)特別批準(zhǔn)。（二）標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)流程如下：1.需求申請(qǐng)：使用部門填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交采購(gòu)部。申請(qǐng)單需詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)內(nèi)容、技術(shù)要求、需求數(shù)量、期望到貨日期及預(yù)算編號(hào)。2.需求審核：采購(gòu)部收到申請(qǐng)后，應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)審核需求的必要性、合理性及預(yù)算符合性。對(duì)不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)退回使用部門補(bǔ)充說(shuō)明。3.采購(gòu)實(shí)施：根據(jù)核準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)及確定的采購(gòu)方式，采購(gòu)部組織進(jìn)行市場(chǎng)尋源、詢價(jià)、比價(jià)、談判或招標(biāo)等采購(gòu)活動(dòng)。一般物資采購(gòu)應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成采購(gòu)實(shí)施，復(fù)雜采購(gòu)可視情況延長(zhǎng)。4.供應(yīng)商確定：采購(gòu)部根據(jù)比價(jià)或評(píng)標(biāo)結(jié)果，提出供應(yīng)商建議，填寫《采購(gòu)審批表》，連同相關(guān)比價(jià)記錄、報(bào)價(jià)單、投標(biāo)文件等，按權(quán)限報(bào)批。5.合同簽訂：采購(gòu)金額超過(guò)人民幣1萬(wàn)元的采購(gòu)項(xiàng)目，原則上應(yīng)簽訂書面采購(gòu)合同。合同由采購(gòu)部起草，經(jīng)法務(wù)審核（如有）及授權(quán)人簽署。合同內(nèi)容應(yīng)明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、履行期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。6.到貨驗(yàn)收：采購(gòu)物資到達(dá)后，由倉(cāng)儲(chǔ)部會(huì)同使用部門依據(jù)合同或訂單進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《入庫(kù)驗(yàn)收單》辦理入庫(kù)。驗(yàn)收不合格的，應(yīng)拒收或單獨(dú)存放，并由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商處理。7.付款結(jié)算：采購(gòu)部憑合規(guī)的發(fā)票、合同、《入庫(kù)驗(yàn)收單》及《采購(gòu)審批表》等全套資料，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后，按合同約定辦理支付。（三）對(duì)于低值易耗品等金額小、頻次高的采購(gòu)，可設(shè)立采購(gòu)目錄并實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)，簡(jiǎn)化審批流程，但需定期對(duì)定點(diǎn)供應(yīng)商進(jìn)行考核與重新遴選。五、供應(yīng)商管理（一）采購(gòu)部負(fù)責(zé)建立并維護(hù)酒店合格供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商準(zhǔn)入需經(jīng)過(guò)資質(zhì)審查、樣品測(cè)試（如適用）、現(xiàn)場(chǎng)考察（如必要）等程序。資質(zhì)審查應(yīng)包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行政許可、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、財(cái)務(wù)狀況、履約能力、信譽(yù)記錄等。（二）對(duì)合格供應(yīng)商實(shí)行分級(jí)動(dòng)態(tài)管理。根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等因素，每年進(jìn)行一次綜合績(jī)效評(píng)估。評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。（三）對(duì)于評(píng)估優(yōu)秀的供應(yīng)商，可在后續(xù)采購(gòu)中優(yōu)先考慮，并建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系。對(duì)于評(píng)估良好的供應(yīng)商，可繼續(xù)保持合作。對(duì)于評(píng)估合格的供應(yīng)商，應(yīng)指出其不足并要求限期改進(jìn)。對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)從合格供應(yīng)商名錄中剔除，原則上兩年內(nèi)不再合作。（四）嚴(yán)禁采購(gòu)人員與供應(yīng)商之間存在任何可能影響公正采購(gòu)的利益關(guān)系。采購(gòu)人員應(yīng)定期申報(bào)利益沖突情況。六、采購(gòu)合同管理（一）采購(gòu)合同是明確供需雙方權(quán)利義務(wù)的法律文件，必須嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。合同內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，條款清晰，不得有歧義。（二）標(biāo)準(zhǔn)合同文本由酒店法務(wù)顧問(wèn)或外聘律師協(xié)助審定。特殊合同或重大合同，必須經(jīng)過(guò)法律審查。（三）合同簽訂權(quán)限規(guī)定如下：合同金額在人民幣1萬(wàn)元以下的，由采購(gòu)部經(jīng)理簽署；金額在1萬(wàn)元以上、10萬(wàn)元以下的，由分管采購(gòu)的酒店總監(jiān)簽署；金額在10萬(wàn)元以上的，由酒店總經(jīng)理簽署。（四）合同簽訂后，正本由酒店行政部統(tǒng)一歸檔管理，采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部及使用部門可留存復(fù)印件以備執(zhí)行。合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議、變更函等重要文件，應(yīng)及時(shí)歸入合同檔案。（五）采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，督促供應(yīng)商按約交貨，協(xié)調(diào)解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題。七、采購(gòu)驗(yàn)收與庫(kù)存管理（一）所有采購(gòu)物資必須經(jīng)過(guò)驗(yàn)收方可入庫(kù)或直接投入使用。驗(yàn)收工作由倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)組織，使用部門參與技術(shù)或質(zhì)量驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以采購(gòu)合同、訂單、樣品或國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、外觀、質(zhì)量證明文件等。（三）驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、質(zhì)量不符或損壞的，驗(yàn)收人員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)記錄，并立即通知采購(gòu)部。采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨、換貨或索賠事宜。（四）采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，更新庫(kù)存臺(tái)賬。倉(cāng)儲(chǔ)部應(yīng)遵循先進(jìn)先出原則進(jìn)行物資發(fā)放，定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，保持庫(kù)存物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。（五）采購(gòu)部應(yīng)定期分析庫(kù)存結(jié)構(gòu)，對(duì)于長(zhǎng)期積壓的呆滯物資，應(yīng)分析原因并提出處理建議，報(bào)管理層審批后處理，以加速資金周轉(zhuǎn)。八、采購(gòu)監(jiān)督與問(wèn)責(zé)（一）酒店審計(jì)部或指定部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查采購(gòu)制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)價(jià)格的合理性以及供應(yīng)商管理的有效性。（二）采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)公開(kāi)透明，重要采購(gòu)信息（除商業(yè)秘密外）應(yīng)在酒店內(nèi)部適當(dāng)范圍公示，接受員工監(jiān)督。（三）對(duì)違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理：1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自采購(gòu)或超預(yù)算采購(gòu)的，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并視情況追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任。2.在采購(gòu)活動(dòng)中徇私舞弊、收受回扣或好處的，一經(jīng)查實(shí)，立即解除勞動(dòng)合同，并依法追繳非法所得；涉嫌犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理。3.因