企業(yè)合同管理制度及流程一、總則為加強(qiáng)企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。本制度適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)簽訂的各類合同。合同管理應(yīng)遵循以下原則：1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.效益性原則：合同的簽訂應(yīng)有利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，避免盲目簽約。3.風(fēng)險防范原則：在合同簽訂、履行過程中，應(yīng)充分評估風(fēng)險，采取有效措施防范風(fēng)險。4.全過程管理原則：對合同從簽訂到履行完畢的全過程進(jìn)行跟蹤管理，確保合同的順利履行。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理部門設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)企業(yè)合同的統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：制定和完善企業(yè)合同管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。審查合同的合法性、有效性和完整性，提出審查意見。建立合同臺賬，對合同進(jìn)行分類、編號、歸檔管理。監(jiān)督合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和建議。組織合同管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高合同管理水平。2.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是合同的承辦部門，負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草、簽訂和履行等工作。其主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)合同項目的市場調(diào)研和可行性分析，確定合同的基本條款和內(nèi)容。起草合同文本，確保合同條款符合業(yè)務(wù)需求和企業(yè)利益。對合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查和評估。按照合同管理部門的審查意見，對合同進(jìn)行修改和完善。負(fù)責(zé)合同的簽訂和履行，及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。定期向合同管理部門匯報合同履行情況，提供相關(guān)資料和信息。3.財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的資金管理和財務(wù)審核。其主要職責(zé)包括：參與合同的審核，對合同中的資金條款進(jìn)行審查，確保資金支付和結(jié)算符合企業(yè)財務(wù)制度的規(guī)定。按照合同約定的付款方式和時間，及時辦理資金支付手續(xù)。對合同履行過程中的資金收支情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決資金管理中存在的問題。協(xié)助業(yè)務(wù)部門和合同管理部門處理合同糾紛中的財務(wù)問題。4.法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的法律審查和法律咨詢。其主要職責(zé)包括：對合同的合法性、有效性進(jìn)行審查，提供法律意見和建議。參與合同的談判和起草，協(xié)助業(yè)務(wù)部門完善合同條款，防范法律風(fēng)險。處理合同糾紛中的法律事務(wù)，代理企業(yè)參加訴訟、仲裁等活動。開展法律培訓(xùn)和宣傳工作，提高企業(yè)員工的法律意識和合同管理水平。三、合同簽訂流程1.合同項目立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展需要和市場情況，提出合同項目立項申請。立項申請應(yīng)包括項目名稱、項目背景、項目目標(biāo)、項目預(yù)算、合同相對方初步情況等內(nèi)容。立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同相對方調(diào)查業(yè)務(wù)部門在確定合同相對方后，應(yīng)對其主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查和評估。調(diào)查內(nèi)容包括：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等相關(guān)證照的真實(shí)性和有效性。近三年的財務(wù)狀況，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。市場信譽(yù)和口碑，是否存在重大違約記錄和法律糾紛。類似項目的業(yè)績和經(jīng)驗(yàn)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集相關(guān)資料和信息，形成合同相對方調(diào)查報告，報合同管理部門和法務(wù)部門審核。3.合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同項目的具體情況和調(diào)查結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括以下主要條款：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。合同標(biāo)的的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。合同價款或報酬的金額、支付方式、支付時間等。合同履行的期限、地點(diǎn)和方式。違約責(zé)任和爭議解決方式。其他需要約定的條款，如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)條款等。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言和格式，條款內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，避免出現(xiàn)歧義。4.合同審核合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從以下幾個方面進(jìn)行審核：合同的合法性，是否符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。合同的有效性，合同主體是否具有相應(yīng)的民事行為能力和簽約資格。合同的完整性，合同條款是否齊全，內(nèi)容是否明確、具體。合同的可行性，合同約定的事項是否具有可操作性，是否符合企業(yè)的實(shí)際情況。合同管理部門審核通過后，將合同文本及審核意見提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同進(jìn)行審查，提出法律意見和建議。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同管理部門和法務(wù)部門的審核意見，對合同進(jìn)行修改和完善。5.合同審批合同修改完善后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的重要程度和金額大小，決定是否提交企業(yè)總經(jīng)理或董事會審批。審批通過后，合同方可簽訂。6.合同簽訂合同簽訂應(yīng)由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)的代理人進(jìn)行。授權(quán)代理人應(yīng)持有法定代表人簽署的授權(quán)委托書，在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同。合同簽訂時，應(yīng)確保合同雙方的簽字、蓋章真實(shí)有效。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同正本一份交合同管理部門存檔，副本分別交財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時了解合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。合同履行跟蹤的內(nèi)容包括：合同相對方是否按照合同約定的時間、地點(diǎn)、方式履行義務(wù)。合同標(biāo)的的交付情況，包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合合同要求。合同價款或報酬的支付情況，是否按照合同約定的金額、時間和方式支付。合同履行過程中是否出現(xiàn)不可抗力、情勢變更等情況，對合同履行產(chǎn)生影響。業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門匯報合同履行情況，提供相關(guān)資料和信息。合同管理部門應(yīng)建立合同履行臺賬，對合同履行情況進(jìn)行動態(tài)管理。2.合同變更和解除在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對合同進(jìn)行變更或解除的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方進(jìn)行協(xié)商，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時間等事項，并按照合同簽訂的流程進(jìn)行審批和簽訂。合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通知合同管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，并對合同履行臺賬進(jìn)行更新。3.合同糾紛處理如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方進(jìn)行溝通和協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，應(yīng)及時向合同管理部門和法務(wù)部門報告，由法務(wù)部門制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、金額大小、影響程度等因素，選擇合適的解決方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等。在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門的工作，提供相關(guān)資料和證據(jù)。五、合同歸檔管理1.合同歸檔范圍企業(yè)簽訂的各類合同，包括主合同、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔管理。合同歸檔的資料還包括合同相對方的調(diào)查資料、合同審核意見、合同審批文件、合同履行記錄等。2.合同歸檔要求合同管理部門應(yīng)建立專門的合同檔案室，配備必要的檔案存儲設(shè)備和設(shè)施，確保合同檔案的安全和完整。合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進(jìn)行分類、編號，建立索引目錄，便于查詢和檢索。合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.合同檔案查閱和借閱企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱或借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱合同檔案時，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、泄露合同檔案內(nèi)容。查閱或借閱完畢后，應(yīng)及時歸還合同檔案。六、合同監(jiān)督與考核1.合同監(jiān)督企業(yè)應(yīng)建立合同監(jiān)督機(jī)制，對合同管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。合同監(jiān)督的內(nèi)容包括：合同管理制度和流程的執(zhí)行情況。合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合法性、合規(guī)性。合同檔案的管理情況。合同糾紛的處理情況。合同管理部門應(yīng)定期向企業(yè)管理層匯報合同監(jiān)督情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見和建議。2.合同考核企業(yè)應(yīng)建立合同管理考核制度，對各業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核。合同考核的指標(biāo)包括：合同簽訂的及時性和準(zhǔn)確性。合同履行的質(zhì)量和效率。合同糾紛的發(fā)生率和處理結(jié)果。合同檔案的管理情況。合同考核結(jié)果應(yīng)與部門和個人的績效考核掛鉤，對合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對合同管理工作存在問題的部門和個人進(jìn)行批評和處罰。七、附則本制度自發(fā)布之日起施行，由合同管理部門負(fù)責(zé)解釋。企業(yè)所