采購審批流程規(guī)范化管理模板一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景常規(guī)采購：年度預(yù)算內(nèi)的常規(guī)物資采購（如辦公耗材、低值易耗品）；資產(chǎn)采購：固定資產(chǎn)（如電腦、machinery）、無形資產(chǎn)（如軟件著作權(quán)）的購置；服務(wù)采購：外包服務(wù)（如保潔、咨詢、IT運(yùn)維）、工程項(xiàng)目服務(wù)等；緊急采購：突發(fā)情況下的應(yīng)急物資采購（需啟動(dòng)特殊審批流程）。通過模板化操作，可統(tǒng)一采購標(biāo)準(zhǔn)、縮短審批周期、保證采購合規(guī)性，同時(shí)為采購追溯與審計(jì)提供依據(jù)。二、采購審批全流程操作指南采購審批流程需嚴(yán)格遵循“需求導(dǎo)向、預(yù)算管控、分級(jí)審批、全程留痕”原則，具體分為以下6個(gè)步驟：步驟1：采購需求發(fā)起與申請(qǐng)責(zé)任主體：采購需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請(qǐng)單》（見表1），詳細(xì)注明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途說明、期望交付時(shí)間及供應(yīng)商（若有初步意向）；附件材料需一并，包括：需求部門負(fù)責(zé)人簽字的《采購需求說明》、比價(jià)記錄（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，單筆金額≥5000元時(shí)必附）、技術(shù)參數(shù)要求（如設(shè)備采購需提供規(guī)格說明書）、歷史采購價(jià)格參考（如有）；通過企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)或指定審批平臺(tái)提交申請(qǐng)，選擇對(duì)應(yīng)審批流程節(jié)點(diǎn)（如“部門負(fù)責(zé)人→采購部→財(cái)務(wù)部→分管領(lǐng)導(dǎo)”）。輸出物：《采購申請(qǐng)單》+附件材料（電子/紙質(zhì)）步驟2：部門負(fù)責(zé)人初審責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如行政經(jīng)理、生產(chǎn)主管）操作內(nèi)容：審核采購需求的必要性：是否符合部門年度工作計(jì)劃？是否為重復(fù)采購或可替代方案？是否存在過度需求？審核預(yù)算匹配度：申請(qǐng)金額是否在部門預(yù)算額度內(nèi)？超預(yù)算部分是否說明理由并附調(diào)整申請(qǐng)？審核附件完整性：比價(jià)記錄、技術(shù)參數(shù)等材料是否齊全、合規(guī)？審批通過后，在OA系統(tǒng)中簽署意見并流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點(diǎn)；駁回需注明原因，退回需求部門重新申請(qǐng)。注意事項(xiàng)：初審需在1個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急采購可同步啟動(dòng)審批流程，事后補(bǔ)簽說明。步驟3：采購部專業(yè)審核責(zé)任主體：采購部經(jīng)理/專員操作內(nèi)容：需求合規(guī)性審核：采購物品是否符合企業(yè)《采購目錄》？是否屬于集中采購范圍（如大宗物資、戰(zhàn)略供應(yīng)商采購）？市場(chǎng)調(diào)研與比價(jià)：若需求部門未提供比價(jià)記錄，采購部需在2個(gè)工作日內(nèi)完成市場(chǎng)調(diào)研，獲取至少3家合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)（優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商）；對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、交期、售后服務(wù)等，形成《采購比價(jià)分析報(bào)告》（單筆金額≥10000元時(shí)必附）；供應(yīng)商資質(zhì)審核：查驗(yàn)供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）、信用記錄（通過“信用中國”等官方平臺(tái)查詢），保證供應(yīng)商具備履約能力；審批意見：符合要求則流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部；存在風(fēng)險(xiǎn)（如價(jià)格虛高、資質(zhì)不全）則退回需求部門或要求補(bǔ)充材料。輸出物：《采購比價(jià)分析報(bào)告》（若有）+供應(yīng)商資質(zhì)審核表步驟4：財(cái)務(wù)部預(yù)算與資金審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部經(jīng)理/成本會(huì)計(jì)操作內(nèi)容：預(yù)算審核：核對(duì)采購申請(qǐng)金額是否納入年度/季度預(yù)算？預(yù)算指標(biāo)是否充足？若超預(yù)算，需核查《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》是否獲批；資金計(jì)劃審核：結(jié)合企業(yè)資金狀況，評(píng)估采購時(shí)間是否匹配資金支付計(jì)劃（如大額采購需避開資金緊張期）；付款方式審核：根據(jù)合同約定審核付款條件（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金條款），是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；審批意見：預(yù)算與資金合規(guī)則流轉(zhuǎn)至下一審批層級(jí)；駁回需說明預(yù)算超支或資金風(fēng)險(xiǎn)原因。注意事項(xiàng)：財(cái)務(wù)審核需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成，大額采購（≥50000元）需提交財(cái)務(wù)總監(jiān)復(fù)核。步驟5：分級(jí)審批決策責(zé)任主體：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/決策委員會(huì)操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額與重要性，實(shí)行分級(jí)審批（具體標(biāo)準(zhǔn)需結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定，參考如下）：采購金額（元）審批人＜5000需求部門負(fù)責(zé)人+采購部經(jīng)理5000-20000分管副總經(jīng)理20000-100000總經(jīng)理＞100000總經(jīng)理+決策委員會(huì)/董事會(huì)審批要點(diǎn)：審核采購事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配度（如是否支持核心業(yè)務(wù)發(fā)展）；權(quán)衡性價(jià)比與風(fēng)險(xiǎn)（如單一供應(yīng)商依賴、技術(shù)更新迭代風(fēng)險(xiǎn)）；大額采購需審閱《采購比價(jià)分析報(bào)告》《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》等材料，必要時(shí)組織專項(xiàng)會(huì)議審議。輸出物：分級(jí)審批意見表（紙質(zhì)/電子簽批）步驟6：采購執(zhí)行與歸檔責(zé)任主體：采購部+需求部門+財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：合同簽訂：審批通過后，采購部根據(jù)最終確定的供應(yīng)商擬定采購合同，經(jīng)法務(wù)部（若有）審核無誤后，雙方簽字蓋章；訂單下達(dá)：采購部向供應(yīng)商發(fā)出《采購訂單》，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任；履約跟蹤：需求部門協(xié)助采購部跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按時(shí)交付；驗(yàn)收與入庫：貨物送達(dá)后，需求部門聯(lián)合采購部、質(zhì)檢部（若有）按合同約定驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》（表2），注明數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求；驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)（固定資產(chǎn)需登記《資產(chǎn)臺(tái)賬》）；付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部根據(jù)《采購合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》辦理付款，通過銀行轉(zhuǎn)賬或承兌匯票支付，禁止現(xiàn)金交易（小額零星采購除外）；資料歸檔：采購部將《采購申請(qǐng)單》《比價(jià)報(bào)告》《合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料整理成冊(cè)，電子檔存入企業(yè)檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)檔保存不少于3年（重要合同保存10年以上）。三、標(biāo)準(zhǔn)化采購審批表單模板表1：采購申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào)：__________申請(qǐng)日期：____年__月__日基本信息申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系電話采購類別□辦公用品□生產(chǎn)設(shè)備□原材料□服務(wù)外包□其他________預(yù)算科目預(yù)算金額（元）大寫：______________________小寫：__________采購需求詳情物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）用途說明（請(qǐng)?jiān)敿?xì)描述采購原因及使用場(chǎng)景）期望交付時(shí)間____年__月__日前初選供應(yīng)商（若有）名稱：__________聯(lián)系人：__________電話：__________附件清單□比價(jià)記錄□技術(shù)參數(shù)□需求說明書□其他________需求部門負(fù)責(zé)人簽字______________日期：__________備注：超預(yù)算采購需附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》；緊急采購需在“備注”欄注明“緊急”并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。表2：采購驗(yàn)收單驗(yàn)收編號(hào)：__________驗(yàn)收日期：____年__月__日基本信息采購申請(qǐng)編號(hào)供應(yīng)商名稱合同編號(hào)驗(yàn)收部門□需求部門□采購部□質(zhì)檢部□聯(lián)合驗(yàn)收驗(yàn)收內(nèi)容物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量應(yīng)收：__________實(shí)收：__________質(zhì)量情況□合格□不合格（請(qǐng)注明問題：______________________）服務(wù)類驗(yàn)收□符合合同要求□未達(dá)標(biāo)（請(qǐng)注明問題：______________________）驗(yàn)收意見驗(yàn)收小組簽字需求部門：__________采購部：__________質(zhì)檢部（若有）：__________處理結(jié)果□通過入庫□退換貨（供應(yīng)商需在______日內(nèi)完成）□折價(jià)接收備注：驗(yàn)收不合格需附《質(zhì)量問題反饋單》，由采購部跟進(jìn)供應(yīng)商整改。四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示1.填寫規(guī)范要求信息完整性：《采購申請(qǐng)單》中“名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算”等核心字段不得遺漏，預(yù)估誤差需≤10%；附件真實(shí)性：比價(jià)記錄需加蓋供應(yīng)商公章，嚴(yán)禁偽造或篡改；技術(shù)參數(shù)需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，避免“模糊描述”（如“高端配置”“優(yōu)質(zhì)材料”等）；編號(hào)唯一性：采購申請(qǐng)編號(hào)需按“年份+部門簡稱+流水號(hào)”規(guī)則編制（如“2024-XYB-001”），保證可追溯。2.審批時(shí)效管理常規(guī)采購：各環(huán)節(jié)審批時(shí)限不超過2個(gè)工作日，全流程總時(shí)長≤5個(gè)工作日；緊急采購：啟動(dòng)“綠色通道”，需求部門可直接聯(lián)系分管領(lǐng)導(dǎo)同步審批，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全流程；超期處理：若某環(huán)節(jié)審批人因故未在時(shí)限內(nèi)處理，需求部門可發(fā)起“催辦提醒”，超時(shí)3個(gè)工作日未響應(yīng)的，需向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)備。3.預(yù)算與資金控制嚴(yán)禁無預(yù)算采購：確需新增采購的，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部與總經(jīng)理辦公會(huì)審批后方可執(zhí)行；大額資金支付：單筆付款≥100000元時(shí)，需提供“銀行保函”或“第三方擔(dān)?！?，降低資金風(fēng)險(xiǎn)；供應(yīng)商對(duì)賬：財(cái)務(wù)部每月與供應(yīng)商核對(duì)往來賬款，避免重復(fù)付款或超付。4.供應(yīng)商管理準(zhǔn)入門檻：新供應(yīng)商需通過“資質(zhì)審核+樣品測(cè)試+現(xiàn)場(chǎng)考察”三重評(píng)估，納入《合格供應(yīng)商名錄》后方可合作；動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)：每季度對(duì)供應(yīng)商交準(zhǔn)時(shí)率、合格率、服務(wù)響應(yīng)速度進(jìn)行評(píng)分，評(píng)分低于70分的暫停合作；廉潔協(xié)議：與年采購金額≥50000元的供應(yīng)商簽訂《廉潔采購協(xié)議》，