合同簽訂與管理標(biāo)準(zhǔn)流程及在線審核工具模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)公司）、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期管理，尤其適合法務(wù)部門、采購(gòu)部門、銷售部門、行政部門等涉及合同起草、審核、簽署、履約跟蹤的核心場(chǎng)景。典型應(yīng)用包括但不限于：采購(gòu)類合同：原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、渠道合作等；合作類合同：項(xiàng)目合作、聯(lián)合研發(fā)、品牌授權(quán)等；勞動(dòng)類合同：勞動(dòng)合同、勞務(wù)派遣協(xié)議等（需結(jié)合勞動(dòng)法專項(xiàng)調(diào)整）；其他類型合同：租賃合同、保密協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)協(xié)議等。二、合同簽訂與管理標(biāo)準(zhǔn)操作流程（一）第一階段：合同發(fā)起與需求確認(rèn)操作目標(biāo)：明確合同需求，保證合同簽訂必要性與基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確。責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、合同發(fā)起人步驟說明：需求提報(bào)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（見模板一），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、核心需求（如數(shù)量、質(zhì)量、交付時(shí)間、預(yù)算金額等）、立項(xiàng)依據(jù)（如項(xiàng)目批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等）。部門初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)符合公司業(yè)務(wù)規(guī)劃及預(yù)算要求后，提交至法務(wù)部門或合同管理專員?；A(chǔ)信息核對(duì)：合同管理專員核對(duì)合作方主體資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等基礎(chǔ)資料是否齊全），保證合作方具備履約能力。（二）第二階段：合同起草與內(nèi)容初擬操作目標(biāo)：根據(jù)需求規(guī)范起草合同文本，保證核心要素完整、表述清晰。責(zé)任人：合同起草人（業(yè)務(wù)專員或法務(wù)專員）、業(yè)務(wù)部門對(duì)接人步驟說明：模板選擇：優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫(kù)（如采購(gòu)合同模板、銷售合同模板），若無(wú)對(duì)應(yīng)模板，可參考行業(yè)通用模板或自行起草。內(nèi)容填充：根據(jù)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》及合作方協(xié)商結(jié)果，填寫合同核心條款，包括：合同主體（雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表）；合同標(biāo)的（名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量等）；權(quán)利義務(wù)（雙方主要職責(zé)、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程等）；商業(yè)條款（金額、計(jì)價(jià)方式、支付方式、發(fā)票信息等）；履約條款（履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等）；其他特殊約定（如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同變更解除條件等）。內(nèi)部校對(duì)：起草人完成初稿后，與業(yè)務(wù)部門對(duì)接人共同核對(duì)條款與需求的一致性，保證無(wú)遺漏或歧義。（三）第三階段：合同內(nèi)部審核（多節(jié)點(diǎn)協(xié)同）操作目標(biāo)：通過專業(yè)審核規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)、商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，保證合同合規(guī)性。責(zé)任人：法務(wù)審核人、業(yè)務(wù)審核人、財(cái)務(wù)審核人、風(fēng)控審核人（根據(jù)合同類型選擇）審核流程及要點(diǎn)：業(yè)務(wù)部門審核：審核重點(diǎn)：商業(yè)條款合理性（如價(jià)格、交付周期是否符合市場(chǎng)行情）、需求匹配度（是否滿足立項(xiàng)初衷）、履約可行性（公司資源是否支持）。輸出結(jié)果：簽署《合同審批流程表》（見模板二）中“業(yè)務(wù)部門審核意見”，通過則流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)，不通過則退回起草人*修改。法務(wù)部門審核：審核重點(diǎn)：主體資格合法性（合作方是否為適格主體）、條款合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任明確性、爭(zhēng)議解決方式有效性（如約定管轄法院是否明確）。輸出結(jié)果：簽署《合同審批流程表》中“法務(wù)審核意見”，重大法律風(fēng)險(xiǎn)需標(biāo)注并給出修改建議。財(cái)務(wù)部門審核：審核重點(diǎn)：金額準(zhǔn)確性、支付方式與公司財(cái)務(wù)政策一致性（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點(diǎn)）、發(fā)票類型及稅務(wù)處理合規(guī)性、成本預(yù)算控制。輸出結(jié)果：簽署《合同審批流程表》中“財(cái)務(wù)審核意見”。風(fēng)控部門審核（如需）：審核重點(diǎn)：合同履約風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別（如合作方信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)）、擔(dān)保措施有效性（如抵押、質(zhì)押是否辦理登記）、保險(xiǎn)覆蓋范圍等。（四）第四階段：合同審批與簽署操作目標(biāo)：完成合同最終審批，保證簽署流程規(guī)范、法律效力有效。責(zé)任人：審批人（根據(jù)合同金額及重要性確定，如部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理）、授權(quán)簽署人步驟說明：最終審批：根據(jù)公司《合同管理辦法》審批權(quán)限表，由對(duì)應(yīng)審批人*在《合同審批流程表》中簽署審批意見。涉及重大合同（如金額超*萬(wàn)元、戰(zhàn)略合作類合同），需提交至總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)集體審議。用印申請(qǐng)：審批通過后，由合同管理專員填寫《合同用印申請(qǐng)表》，附已審核通過的合同文本及《合同審批流程表》，提交至行政部門/印章管理專員。在線簽署：優(yōu)先采用電子簽署方式（如通過第三方電子簽章平臺(tái)，保證符合《電子簽名法》要求），雙方完成身份認(rèn)證后在線簽署合同；若需紙質(zhì)簽署，打印合同文本（保證與電子版一致），由授權(quán)簽署人*（法定代表人或其授權(quán)代表）簽字并加蓋公司公章/合同專用章，合作方同步完成簽署后回收原件。（五）第五階段：合同履行與跟蹤管理操作目標(biāo)：監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時(shí)處理履約異常，保證合同目的實(shí)現(xiàn)。責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、履約跟蹤人（業(yè)務(wù)專員）、法務(wù)支持人*步驟說明：履約計(jì)劃制定：合同生效后，業(yè)務(wù)部門制定《合同履約跟蹤表》（見模板三），明確關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款節(jié)點(diǎn)）、責(zé)任分工及預(yù)警機(jī)制。進(jìn)度監(jiān)控：履約跟蹤人*按節(jié)點(diǎn)跟蹤履行情況，記錄實(shí)際進(jìn)展（如交付憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等），與計(jì)劃對(duì)比分析偏差。異常處理：若出現(xiàn)履約延遲、質(zhì)量不符等問題，業(yè)務(wù)部門及時(shí)與合作方溝通，協(xié)商解決方案（如延期履行、違約賠償?shù)龋?，形成書面記錄；涉及重大履約風(fēng)險(xiǎn)（如合作方違約、不可抗力事件），立即上報(bào)法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)，啟動(dòng)合同變更、解除或糾紛處理程序。（六）第六階段：合同歸檔與數(shù)據(jù)管理操作目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)合同檔案規(guī)范化管理，保證可追溯性，支持后續(xù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析。責(zé)任人：合同管理專員、檔案管理員步驟說明：資料收集：合同簽署完成后，收集全套資料，包括：合同文本（含電子版及紙質(zhì)原件）、審批流程文件、用印申請(qǐng)表、履約過程中的補(bǔ)充協(xié)議、變更文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。分類歸檔：電子檔案：按“合同類型-年份-合同編號(hào)”規(guī)則存儲(chǔ)至公司合同管理系統(tǒng)，標(biāo)注關(guān)鍵詞（如合作方名稱、標(biāo)的、金額），支持檢索；紙質(zhì)檔案：裝入檔案袋，標(biāo)注合同名稱、編號(hào)、簽署日期、存放位置，移交至檔案室統(tǒng)一保管。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析：定期從合同管理系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，分析合同類型分布、履約率、平均審批時(shí)長(zhǎng)、高頻風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等，形成《合同管理分析報(bào)告》，為公司決策提供支持。三、合同管理常用模板表格模板一：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表項(xiàng)目名稱合同類型申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期合作方信息單位全稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼地址聯(lián)系人聯(lián)系電話合同核心需求標(biāo)的物/服務(wù)描述數(shù)量/規(guī)模質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)履行期限預(yù)算金額（萬(wàn)元）立項(xiàng)依據(jù)（如：項(xiàng)目批復(fù)編號(hào)、會(huì)議紀(jì)要日期、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：備注模板二：合同審批流程表合同名稱合同編號(hào)合同金額（萬(wàn)元）合同類型申請(qǐng)日期審核環(huán)節(jié)責(zé)任人審核意見審核日期備注業(yè)務(wù)部門審核法務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門審核風(fēng)控部門審核（如需）最終審批（分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理）審批結(jié)論□同意□修改后同意□不同意備注模板三：合同履約跟蹤表合同名稱合同編號(hào)合作方履約階段計(jì)劃完成日期實(shí)際完成日期責(zé)任人關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)記錄節(jié)點(diǎn)名稱（如：交付、驗(yàn)收、付款）節(jié)點(diǎn)內(nèi)容完成情況（□正常□延遲□異常）相關(guān)憑證（如編號(hào)、附件名）處理措施（如：無(wú)/協(xié)商延期/違約索賠）履約總結(jié)備注四、合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）主體資格審查：嚴(yán)防“假主體、無(wú)授權(quán)”風(fēng)險(xiǎn)合作方為企業(yè)的，需核驗(yàn)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營(yíng)范圍是否包含合同標(biāo)的）、法定代表人身份證明，若為授權(quán)簽署，需提供授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）并由授權(quán)人簽字蓋章；合作方為自然人的，需核驗(yàn)其身份證原件，留存復(fù)印件并簽署《身份真實(shí)性聲明》；涉及特殊行業(yè)（如食品、建筑、醫(yī)療），還需核驗(yàn)其行業(yè)許可證件。（二）條款合規(guī)性：避免“霸王條款、違法約定”合同條款不得違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》《勞動(dòng)合同法》等），例如：不得約定“工傷自負(fù)”“無(wú)限期不支付貨款”等；涉及格式條款的，需以顯著方式提示對(duì)方注意免除或減輕己方責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、限制對(duì)方主要權(quán)利的條款，并保證對(duì)方理解；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定“由己方所在地有管轄權(quán)的人民法院管轄”，避免約定“由合作方所在地管轄”或“提交仲裁委員會(huì)仲裁”（除非己方為仲裁機(jī)構(gòu)所在地）。（三）金額與支付條款：杜絕“金額模糊、支付風(fēng)險(xiǎn)”合同金額需明確大小寫（大小寫不一致時(shí)，以大寫為準(zhǔn)），避免“約萬(wàn)元”“萬(wàn)元左右”等模糊表述；支付方式需明確具體節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款30%，發(fā)貨后付60%，驗(yàn)收合格后付10%”），避免“貨到付款”“項(xiàng)目完成后付款”等無(wú)明確節(jié)點(diǎn)的約定；涉及跨境支付的，需明確匯率計(jì)算方式、手續(xù)費(fèi)承擔(dān)方及外匯結(jié)算路徑。（四）履行與違約責(zé)任：強(qiáng)化“過程監(jiān)控、違約追償”履行期限、地點(diǎn)、方式需具體可量化（如“2024年12月31日前交付至倉(cāng)庫(kù)，運(yùn)輸方式為汽車運(yùn)輸，運(yùn)費(fèi)由供方承擔(dān)”）；違約責(zé)任需明確具體責(zé)任形式（如“逾期交貨，每逾期一日按合同總額的0.05%支付違約金，逾期超過15日，守約方有權(quán)解除合同并要求賠償損失”），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”“賠償損失”等籠統(tǒng)約定；約定定金時(shí)，需明確定金金額（不得超過主合同標(biāo)的額的20%），并區(qū)分“定金”與“訂金”（“訂金”一般不具有擔(dān)保性質(zhì)，違約時(shí)不適用定金罰則）。（五）印章與簽署規(guī)范：保證“形式有效、權(quán)責(zé)清晰”合同需加蓋公司公章或合同專用章（財(cái)務(wù)章、發(fā)票章等不能替代），印章需清晰、完整，覆蓋合同關(guān)鍵條款（如金額、簽署日期）；授權(quán)簽署人需在授權(quán)范圍內(nèi)簽署，不得越權(quán)簽署（如法定代表人簽署無(wú)需授權(quán)書，非法人組織負(fù)責(zé)人簽署需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照及身份證明）；電子簽署需通過第三方持牌電子簽章平臺(tái)（如e簽寶、法大大等），保證簽署人身份真實(shí)、合同文本不可篡改。（六）保密與知識(shí)產(chǎn)權(quán)：防范“信息泄露、權(quán)屬糾紛”涉及商業(yè)秘密（如技術(shù)資料、客戶信息、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)等）的合同，需單獨(dú)約定保密條款，明保證密范圍、期限（一般至合同終止后2-5年）、違約責(zé)任；知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款需明確歸屬（如“研發(fā)成果歸委托方所有”“背景知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸對(duì)方所有，foreground知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸雙方共同所有”），并約定侵權(quán)責(zé)任承擔(dān)方式。（七）歸檔完整性：保障“可追溯、備查驗(yàn)”合同文本及關(guān)聯(lián)文件（審批、履約、變更、糾紛處理等）需在合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔；電子檔案需定期備份（如每月備份至服務(wù)器及移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)），紙質(zhì)檔案需存放在符合防火、防潮、防蟲要求的檔案柜