市政府辦辦公設備驗收辦法

一、總則（一）目的為加強市政府辦辦公設備管理，確保所采購辦公設備的質量、規(guī)格、數(shù)量等符合采購要求，保障辦公設備及時、正常投入使用，特制定本驗收辦法。（二）適用范圍本辦法適用于市政府辦通過各種采購方式獲得的各類辦公設備的驗收工作，包括但不限于計算機、打印機、復印機、投影儀、辦公家具等。（三）驗收原則1.合法性原則驗收工作必須嚴格遵守國家相關法律法規(guī)、采購合同以及市政府辦的有關規(guī)定。2.客觀性原則驗收人員應秉持客觀公正的態(tài)度，依據(jù)采購合同和相關標準，如實對辦公設備進行檢驗和評估。3.完整性原則對辦公設備的驗收應涵蓋設備的數(shù)量、質量、規(guī)格、技術性能、配套設施等各個方面，確保驗收全面、無遺漏。二、驗收組織與職責（一）驗收小組組成成立市政府辦辦公設備驗收小組，成員包括市政府辦分管行政工作的領導、行政科相關人員、使用部門代表以及具備專業(yè)技術知識的人員。根據(jù)辦公設備的性質和復雜程度，必要時可邀請外部專家參與驗收。（二）驗收小組職責1.制定驗收計劃根據(jù)采購合同和辦公設備的到貨情況，制定詳細的驗收計劃，明確驗收時間、地點、流程、方法以及人員分工等。2.實施驗收工作按照驗收計劃和相關標準，對辦公設備進行檢驗、測試和評估，記錄驗收過程和結果。3.審核驗收報告對驗收報告進行審核，確保報告內(nèi)容真實、準確、完整，對驗收結果負責。4.協(xié)調(diào)處理問題在驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)辦公設備存在質量、數(shù)量等問題，負責與供應商進行溝通協(xié)調(diào)，提出處理意見，并跟蹤處理結果。三、驗收準備工作（一）資料收集1.采購合同收集與辦公設備采購相關的合同文本，明確采購設備的型號、規(guī)格、數(shù)量、技術參數(shù)、售后服務等要求。2.技術文件向供應商索取辦公設備的技術說明書、操作手冊、維護手冊等技術文件，作為驗收的技術依據(jù)。3.到貨通知接收供應商的到貨通知，了解辦公設備的預計到貨時間、地點、運輸方式等信息，以便做好驗收準備。（二）場地與工具準備1.驗收場地根據(jù)辦公設備的數(shù)量和體積，選擇合適的驗收場地，確保場地具備必要的照明、通風、電力等條件，能夠滿足驗收工作的需要。2.驗收工具準備必要的驗收工具和檢測設備，如量具、測試儀器等，確保工具和設備精度符合驗收要求，且在有效期內(nèi)。（三）人員培訓對于技術復雜的辦公設備，組織驗收人員參加供應商提供的技術培訓，使其熟悉設備的性能、操作方法和驗收要點，提高驗收工作的準確性和效率。四、驗收流程（一）到貨檢查1.包裝檢查辦公設備到貨時，驗收人員首先對設備的包裝進行檢查，查看包裝是否完好無損，有無受潮、變形、破損等情況。如發(fā)現(xiàn)包裝問題，應及時記錄并與供應商溝通。2.數(shù)量核對根據(jù)采購合同和送貨清單，核對辦公設備的型號、規(guī)格、數(shù)量是否一致。對于數(shù)量較多的設備，可采用抽樣核對的方法，但抽樣比例應符合相關規(guī)定或雙方約定。（二）外觀檢查對辦公設備的外觀進行仔細檢查，查看設備表面是否有劃痕、磕碰、掉漆、變形等缺陷，設備的標識、銘牌是否清晰、準確，各種接口、按鍵是否完好無損，設備的裝配是否牢固、整齊。（三）性能測試1.開機測試按照設備的操作說明進行開機操作，檢查設備能否正常啟動，啟動時間是否符合規(guī)定，設備的運行狀態(tài)是否穩(wěn)定，有無異常噪音、異味等現(xiàn)象。2.功能測試根據(jù)設備的技術參數(shù)和功能要求，對辦公設備的各項功能進行逐一測試。例如，對計算機進行硬件性能測試、軟件安裝與運行測試；對打印機進行打印質量、打印速度、紙張兼容性等測試；對復印機進行復印效果、縮放功能、雙面復印等測試。3.技術指標檢測對于一些關鍵的技術指標，如設備的功率、電壓、頻率、分辨率等，使用專業(yè)的檢測設備進行檢測，確保設備的技術指標符合采購合同要求。（四）資料驗收檢查供應商提供的技術文件是否齊全，包括設備的說明書、保修卡、合格證、驅動程序、隨機軟件等。資料的內(nèi)容應與設備的型號、規(guī)格相符，且清晰、完整。（五）售后服務確認與供應商確認售后服務條款的落實情況，包括售后服務的響應時間、維修方式、質保期限、維修地點等。要求供應商提供售后服務承諾函，明確售后服務的責任和義務。五、驗收結果處理（一）驗收合格1.驗收報告編制經(jīng)檢驗，辦公設備的數(shù)量、質量、規(guī)格、技術性能等均符合采購合同要求，驗收小組應編制驗收報告。驗收報告應包括驗收時間、地點、驗收人員、設備名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、驗收情況、驗收結論等內(nèi)容，驗收人員應在報告上簽字確認。2.設備移交驗收合格的辦公設備，由行政科辦理設備移交手續(xù)，將設備移交至使用部門。使用部門應按照相關規(guī)定對設備進行登記、建賬，并妥善保管和使用。（二）驗收不合格1.問題記錄與反饋如在驗收過程中發(fā)現(xiàn)辦公設備存在質量、數(shù)量、規(guī)格等問題，驗收小組應詳細記錄問題情況，并及時向供應商反饋。反饋內(nèi)容應包括問題的描述、發(fā)現(xiàn)的位置、對設備使用的影響等。2.處理措施根據(jù)問題的嚴重程度，與供應商協(xié)商確定處理措施。對于一般問題，可要求供應商限期整改或更換合格設備；對于嚴重質量問題或不符合合同要求的設備，可要求供應商退貨退款，并承擔相應的違約責任。3.重新驗收供應商按照處理措施完成整改或更換設備后，應重新組織驗收。重新驗收的流程與原驗收流程相同，直至辦公設備驗收合格為止。六、驗收檔案管理（一）檔案內(nèi)容建立辦公設備驗收檔案，檔案內(nèi)容包括采購合同、技術文件、到貨通知、驗收計劃、驗收報告、問題記錄及處理情況等與驗收工作相關的資料。（二）檔案整理與保管驗收工作結束后，行政科負責對驗收檔案進行整理和歸檔，按照檔案管理的要求進行分類存放，便于查閱和管理。驗收檔案應妥善保管，保管期限按照市政府辦檔案管理的相關規(guī)定執(zhí)行。七、附則（一）本辦法自發(fā)布之日起施行。如遇國家法律法規(guī)和政策調(diào)整，本辦法相應條款應及時進行修訂。（二）本辦法由市政府辦行政科負責解釋。在執(zhí)行過程中，如有未盡事宜，由行政科根據(jù)實際情況進行處理，并報市政府辦領導批準。（三）市政府辦全體工作人員應嚴格