某市政府辦檔案管理實施細則

一、總則1.目的與依據(jù)為加強某市政府辦檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合市政府辦實際工作情況，制定本實施細則。2.適用范圍本細則適用于某市政府辦各科室、直屬單位及附屬機構(gòu)在工作活動中形成的各類檔案的管理。3.管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、完整性、真實性、保密性、便于利用的原則，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。二、檔案管理機構(gòu)與職責(zé)1.檔案管理機構(gòu)市政府辦設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責(zé)全辦檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督。2.檔案管理部門職責(zé)-貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施市政府辦檔案管理制度和工作計劃。-負責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用市政府辦形成的各類檔案。-對各科室、直屬單位及附屬機構(gòu)的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。-負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理工作。-組織開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作。3.各部門職責(zé)-各科室、直屬單位及附屬機構(gòu)應(yīng)指定專人負責(zé)本部門的檔案工作，確保檔案工作的正常開展。-按照檔案管理部門的要求，及時收集、整理、移交本部門形成的檔案資料。-配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍-上級機關(guān)下發(fā)的各類文件、指示、批復(fù)等。-市政府辦制定的各類文件、報告、請示、通知、會議紀(jì)要等。-市政府辦開展的各類活動形成的文件、資料、照片、音像等。-市政府辦與其他單位之間的往來信函、合同、協(xié)議等。-市政府辦工作人員在工作中形成的重要記錄、工作總結(jié)、調(diào)研報告等。2.收集要求-各部門應(yīng)確保檔案資料的收集及時、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息。-收集的檔案資料應(yīng)保持原始風(fēng)貌，不得隨意涂改、偽造。-對于電子檔案，應(yīng)確保其存儲格式規(guī)范、數(shù)據(jù)完整、可讀性強。3.整理原則與方法-檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。-按照年度、來源、內(nèi)容、形式等分類方法進行整理，編制檔案目錄，建立檔案檢索工具。-對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁、裝盒等處理，對電子檔案進行分類存儲、備份等管理。四、檔案的保管1.保管條件-設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火設(shè)備、防蟲設(shè)備等。-檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%。-檔案庫房應(yīng)安裝防盜報警裝置，確保檔案的安全。2.保管要求-檔案應(yīng)按照分類方案進行有序存放，便于查找和利用。-定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。-對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和搶救。-嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，做好借閱登記，確保檔案的安全。3.電子檔案保管-電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。-建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的保密性、完整性和可用性。-定期對電子檔案的存儲設(shè)備進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作組織成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由市政府辦分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員，負責(zé)檔案鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法-根據(jù)檔案的保存價值、歷史意義、現(xiàn)實利用需求等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。-采用直接鑒定法，對檔案進行逐卷、逐件審查，確定檔案的存毀。3.銷毀程序-對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，報市政府辦領(lǐng)導(dǎo)審批。-銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。-銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，最大限度地滿足工作需要和社會利用需求。2.利用方式-提供檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴格執(zhí)行借閱登記制度，明確借閱期限和歸還要求。-開展檔案信息咨詢服務(wù)，為利用者提供檔案內(nèi)容咨詢和檢索幫助。-根據(jù)工作需要，對檔案進行整理、編纂，提供專題檔案資料。3.利用審批-市政府辦內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱（借閱）申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。-外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，經(jīng)市政府辦相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及國家機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標(biāo)推進檔案管理信息化進程，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理手段現(xiàn)代化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.數(shù)字化建設(shè)-開展檔案數(shù)字化掃描工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立數(shù)字化檔案資源庫。-對電子檔案進行分類、編目、掛接等處理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.信息化管理系統(tǒng)-建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲、檢索、利用等功能。-加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，確保檔案信息的安全。4.信息共享與服務(wù)-按照規(guī)定的權(quán)限和范圍，實現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部共享，為市政府辦各部門提供便捷的信息服務(wù)。-探索開展檔案信息的社會服務(wù)，通過政府網(wǎng)站等平臺，向社會提供部分公開檔案信息。八、檔案人員培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計劃檔案管理部門應(yīng)制定年度培訓(xùn)計劃，定期組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容-檔案法律法規(guī)、政策標(biāo)準(zhǔn)。-檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，如檔案收集、整理、保管、鑒定、利用等。-信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。-職業(yè)道德與職業(yè)素養(yǎng)。3.考核機制建立檔案人員考核制度，對檔案人員的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面進行定期考核，考核結(jié)果作為檔案人員晉升、獎勵的重要依據(jù)。九、附則1.解釋權(quán)本實施細則由某市政府辦檔案管理部門負責(zé)解釋。2.生效日期本實施細則自發(fā)布之日起生效。市政府辦各部門應(yīng)嚴格