采購流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊（簡便易執(zhí)行版）一、適用范圍與目標(biāo)本手冊適用于公司各類采購活動，包括但不限于辦公用品采購、生產(chǎn)物料采購、服務(wù)類采購（如咨詢、維修）等。旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購過程合規(guī)透明，同時(shí)明確各崗位職責(zé)，減少溝通成本。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解采購流程分為需求提報(bào)→審批→尋源比價(jià)→下單→交付→驗(yàn)收→付款→歸檔八大環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)需嚴(yán)格按步驟執(zhí)行，責(zé)任到人。（一）需求提報(bào)與確認(rèn)責(zé)任人：需求部門經(jīng)辦人（小王）、部門負(fù)責(zé)人（李經(jīng)理）操作步驟：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購申請單》（詳見模板一），明確以下信息：采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)及用途（如“季度辦公用紙”“生產(chǎn)A零件原料”）；期望交付時(shí)間（如“2024年X月X日前”）。部門負(fù)責(zé)人（李經(jīng)理）對需求的合理性、必要性及預(yù)算進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)：是否為必需采購（可替代方案是否已評估）；預(yù)估金額是否符合部門預(yù)算；規(guī)格參數(shù)是否清晰（避免模糊描述，如“一批文具”需明確為“A4紙500張，70g，白色”）。審核通過后，將《采購申請單》提交至采購部；若不通過，需求部門需修改后重新提報(bào)。（二）采購審批責(zé)任人：采購專員（趙姐）、審批負(fù)責(zé)人（根據(jù)金額分級）操作步驟：采購部收到《采購申請單》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，檢查信息完整性（如是否漏填規(guī)格、預(yù)算是否超標(biāo)）。根據(jù)采購金額分級審批（示例，具體以公司制度為準(zhǔn)）：金額≤5000元：采購部專員（趙姐）審批→財(cái)務(wù)部復(fù)核；5000元＜金額≤2萬元：采購部專員→采購部經(jīng)理（張總）→財(cái)務(wù)部復(fù)核；金額＞2萬元：采購部專員→采購部經(jīng)理→財(cái)務(wù)總監(jiān)→總經(jīng)理。審批結(jié)果通過OA系統(tǒng)或書面反饋需求部門：審批通過則進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；駁回需注明原因（如“超預(yù)算”“規(guī)格不明確”）。（三）尋源與比價(jià)責(zé)任人：采購專員（趙姐）、需求部門對接人（小王）操作步驟：采購部根據(jù)采購需求，通過以下方式篩選供應(yīng)商：辦公用品/低值易耗品：從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇≥3家供應(yīng)商；生產(chǎn)物料/定制服務(wù)：優(yōu)先選擇合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，同時(shí)新增≥2家備選供應(yīng)商（可通過行業(yè)推薦、公開招標(biāo)等方式獲取）。向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單（需包含《采購申請單》中的規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間等要求），要求供應(yīng)商在2個(gè)工作日內(nèi)提供書面報(bào)價(jià)（加蓋公章或電子簽章）。整理《供應(yīng)商比價(jià)記錄表》（詳見模板二），對比各供應(yīng)商的：報(bào)價(jià)（是否低于預(yù)估價(jià)10%以上，需核實(shí)原因）；資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)，如食品類需SC認(rèn)證）；交期（是否能滿足需求時(shí)間）；售后服務(wù)（如“質(zhì)量問題7天退換”“24小時(shí)響應(yīng)維修”）。需求部門參與技術(shù)參數(shù)確認(rèn)（如生產(chǎn)物料的材質(zhì)、功能），最終與采購部共同確定最優(yōu)供應(yīng)商。（四）供應(yīng)商確定與下單責(zé)任人：采購專員（趙姐）、法務(wù)（如需）操作步驟：金額≤1萬元的采購，可直接與供應(yīng)商簽訂《采購訂單》（詳見模板三），明確：采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)；交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式（如“送貨至公司倉庫，運(yùn)費(fèi)由供應(yīng)商承擔(dān)”）；付款方式（如“驗(yàn)收合格后30天付款”）；違約責(zé)任（如“延遲交貨每日扣除合同總額的0.5%”）。金額＞1萬元的采購，需簽訂正式《采購合同》（由法務(wù)部審核條款），經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。將《采購訂單》/《采購合同》復(fù)印件抄送需求部門、財(cái)務(wù)部、倉管部，作為后續(xù)驗(yàn)收、付款依據(jù)。（五）跟進(jìn)與交付責(zé)任人：采購專員（趙姐）、供應(yīng)商操作步驟：采購部在訂單下達(dá)后，每周跟進(jìn)供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付：交期前3天：提醒供應(yīng)商確認(rèn)發(fā)貨計(jì)劃；交期前1天：獲取物流單號（如需），同步至需求部門和倉管部。供應(yīng)商按約定時(shí)間交付貨物/服務(wù)，需求部門提前做好接收準(zhǔn)備（如清空倉庫、安排人員配合）。（六）驗(yàn)收入庫責(zé)任人：需求部門（小王）、倉管員（劉師傅）、采購專員（趙姐）操作步驟：貨物送達(dá)后，需求部門與倉管員共同現(xiàn)場驗(yàn)收：數(shù)量核對：與《采購訂單》數(shù)量一致，避免多收或漏收；質(zhì)量檢驗(yàn)：辦公用品/通用物料：檢查外觀、包裝是否完好，規(guī)格是否與訂單一致（如A4紙核對克重、尺寸）；生產(chǎn)物料/定制服務(wù)：需使用專業(yè)工具檢測參數(shù)（如零件的尺寸精度、服務(wù)的完成效果），必要時(shí)可送第三方檢測；服務(wù)類采購：確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容是否符合合同要求（如培訓(xùn)課程是否覆蓋約定內(nèi)容）。驗(yàn)收合格：需求部門在《驗(yàn)收入庫單》（詳見模板四）上簽字確認(rèn)，倉管員辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬。驗(yàn)收不合格：當(dāng)場拍照留存證據(jù)，填寫《不合格品處理單》，注明不合格原因（如“規(guī)格不符”“有破損”）；采購部2個(gè)工作日內(nèi)與供應(yīng)商溝通，啟動退/換貨流程，要求供應(yīng)商承擔(dān)運(yùn)費(fèi)及損失；情節(jié)嚴(yán)重的（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)影響生產(chǎn)），終止合作并列入《不合格供應(yīng)商名錄》。（七）付款結(jié)算責(zé)任人：財(cái)務(wù)部（陳會計(jì)）、采購專員（趙姐）操作步驟：供應(yīng)商憑以下資料向財(cái)務(wù)部申請付款：《采購訂單》復(fù)印件；《驗(yàn)收入庫單》原件；合規(guī)發(fā)票（與采購名稱、金額一致，如“辦公用品費(fèi)”“原材料采購”）。財(cái)務(wù)部核對資料完整性，3個(gè)工作日內(nèi)完成審核：發(fā)票抬頭、稅號是否與公司信息一致；金額是否與《采購訂單》《驗(yàn)收入庫單》匹配；付款條件是否滿足（如“驗(yàn)收合格后30天付款”）。審核通過后，通過銀行轉(zhuǎn)賬支付款項(xiàng)，禁止支付現(xiàn)金（小額急付需經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批）。付款后，財(cái)務(wù)部將付款憑證復(fù)印件抄送采購部，用于歸檔。（八）資料歸檔責(zé)任人：采購專員（趙姐）、檔案管理員（周老師）操作步驟：采購部在采購?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)，整理以下資料，按“單次采購”分類歸檔：《采購申請單》；審批文件（OA審批截圖、紙質(zhì)簽字頁）；《供應(yīng)商比價(jià)記錄表》；《采購訂單》/《采購合同》；《驗(yàn)收入庫單》；發(fā)票復(fù)印件；付款憑證。檔案管理員將歸檔資料錄入電子檔案系統(tǒng)，保存期限≥3年（重要合同保存≥10年），便于后續(xù)查閱。三、常用模板工具模板一：采購申請單申請部門申請日期申請人小王聯(lián)系方式xxxx采購物品名稱規(guī)格型號需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)用途說明期望交付時(shí)間交貨地點(diǎn)公司倉庫部門負(fù)責(zé)人審核意見：_________________簽字：______日期：______采購部初審意見：_________________簽字：______日期：______模板二：供應(yīng)商比價(jià)記錄表采購項(xiàng)目_________________________比價(jià)日期____年__月__日序號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人報(bào)價(jià)（元）1A辦公用品公司**12002B商貿(mào)公司**13503C電商供應(yīng)商**1250最終選擇A辦公用品公司（與需求部門確認(rèn)后）模板三：采購訂單訂單號PO2024050010下單日期____年__月__日供應(yīng)商名稱A辦公用品公司地址_______________聯(lián)系人**電話139xxxx序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量1A4打印紙70g白色500張交付時(shí)間____年__月__日前交付地點(diǎn)公司倉庫付款方式驗(yàn)收合格后30天轉(zhuǎn)賬需求部門行政部經(jīng)辦人小王采購部經(jīng)辦人：趙姐經(jīng)理：張總供應(yīng)商確認(rèn)意見：_________________簽字：______日期：______模板四：驗(yàn)收入庫單驗(yàn)收日期____年__月__日驗(yàn)收單號YR2024050010供應(yīng)商名稱A辦公用品公司訂單號PO2024050010驗(yàn)收部門行政部經(jīng)辦人小王序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量1A4打印紙70g白色500張倉管員劉師傅需求部門意見：_________________簽字：______日期：______采購部意見：_________________簽字：______日期：______四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)需求準(zhǔn)確性：需求部門需提前確認(rèn)采購物品/服務(wù)的規(guī)格參數(shù)，避免因描述模糊導(dǎo)致采購錯(cuò)誤（如“紅色文件夾”需明確尺寸、材質(zhì)）。審批時(shí)效：各審批人需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，避免因流程延誤影響采購進(jìn)度；緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需更換零件）可啟動“綠色通道”，事后補(bǔ)全審批手續(xù)。供應(yīng)商管理：采購部每半年對合作供應(yīng)商進(jìn)行評估（從價(jià)格、質(zhì)量、交期、售后四維度打分），評分低于70分的暫停合作，連續(xù)2次評分低于60分的移出《合格供應(yīng)商名錄》。溝通協(xié)作：需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部、倉管部需保持密切溝通，如遇交期延遲、質(zhì)量問題等情況，第一時(shí)間同步信息，共同制定解決