企業(yè)合同審查與檔案管理模板一、適用范圍與工作目標(biāo)本模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)化公司）在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中開展的合同審查、簽訂、履行及檔案管理工作，覆蓋采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動(dòng)合同、合作協(xié)議等各類商業(yè)合同類型。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作流程，規(guī)范合同管理全流程，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，同時(shí)實(shí)現(xiàn)合同檔案的有序存儲(chǔ)與高效查閱，為企業(yè)決策、審計(jì)、糾紛處理提供支持。二、合同審查全流程操作規(guī)范（一）合同簽訂前審查：風(fēng)險(xiǎn)前置審核資料收集與初步核對(duì)業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同審查時(shí)，需提交完整資料，包括：合同草案（雙方蓋章版或簽字掃描件）、對(duì)方主體資格證明（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明，若為授權(quán)代理人需提供授權(quán)委托書及代理人身份證明）、合作背景說(shuō)明（如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、會(huì)議紀(jì)要）、技術(shù)附件（如技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）、過(guò)往合作記錄（如有）等。初步核對(duì)資料完整性：重點(diǎn)檢查合同文本是否清晰、附件是否齊全、對(duì)方主體證明是否在有效期內(nèi)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照需核對(duì)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資本及有效期）。主體資格審查：核實(shí)合作方履約能力基本信息核查：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“信用中國(guó)”等公開渠道查詢對(duì)方是否存在經(jīng)營(yíng)異常、嚴(yán)重違法失信記錄，核實(shí)其經(jīng)營(yíng)范圍是否與合同標(biāo)的相符，注冊(cè)資本是否滿足履約需求（如大型項(xiàng)目需評(píng)估實(shí)繳資本）。特殊資質(zhì)審查：若合同涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療、食品等），需核查對(duì)方是否具備相應(yīng)資質(zhì)證書（如建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)許可證、食品經(jīng)營(yíng)許可證），且資質(zhì)等級(jí)與合同要求匹配。授權(quán)代理審查：若簽約人為非法定代表人，需審核授權(quán)委托書：授權(quán)范圍是否明確（如“代為簽訂合同”“代為收取款項(xiàng)”）、授權(quán)期限是否覆蓋合同簽訂及履行期、委托手續(xù)是否真實(shí)（需核對(duì)代理人身份證明與授權(quán)委托書上的信息一致）。合同內(nèi)容合規(guī)性審查：條款合法性、完整性核心條款審查：標(biāo)的物：名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等描述是否清晰，避免“同類產(chǎn)品”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”等模糊表述；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：是否有明確的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的具體指標(biāo)），驗(yàn)收方法、流程及異議處理機(jī)制是否完備；價(jià)款與支付：金額大小寫是否一致，支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、支付節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付款30%到付后40%驗(yàn)收合格后30%”）是否合理，是否約定逾期付款違約責(zé)任；履行期限與地點(diǎn)：交貨/服務(wù)開始時(shí)間、完成時(shí)間是否明確，履行地點(diǎn)（如“甲方所在地項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)”）是否便于雙方履行；違約責(zé)任：違約情形是否具體（如“逾期交貨”“質(zhì)量不符”），違約金計(jì)算方式是否合理（建議以實(shí)際損失為基礎(chǔ)，一般不超過(guò)實(shí)際損失的30%），是否約定定金條款（定金不超過(guò)主合同標(biāo)的額的20%，且與違約金不可并用）。法律風(fēng)險(xiǎn)條款審查：格式條款：是否存在“乙方免除自身責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利”的無(wú)效格式條款（如“甲方對(duì)乙方產(chǎn)品質(zhì)量概不負(fù)責(zé)”“本合同爭(zhēng)議只能由甲方所在地法院管轄”），若需保留需用加粗、下劃線等方式提示對(duì)方注意；知識(shí)產(chǎn)權(quán)：合同涉及技術(shù)、商標(biāo)、著作權(quán)的，需明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如“乙方提供的技術(shù)方案歸甲方所有”）、侵權(quán)責(zé)任承擔(dān)方；爭(zhēng)議解決：約定訴訟或仲裁（二選一），明確管轄法院（如“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院”）或仲裁機(jī)構(gòu)（如“仲裁委員會(huì)”），避免約定“由雙方協(xié)商解決”（無(wú)實(shí)質(zhì)約束力）。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與修改意見反饋法務(wù)部門或指定審查人根據(jù)審查結(jié)果，填寫《合同審查意見表》（見“三、常用管理表單模板”），明確“通過(guò)”“不通過(guò)”或“需修改”結(jié)論，對(duì)修改條款需逐條說(shuō)明理由及修改建議（如“第3.2條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)充‘符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)’”）。業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見與對(duì)方協(xié)商修改，重大修改（如核心條款變更、違約責(zé)任調(diào)整）需重新提交審查，直至通過(guò)。（二）合同簽訂與履行：過(guò)程管控合同審批與簽署審批流程：根據(jù)合同金額、類型及企業(yè)內(nèi)控制度，履行逐級(jí)審批（如：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)部→財(cái)務(wù)部→總經(jīng)理/分管副總），審批通過(guò)后由法定代表人或授權(quán)代理人簽署。簽署規(guī)范：合同文本需雙方法定代表人或授權(quán)代理人簽字并加蓋公章/合同專用章（注意：公章與合同專用章效力不同，避免混用；個(gè)人簽字需手寫，不得蓋章代替）。簽署份數(shù)：至少一式三份（雙方各執(zhí)一份，企業(yè)歸檔一份），重要合同可增加備案份數(shù)（如需部門備案）。合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，需建立《合同履行跟蹤表》，記錄履行進(jìn)度（如“2024年3月1日預(yù)付款到賬”“2024年4月15日貨物交付”）、對(duì)方履約情況（是否按時(shí)交貨/提供服務(wù)、質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)）。出現(xiàn)履行異常（如對(duì)方逾期、質(zhì)量不符），需及時(shí)書面催告（通過(guò)郵件、函件等可留存證據(jù)的方式），并同步法務(wù)部門評(píng)估是否需追究違約責(zé)任或解除合同。（三）合同履行后歸檔：檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理歸檔范圍與時(shí)間要求歸檔范圍：已簽訂的合同文本（含所有附件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議）、審批流程記錄（審批單、審查意見表）、對(duì)方主體資格證明、履行過(guò)程中的往來(lái)函件、驗(yàn)收證明、付款憑證、糾紛處理材料（如訴訟/仲裁文書）等。歸檔時(shí)間：合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門需將完整資料移交檔案管理部門；履行完畢的合同，在最后一份履行材料（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證）提交后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。檔案分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)：按合同類型（采購(gòu)/銷售/服務(wù)/勞動(dòng)合同等）→年度→部門→序號(hào)四級(jí)分類，例如：“采購(gòu)-2024-業(yè)務(wù)部-001”。編號(hào)規(guī)則：合同類型首字母（采購(gòu)“CG”、銷售“XS”、服務(wù)“FW”、勞動(dòng)“LD”）+年份（4位）+部門代碼（2位，如業(yè)務(wù)部“YW”、行政部“XZ”）+序號(hào)（3位，從001開始），示例：“CG2024YW001”。檔案存儲(chǔ)與查閱存儲(chǔ)方式：紙質(zhì)檔案需存入專用檔案盒，標(biāo)注合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、存放位置（如“檔案室A區(qū)3排5柜”）；電子檔案需掃描為PDF格式（保證清晰、可讀），按編號(hào)分類存儲(chǔ)于企業(yè)指定服務(wù)器或加密云盤，定期備份（每月1次）。查閱權(quán)限：僅合同履行部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部及管理層因工作需要可查閱，查閱需填寫《合同借閱登記表》（見“三、常用管理表單模板”），借閱期限不超過(guò)7天，重要合同需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)審批。三、常用管理表單模板表1：合同審查意見表合同編號(hào)合同名稱甲方/乙方提交部門提交日期審查環(huán)節(jié)審查內(nèi)容審查結(jié)果修改意見審查人主體資格營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等□通過(guò)□不通過(guò)*某核心條款標(biāo)的、價(jià)款、質(zhì)量等□通過(guò)□不通過(guò)*某法律風(fēng)險(xiǎn)格式條款、爭(zhēng)議解決等□通過(guò)□不通過(guò)*某綜合意見□同意簽訂□需修改后簽訂□不同意簽訂（說(shuō)明：______________________）審批意見部門負(fù)責(zé)人：__________法務(wù)部：__________總經(jīng)理：__________表2：合同歸檔清單檔案盒編號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽訂日期合同金額（元）甲方乙方歸檔日期存放位置保管人CG2024YW001CG2024YW001設(shè)備采購(gòu)合同2024-03-01500,000A公司B公司2024-03-05A區(qū)3排5柜*某FW2024XZ002FW2024XZ002辦公室保潔服務(wù)合同2024-04-10120,000A公司C公司2024-04-12B區(qū)1排2柜*某表3：合同借閱登記表借閱人部門借閱人借閱日期合同編號(hào)合同名稱借閱事由預(yù)計(jì)歸還日期歸還日期經(jīng)辦人審批人業(yè)務(wù)部*某2024-05-10CG2024YW001設(shè)備采購(gòu)合同客戶投訴處理2024-05-172024-05-15*某*某四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與管理要求（一）合同審查“三嚴(yán)禁”嚴(yán)禁對(duì)未核實(shí)主體資格的合同進(jìn)行審查（對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等必備資料缺失不得進(jìn)入下一步審查）；嚴(yán)禁使用模糊條款（如“合理期限”“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”等，需明確具體標(biāo)準(zhǔn)或量化指標(biāo)）；嚴(yán)禁pass法務(wù)審查（除小額、標(biāo)準(zhǔn)化合同外，所有合同均需經(jīng)法務(wù)部門審核，金額超過(guò)10萬(wàn)元或涉及重大權(quán)益的合同需總經(jīng)理終審）。（二）檔案管理“四必須”必須建立“一人一檔”責(zé)任制（檔案管理員對(duì)檔案完整性、安全性負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)部門配合提供履行材料）；必須定期檢查檔案存儲(chǔ)情況（紙質(zhì)檔案每季度檢查防潮、防蟲情況，電子檔案每半年驗(yàn)證備份有效性）；必須規(guī)范檔案移交流程（業(yè)務(wù)部門移交檔案時(shí)需填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)）；必須遵守保密規(guī)定（合同檔案涉及商業(yè)秘密，查閱者不得復(fù)制、外傳，違者追究法律責(zé)任）。（三）特殊情況處理合同履行