采購(gòu)需求與審批流程規(guī)范化操作手冊(cè)前言為規(guī)范公司采購(gòu)行為，明確采購(gòu)需求發(fā)起、審批、執(zhí)行各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、經(jīng)濟(jì)、高效，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為公司各部門提供標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)操作指引，統(tǒng)一采購(gòu)流程與表單規(guī)范，保障采購(gòu)活動(dòng)的透明性與可追溯性。一、手冊(cè)適用范圍與目標(biāo)（一）適用范圍本手冊(cè)適用于公司各部門（含分支機(jī)構(gòu)）所有采購(gòu)需求的全流程管理，包括但不限于：辦公用品、生產(chǎn)物料、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包、工程采購(gòu)等各類采購(gòu)項(xiàng)目。采購(gòu)資金來源涵蓋公司自有資金、預(yù)算資金及其他合規(guī)資金渠道。（二）核心目標(biāo)規(guī)范操作：統(tǒng)一采購(gòu)需求提報(bào)、審批、執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)流程，避免操作隨意性。風(fēng)險(xiǎn)防控：通過分級(jí)審批與合規(guī)審核，防范采購(gòu)過程中的廉潔風(fēng)險(xiǎn)與合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。效率提升：明確各環(huán)節(jié)時(shí)限與責(zé)任，減少流程冗余，縮短采購(gòu)周期。成本控制：通過預(yù)算審核與供應(yīng)商管理，保證采購(gòu)支出符合預(yù)算要求，實(shí)現(xiàn)降本增效。二、采購(gòu)需求與審批全流程操作規(guī)范（一）需求提出與部門初審操作步驟：需求發(fā)起：采購(gòu)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（模板見第三章），詳細(xì)說明采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息，并附相關(guān)技術(shù)參數(shù)、圖紙或市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等支撐材料。部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人*對(duì)采購(gòu)需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字，并提交至采購(gòu)部。審核重點(diǎn)：需求是否與部門工作計(jì)劃匹配？是否存在重復(fù)采購(gòu)？預(yù)算是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)？材料補(bǔ)充：若采購(gòu)信息不完整或描述模糊，采購(gòu)部應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)退回需求部門，要求補(bǔ)充完善。責(zé)任主體：需求申請(qǐng)人、需求部門負(fù)責(zé)人*輸出成果：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（含附件）（二）采購(gòu)需求審核與分級(jí)審批操作步驟：采購(gòu)部審核：采購(gòu)部收到《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成以下審核：合規(guī)性審核：采購(gòu)項(xiàng)目是否符合公司采購(gòu)政策？是否屬于集中采購(gòu)目錄范圍？預(yù)算核對(duì)：預(yù)算金額是否與財(cái)務(wù)部備案數(shù)據(jù)一致？超預(yù)算項(xiàng)目是否已履行特殊審批流程？技術(shù)參數(shù)確認(rèn)：對(duì)于專業(yè)設(shè)備或服務(wù)，協(xié)調(diào)技術(shù)部門*對(duì)技術(shù)參數(shù)的合理性進(jìn)行評(píng)估。分級(jí)審批：根據(jù)采購(gòu)金額與項(xiàng)目類型，按以下權(quán)限分級(jí)審批（審批權(quán)限表由財(cái)務(wù)部另行制定）：小額采購(gòu)（≤5萬元）：采購(gòu)部經(jīng)理審批→財(cái)務(wù)部復(fù)核→分管副總*批準(zhǔn)。中額采購(gòu)（5萬-20萬元）：采購(gòu)部經(jīng)理審核→財(cái)務(wù)部復(fù)核→分管副總審核→總經(jīng)理批準(zhǔn)。大額采購(gòu)（＞20萬元）：采購(gòu)部經(jīng)理審核→財(cái)務(wù)部復(fù)核→分管副總審核→總經(jīng)理審批→董事會(huì)*（或決策委員會(huì)）備案。特殊項(xiàng)目：如戰(zhàn)略采購(gòu)、單一來源采購(gòu)等，需額外提交《特殊采購(gòu)申請(qǐng)說明》，由總經(jīng)理*牽頭召開專題會(huì)議審議。審批反饋：審批通過后，采購(gòu)部將《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》返還需求部門；若審批不通過，采購(gòu)部需在1個(gè)工作日內(nèi)書面說明原因，需求部門可根據(jù)意見調(diào)整后重新提交。責(zé)任主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、分管副總、總經(jīng)理、董事會(huì)輸出成果：審批通過的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》、審批意見記錄（三）供應(yīng)商選擇與合同擬定操作步驟：供應(yīng)商尋源：公開采購(gòu)：采購(gòu)部通過公司合格供應(yīng)商庫(kù)、公開招標(biāo)平臺(tái)（如采招網(wǎng)、行業(yè)招標(biāo)網(wǎng)站）等渠道發(fā)布采購(gòu)信息，邀請(qǐng)至少3家合格供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)。邀請(qǐng)采購(gòu)：對(duì)于金額較小或技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，可從合格供應(yīng)商庫(kù)中選取2-3家優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行邀請(qǐng)報(bào)價(jià)。單一來源采購(gòu)：僅能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)（如專利產(chǎn)品、定制化服務(wù)），需提交《單一來源采購(gòu)審批表》，說明理由并經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)。供應(yīng)商評(píng)估與比價(jià)：采購(gòu)部組織技術(shù)部門、使用部門對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）、報(bào)價(jià)、供貨能力、質(zhì)量保障、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。對(duì)于金額≥10萬元的采購(gòu)項(xiàng)目，需采用綜合評(píng)分法（價(jià)格占比不低于40%，技術(shù)、服務(wù)、資質(zhì)等占比不低于60%），確定中標(biāo)候選人。合同擬定與審批：采購(gòu)部根據(jù)中標(biāo)結(jié)果，擬定《采購(gòu)合同》，明確采購(gòu)內(nèi)容、金額、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同審批流程：法務(wù)部（審核合同合規(guī)性）→財(cái)務(wù)部（審核付款條款）→分管副總（審核業(yè)務(wù)條款）→總經(jīng)理（最終審批）。合同文本需加蓋公司公章及騎縫章，供應(yīng)商需簽字蓋章后生效。責(zé)任主體：采購(gòu)部、技術(shù)部門、使用部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、分管副總、總經(jīng)理輸出成果：《供應(yīng)商評(píng)估表》、《采購(gòu)合同》（最終版）（四）訂單下達(dá)與執(zhí)行跟蹤操作步驟：訂單：合同審批通過后，采購(gòu)部在1個(gè)工作日內(nèi)通過ERP系統(tǒng)或書面形式向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，訂單編號(hào)需唯一，并與合同號(hào)關(guān)聯(lián)。執(zhí)行跟蹤：采購(gòu)部指定專人跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，包括生產(chǎn)/備貨、物流運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)，保證供應(yīng)商按約定時(shí)間交付。若出現(xiàn)延期風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部需提前3個(gè)工作日通知需求部門，協(xié)調(diào)解決方案（如調(diào)整交付時(shí)間、更換供應(yīng)商等）。交付驗(yàn)收：供應(yīng)商按訂單交付后，需求部門聯(lián)合采購(gòu)部、技術(shù)部門*共同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，對(duì)照采購(gòu)合同與訂單要求核對(duì)物品/服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等，填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》。驗(yàn)收合格：需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部經(jīng)辦人、技術(shù)部門驗(yàn)收人*簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格：填寫《不合格品處理單》，要求供應(yīng)商限期整改或退貨，并啟動(dòng)索賠流程。責(zé)任主體：采購(gòu)部、需求部門、技術(shù)部門*輸出成果：《采購(gòu)訂單》、《采購(gòu)驗(yàn)收單》或《不合格品處理單》（五）付款結(jié)算與檔案歸檔操作步驟：發(fā)票核對(duì)：供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票后，采購(gòu)部核對(duì)發(fā)票信息（發(fā)票代碼、金額、稅率等）與合同、訂單、驗(yàn)收單是否一致，確認(rèn)無誤后提交財(cái)務(wù)部。付款審批：財(cái)務(wù)部審核發(fā)票與付款資料無誤后，按公司資金支付流程辦理付款：小額采購(gòu)：財(cái)務(wù)部經(jīng)理*審批→出納付款。大額采購(gòu)：財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核→分管副總審批→總經(jīng)理*批準(zhǔn)→出納付款。檔案歸檔：采購(gòu)部負(fù)責(zé)將采購(gòu)全流程資料（需求申請(qǐng)表、審批記錄、供應(yīng)商評(píng)估表、合同、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等）整理成冊(cè)，按“一項(xiàng)目一檔”原則歸檔保存，保存期限不少于5年。責(zé)任主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部*、出納輸出成果：付款憑證、采購(gòu)檔案（電子+紙質(zhì)）三、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板示例（一）《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》采購(gòu)需求部門需求日期年月日采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/技術(shù)要求需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）資金來源用途說明（附詳細(xì)需求描述及支撐材料）交付時(shí)間要求需求部門負(fù)責(zé)人簽字采購(gòu)部審核意見□合規(guī)□不合規(guī)（需說明原因：）審核人：日期：財(cái)務(wù)部復(fù)核意見□預(yù)算匹配□超預(yù)算（已走特殊流程）復(fù)核人：日期：分級(jí)審批意見備注（二）《供應(yīng)商評(píng)估表》采購(gòu)項(xiàng)目名稱采購(gòu)日期年月日供應(yīng)商名稱聯(lián)系人/電話資質(zhì)評(píng)分（20分）□營(yíng)業(yè)執(zhí)照齊全（5分）□行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證，10分）□其他資質(zhì)（5分）得分：技術(shù)評(píng)分（30分）□技術(shù)參數(shù)匹配度（15分）□方案可行性（10分）▔售后服務(wù)（5分）得分：價(jià)格評(píng)分（40分）報(bào)價(jià)：元，最低價(jià)：元，得分=（最低價(jià)/報(bào)價(jià)）×40得分：服務(wù)評(píng)分（10分）□供貨及時(shí)性（5分）□響應(yīng)速度（5分）得分：綜合得分評(píng)估結(jié)論□推薦□不推薦評(píng)估人員簽字采購(gòu)部：技術(shù)部門：使用部門：日期年月日（三）《采購(gòu)驗(yàn)收單》驗(yàn)收日期年月日驗(yàn)收地點(diǎn)采購(gòu)物品/服務(wù)名稱合同號(hào)供應(yīng)商名稱數(shù)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（依據(jù)合同/訂單條款）驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格詳情：）驗(yàn)收人員簽字需求部門：采購(gòu)部：技術(shù)部門：處理意見□準(zhǔn)予入庫(kù)/投入使用□退換貨□其他：負(fù)責(zé)人簽字：四、操作關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）需求提報(bào)階段需求描述需清晰具體：避免使用“一批辦公用品”“類似設(shè)備”等模糊表述，需明確規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等參數(shù)，防止采購(gòu)后出現(xiàn)與實(shí)際需求不符的情況。預(yù)算控制優(yōu)先：需求部門需提前核對(duì)年度預(yù)算，超預(yù)算項(xiàng)目需提前1個(gè)月提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，說明調(diào)整理由及資金來源，經(jīng)財(cái)務(wù)部與分管副總*審批后方可發(fā)起采購(gòu)。嚴(yán)禁化整為零規(guī)避審批：不得將大額采購(gòu)拆分為多個(gè)小額采購(gòu)項(xiàng)目以降低審批層級(jí)，一經(jīng)發(fā)覺將追究相關(guān)部門負(fù)責(zé)人責(zé)任。（二）審批流程階段審批時(shí)限要求：各審批環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購(gòu)項(xiàng)目除外，需在《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》中標(biāo)注“緊急”并說明原因，審批時(shí)限可縮短至1個(gè)工作日）。審批責(zé)任可追溯：審批人需對(duì)審批意見的合規(guī)性與合理性負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁“先審批后補(bǔ)資料”或“口頭審批”，所有審批記錄需書面留痕。技術(shù)參數(shù)需客觀：需求部門與技術(shù)部門不得在采購(gòu)需求中指定品牌或傾向性條款，保證供應(yīng)商公平競(jìng)爭(zhēng)。（三）供應(yīng)商管理階段供應(yīng)商資質(zhì)審核：首次合作的供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一復(fù)印件）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、安全生產(chǎn)許可證等），采購(gòu)部需通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)其無經(jīng)營(yíng)異常與嚴(yán)重違法記錄。禁止違規(guī)接觸供應(yīng)商：采購(gòu)人員與需求部門人員不得私自與供應(yīng)商接觸，不得接受供應(yīng)商的宴請(qǐng)、禮品或回扣，違者將按公司廉潔規(guī)定嚴(yán)肅處理。供應(yīng)商動(dòng)態(tài)評(píng)估：采購(gòu)部每半年對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)評(píng)，評(píng)估內(nèi)容包括供貨及時(shí)性、質(zhì)量合格率、售后服務(wù)響應(yīng)速度等，淘汰評(píng)分低于60分的供應(yīng)商。（四）合同與付款階段合同條款嚴(yán)謹(jǐn)：合同中需明確質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任（如延期交付的違約金比例、質(zhì)量問題的賠償標(biāo)準(zhǔn)）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等條款，避免模糊表述。付款資料齊全：付款時(shí)需提供《采購(gòu)驗(yàn)收單》《發(fā)票》《合同》等完整資料，財(cái)務(wù)部核對(duì)無誤后方可付款，嚴(yán)禁“預(yù)付全