企業(yè)行政物資采購申請及審批流程表一、適用范圍與使用場景本流程表適用于企業(yè)內(nèi)部各部門（含分支機(jī)構(gòu)）因日常辦公、業(yè)務(wù)開展需要，申請采購行政物資（如辦公文具、設(shè)備耗材、清潔用品、勞保用品、辦公家具等）的全流程管理。通過標(biāo)準(zhǔn)化申請與審批操作，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，保證采購行為合規(guī)、高效，同時實現(xiàn)行政物資需求的合理管控與成本優(yōu)化。適用于以下場景：部門常規(guī)辦公物資補(bǔ)充采購；新員工入職物資配置申請；辦公設(shè)備維修或更換配件需求；特殊活動（如會議、培訓(xùn)）臨時物資采購；其他符合企業(yè)行政管理制度規(guī)定的物資采購需求。二、詳細(xì)操作流程步驟（一）需求發(fā)起與申請表填寫需求確認(rèn)：申請人（一般為部門員工或部門指定物資管理員）根據(jù)實際工作需要，確認(rèn)所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價及用途，保證需求合理且必要。填寫申請表：登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或《企業(yè)行政物資采購申請審批表》（模板見第三部分），逐項填寫以下信息：基本信息：申請人姓名、所屬部門、申請日期、聯(lián)系電話（內(nèi)部短號）；物資明細(xì)：物資名稱、規(guī)格型號、單位、申請數(shù)量、預(yù)估單價（元）、預(yù)估總價（元），需注明“是否為急需物資”“是否有替代方案”等；申請事由：詳細(xì)說明采購原因（如“部門打印機(jī)硒鼓耗盡，影響日常文件打印”“新入職員工5名，需配置辦公文具套裝”等）；附件：如需提供比價記錄、設(shè)備參數(shù)說明等，需一并電子版。（二）部門負(fù)責(zé)人初審提交審批：申請人填寫完成后，通過OA系統(tǒng)提交至部門負(fù)責(zé)人（或部門指定審批人）進(jìn)行初審。審核要點：部門負(fù)責(zé)人需重點審核以下內(nèi)容：采購需求的必要性：是否為部門工作開展所必需，是否存在浪費(fèi)或重復(fù)采購；數(shù)量與規(guī)格合理性：申請數(shù)量是否符合實際使用需求，規(guī)格是否匹配現(xiàn)有設(shè)備或工作標(biāo)準(zhǔn)；預(yù)算符合性：預(yù)估總價是否在部門年度行政預(yù)算額度內(nèi)（超預(yù)算需提前說明資金來源）。審核結(jié)果：審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中簽字確認(rèn)；若不通過，需注明原因并退回申請人修改。（三）行政部復(fù)核接收流轉(zhuǎn)：行政部（或采購部）在OA系統(tǒng)中接收已通過部門初審的申請，指定專人進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核要點：物資分類與標(biāo)準(zhǔn)：確認(rèn)物資是否屬于行政部統(tǒng)一采購范圍（如IT設(shè)備需同步報信息部審核規(guī)格），是否符合企業(yè)《行政物資采購目錄》（如品牌、型號、單價上限等）；庫存核對：查詢企業(yè)行政物資臺賬，確認(rèn)是否有庫存或可調(diào)撥物資（若有庫存，需優(yōu)先使用庫存物資）；預(yù)算匯總：匯總各部門申請，檢查是否超出月度/季度行政采購預(yù)算，超預(yù)算需報行政負(fù)責(zé)人審批。復(fù)核結(jié)果：復(fù)核通過后，行政部在系統(tǒng)中簽字；若需調(diào)整（如建議更換性價比更高的品牌、減少數(shù)量等），與申請人溝通后修改申請。（四）分級審批根據(jù)采購金額及物資重要性，實行分級審批制度（以下標(biāo)準(zhǔn)僅供參考，企業(yè)可根據(jù)實際調(diào)整）：小額采購（預(yù)估總價≤5000元）：由行政部負(fù)責(zé)人審批；中等金額采購（5000元＜預(yù)估總價≤20000元）：需行政部負(fù)責(zé)人+分管副總審批；大額采購（預(yù)估總價＞20000元）：需行政部負(fù)責(zé)人+分管副總+總經(jīng)理審批。審批人需在OA系統(tǒng)中審核采購的合規(guī)性、預(yù)算合理性及必要性，審批通過后流程流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；不通過則注明原因退回。（五）采購執(zhí)行與進(jìn)度反饋采購任務(wù)分配：審批通過后，行政部采購專員根據(jù)申請表內(nèi)容，通過合格供應(yīng)商名錄進(jìn)行采購（緊急物資可啟動緊急采購流程，需在審批中標(biāo)注）。進(jìn)度跟蹤：采購專員需在1個工作日內(nèi)與供應(yīng)商確認(rèn)交貨期，并在OA系統(tǒng)中更新采購進(jìn)度（如“已下單”“已發(fā)貨”“待驗收”），同步告知申請人預(yù)計到貨時間。（六）物資驗收與入庫現(xiàn)場驗收：物資到貨后，申請人需與行政部指定驗收人共同到場，對照申請表核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，保證無誤。入庫登記：驗收合格后，驗收人在系統(tǒng)中確認(rèn)收貨，行政部更新物資臺賬（登記物資編號、存放位置、領(lǐng)用部門等信息）；若驗收不合格（如損壞、型號不符），需及時聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄原因。（七）費(fèi)用報銷與歸檔報銷申請：采購?fù)瓿珊螅姓繎{采購申請表、驗收單、發(fā)票（需注明“行政物資采購”及申請編號）提交至財務(wù)部報銷。資料歸檔：所有申請表、審批記錄、驗收單、發(fā)票等資料由行政部按月整理歸檔，保存期限不少于3年，以備審計或查詢。三、行政物資采購申請審批表（模板）企業(yè)行政物資采購申請審批表申請編號XZCG-2024-X申請日期2024年X月X日申請人某所屬部門行政部聯(lián)系電話8888申請事由辦公室打印機(jī)墨盒更換（現(xiàn)有墨盒已耗盡，影響文件打?。┬蛱栁镔Y名稱規(guī)格型號單位申請數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）備注1硒鼓HP305A黑鼓個2350700適用于HPLaserJetProM402n打印機(jī)2復(fù)印紙A470g白紙包525125日常辦公使用合計——————————825——審批流程審批人簽字日期審批意見部門負(fù)責(zé)人審核**X月X日需求合理，同意采購行政部復(fù)核**X月X日庫存無此型號，同意按流程采購行政部負(fù)責(zé)人審批**X月X日同意采購，按預(yù)算執(zhí)行分管副總審批（若需）趙六————總經(jīng)理審批（若需）錢七————備注1.此采購為非緊急物資，預(yù)計到貨時間為5個工作日；2.發(fā)票需為增值稅普通發(fā)票，抬頭：有限公司。行政部采購專員孫八驗收人簽字**驗收日期2024年X月X日四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項信息真實性要求：申請人需保證申請表內(nèi)物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息真實準(zhǔn)確，避免因信息錯誤導(dǎo)致采購物資無法使用或延誤工作。提前規(guī)劃與緊急采購：非緊急物資需至少提前3個工作日提交申請，便于行政部統(tǒng)籌采購；確因緊急情況（如突發(fā)設(shè)備故障）需緊急采購的，需在申請表中標(biāo)注“緊急”，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政負(fù)責(zé)人雙簽后優(yōu)先處理。預(yù)算與審批時效：申請人需關(guān)注部門預(yù)算余額，超預(yù)算采購需提前向行政部說明；各審批人需在收到申請后1-2個工作日內(nèi)完成審批，避免流程拖延。供應(yīng)商與價格管控：行政部需優(yōu)先從企業(yè)合格供應(yīng)商名錄中選擇合作方，嚴(yán)格執(zhí)行“貨比三家”原則（單價5000元以上需提供至少2家供應(yīng)商報價單），保證采購性價