會計公司辦公用品采購審核辦法

一、總則1.目的為加強本會計公司辦公用品采購管理，規(guī)范采購審核流程，確保辦公用品采購的合理性、合規(guī)性與經(jīng)濟性，有效控制采購成本，提高資金使用效率，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司各部門辦公用品的采購審核工作。涵蓋從辦公用品需求提出、采購申請、供應商選擇、采購合同簽訂到采購驗收等各個環(huán)節(jié)的審核管理。3.原則-合法性原則：辦公用品采購審核工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動依法依規(guī)進行。-真實性原則：采購申請及相關(guān)資料應真實、準確地反映辦公用品的需求情況和采購信息，不得虛報、瞞報。-必要性原則：審核過程中要重點考量辦公用品采購的必要性，避免不必要的浪費，確保每一項采購都是基于工作實際需要。-效益性原則：在滿足工作需求的前提下，追求采購成本的最小化和效益的最大化，通過合理的采購安排和審核，降低公司運營成本。二、采購需求審核1.需求提出-各部門應根據(jù)工作實際需要，定期梳理辦公用品需求情況。由部門負責人組織相關(guān)人員，結(jié)合業(yè)務量、人員變動等因素，合理預測辦公用品的用量和種類，填寫《辦公用品需求申請表》。-《辦公用品需求申請表》應詳細注明辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、預計用量、預計使用時間等信息。對于特殊規(guī)格或有特殊要求的辦公用品，需在申請表中進行特別說明。2.部門內(nèi)部審核-部門負責人收到《辦公用品需求申請表》后，應組織本部門人員進行內(nèi)部審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性以及與部門工作計劃的匹配性等。-部門負責人需在申請表上簽署審核意見，如同意申請、需調(diào)整需求或不同意申請等，并說明理由。對于需要調(diào)整需求的情況，應明確提出調(diào)整建議。3.跨部門協(xié)調(diào)審核（如有必要）-對于涉及多個部門共同使用或可能對其他部門產(chǎn)生影響的辦公用品采購需求，應組織跨部門協(xié)調(diào)審核會議。由行政部門牽頭，召集相關(guān)部門負責人參加。-在跨部門協(xié)調(diào)審核會議上，各部門應充分溝通，就辦公用品的需求情況、使用安排等進行討論。對于存在爭議的事項，應通過協(xié)商達成一致意見。行政部門負責記錄會議討論結(jié)果，并根據(jù)協(xié)商意見對《辦公用品需求申請表》進行相應調(diào)整。三、采購申請審核1.申請?zhí)峤?經(jīng)過部門內(nèi)部審核或跨部門協(xié)調(diào)審核通過的《辦公用品需求申請表》，由部門指定專人提交至行政部門。行政部門負責接收并對申請表的完整性進行初步檢查，如發(fā)現(xiàn)申請表填寫不完整或信息不準確，應及時退回申請部門進行補充或修正。2.行政部門審核-行政部門收到《辦公用品需求申請表》后，應從公司整體資源配置和管理的角度進行審核。審核內(nèi)容包括：-辦公用品的需求是否符合公司的整體辦公資源規(guī)劃和預算安排；-所申請的辦公用品是否與公司現(xiàn)有辦公設(shè)備和用品兼容，避免因不兼容導致的資源浪費；-審核申請的采購數(shù)量是否在合理范圍內(nèi)，是否存在過度采購的情況。-行政部門應在申請表上簽署審核意見，對于符合要求的申請，予以通過并提交至財務部門進行下一步審核；對于不符合要求的申請，應詳細說明原因并退回申請部門。3.財務部門審核-財務部門收到行政部門提交的《辦公用品需求申請表》后，主要從預算控制和資金使用的角度進行審核。審核內(nèi)容包括：-采購申請是否在部門年度辦公用品預算范圍內(nèi)，如超出預算，需審核是否有合理的預算調(diào)整申請及審批文件；-對采購金額進行合理性評估，參照市場價格及公司歷史采購價格，判斷申請的采購價格是否合理；-審核采購資金的支付方式和時間安排是否符合公司財務管理制度。-財務部門應在申請表上簽署審核意見，對于預算內(nèi)且價格合理的申請，予以通過；對于超出預算或價格不合理的申請，應與申請部門和行政部門進行溝通，提出調(diào)整建議。如經(jīng)溝通后仍無法達成一致，應提交公司管理層進行決策。四、供應商選擇審核1.供應商信息收集-行政部門負責建立和維護公司辦公用品供應商信息庫，定期收集供應商的相關(guān)信息，包括但不限于供應商的基本情況（名稱、地址、聯(lián)系方式等）、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務、信譽狀況等。-行政部門可通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實地考察、供應商自薦等。對于新的供應商，應要求其提供詳細的公司資料和產(chǎn)品樣本，以便進行評估。2.供應商篩選審核-當采購申請審核通過后，行政部門應根據(jù)采購需求從供應商信息庫中篩選出符合要求的供應商。篩選標準包括但不限于：-供應商具備合法的經(jīng)營資質(zhì)，能夠提供符合國家質(zhì)量標準的辦公用品；-供應商的價格具有競爭力，在滿足質(zhì)量要求的前提下，報價應合理；-供應商具有良好的信譽和售后服務能力，能夠及時響應公司的需求并解決可能出現(xiàn)的問題。-行政部門應組織相關(guān)人員對篩選出的供應商進行初步審核，審核方式可包括電話溝通、資料審查等。對于通過初步審核的供應商，列入候選供應商名單。3.供應商實地考察（如有必要）-對于擬長期合作或采購金額較大的辦公用品采購項目，行政部門應組織相關(guān)人員對候選供應商進行實地考察。實地考察內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、倉儲物流等方面。-實地考察人員應撰寫考察報告，詳細記錄考察情況，并對供應商的綜合實力和合作潛力進行評估?？疾靾蟾孀鳛檫x擇供應商的重要參考依據(jù)。4.供應商確定審核-行政部門根據(jù)供應商篩選審核和實地考察（如有）的結(jié)果，提出擬選擇的供應商建議名單，并提交公司管理層進行審核確定。-公司管理層在審核供應商建議名單時，應綜合考慮供應商的各方面因素，如產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務、信譽等，確保選擇的供應商能夠滿足公司的長期發(fā)展需求。對于最終確定的供應商，行政部門應與其簽訂正式的采購合同。五、采購合同審核1.合同起草-行政部門根據(jù)采購需求和與供應商協(xié)商的結(jié)果，起草辦公用品采購合同。合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括但不限于以下內(nèi)容：-合同雙方的基本信息（名稱、地址、聯(lián)系方式等）；-采購辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等；-產(chǎn)品質(zhì)量標準、驗收方式、售后服務條款等；-付款方式、付款時間、違約責任等。-合同起草過程中，應確保合同條款清晰、準確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或容易引起歧義的表述。2.內(nèi)部審核-采購合同起草完成后，行政部門應組織內(nèi)部審核。審核人員包括行政部門負責人、法務人員、財務人員等。內(nèi)部審核的內(nèi)容包括：-合同條款是否符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，是否存在法律風險；-合同中的采購內(nèi)容是否與采購申請和審批結(jié)果一致，價格、交貨期等條款是否合理；-付款方式和時間是否符合公司財務管理制度，是否存在資金風險；-合同的違約責任和爭議解決條款是否明確、合理，是否能夠有效保障公司的權(quán)益。-內(nèi)部審核人員應在合同審核表上簽署審核意見，對于存在問題的合同條款，應提出修改建議。行政部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善。3.合同簽訂-經(jīng)過內(nèi)部審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應商簽訂。簽訂合同前，應再次核對合同條款，確保合同內(nèi)容準確無誤。-合同簽訂后，行政部門應將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務部門、申請部門等，以便各部門做好相應的工作準備。六、采購驗收審核1.驗收準備-在辦公用品到貨前，行政部門應通知申請部門和相關(guān)驗收人員做好驗收準備工作。驗收人員應熟悉采購合同的相關(guān)條款，明確驗收標準和要求。-申請部門應根據(jù)工作實際需要，安排合適的人員參與驗收工作。對于專業(yè)性較強的辦公用品，可邀請專業(yè)技術(shù)人員協(xié)助驗收。2.驗收實施-辦公用品到貨后，驗收人員應按照合同約定的驗收標準和方式進行驗收。驗收內(nèi)容包括：-核對辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等是否與合同一致；-檢查辦公用品的外觀、質(zhì)量是否符合要求，如有質(zhì)量問題，應及時記錄并與供應商溝通解決；-對于需要進行功能測試的辦公用品，應進行相應的測試，確保其功能正常。-驗收人員應填寫《辦公用品驗收單》，詳細記錄驗收情況。驗收單應包括驗收日期、驗收人員、驗收結(jié)果等信息。3.驗收審核-行政部門收到《辦公用品驗收單》后，應進行審核。審核內(nèi)容包括驗收程序是否合規(guī)、驗收結(jié)果是否真實準確等。-如驗收結(jié)果為合格，行政部門應在驗收單上簽署審核意見，并將驗收單提交至財務部門，作為付款依據(jù)。如驗收結(jié)果為不合格，行政部門應及時與供應商溝通，要求其按照合同約定進行處理，如換貨、補貨、退貨等。同時，行政部門應跟蹤處理結(jié)果，并將相關(guān)情況記錄在案。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機制-公司建立健全辦公用品采購審核的內(nèi)部監(jiān)督機制，由行政部門和審計部門共同負責監(jiān)督工作。行政部門負責對采購審核流程的日常監(jiān)督，確保各項審核工作按照規(guī)定的程序和標準進行。-審計部門定期對辦公用品采購審核工作進行專項審計，檢查采購審核制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購資金的使用效益等。審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。2.違規(guī)處理-對于在辦公用品采購審核過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，如虛報采購需求、違規(guī)選擇供應商、簽訂虛假合同、驗收走過場等，公司將嚴肅處理。根據(jù)違規(guī)情節(jié)的輕重，對相關(guān)責任人給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等相應的處罰。-對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人應承擔相應的賠償責任。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。3.持續(xù)改進-行政部門和相關(guān)部門應定期對辦公用品采購審核工作進行總結(jié)分析，收集各部門的反饋意見，查找存在的問題和不足之處。-根據(jù)總結(jié)分析結(jié)果，及時對采購審核制度和流程進行優(yōu)化和完善，不斷提高采購審核工作的效率和質(zhì)量，更好地滿足公司辦公需求，降低采購成