企業(yè)行政管理文件存檔及索引規(guī)范一、規(guī)范目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)行政管理文件的存檔管理，保證文件完整、安全、可追溯，提升文件檢索與利用效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門在行政管理活動中形成的各類紙質(zhì)及電子文件的存檔、索引、保管與利用工作，涵蓋但不限于行政管理制度、會議紀(jì)要、請示報告、合同協(xié)議、人事檔案、資產(chǎn)臺賬、對外函件等具有保存價值的文件材料。二、標(biāo)準(zhǔn)化文件存檔操作步驟（一）文件收集與初步審核責(zé)任主體：各部門指定專人（如部門文秘或綜合管理員）負(fù)責(zé)本部門形成文件的日常收集，行政部統(tǒng)籌監(jiān)督。收集范圍：制度類：企業(yè)發(fā)布的各項行政管理制度、管理辦法、實施細(xì)則等；會議類：各類會議（如總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會）的通知、議程、簽到表、會議紀(jì)要等；請示報告類：部門或員工提交的請示、報告、申請（如用印申請、費用申請、人事變動申請）及批復(fù)材料；合協(xié)議類：行政類合同（如辦公場地租賃、固定資產(chǎn)采購、服務(wù)外包合同）及附件、審批單；其他：對外函件、資產(chǎn)盤點表、檢查整改報告、重要通知公告等。審核要求：收集的文件需內(nèi)容完整、字跡清晰（紙質(zhì)文件）或格式規(guī)范（電子文件），無缺頁、漏項，且已按審批流程辦結(jié)完畢。對不符合要求的文件，退回原形成部門補充完善。（二）文件分類與編號分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度-類別-子類”三級分類法，保證分類邏輯清晰、層級分明。年度：以文件形成自然年度為準(zhǔn)，如“2024”；類別：按文件性質(zhì)分為“行政制度（ZD）”“會議文件（HY）”“請示報告（QSBG）”“合同協(xié)議（HT）”“人事行政（RSXZ）”“資產(chǎn)臺賬（ZC）”“其他（QT）”七大類；子類：在類別下按具體用途細(xì)分，如“會議文件”可細(xì)分為“辦公會（BGH）”“部門例會（BMLH）”“專題會（ZTH）”。編號規(guī)則：檔案編號統(tǒng)一為“部門代碼-年度-類別-子類-流水號”，其中：部門代碼：用兩位字母表示（如行政部“XZ”、人力資源部“RL”、財務(wù)部“CW”）；流水號：按文件形成時間順序，從“001”開始連續(xù)編制，每年重新編號。示例：行政部2024年第3份辦公會會議紀(jì)可編號為“XZ-2024-HY-BGH-003”。（三）文件整理與編目整理要求：紙質(zhì)文件：去除金屬夾、訂書釘?shù)妊b訂附件，按審批流程順序排列，左側(cè)裝訂（厚度超1cm的采用三孔一線裝訂），每份文件附《文件歸檔封面》（注明編號、題名、形成部門、日期、頁數(shù)、密級等）；電子文件：采用PDF格式保存（避免格式兼容問題），文件名與編號一致，存儲于企業(yè)指定服務(wù)器或云盤（如“行政部-2024-歸檔文件”文件夾），同步備份至本地硬盤或移動存儲介質(zhì)。編目登記：所有文件整理完成后，需在《文件歸檔登記表》（詳見模板一）中逐項登記，內(nèi)容包括歸檔日期、文件編號、文件題名、形成部門、責(zé)任人、密級、保管期限、存放位置、備注等，保證信息準(zhǔn)確無誤。（四）檔案入庫與保管入庫流程：紙質(zhì)檔案：由行政部檔案管理員核對《文件歸檔登記表》與實物文件一致后，按編號順序存入專用檔案柜（柜面標(biāo)注檔案類別、年度、起止編號）；電子檔案：由行政部信息專員核對文件完整性后，至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置讀取權(quán)限（如僅部門負(fù)責(zé)人可查閱密級文件），并記錄時間、操作人。保管要求：紙質(zhì)檔案庫房需具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光“六防”條件，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案定期（每季度）進行備份，備份數(shù)據(jù)異地存放（如總部與分支機構(gòu)服務(wù)器互備），防止因系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失導(dǎo)致檔案損毀。三、檔案索引體系構(gòu)建與維護機制（一）索引類型與編制規(guī)則索引類型：根據(jù)檢索需求，建立“分類索引”“主題索引”“責(zé)任者索引”三類索引，形成多維度檢索網(wǎng)絡(luò)。編制規(guī)則：分類索引：按“年度-類別-子類”層級編制，標(biāo)注每個類別的檔案編號范圍及存放位置，便于按類別快速定位；主題索引：提取文件核心關(guān)鍵詞（如“辦公場地租賃”“固定資產(chǎn)采購”“員工考勤制度”），按拼音字母順序排列，標(biāo)注對應(yīng)檔案編號、形成日期；責(zé)任者索引：按文件形成部門或責(zé)任人姓名（如“行政部經(jīng)理”“人力資源處主管”）編制，標(biāo)注該責(zé)任者形成的檔案編號清單及時間范圍。（二）索引更新與維護動態(tài)更新：新增檔案后，檔案管理員需在1個工作日內(nèi)完成對應(yīng)索引的補充錄入（如電子檔案管理系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)索引字段，紙質(zhì)索引需在《檔案索引目錄表》中添加條目）；定期核對：每季度末，檔案管理員需對索引與檔案實物（或電子文件）的一致性進行核查，保證無遺漏、無錯項；失效處理：對已銷毀、歸檔錯誤或索引字段變更的檔案，及時在索引中標(biāo)注“已銷毀”“已調(diào)整”等狀態(tài)，避免誤導(dǎo)檢索。四、模板表格設(shè)計模板一：文件歸檔登記表歸檔日期文件編號文件題名形成部門責(zé)任人密級保管期限存放位置（柜號/文件夾路徑）備注2024-03-15XZ-2024-ZD-001企業(yè)辦公用品管理辦法行政部*主管普通長期檔案柜-01-03（ZD2024）自2024年4月1日起執(zhí)行2024-03-20RL-2024-RSXZ-0122024年3月員工考勤統(tǒng)計表人力資源部*專員普通短期云盤-RL部-2024-歸檔-RSXZ含請假條復(fù)印件模板二：檔案索引目錄表（主題索引示例）關(guān)鍵詞拼音順序檔案編號形成日期責(zé)任者存放位置辦公用品bgypXZ-2024-ZD-0012024-03-15*主管檔案柜-01-03考勤制度kqzdRL-2024-RSXZ-0082024-02-28*經(jīng)理云盤-RL部-2024固定資產(chǎn)gdzcCW-2024-ZC-0252024-03-10*會計檔案柜-05-12五、全生命周期管理要求與風(fēng)險防控（一）職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)檔案管理規(guī)范的制定、培訓(xùn)與執(zhí)行監(jiān)督，統(tǒng)籌檔案收集、整理、保管、利用及銷毀工作；各部門：指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的形成、收集、初步審核，保證文件質(zhì)量及按時歸檔；檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案入庫、編目、索引維護、保管環(huán)境監(jiān)測及借閱登記，定期向行政部匯報檔案管理情況。（二）安全保密管理密級劃分：文件分為“公開（內(nèi)部共享）”“普通（部門內(nèi)查閱）”“密級（僅限負(fù)責(zé)人查閱）”三級，由形成部門標(biāo)注密級，行政部審核確認(rèn)；借閱權(quán)限：借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》（注明借閱事由、歸還時間），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，檔案管理員方可辦理借閱手續(xù)；保密義務(wù)：借閱人需妥善保管檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、復(fù)制（密級文件復(fù)制需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)），歸還時檔案管理員需檢查文件完整性。（三）檔案鑒定與銷毀鑒定周期：每年度末，由行政部牽頭，會同各部門負(fù)責(zé)人組成檔案鑒定小組，對到期檔案進行價值鑒定；銷毀流程：對失去保存價值的檔案，由鑒定小組出具《檔案銷毀清單》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由檔案管理員與監(jiān)銷人（2人以上）共同銷毀（紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒，電子檔案徹底刪除并清除備份），銷毀后在清單上簽字確認(rèn)，存檔備查。六、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵要點文件及時性：各部門需在文件辦理完畢后1個月內(nèi)完成歸檔，逾期未歸檔的，行政部將納入部門績效考核；材料完整性：歸檔文件需包含正本及附件（如審批單、會議簽到表、合同附件等），不得僅存復(fù)印件（特殊情況需注明“復(fù)印件”及原件存放位置）；電子檔案備份：重要電子檔案（如密級合同、制度