合同管理流程與模板匯編一、適用范圍與核心價值本匯編適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)化公司）的合同管理工作，覆蓋采購、銷售、服務(wù)、合作、租賃等常見業(yè)務(wù)場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與模板工具，可實現(xiàn)合同全生命周期規(guī)范管理，降低法律風(fēng)險，提高審批效率，保障企業(yè)權(quán)益，同時為跨部門協(xié)作提供清晰指引。二、合同管理全流程標(biāo)準(zhǔn)化操作（一）需求發(fā)起與合同起草操作主體：業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、項目部）操作步驟：明確需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作事項（如采購物資、提供服務(wù)、聯(lián)合開發(fā)等），梳理核心要素（合作方信息、標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款、履行期限、違約責(zé)任等），填寫《合同需求審批單》（見附件1）。起草合同：業(yè)務(wù)部門依據(jù)需求，選擇對應(yīng)模板（如采購合同、服務(wù)合同）起草合同文本，保證條款完整、表述清晰。模板未覆蓋的特殊業(yè)務(wù)，可參考通用條款框架新增專項內(nèi)容。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求的一致性，重點核對標(biāo)的、金額、期限等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確，簽字確認(rèn)后提交法務(wù)部門（或指定審核崗）。輸出成果：《合同需求審批單》《合同（草案）》（二）多部門聯(lián)合評審操作主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)操作步驟：法務(wù)審核：法務(wù)部門重點審查合同主體資格（是否為合法注冊企業(yè)、有無經(jīng)營異常）、條款合法性（如違約責(zé)任、爭議解決方式是否符合法律規(guī)定）、權(quán)利義務(wù)對等性（是否存在單方面加重我方責(zé)任的條款），出具《合同法務(wù)審核意見表》。財務(wù)審核：財務(wù)部門審核價款支付方式（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款節(jié)點、結(jié)算周期）、稅費承擔(dān)、發(fā)票開具要求、資金安排是否符合財務(wù)制度，評估資金風(fēng)險。業(yè)務(wù)復(fù)核：業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)、財務(wù)意見修改合同草案，對專業(yè)條款（如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)流程）進(jìn)行最終確認(rèn)，保證業(yè)務(wù)需求與合規(guī)要求達(dá)成一致。領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理根據(jù)合同金額、業(yè)務(wù)重要性審批重大合同（如金額超萬元或涉及核心業(yè)務(wù)），一般合同可由部門負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批。輸出成果：《合同法務(wù)審核意見表》《合同財務(wù)審核意見表》《合同審批單》（三）對方確認(rèn)與簽署用印操作主體：業(yè)務(wù)部門、行政部（或指定用印崗）操作步驟：合同傳遞：業(yè)務(wù)部門將最終版PDF合同（含各方審批簽字頁）通過secure方式發(fā)送給合作方，確認(rèn)對方聯(lián)系人（建議為法定代表人或授權(quán)代表，需留存授權(quán)委托書）。對方反饋：合作方在2個工作日內(nèi)反饋書面確認(rèn)意見（如蓋章掃描件或修改建議），重大條款變更需重新啟動內(nèi)部評審流程。用印申請：對方確認(rèn)無誤后，業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》，附合同最終版、對方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）、授權(quán)委托書（如非法定代表人簽署），提交行政部。用印與簽署：行政部核驗材料完整性后，加蓋企業(yè)合同專用章或公章；如需紙質(zhì)簽署，雙方應(yīng)同時簽字蓋章，保證合同文本與電子版一致，簽署頁每頁均需蓋章或簽字。輸出成果：雙方蓋章/簽字的正式合同文本（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）（四）履行跟蹤與變更管理操作主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門操作步驟：履行登記：合同生效后，業(yè)務(wù)部門建立《合同履行臺賬》（見附件2），記錄履行節(jié)點（如交付日期、付款截止日）、責(zé)任人、進(jìn)展情況，定期更新（建議每周/每兩周）。過程監(jiān)督：業(yè)務(wù)部門按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)），同時監(jiān)督對方履行情況（如驗收、付款），發(fā)覺對方違約（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）時，及時收集證據(jù)（如溝通記錄、驗收報告），發(fā)函催告并上報分管領(lǐng)導(dǎo)。合同變更：因政策變化、市場環(huán)境等客觀原因需變更合同時雙方應(yīng)簽訂《補充協(xié)議》（見附件3），明確變更內(nèi)容（如價款、履行期限）、生效條件，履行與原合同相同的審批流程。輸出成果：《合同履行臺賬》《補充協(xié)議》（五）歸檔與復(fù)盤分析操作主體：行政部、業(yè)務(wù)部門操作步驟：資料歸檔：合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本、審批單、審核意見表、履行臺賬、補充協(xié)議、對方主體資格證明等資料整理成冊，移交行政部歸檔。電子版合同同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，編號存儲（規(guī)則：年份-部門-序號，如“2024-采購-001”）。復(fù)盤分析：每季度/每半年，業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門聯(lián)合復(fù)盤合同管理情況，分析常見問題（如條款漏洞、履行延遲原因），優(yōu)化模板與流程，形成《合同管理復(fù)盤報告》，上報管理層。輸出成果：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同管理復(fù)盤報告》三、常用合同模板與填寫指南（一）業(yè)務(wù)合同模板合同編號：________甲方（采購方）：________________________統(tǒng)一社會信用代碼：________________________地址：__________________________________法定代表人：____________________________聯(lián)系人：經(jīng)理電話：-*（僅限工作聯(lián)系）乙方（供應(yīng)方）：________________________統(tǒng)一社會信用代碼：________________________地址：__________________________________法定代表人：____________________________聯(lián)系人：主管電話：-*（僅限工作聯(lián)系）鑒于：甲方因生產(chǎn)經(jīng)營需要，向乙方采購貨物/服務(wù)，雙方根據(jù)《_________民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，達(dá)成如下協(xié)議：合同標(biāo)的：貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額（詳見附件《貨物清單/服務(wù)內(nèi)容說明》，編號：________，為本合同組成部分）。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：乙方所提供貨物/服務(wù)應(yīng)符合國家________標(biāo)準(zhǔn)（標(biāo)準(zhǔn)編號：________）及甲方書面確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)，提供質(zhì)量合格證明文件。交付/履行：（1）交付時間：乙方應(yīng)于___年_月__日前完成交付/服務(wù)啟動，甲方需提前__個工作日提供場地/資料配合。（2）交付地點：________________________（3）驗收：甲方應(yīng)在收到貨物/服務(wù)完成后__個工作日內(nèi)驗收，出具驗收報告；驗收不合格的，乙方應(yīng)在__日內(nèi)整改，整改后仍不合格的，甲方有權(quán)解除合同。價款支付：（1）總價款：人民幣（大寫）________元整（￥________），含13%增值稅。（2）支付方式：①預(yù)付款：合同簽訂后_日內(nèi)，甲方向乙方支付總價的%（￥_____）；②到貨款：驗收合格后_日內(nèi)，支付%（￥_____）；③質(zhì)保金：剩余_%（￥_______）作為質(zhì)保金，質(zhì)保期（__個月）無質(zhì)量問題后__日內(nèi)無息支付。（3）賬戶信息：開戶名：________________________開戶行：________________________賬號：________________________違約責(zé)任：（1）乙方延遲交付的，每延遲1日，按總款__%支付違約金；延遲超過__日的，甲方有權(quán)解除合同，要求乙方賠償損失。（2）貨物/服務(wù)質(zhì)量不合格的，乙方負(fù)責(zé)退換貨或整改，并賠償甲方因此遭受的損失（包括直接損失及合理可得利益）。（3）甲方延遲付款的，每延遲1日，按應(yīng)付未付款項__%支付違約金。爭議解決：因本合同引起的爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。其他：本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式__份，甲乙雙方各執(zhí)__份，具有同等法律效力。甲方（蓋章）：____________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________日期：____年__月__日乙方（蓋章）：____________________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________日期：____年__月__日（二）服務(wù)合同模板（簡化版）合同編號：________甲方（委托方）：________________________乙方（服務(wù)方）：________________________服務(wù)內(nèi)容：乙方為甲方提供________服務(wù)（具體范圍及要求詳見附件《服務(wù)方案》，編號：________）。服務(wù)期限：____年__月日至__年__月__日，共計__個月/日。服務(wù)費用：總價款人民幣________元（含稅），分_期支付，每期支付條件：_______。驗收標(biāo)準(zhǔn)：以附件《服務(wù)方案》約定的驗收指標(biāo)及甲方書面確認(rèn)的成果為準(zhǔn)。知識產(chǎn)權(quán)：服務(wù)過程中產(chǎn)生的成果（含知識產(chǎn)權(quán)）歸甲方所有，乙方不得擅自使用或向第三方披露。其他條款：參照業(yè)務(wù)合同模板通用條款執(zhí)行。（三）模板填寫說明編號規(guī)則：合同編號需唯一，格式為“年份-部門-業(yè)務(wù)類型-序號”（如“2024-銷售-產(chǎn)品-005”），避免重復(fù)。主體信息：填寫合作方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼（與營業(yè)執(zhí)照一致），法定代表人或授權(quán)代表需簽字確認(rèn)，授權(quán)委托書需作為附件。金額條款：價款需同時填寫大寫和小寫，明確是否含稅及稅率，支付方式需細(xì)化節(jié)點（如“驗收合格后15個工作日內(nèi)”）。質(zhì)量與驗收：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的技術(shù)參數(shù)），驗收流程需約定時限及方式（如現(xiàn)場驗收、書面報告）。四、合同管理風(fēng)險控制與常見問題規(guī)避（一）主體資格審查風(fēng)險風(fēng)險點：與合作方主體不適格（如未注冊、被吊銷執(zhí)照、超越經(jīng)營范圍）的合同無效，導(dǎo)致權(quán)益無法保障。規(guī)避措施：簽約前通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營狀態(tài)、行政處罰記錄；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械），需核查對方行業(yè)許可證；自然人簽約需核實證件號碼件，保證為完全民事行為能力人。（二）條款表述模糊風(fēng)險風(fēng)險點：條款表述不清（如“合理期限”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”）易引發(fā)爭議，履行標(biāo)準(zhǔn)無法界定。規(guī)避措施：避免使用模糊詞匯，量化指標(biāo)（如“交付時間：2024年12月31日前”“服務(wù)響應(yīng)時間：2小時內(nèi)”）；權(quán)利義務(wù)明確對應(yīng)（如“甲方提供資料，乙方在__日內(nèi)完成方案設(shè)計”）；違約責(zé)任具體化（如“延遲交付每日按總款0.05%支付違約金”）。（三）履行監(jiān)督缺失風(fēng)險風(fēng)險點：合同簽訂后未跟蹤履行，對方違約未能及時發(fā)覺，導(dǎo)致?lián)p失擴大。規(guī)避措施：建立《合同履行臺賬》，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人及時間節(jié)點，定期更新進(jìn)展；對關(guān)鍵節(jié)點（如交付、驗收）留存書面憑證（如簽收單、驗收報告）；發(fā)覺對方違約時，及時發(fā)函催告（通過EMS郵寄并留存憑證），固定證據(jù)。（四）歸檔管理不規(guī)范風(fēng)險風(fēng)險點：合同資料丟失、電子版未備份，導(dǎo)致后續(xù)維權(quán)或?qū)徲嫊r無據(jù)可查。規(guī)避措施：紙質(zhì)合同正本由行政部統(tǒng)一保管，業(yè)務(wù)部門可留存復(fù)印件；電子版合同加密存儲，定期備份（如每月一次），避免泄露；歸檔資料需完整，包含