采購管理流程規(guī)范及審批表單模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購管理活動，涵蓋原材料、辦公用品、設(shè)備采購、服務(wù)外包等各類采購類型。典型應(yīng)用場景包括：生產(chǎn)型企業(yè)生產(chǎn)物料緊急采購、行政部門日常辦公用品批量采購、項目型服務(wù)外包采購等。涉及部門包括需求部門、采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門及企業(yè)管理層，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證采購活動合規(guī)、高效、透明。二、標(biāo)準(zhǔn)化采購流程操作指引采購管理需遵循“需求導(dǎo)向、預(yù)算控制、合規(guī)優(yōu)先、效益優(yōu)先”原則，分為以下8個核心步驟：（一）需求提出與初審需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請審批表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、交付時間等關(guān)鍵信息，并附《采購需求說明書》（如技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）。部門初審：需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合部門年度計劃及預(yù)算，簽字后提交至采購部門。（二）采購計劃編制與預(yù)算復(fù)核計劃匯總：采購部門接收《采購申請審批表》后，匯總各部門需求，編制《月度/季度采購計劃》，按采購金額、類型（如集中采購/分散采購）、緊急程度分類。預(yù)算復(fù)核：財務(wù)部門對采購計劃中的預(yù)算金額進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)檢查是否超年度預(yù)算、預(yù)算科目是否正確；若超預(yù)算，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)管理層審批后反饋至采購部門。（三）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商來源：常規(guī)采購：從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商（名錄由采購部門定期維護(hù)，包含供應(yīng)商資質(zhì)、歷史合作評價、價格等信息）；新供應(yīng)商引入：供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商資質(zhì)申請表》（含營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證等），采購部門組織資質(zhì)審核、現(xiàn)場考察（如需），評估合格后納入名錄。采購方式確定：根據(jù)采購金額及類型選擇合適方式：金額≤5000元：詢比價（至少3家供應(yīng)商報價，填寫《供應(yīng)商比價記錄表》）；5000元＜金額≤5萬元：競爭性談判（邀請3家及以上供應(yīng)商談判，形成談判記錄）；金額＞5萬元或大宗采購：公開招標(biāo)（按《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定執(zhí)行，委托第三方招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)或自行組織）。（四）合同簽訂與審批合同擬定：采購部門根據(jù)談判結(jié)果/招標(biāo)結(jié)果，擬定《采購合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)（標(biāo)的物詳情、價格、交付時間地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等），法務(wù)部門對合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核。合同審批：按審批權(quán)限逐級審批（如：采購部門負(fù)責(zé)人→財務(wù)部門→法務(wù)部門→分管副總→總經(jīng)理），審批通過后由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同生效。（五）采購執(zhí)行與訂單跟蹤訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)生效合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，同步抄送需求部門及財務(wù)部門，明確交付時間、地點(diǎn)及特殊要求。履約跟蹤：采購專員定期跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，對可能延期交付的風(fēng)險及時預(yù)警，協(xié)調(diào)供應(yīng)商調(diào)整計劃，保證按期交付；若需變更訂單（如數(shù)量、交付時間），需雙方書面確認(rèn)，填寫《訂單變更審批表》。（六）到貨驗(yàn)收與確認(rèn)初步驗(yàn)收：供應(yīng)商交付貨物后，需求部門與采購部門共同到貨驗(yàn)收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀是否與訂單一致，填寫《到貨驗(yàn)收記錄表》。質(zhì)量檢驗(yàn)：對需質(zhì)檢的物品（如生產(chǎn)原料、設(shè)備），由質(zhì)檢部門出具《質(zhì)量檢驗(yàn)報告》；檢驗(yàn)合格則簽署《驗(yàn)收合格單》，不合格則填寫《不合格品處理單》，啟動退貨/換貨/索賠流程。（七）付款結(jié)算與財務(wù)處理單據(jù)提交：采購部門收集《采購合同》《驗(yàn)收合格單》《供應(yīng)商發(fā)票》《訂單變更審批表》（如有）等單據(jù)，提交財務(wù)部門。付款審批：財務(wù)部門審核單據(jù)完整性、金額準(zhǔn)確性，按合同約定付款方式（如預(yù)付款、分期付款、尾款）填寫《付款申請審批表》，按審批權(quán)限流轉(zhuǎn)（如：財務(wù)經(jīng)理→總經(jīng)理→出納）?？铐椫Ц叮撼黾{根據(jù)審批通過的《付款申請審批表》辦理付款，保留付款憑證（如銀行回單），同步更新供應(yīng)商付款臺賬。（八）檔案歸檔與復(fù)盤資料歸檔：采購部門將采購全流程資料（申請表、比價記錄、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）整理歸檔，保存期限不少于3年（重要合同保存期限不少于10年）。流程復(fù)盤：每季度采購部門組織相關(guān)部門召開采購復(fù)盤會，分析采購周期、成本控制、供應(yīng)商履約等問題，持續(xù)優(yōu)化采購流程。三、核心審批表單模板（一）采購申請審批表申請部門申請日期年月日采購類型□物料采購□服務(wù)采購□工程采購□其他預(yù)算編號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）資金來源□自有資金□預(yù)算資金用途說明需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部門意見：□同意采購，建議采用[詢比價/招標(biāo)]方式□需補(bǔ)充說明：____________________□不同意采購，原因：____________________負(fù)責(zé)人簽字：日期：財務(wù)部門意見：□預(yù)算合規(guī)，金額準(zhǔn)確□需調(diào)整預(yù)算，調(diào)整金額：______元□預(yù)算不足，建議駁回負(fù)責(zé)人簽字：日期：管理層審批（≥5萬元需總經(jīng)理簽字）：□同意□補(bǔ)充說明：____________________簽字：日期：（二）供應(yīng)商比價記錄表采購項目名稱采購日期年月日采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號需求數(shù)量比價方式□詢價□報價邀請參與供應(yīng)商數(shù)量家序號供應(yīng)商名稱報價（元）報價有效期123比價結(jié)論：推薦供應(yīng)商：____________________（理由：____________________）采購負(fù)責(zé)人簽字：日期：審批人簽字：日期：（三）采購合同模板（簡化版）合同編號：______甲方（采購方）：____________________統(tǒng)一社會信用代碼：____________________地址：____________________聯(lián)系人：____________________電話：____________________乙方（供應(yīng)商）：____________________統(tǒng)一社會信用代碼：____________________地址：____________________聯(lián)系人：____________________電話：____________________根據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，甲乙雙方平等自愿、公平公正，就甲方采購物品/服務(wù)事宜達(dá)成協(xié)議，具體條款采購標(biāo)的物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）合計金額（大寫）：____________________（小寫：￥______）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：乙方需提供符合國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及甲方《采購需求說明書》要求的物品/服務(wù)，質(zhì)保期______個月。交付時間：乙方應(yīng)于______年______月______日前交付至甲方指定地點(diǎn)（地址：____________________），運(yùn)費(fèi)由______方承擔(dān)。驗(yàn)收方式：甲方應(yīng)在收到物品后______個工作日內(nèi)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格簽署《驗(yàn)收合格單》；質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題，乙方負(fù)責(zé)免費(fèi)維修/更換。付款方式：預(yù)付款：合同簽訂后______個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價的______%；尾款：驗(yàn)收合格且乙方開具全額增值稅專用發(fā)票后______個工作日內(nèi)，支付剩余______%。違約責(zé)任：若乙方延期交付，每逾期1日按合同總價的0.5%支付違約金；若甲方延期付款，每逾期1日按應(yīng)付未付金額的0.05%支付違約金。爭議解決：因本合同引起的爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。其他約定：____________________甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：______日期：______年______月______日乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：______日期：______年______月______日（四）物料驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號驗(yàn)收日期年月日采購合同編號供應(yīng)商名稱物品名稱規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量驗(yàn)收項目標(biāo)準(zhǔn)結(jié)果（合格/不合格）備注外觀檢查無破損、無變形□合格□不合格規(guī)格核對與訂單一致□合格□不合格數(shù)量清點(diǎn)與訂單一致□合格□不合格質(zhì)量檢驗(yàn)（附《質(zhì)量檢驗(yàn)報告》編號）□合格□不合格驗(yàn)收結(jié)論：□合格，準(zhǔn)予入庫□不合格，處理方式：____________________需求部門簽字：日期：采購部門簽字：日期：質(zhì)檢部門簽字（如需）：日期：倉庫簽字（入庫確認(rèn)）：日期：（五）付款申請審批表供應(yīng)商名稱合同編號付款階段□預(yù)付款□中期款□尾款申請金額（元）大寫：____________________付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□支票□其他賬戶信息：開戶行：____________________賬號：____________________付款事由：□合同預(yù)付款□驗(yàn)收合格付款□質(zhì)保金到期付款附件清單：□《采購合同》□《驗(yàn)收合格單》□《供應(yīng)商發(fā)票》□《訂單變更審批表》（如有）采購部門意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：財務(wù)部門審核：□單據(jù)齊全，金額準(zhǔn)確□需補(bǔ)充附件：____________________□與合同約定不符，原因：____________________負(fù)責(zé)人簽字：日期：總經(jīng)理審批（≥5萬元）：□同意□不同意，原因：____________________簽字：日期：出納付款記錄：付款日期：______年______月______日付款憑證號：____________________出納簽字：日期：四、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項（一）預(yù)算剛性控制嚴(yán)禁無預(yù)算、超預(yù)算采購，特殊情況需調(diào)整預(yù)算的，必須提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)管理層審批后方可執(zhí)行；緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即采購的），可先電話報備采購及財務(wù)部門，事后24小時內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)。（二）供應(yīng)商合規(guī)管理供應(yīng)商資質(zhì)審核需嚴(yán)格把關(guān)，保證營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等證件在有效期內(nèi)，關(guān)鍵物料（如食品、醫(yī)療器械）供應(yīng)商需提供相關(guān)生產(chǎn)許可證明；建立供應(yīng)商黑名單制度，對存在欺詐、質(zhì)量違約等行為的供應(yīng)商，永久取消合作資格。（三）采購過程留痕所有采購環(huán)節(jié)需留存書面或電子記錄（如比價記錄、談判紀(jì)要、驗(yàn)收單、審批郵件等），保證采購過程可追溯；禁止“口頭采購”“體外循環(huán)”，杜絕采購人員與供應(yīng)商私下利益輸送。（四）風(fēng)險防范要點(diǎn)合同條款需明確違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)等