企業(yè)管理-單位換名后更換檔案盒申請(qǐng)報(bào)告模板一、申請(qǐng)單位及基本信息申請(qǐng)單位：[XX單位XX部門]（如“XX集團(tuán)有限公司辦公室”“XX事業(yè)單位檔案管理科”）負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式：[姓名]，職務(wù)：[部門主任/檔案管理員]，聯(lián)系電話：[電話號(hào)碼]單位更名背景：本單位因[機(jī)構(gòu)改革/戰(zhàn)略調(diào)整/上級(jí)批復(fù)]等原因，已于[年月日]正式由“[原單位名稱]”變更為“[現(xiàn)單位名稱]”，并完成工商登記、公章更換、銀行賬戶變更等相關(guān)手續(xù)（附《單位名稱變更核準(zhǔn)通知書》復(fù)印件）。二、更換檔案盒的必要性與依據(jù)現(xiàn)狀及問題：現(xiàn)有檔案盒均標(biāo)注原單位名稱“[原單位名稱]”，共計(jì)[X]個(gè)，涉及[文書檔案/財(cái)務(wù)檔案/項(xiàng)目檔案/人事檔案]等類別，分布于[檔案庫(kù)房X區(qū)域/各部門檔案柜]；單位更名后，檔案作為重要憑證性資料，其載體標(biāo)注的名稱與現(xiàn)單位名稱不一致，不符合《檔案著錄規(guī)則》（GB/T3792.1-2009）中“檔案載體標(biāo)識(shí)應(yīng)與形成單位名稱一致”的要求；對(duì)外提供檔案查閱時(shí)，易因名稱不符引發(fā)誤解，影響檔案的權(quán)威性和準(zhǔn)確性，甚至可能在審計(jì)、資質(zhì)審核等場(chǎng)景中產(chǎn)生合規(guī)性問題。政策及規(guī)范依據(jù)：依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，單位名稱變更后，需同步更新檔案載體的標(biāo)識(shí)信息，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。更換必要性：保障檔案準(zhǔn)確性：使檔案盒標(biāo)識(shí)與單位現(xiàn)用名稱一致，避免因名稱不符導(dǎo)致的檔案信息混淆；符合管理規(guī)范：落實(shí)檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保檔案在查閱、移交、審計(jì)等環(huán)節(jié)的合規(guī)性；維護(hù)單位形象：通過規(guī)范檔案載體標(biāo)識(shí)，體現(xiàn)單位管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，提升對(duì)外溝通中的專業(yè)性。三、更換檔案盒的明細(xì)及規(guī)格要求更換清單：檔案類別現(xiàn)有檔案盒數(shù)量（個(gè)）需更換數(shù)量（個(gè)）存放位置備注（如是否需要定制）文書檔案[X][X]檔案庫(kù)房1號(hào)柜按年度區(qū)分財(cái)務(wù)檔案[X][X]財(cái)務(wù)科檔案柜含憑證、賬簿、報(bào)表項(xiàng)目檔案[X][X]項(xiàng)目管理部檔案架按項(xiàng)目編號(hào)排序人事檔案[X][X]人力資源部保密柜雙面印刷合計(jì)[X][X]--規(guī)格及標(biāo)識(shí)要求：材質(zhì)：采用[無酸牛皮紙/PP塑料]材質(zhì)，符合檔案長(zhǎng)期保存要求（防蛀、防潮、耐老化）；規(guī)格：[310mm×220mm×50mm/310mm×220mm×100mm]（根據(jù)檔案厚度選擇），帶金屬扣或粘扣，便于封存；標(biāo)識(shí)：正面及側(cè)面印刷現(xiàn)單位名稱“[現(xiàn)單位名稱]”，字體為[宋體/黑體]，字號(hào)[X號(hào)]，并預(yù)留[年度/檔案編號(hào)/保管期限]填寫區(qū)域（示例：正面“[現(xiàn)單位名稱]文書檔案”，側(cè)面“2024年度?永久”）；定制要求：如需統(tǒng)一風(fēng)格，可添加單位LOGO（位置：左上角），顏色為[深棕色/深藍(lán)色]（與現(xiàn)有檔案柜風(fēng)格協(xié)調(diào)）。四、預(yù)算及資金來源預(yù)算明細(xì)：預(yù)計(jì)總費(fèi)用[X]元，具體構(gòu)成如下：項(xiàng)目單價(jià)（元/個(gè)）數(shù)量（個(gè)）金額（元）說明定制檔案盒[X][X][X]含印刷費(fèi)、材料費(fèi)舊檔案盒處置費(fèi)[X]-[X]（如涉密檔案盒需銷毀處理）運(yùn)輸及雜費(fèi)[X]-[X]含運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等合計(jì)--[X]資金來源：申請(qǐng)從單位[檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)/行政辦公經(jīng)費(fèi)/年度預(yù)算結(jié)余]中列支，目前該經(jīng)費(fèi)余額為[X]元，可覆蓋本次更換需求。五、更換計(jì)劃及實(shí)施步驟采購(gòu)方式：建議通過[單位集中采購(gòu)平臺(tái)/定點(diǎn)辦公用品供應(yīng)商]采購(gòu)，選擇具備檔案用品生產(chǎn)資質(zhì)的廠家，要求提供樣品確認(rèn)后批量制作，確保印刷清晰、規(guī)格統(tǒng)一。實(shí)施步驟：階段時(shí)間安排主要任務(wù)采購(gòu)階段[X月X日-X月X日]確定規(guī)格、篩選供應(yīng)商、簽訂合同、驗(yàn)收樣品更換階段[X月X日-X月X日]分批次將舊檔案盒內(nèi)文件轉(zhuǎn)移至新檔案盒，同步更新檔案目錄及電子臺(tái)賬（每日更換[X]個(gè)，避免影響正常查閱）收尾階段[X月X日]回收舊檔案盒（涉密類按規(guī)定銷毀，普通類可折價(jià)處理或移交后勤復(fù)用），整理更換記錄六、保障措施檔案安全：更換過程中安排專人負(fù)責(zé)，對(duì)涉密檔案實(shí)行雙人在場(chǎng)制度，文件轉(zhuǎn)移時(shí)逐份核對(duì)，確保不遺漏、不混淆；更換期間暫停該類檔案的外借服務(wù)，如需查閱需經(jīng)審批并由管理員協(xié)助。標(biāo)識(shí)一致性：新檔案盒標(biāo)識(shí)印刷前由[辦公室/檔案管理委員會(huì)]審核樣稿，確保單位名稱、字體、LOGO等信息準(zhǔn)確無誤；更換后隨機(jī)抽查[X]%的檔案盒，核對(duì)標(biāo)識(shí)與實(shí)物是否匹配。成本控制：優(yōu)先選擇性價(jià)比高的材質(zhì)和供應(yīng)商，普通檔案可復(fù)用舊檔案盒內(nèi)的隔頁(yè)、標(biāo)簽（僅更換外盒），減少不必要的浪費(fèi)。七、申請(qǐng)事項(xiàng)懇請(qǐng)批準(zhǔn)更換[X]個(gè)檔案盒，所需經(jīng)費(fèi)[X]元從[指定經(jīng)費(fèi)]中列支。我們將嚴(yán)格按照采購(gòu)流程執(zhí)行，確保資金使用規(guī)范、更換工作有序推進(jìn)，按期完成全部檔案盒的更新，保障檔案管理的規(guī)范性。附件：1.單位名稱變更核準(zhǔn)通知書（復(fù)印件）2.現(xiàn)有檔案盒現(xiàn)狀照片3.新檔案盒設(shè)計(jì)樣稿4.供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（復(fù)印件）申請(qǐng)單位（蓋章）：[XX部門]負(fù)責(zé)人（簽字）：________日期：____年__月__日八、審批意見檔案管理部門審核意見經(jīng)核查，單位更名后更換檔案盒確有必要，預(yù)算合理，規(guī)