行政事業(yè)單位內(nèi)部控制之合同管理制度一、總則行政事業(yè)單位的合同管理是內(nèi)部控制的重要組成部分，對(duì)于規(guī)范單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、防范法律風(fēng)險(xiǎn)、保障國(guó)有資產(chǎn)安全具有重要意義。為了加強(qiáng)行政事業(yè)單位合同管理，維護(hù)單位合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》等相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本合同管理制度。本制度適用于本單位及所屬各部門簽訂的各類合同，包括但不限于采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同、建設(shè)工程合同、借款合同等。合同管理應(yīng)遵循合法合規(guī)、全面管理、全過(guò)程控制、風(fēng)險(xiǎn)防范的原則，確保合同的簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)定。二、合同管理職責(zé)分工1.合同管理部門設(shè)立專門的合同管理部門或指定相關(guān)部門負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一管理工作。合同管理部門的主要職責(zé)包括：制定和完善合同管理制度，建立健全合同管理流程和工作規(guī)范。審核合同文本，對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)和建議。監(jiān)督合同的簽訂和履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。建立合同檔案，對(duì)合同的簽訂、履行、變更、解除等相關(guān)文件資料進(jìn)行整理、歸檔和保管。組織開(kāi)展合同管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高單位員工的合同意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是合同的發(fā)起和執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的前期調(diào)研、談判、起草等工作。業(yè)務(wù)部門的主要職責(zé)包括：根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出合同簽訂需求，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇合適的合同相對(duì)方。與合同相對(duì)方進(jìn)行談判，明確合同的主要條款和內(nèi)容，起草合同文本。對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，確保合同相對(duì)方符合單位要求。按照合同約定履行本部門的義務(wù)，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與合同管理部門和其他相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件資料，并及時(shí)提交給合同管理部門歸檔。3.財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)審核和資金管理工作。財(cái)務(wù)部門的主要職責(zé)包括：對(duì)合同涉及的資金預(yù)算、支付方式、結(jié)算時(shí)間等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同資金安排合理、合規(guī)。根據(jù)合同約定和資金支付審批流程，辦理合同款項(xiàng)的支付手續(xù)，對(duì)合同資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為單位決策提供財(cái)務(wù)支持和建議。4.審計(jì)部門審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)部門的主要職責(zé)包括：定期對(duì)合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)和建議。對(duì)重大合同的簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，防范國(guó)有資產(chǎn)流失。對(duì)合同管理中的違規(guī)行為進(jìn)行審計(jì)調(diào)查，提出處理意見(jiàn)和建議。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程合同立項(xiàng)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出合同簽訂申請(qǐng)，填寫《合同簽訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同簽訂的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)算金額等信息，并附相關(guān)的審批文件和資料，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。合同相對(duì)方選擇：業(yè)務(wù)部門對(duì)潛在的合同相對(duì)方進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研和篩選，選擇符合單位要求的合同相對(duì)方。必要時(shí)，可要求合同相對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等相關(guān)資料，對(duì)其主體資格、信用狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。合同談判：業(yè)務(wù)部門與合同相對(duì)方就合同的主要條款和內(nèi)容進(jìn)行談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。談判過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分考慮單位的利益和風(fēng)險(xiǎn)，爭(zhēng)取有利的合同條款。談判結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)形成談判記錄，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言和格式，明確合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。合同文本應(yīng)盡可能詳細(xì)、具體，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義的表述。合同審核：業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交給合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門主要從合法性、合規(guī)性、完整性等方面對(duì)合同文本進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)和建議。必要時(shí)，合同管理部門可組織財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。審核通過(guò)后，合同文本報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。合同簽訂：經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由法定代表人或其授權(quán)代表與合同相對(duì)方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用單位的合同專用章，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行蓋章登記。合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。2.合同審核要點(diǎn)合法性審核：審核合同是否符合國(guó)家法律法規(guī)和政策的規(guī)定，是否存在違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定的條款。合規(guī)性審核：審核合同是否符合單位內(nèi)部的規(guī)章制度和管理要求，是否履行了必要的審批程序。完整性審核：審核合同的條款是否完整，是否涵蓋了合同的主要內(nèi)容，是否存在遺漏或缺失的條款。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：對(duì)合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等，并提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對(duì)合同涉及的資金預(yù)算、支付方式、結(jié)算時(shí)間等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同資金安排合理、合規(guī)。四、合同履行管理1.合同履行監(jiān)督業(yè)務(wù)部門是合同履行的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)按照合同約定履行本部門的義務(wù)，并對(duì)合同相對(duì)方的履約情況進(jìn)行監(jiān)督。業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，及時(shí)記錄合同履行的進(jìn)展情況，包括合同款項(xiàng)支付情況、貨物交付情況、服務(wù)提供情況等。如發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)方存在違約行為，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)救措施，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。2.合同變更與解除在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同相對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，并簽訂書(shū)面的變更或解除協(xié)議。變更或解除合同應(yīng)履行相應(yīng)的審批程序，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可生效。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時(shí)間、責(zé)任承擔(dān)等事項(xiàng)，并按照規(guī)定進(jìn)行歸檔管理。3.合同糾紛處理如在合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并積極與合同相對(duì)方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，選擇通過(guò)仲裁或訴訟等途徑解決糾紛。在糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集、整理相關(guān)的證據(jù)資料，配合合同管理部門和法律專業(yè)人員做好糾紛處理工作。五、合同檔案管理1.合同檔案內(nèi)容合同檔案包括合同文本、合同審批文件、合同談判記錄、合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件資料（如發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等）、合同變更或解除協(xié)議、合同糾紛處理文件等。合同檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地反映合同簽訂、履行的全過(guò)程。2.合同檔案整理與歸檔合同管理部門負(fù)責(zé)合同檔案的整理和歸檔工作。合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)審批文件進(jìn)行歸檔。在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件資料提交給合同管理部門，合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和歸檔。合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類存放，建立索引目錄，便于查詢和管理。3.合同檔案保管與借閱合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。合同管理部門應(yīng)建立合同檔案保管制度，明確檔案保管的責(zé)任人和保管期限。合同檔案一般應(yīng)保存至合同履行完畢后一定期限，具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定執(zhí)行。因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還合同檔案，不得擅自復(fù)印、外借或泄露合同檔案內(nèi)容。六、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估合同管理部門應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門對(duì)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別主要包括對(duì)合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排查和分析。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要是對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化分析，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，合同管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施主要包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移和風(fēng)險(xiǎn)承受等。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)的合同，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避或風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的措施；對(duì)于中低風(fēng)險(xiǎn)的合同，可采取風(fēng)險(xiǎn)降低或風(fēng)險(xiǎn)承受的措施。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警合同管理部門應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和分析。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)出現(xiàn)異常變化，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。同時(shí)，合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷完善合同風(fēng)險(xiǎn)管理體系。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究1.監(jiān)督檢查單位內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行審計(jì)檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂和履行的合規(guī)性、合同檔案管理的規(guī)范性等。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議。合同管理部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告的要求，及時(shí)組織整改，并將整改情況反饋給審計(jì)部門。2.責(zé)任追究對(duì)于在合同管理工作中存在違規(guī)行為的單位和個(gè)人，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。違規(guī)行為包括但不限于未經(jīng)授權(quán)擅自簽訂合同、違反合同審批程序、泄露合同機(jī)密、不履行合同義務(wù)、濫用職權(quán)謀取私利等。責(zé)任追究方式包括批評(píng)教育、行政處分、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)龋粯?gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則本制度自發(fā)布之日起施行，由合同管理部門負(fù)責(zé)解釋