采購需求清單及審批流程通用模板一、模板適用范圍與典型場景日常運營采購：如辦公用品、設(shè)備耗材、后勤物資等常規(guī)需求；項目專項采購：如研發(fā)項目所需原材料、工程設(shè)備、服務(wù)外包等；緊急采購：因突發(fā)情況需快速響應(yīng)的物資或服務(wù)采購（需啟動緊急審批通道）；預(yù)算內(nèi)計劃采購：年度預(yù)算已列支、需按流程執(zhí)行的常規(guī)采購項目。模板適用對象涵蓋采購申請部門（如行政部、研發(fā)部、項目部）、采購執(zhí)行部門、財務(wù)部門及審批領(lǐng)導(dǎo)，通過明確職責(zé)分工，保證采購需求“有據(jù)可依、流程透明、責(zé)任可追溯”。二、采購需求清單及審批全流程操作指南（一）第一步：采購需求發(fā)起與清單填寫操作主體：采購申請部門（申請人：明，部門負(fù)責(zé)人：華）明確采購需求：申請人根據(jù)部門工作需要，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)算金額，保證需求合理、必要。填寫《采購需求清單模板》（詳見第三部分）：基礎(chǔ)信息：填寫申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、采購編號（格式：部門簡稱-年份-序號，如“XZB-2024-005”）；物品/服務(wù)信息：詳細(xì)列明名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如適用）、單位、數(shù)量、預(yù)估單價、總價，并注明“用途”（如“研發(fā)測試用”“行政辦公日常消耗”）；供應(yīng)商信息：如有意向供應(yīng)商，填寫名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式（聯(lián)系方式可用“138”格式模糊處理）；附件清單：支撐材料，如《比價說明》《技術(shù)參數(shù)確認(rèn)函》《3家及以上供應(yīng)商報價單》（非緊急采購必備）等。部門內(nèi)部初審：申請人將填寫完整的清單及附件提交至部門負(fù)責(zé)人（*華），負(fù)責(zé)人審核需求合理性、必要性及預(yù)算匹配度，簽字確認(rèn)后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。注意事項：需求描述需具體明確，避免“一批辦公用品”等模糊表述；預(yù)估單價需參考市場價或歷史采購數(shù)據(jù)，偏差超20%需附說明。（二）第二步：采購部門合規(guī)性復(fù)核操作主體：采購部門（專員：磊，負(fù)責(zé)人：強）接收并初審：采購專員*磊接收申請部門提交的《采購需求清單》及附件，檢查填寫完整性（如關(guān)鍵字段是否缺失、附件是否齊全），對不符合要求的清單退回申請部門補充。合規(guī)性審核：審核采購需求是否符合公司《采購管理制度》《采購目錄》（如需招標(biāo)、詢價或單一來源采購的適用場景）；核對預(yù)算：通過財務(wù)系統(tǒng)查詢該采購項目是否在年度預(yù)算內(nèi)，預(yù)算金額是否充足（超預(yù)算需申請預(yù)算調(diào)整）；供應(yīng)商信息核實：如涉及意向供應(yīng)商，核實其資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）、歷史合作履約情況，避免“黑名單”供應(yīng)商參與。確定采購方式：根據(jù)采購金額、緊急程度及供應(yīng)商情況，確定采購方式（如公開招標(biāo)、詢價、比價、單一來源采購等），并填寫《采購方式審批建議》欄。反饋結(jié)果：復(fù)核通過后，將清單提交至財務(wù)部門；復(fù)核不通過的，書面說明原因并退回申請部門（需注明修改意見）。注意事項：金額≥5萬元（或公司規(guī)定限額）的采購，原則上需提供3家及以上供應(yīng)商報價單；涉及特種設(shè)備、危險品的采購，需附《安全評估報告》。（三）第三步：財務(wù)部門預(yù)算與資金審核操作主體：財務(wù)部門（會計：靜，經(jīng)理：芳）預(yù)算匹配性審核：會計*靜通過財務(wù)系統(tǒng)核對采購項目與年度預(yù)算的對應(yīng)關(guān)系，確認(rèn)預(yù)算科目、金額是否準(zhǔn)確，超預(yù)算部分需查看《預(yù)算調(diào)整申請表》（如未提交，退回補充）。資金支付計劃審核：根據(jù)采購周期，確認(rèn)資金支付方式（預(yù)付款、貨到付款、分期付款等）及時間節(jié)點，評估對公司現(xiàn)金流的影響。價格合理性審核：對比歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格信息（如大宗商品參考近期行情價），判斷預(yù)估單價是否合理，偏差較大時要求采購部門補充比價說明。審批簽署：審核通過后，財務(wù)經(jīng)理*芳在《財務(wù)審核意見》欄簽字確認(rèn)；如涉及大額資金支付（≥50萬元），需同步提交財務(wù)總監(jiān)會簽。注意事項：未納入年度預(yù)算且未完成預(yù)算調(diào)整的采購，一律不予審批；緊急采購需在審批單中注明“緊急”字樣，并附《緊急采購說明》。（四）第四步：分級審批與決策操作主體：公司管理層（部門分管領(lǐng)導(dǎo)：總、總經(jīng)理/分管副總：董）部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)采購金額及重要性，由部門分管領(lǐng)導(dǎo)（*總）審核采購需求的業(yè)務(wù)必要性及部門協(xié)同性，簽字確認(rèn)后提交至最終審批人。最終審批人決策：金額≤1萬元：由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批即可；1萬元＜金額≤5萬元：由總經(jīng)理（*董）或其授權(quán)的分管副總審批；金額＞5萬元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，形成會議紀(jì)要后方可審批。審批結(jié)果反饋：審批通過后，由采購部門將最終版《采購需求清單》反饋至申請部門；審批不通過的，注明原因并退回。注意事項：分級審批標(biāo)準(zhǔn)需根據(jù)公司規(guī)模、行業(yè)特點自定義，并在《采購管理制度》中明確；涉及關(guān)聯(lián)方交易的采購，需回避審批，提交第三方獨立審核。（五）第五步：采購執(zhí)行與結(jié)果反饋操作主體：采購部門、申請部門采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)審批通過的采購方式，實施采購（如發(fā)布招標(biāo)公告、聯(lián)系供應(yīng)商談判、簽訂采購合同等），保證采購過程合規(guī)、透明。結(jié)果反饋：采購?fù)瓿珊?，采購專員*磊將采購結(jié)果（供應(yīng)商名稱、合同金額、交付時間等）同步至申請部門，并在《采購需求清單》中“采購執(zhí)行結(jié)果”欄填寫說明。資料歸檔：采購部門將《采購需求清單》、審批記錄、合同、發(fā)票、驗收單等資料整理歸檔，保存期限不少于3年（或按會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。注意事項：采購合同需經(jīng)法務(wù)部門（或指定法務(wù)人員）審核簽字；驗收時需申請部門、采購部門、財務(wù)部門共同參與，簽署《采購驗收單》后方可支付尾款。三、配套模板表格（可根據(jù)企業(yè)實際調(diào)整）（一）采購需求清單模板基礎(chǔ)信息內(nèi)容申請部門行政部申請人*明聯(lián)系方式1385678申請日期2024年月日采購編號XZB-2024-005物品/服務(wù)信息序號名稱1辦公用A4紙2筆記本電腦供應(yīng)商信息（如有意向）意向供應(yīng)商名稱晨光辦公科技有限公司聯(lián)系人聯(lián)系方式1399876附件清單1.《3家供應(yīng)商報價單》；2.《技術(shù)參數(shù)確認(rèn)函》審批意見部門審核意見（簽字：*華）需求合理，同意采購。采購復(fù)核意見（簽字：*強）符合采購目錄，預(yù)算充足，建議詢價采購。財務(wù)審核意見（簽字：*芳）預(yù)算匹配，價格合理，同意支付。領(lǐng)導(dǎo)審批意見（簽字：*董）同意采購，按流程執(zhí)行。采購執(zhí)行結(jié)果已與“晨光辦公”簽訂合同，金額16,200元（含運費），預(yù)計月日交付。（二）采購審批流程表（簡化版）流程步驟責(zé)任人審批時限備注需求發(fā)起與填寫申請人（*明）-需附支撐材料部門審核部門負(fù)責(zé)人（*華）1個工作日內(nèi)審核必要性、合理性采購復(fù)核采購專員（*磊）1-2個工作日內(nèi)確定采購方式，審核合規(guī)性財務(wù)審核財務(wù)經(jīng)理（*芳）1個工作日內(nèi)核對預(yù)算、資金支付計劃領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理2個工作日內(nèi)金額分級審批，超50萬元需集體審議結(jié)果反饋與歸檔采購部門采購?fù)瓿珊?日內(nèi)同步結(jié)果，整理歸檔四、使用過程中的關(guān)鍵要點提示填寫規(guī)范性：所有字段需真實、完整填寫，避免漏填、錯填；技術(shù)參數(shù)、用途等描述需專業(yè)、具體，保證供應(yīng)商準(zhǔn)確理解需求。審批時效性：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，緊急采購可通過“綠色通道”（如先口頭溝通后補流程）加快進(jìn)度，但需保留審批痕跡。附件要求：常規(guī)采購需附《供應(yīng)商報價單》，技術(shù)復(fù)雜采購需附《技術(shù)需求說明書》，大額采購需附《可行性研究報告》或《市場調(diào)研報告》。特殊情況處理：預(yù)算內(nèi)未列支的緊急采購，需由申請人提交《緊急采購說明》，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后先執(zhí)行，事后3個工作日內(nèi)補辦預(yù)算調(diào)整手續(xù)；單一來源采購（如專利產(chǎn)品、定制化服務(wù)），需附《單一來源采購說明》，闡明只能從唯一供應(yīng)商處采購的原因，并經(jīng)管理層集體審批。供應(yīng)商管理：采購部門需建立合格供應(yīng)商庫，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價（履約