采購(gòu)審批流程與合同簽署標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的日常采購(gòu)業(yè)務(wù)，涵蓋從需求提出到合同簽署的全流程標(biāo)準(zhǔn)化管理。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括：常規(guī)采購(gòu)：生產(chǎn)原料、辦公用品、設(shè)備耗材等常規(guī)物資的采購(gòu)；服務(wù)采購(gòu)：技術(shù)服務(wù)、咨詢外包、維修保養(yǎng)等服務(wù)類采購(gòu)；項(xiàng)目采購(gòu)：固定資產(chǎn)購(gòu)置、工程建設(shè)、研發(fā)項(xiàng)目等專項(xiàng)采購(gòu)；緊急采購(gòu)：因突發(fā)需求需縮短流程的特殊采購(gòu)（需注明緊急原因并經(jīng)高層審批）。二、采購(gòu)審批與合同簽署全流程操作指南（一）需求發(fā)起與部門初審操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作步驟：填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算總額、用途、期望交付日期等關(guān)鍵信息，并附《供應(yīng)商報(bào)價(jià)單》（至少3家比價(jià)，若獨(dú)家采購(gòu)需說(shuō)明原因）、《技術(shù)參數(shù)要求》等附件。部門負(fù)責(zé)人審核：需求部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。輸出文件：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（含附件）、《部門負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)》。（二）采購(gòu)部需求復(fù)核與供應(yīng)商篩選操作主體：采購(gòu)部操作步驟：需求復(fù)核：采購(gòu)部核對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)單》信息完整性，重點(diǎn)審核：采購(gòu)內(nèi)容是否符合公司年度采購(gòu)計(jì)劃；預(yù)算是否在部門額度內(nèi)，超預(yù)算需說(shuō)明資金來(lái)源；供應(yīng)商報(bào)價(jià)是否符合市場(chǎng)價(jià)格（可通過(guò)歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)、第三方平臺(tái)比價(jià)驗(yàn)證）。供應(yīng)商篩選：常規(guī)采購(gòu)：從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇3家及以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，優(yōu)先選擇合作穩(wěn)定、性價(jià)比高的供應(yīng)商；新供應(yīng)商引入：需收集供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認(rèn)證）、過(guò)往業(yè)績(jī)等資料，填寫《供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估表》，經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核后納入《合格供應(yīng)商名錄》。擬定采購(gòu)方案：根據(jù)比價(jià)結(jié)果，選定最優(yōu)供應(yīng)商，擬定《采購(gòu)方案》（含供應(yīng)商信息、報(bào)價(jià)明細(xì)、交貨周期等），提交至財(cái)務(wù)部審核。輸出文件：《采購(gòu)需求復(fù)核表》、《供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估表》（新供應(yīng)商）、《采購(gòu)方案》。（三）財(cái)務(wù)部預(yù)算與付款條件審核操作主體：財(cái)務(wù)部操作步驟：預(yù)算審核：核對(duì)采購(gòu)金額是否與部門預(yù)算一致，超預(yù)算部分需需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。付款條件審核：審核供應(yīng)商提出的付款方式（如預(yù)付款比例、分期付款節(jié)點(diǎn)、質(zhì)保金條款）、發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）是否符合公司財(cái)務(wù)制度，避免資金風(fēng)險(xiǎn)。出具審核意見(jiàn)：審核通過(guò)后，在《采購(gòu)方案》上簽字確認(rèn)；若不通過(guò)，注明原因并退回采購(gòu)部重新調(diào)整。輸出文件：《財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)書》、《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》（若適用）。（四）法務(wù)部合同條款審核操作主體：法務(wù)部操作步驟：接收合同草案：采購(gòu)部根據(jù)《采購(gòu)方案》擬定《合同（草案）》，內(nèi)容包括甲乙雙方基本信息、采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量質(zhì)量、價(jià)款及支付、交付驗(yàn)收、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決、保密條款等。合規(guī)性審核：重點(diǎn)審核以下條款：主體資格：供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍是否與合同內(nèi)容匹配；權(quán)利義務(wù)：雙方責(zé)任是否明確，避免模糊表述（如“盡快交付”需明確具體時(shí)限）；違約責(zé)任：違約金比例是否合理（一般不超過(guò)合同總額的20%），爭(zhēng)議解決方式是否約定為“公司所在地法院訴訟”；知識(shí)產(chǎn)權(quán)：若涉及技術(shù)采購(gòu)，需明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬及使用權(quán)限。反饋修改意見(jiàn)：審核通過(guò)后，在《合同審批表》上簽字；若需修改，標(biāo)注具體條款并說(shuō)明理由，退回采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商修訂。輸出文件：《法務(wù)審核意見(jiàn)書》、《合同審批表》。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批與授權(quán)簽署操作主體：公司管理層（根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)審批）審批權(quán)限劃分（示例）：采購(gòu)金額≤5萬(wàn)元：由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批；5萬(wàn)元＜采購(gòu)金額≤20萬(wàn)元：由分管副總審批；采購(gòu)金額＞20萬(wàn)元：由總經(jīng)理審批。操作步驟：提交審批材料：采購(gòu)部將《采購(gòu)申請(qǐng)單》《采購(gòu)方案》《財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)書》《合同（草案）》《法務(wù)審核意見(jiàn)書》等材料提交至對(duì)應(yīng)審批人。領(lǐng)導(dǎo)審批：審批人重點(diǎn)審核采購(gòu)的必要性、預(yù)算合理性、合同條款風(fēng)險(xiǎn)，簽署審批意見(jiàn)。授權(quán)簽署：審批通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代表（需附《授權(quán)委托書》）與供應(yīng)商正式簽署合同，合同文本一式至少4份（甲乙雙方各執(zhí)2份，采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部各存1份）。輸出文件：《領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)書》、《授權(quán)委托書》（若適用）、《正式合同文本》。（六）合同履行與歸檔管理操作主體：采購(gòu)部（牽頭）、需求部門（配合）、財(cái)務(wù)部（付款）操作步驟：合同交底：采購(gòu)部向需求部門、財(cái)務(wù)部說(shuō)明合同關(guān)鍵條款（交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)等），保證各方協(xié)同執(zhí)行。履約跟蹤：采購(gòu)部跟蹤供應(yīng)商交付進(jìn)度，若遇延遲（如不可抗力需提供證明），及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案并報(bào)備管理層。驗(yàn)收確認(rèn)：需求部門根據(jù)合同約定的《技術(shù)參數(shù)要求》組織驗(yàn)收，填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，驗(yàn)收合格后由需求部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。付款結(jié)算：財(cái)務(wù)部憑《正式合同》《采購(gòu)驗(yàn)收單》《供應(yīng)商發(fā)票》辦理付款，保證“三單匹配”（訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票）。歸檔管理：采購(gòu)部將采購(gòu)全流程文件（申請(qǐng)單、審批表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理成冊(cè)，按年度編號(hào)存檔，保存期限不少于5年。輸出文件：《采購(gòu)驗(yàn)收單》、《付款憑證》、《采購(gòu)檔案目錄》。三、核心模板表格（一）采購(gòu)申請(qǐng)單模板字段名稱填寫說(shuō)明申請(qǐng)部門需求部門全稱（如“生產(chǎn)一部”）申請(qǐng)人需求部門具體經(jīng)辦人（*某某）申請(qǐng)日期YYYY年MM月DD日采購(gòu)類型□物資類□服務(wù)類□項(xiàng)目類物品/服務(wù)名稱詳細(xì)名稱（如“A4復(fù)印紙”“年度財(cái)務(wù)審計(jì)服務(wù)”）規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容物資規(guī)格型號(hào)或服務(wù)具體要求（如“80g白色，500張/包”“包含年度報(bào)表審計(jì)及內(nèi)控建議”）數(shù)量采購(gòu)數(shù)量（單位：臺(tái)/套/公斤/項(xiàng)等）預(yù)估單價(jià)（元）不含稅預(yù)估單價(jià)預(yù)算總額（元）不含稅預(yù)算總額（大寫：人民幣*元整）期望交付日期YYYY年MM月DD日用途說(shuō)明采購(gòu)物品/服務(wù)的具體用途（如“生產(chǎn)車間日常辦公”“2024年度財(cái)務(wù)合規(guī)性檢查”）供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息供應(yīng)商名稱1：報(bào)價(jià)（元），聯(lián)系人（某某），電話（-）供應(yīng)商名稱2：同上供應(yīng)商名稱3：同上附件清單□《供應(yīng)商報(bào)價(jià)單》□《技術(shù)參數(shù)要求》□《圖紙》□其他（請(qǐng)注明）部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：______________日期：______________（二）合同審批表模板合同基本信息內(nèi)容合同編號(hào)采購(gòu)-年份-部門序號(hào)（如“采購(gòu)-2024-001”）甲方（采購(gòu)方）公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人乙方（供應(yīng)商）公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人采購(gòu)標(biāo)的物品/服務(wù)名稱、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)合同金額（元）含稅總金額（大寫：人民幣*元整）履約期限自YYYY年MM月DD日至YYYY年MM月DD日審核環(huán)節(jié)審核部門/人需求部門復(fù)核需求部門負(fù)責(zé)人采購(gòu)部審核采購(gòu)部負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人/財(cái)務(wù)總監(jiān)法務(wù)部審核法務(wù)部負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)審批□分管副總□總經(jīng)理（三）標(biāo)準(zhǔn)合同文本框架模板（以物資采購(gòu)為例）合同編號(hào)：同《合同審批表》編號(hào)甲方：[公司全稱]，法定代表人：[姓名]，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[代碼]乙方：[供應(yīng)商全稱]，法定代表人：[姓名]，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[代碼]第一條采購(gòu)標(biāo)的物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)第二條交付與驗(yàn)收交付時(shí)間：乙方應(yīng)于YYYY年MM月DD日前將貨物交付至甲方指定地點(diǎn)（[詳細(xì)地址]），運(yùn)費(fèi)由乙方承擔(dān)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：甲方按本合同附件《技術(shù)參數(shù)要求》進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后3個(gè)工作日內(nèi)簽署《采購(gòu)驗(yàn)收單》。第三條付款方式本合同為[□月結(jié)30天□貨到付款□分期付款：預(yù)付30%發(fā)貨，70%驗(yàn)收合格后30天內(nèi)付清]。乙方在收款前需提供等額合法增值稅專用發(fā)票。第四條違約責(zé)任乙方延遲交付：每延遲1日，按合同總額的0.5%支付違約金，延遲超過(guò)7日，甲方有權(quán)解除合同。甲方延遲付款：每延遲1日，按應(yīng)付未付金額的0.05%支付違約金。第五條爭(zhēng)議解決因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。第六條其他本合同一式肆份，甲乙雙方各執(zhí)貳份，具有同等法律效力。本合同自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*某某日期：YYYY年MM月DD日乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：*某某日期：YYYY年MM月DD日（四）采購(gòu)驗(yàn)收與歸檔記錄表驗(yàn)收信息內(nèi)容合同編號(hào)驗(yàn)收物品/服務(wù)名稱驗(yàn)收日期YYYY年MM月DD日驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收人員需求部門：某某，采購(gòu)部：某某驗(yàn)收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因說(shuō)明：________________________________________）附件清單□《驗(yàn)收檢測(cè)報(bào)告》□《使用說(shuō)明書》□其他（請(qǐng)注明）需求部門意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：______________采購(gòu)部意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：______________日期：______________歸檔編號(hào)采購(gòu)-年份-序號(hào)（如“采購(gòu)-2024-085”）歸檔日期YYYY年MM月DD日四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）審批權(quán)限管理嚴(yán)格執(zhí)行分級(jí)審批制度，嚴(yán)禁越級(jí)審批或“先斬后奏”；緊急采購(gòu)需在24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全審批流程，并注明“緊急采購(gòu)”及原因。單筆采購(gòu)金額超過(guò)年度預(yù)算10%的，需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（二）合同條款風(fēng)險(xiǎn)防控供應(yīng)商資質(zhì)：務(wù)必核實(shí)供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證（如食品生產(chǎn)需SC認(rèn)證），避免與無(wú)資質(zhì)主體合作。質(zhì)量條款：明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）及驗(yàn)收方法，避免“質(zhì)量合格”等模糊表述。違約責(zé)任：違約金比例需合理，過(guò)低缺乏約束力，過(guò)高可能被法院調(diào)整；明確“不可抗力”的定義及處理方式。（三）檔案管理規(guī)范采購(gòu)全流程文件需原件存檔，電子版與紙質(zhì)版一致，保證可追溯；涉及商業(yè)