公司電子郵件使用規(guī)定一、總則

公司電子郵件是員工工作中重要的溝通工具，為確保其高效、安全、合規(guī)使用，特制定本規(guī)定。所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的電子郵件溝通環(huán)境。

二、電子郵件使用規(guī)范

（一）發(fā)送對(duì)象與內(nèi)容

1.發(fā)送前需確認(rèn)收件人是否準(zhǔn)確，避免誤發(fā)敏感信息。

2.郵件主題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，反映郵件核心內(nèi)容（如“項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)”、“客戶溝通事項(xiàng)”）。

3.內(nèi)容需真實(shí)、客觀，避免使用夸張、不專業(yè)的表述。

4.涉及商業(yè)機(jī)密或個(gè)人隱私的內(nèi)容，應(yīng)采用加密或內(nèi)部系統(tǒng)傳輸。

（二）附件管理

1.發(fā)送附件前需檢查文件是否完整、無(wú)病毒。

2.大型文件（超過(guò)10MB）建議使用云存儲(chǔ)鏈接共享，郵件正文中僅附簡(jiǎn)要說(shuō)明。

3.刪除過(guò)期附件時(shí)需記錄操作日志，并按規(guī)定存檔備查。

（三）格式與禮儀

1.郵件正文使用標(biāo)準(zhǔn)字體（如宋體、微軟雅黑），字號(hào)不低于12號(hào)。

2.長(zhǎng)郵件建議分段，關(guān)鍵信息加粗或編號(hào)。

3.回復(fù)上級(jí)郵件時(shí)，重要內(nèi)容置頂，保持上下文連貫。

三、安全與保密

（一）賬號(hào)管理

1.員工需設(shè)置強(qiáng)密碼（含字母、數(shù)字、符號(hào)，長(zhǎng)度≥8位），定期更換（如每季度一次）。

2.禁止使用與其他系統(tǒng)相同密碼，禁止共享賬號(hào)。

3.離職員工需立即交還賬號(hào)權(quán)限，公司有權(quán)撤銷訪問(wèn)權(quán)限。

（二）外部發(fā)送

1.發(fā)送外部郵件前需通過(guò)公司郵件系統(tǒng)認(rèn)證，避免被標(biāo)記為垃圾郵件。

2.涉及合作方信息時(shí)，需經(jīng)法務(wù)或上級(jí)審核確認(rèn)。

3.禁止通過(guò)個(gè)人郵箱轉(zhuǎn)發(fā)公司郵件，必須使用公司郵箱。

（三）病毒防護(hù)

1.安裝公司統(tǒng)一配置的殺毒軟件，定期更新病毒庫(kù)。

2.禁止隨意打開(kāi)來(lái)源不明的附件或點(diǎn)擊可疑鏈接。

3.發(fā)現(xiàn)病毒或泄密風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即隔離郵件并上報(bào)IT部門(mén)。

四、違規(guī)處理

（一）違反本規(guī)定的情形包括但不限于：

1.未經(jīng)授權(quán)泄露公司信息。

2.長(zhǎng)期未清理郵箱導(dǎo)致系統(tǒng)卡頓。

3.使用不當(dāng)語(yǔ)言或發(fā)送不當(dāng)內(nèi)容。

（二）處罰措施：

1.口頭警告（首次違規(guī)）。

2.書(shū)面警告（多次違規(guī)或造成輕微損失）。

3.解除勞動(dòng)合同（嚴(yán)重泄密或?qū)е轮卮蠼?jīng)濟(jì)損失）。

五、附則

1.本規(guī)定由公司IT部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和監(jiān)督執(zhí)行。

2.員工需每年簽署《電子郵件使用承諾書(shū)》，確認(rèn)知悉并遵守。

3.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，修訂時(shí)另行通知。

一、總則

公司電子郵件是員工工作中重要的溝通工具，為確保其高效、安全、合規(guī)使用，特制定本規(guī)定。所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的電子郵件溝通環(huán)境。

二、電子郵件使用規(guī)范

（一）發(fā)送對(duì)象與內(nèi)容

1.發(fā)送前需確認(rèn)收件人是否準(zhǔn)確，避免誤發(fā)敏感信息。

-（1）發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)核對(duì)收件人郵箱地址，可使用公司郵箱地址簿查找。

-（2）發(fā)送前可先發(fā)送至同事或上級(jí)確認(rèn)，避免因地址錯(cuò)誤導(dǎo)致信息泄露。

-（3）發(fā)送給多人時(shí)，使用“密送”功能保護(hù)不相關(guān)的收件人隱私。

2.郵件主題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，反映郵件核心內(nèi)容（如“項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)”、“客戶溝通事項(xiàng)”）。

-（1）主題應(yīng)控制在30字以內(nèi)，避免過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致顯示不全。

-（2）使用關(guān)鍵詞便于搜索，如“項(xiàng)目名稱+日期+事項(xiàng)”（例：“Q3市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告初稿+2023-10-26+需審閱”）。

-（3）緊急事項(xiàng)可在主題前加“【緊急】”或“【重要】”標(biāo)識(shí)。

3.內(nèi)容需真實(shí)、客觀，避免使用夸張、不專業(yè)的表述。

-（1）涉及數(shù)據(jù)時(shí)，注明來(lái)源和統(tǒng)計(jì)范圍（如“根據(jù)本季度銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，XX產(chǎn)品占比為15%”）。

-（2）避免口語(yǔ)化表達(dá)，使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)時(shí)需確保對(duì)方理解（可附注解釋）。

-（3）涉及個(gè)人意見(jiàn)時(shí)，明確標(biāo)注為“個(gè)人建議”或“初步看法”。

4.涉及商業(yè)機(jī)密或個(gè)人隱私的內(nèi)容，應(yīng)采用加密或內(nèi)部系統(tǒng)傳輸。

-（1）發(fā)送前使用公司提供的加密工具（如S/MIME）對(duì)郵件或附件加密。

-（2）內(nèi)部敏感信息優(yōu)先使用公司內(nèi)部協(xié)作平臺(tái)（如企業(yè)微信、釘釘）傳輸。

-（3）發(fā)送后需記錄加密狀態(tài)，并通知收件人查收方式（如“請(qǐng)使用附件中的解密密鑰”）。

（二）附件管理

1.發(fā)送附件前需檢查文件是否完整、無(wú)病毒。

-（1）打開(kāi)文件前使用公司殺毒軟件掃描（如“金山毒霸”“360殺毒”）。

-（2）確認(rèn)文件名、版本與發(fā)送內(nèi)容一致（如“合同最終版V2.1.xlsx”）。

-（3）若文件涉及修改記錄，需確認(rèn)是否包含無(wú)關(guān)內(nèi)容（如個(gè)人備注）。

2.大型文件（超過(guò)10MB）建議使用云存儲(chǔ)鏈接共享，郵件正文中僅附簡(jiǎn)要說(shuō)明。

-（1）上傳至公司指定的云盤(pán)（如“公司云盤(pán)”“百度網(wǎng)盤(pán)企業(yè)版”）。

-（2）生成分享鏈接，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如“僅限公司內(nèi)部訪問(wèn)”“有效期為7天”）。

-（3）郵件正文說(shuō)明文件目錄結(jié)構(gòu)（如“/項(xiàng)目/2023/Q3/市場(chǎng)分析/”）。

3.刪除過(guò)期附件時(shí)需記錄操作日志，并按規(guī)定存檔備查。

-（1）刪除前截圖存檔（含文件名、刪除日期、操作人）。

-（2）定期清理郵箱時(shí)，將過(guò)期附件移動(dòng)至“歸檔”文件夾，保留30天。

-（3）重要附件（如合同、報(bào)告）需備份至公司服務(wù)器，并通知IT部門(mén)。

（三）格式與禮儀

1.郵件正文使用標(biāo)準(zhǔn)字體（如宋體、微軟雅黑），字號(hào)不低于12號(hào)。

-（1）標(biāo)題使用加粗（如“**重要通知**”）。

-（2）段落間距設(shè)置為1.5倍行距，便于閱讀。

-（3）長(zhǎng)段落建議分段，每段首行縮進(jìn)2個(gè)字符。

2.長(zhǎng)郵件建議分段，關(guān)鍵信息加粗或編號(hào)。

-（1）使用項(xiàng)目符號(hào)（?）列舉要點(diǎn)（如“?會(huì)議時(shí)間：周三下午2點(diǎn)”“?需準(zhǔn)備材料：1.預(yù)算表2.需求文檔”）。

-（2）重要日期或截止時(shí)間用斜體標(biāo)注（如“*截止日期：2023年10月30日*”）。

-（3）結(jié)尾處可附“請(qǐng)回復(fù)確認(rèn)收到”或“如有疑問(wèn)請(qǐng)聯(lián)系XX”等提示。

3.回復(fù)上級(jí)郵件時(shí)，重要內(nèi)容置頂，保持上下文連貫。

-（1）引用原郵件時(shí)，使用“引用”功能僅顯示相關(guān)段落。

-（2）新添加的內(nèi)容置于引用段落下方，段落間空一行。

-（3）避免大段刪除原郵件內(nèi)容，僅修改或補(bǔ)充必要信息。

三、安全與保密

（一）賬號(hào)管理

1.員工需設(shè)置強(qiáng)密碼（含字母、數(shù)字、符號(hào)，長(zhǎng)度≥8位），定期更換（如每季度一次）。

-（1）密碼不得使用生日、姓名拼音等易猜信息。

-（2）更換密碼時(shí)需輸入舊密碼并確認(rèn)新密碼。

-（3）如需登錄公司郵箱，需通過(guò)二次驗(yàn)證（如短信驗(yàn)證碼）。

2.禁止使用與其他系統(tǒng)相同密碼，禁止共享賬號(hào)。

-（1）郵箱密碼與公司系統(tǒng)（如OA、ERP）密碼必須獨(dú)立設(shè)置。

-（2）禁止通過(guò)截圖、筆記等方式記錄密碼，需憑記憶輸入。

-（3）如需臨時(shí)授權(quán)他人使用郵箱，需經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)并記錄。

3.離職員工需立即交還賬號(hào)權(quán)限，公司有權(quán)撤銷訪問(wèn)權(quán)限。

-（1）離職前1天需交還郵箱賬號(hào)，IT部門(mén)同步停用權(quán)限。

-（2）離職員工不得轉(zhuǎn)發(fā)或?qū)С龉距]件數(shù)據(jù)。

-（3）如需保留部分郵件，需提前申請(qǐng)并轉(zhuǎn)移至個(gè)人郵箱（僅限非涉密內(nèi)容）。

（二）外部發(fā)送

1.發(fā)送外部郵件前需通過(guò)公司郵件系統(tǒng)認(rèn)證，避免被標(biāo)記為垃圾郵件。

-（1）使用公司域名的郵箱（如“info@”）。

-（2）郵件中添加公司官方郵箱地址（如“聯(lián)系方式：support@”）。

-（3）避免在郵件簽名中添加過(guò)多鏈接（不超過(guò)3個(gè)）。

2.涉及合作方信息時(shí)，需經(jīng)法務(wù)或上級(jí)審核確認(rèn)。

-（1）發(fā)送前將合作方名稱、聯(lián)系方式提交法務(wù)備案（如“供應(yīng)商合同-XX公司”）。

-（2）敏感信息（如價(jià)格、政策）需經(jīng)直屬上級(jí)簽字。

-（3）發(fā)送后需記錄抄送人及審核人（如“抄送：法務(wù)部張三”“審核：總監(jiān)李四”）。

3.禁止通過(guò)個(gè)人郵箱轉(zhuǎn)發(fā)公司郵件，必須使用公司郵箱。

-（1）個(gè)人郵箱收發(fā)公司郵件將被記錄在審計(jì)日志中。

-（2）如遇郵箱故障，需申請(qǐng)臨時(shí)郵箱權(quán)限（有效期≤1天）。

-（3）禁止使用個(gè)人郵箱群發(fā)公司通知（必須通過(guò)公司郵件系統(tǒng)）。

（三）病毒防護(hù)

1.安裝公司統(tǒng)一配置的殺毒軟件，定期更新病毒庫(kù)。

-（1）每月檢查殺毒軟件版本（如“金山毒霸2023.9.8版本”）。

-（2）禁止禁用或卸載公司殺毒軟件，否則將按違紀(jì)處理。

-（3）如發(fā)現(xiàn)病毒，立即隔離郵件并通知IT部門(mén)（如“附件檢測(cè)到‘Worm.XYZ’，已隔離”）。

2.禁止隨意打開(kāi)來(lái)源不明的附件或點(diǎn)擊可疑鏈接。

-（1）陌生郵件附件分類處理：直接刪除；可要可不要的，存檔后刪除。

-（2）郵件標(biāo)題含“中獎(jiǎng)”“優(yōu)惠”“會(huì)議紀(jì)要”等關(guān)鍵詞時(shí)需謹(jǐn)慎。

-（3）點(diǎn)擊鏈接前，鼠標(biāo)懸停不點(diǎn)擊，觀察URL是否為官方域名。

3.發(fā)現(xiàn)病毒或泄密風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即隔離郵件并上報(bào)IT部門(mén)。

-（1）隔離操作：標(biāo)記郵件為“垃圾郵件”，并刪除附件。

-（2）上報(bào)流程：通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)提交工單（如“郵件安全事件-XX@”）。

-（3）配合IT部門(mén)調(diào)查，提供郵件截圖、時(shí)間、對(duì)方地址等信息。

四、違規(guī)處理

（一）違反本規(guī)定的情形包括但不限于：

1.未經(jīng)授權(quán)泄露公司信息。

-（1）泄露內(nèi)容：產(chǎn)品參數(shù)、客戶名單、內(nèi)部會(huì)議記錄等。

-（2）傳播渠道：郵件轉(zhuǎn)發(fā)、社交媒體發(fā)布、私下告知非相關(guān)人員。

-（3）主觀故意：明知故犯或因操作失誤未采取補(bǔ)救措施。

2.長(zhǎng)期未清理郵箱導(dǎo)致系統(tǒng)卡頓。

-（1）郵箱存儲(chǔ)超限（如個(gè)人郵箱超過(guò)1GB）。

-（2）大量未讀郵件、過(guò)期附件未歸檔。

-（3）因個(gè)人郵箱問(wèn)題影響工作（如無(wú)法接收公司郵件）。

3.使用不當(dāng)語(yǔ)言或發(fā)送不當(dāng)內(nèi)容。

-（1）侮辱性語(yǔ)言、歧視性言論。

-（2）包含圖片、視頻等不適宜內(nèi)容。

-（3）未經(jīng)允許發(fā)送他人照片或聊天記錄。

（二）處罰措施：

1.口頭警告（首次違規(guī)）。

-（1）由直屬上級(jí)進(jìn)行談話，記錄談話內(nèi)容（如“2023-10-25提醒XX注意附件加密要求”）。

-（2）口頭警告后仍需參加郵件安全培訓(xùn)。

2.書(shū)面警告（多次違規(guī)或造成輕微損失）。

-（1）由HR部門(mén)出具書(shū)面警告，存入員工檔案。

-（2）書(shū)面警告期間，不得參與重要郵件處理工作。

-（3）違反保密協(xié)議的，需補(bǔ)充簽署重申承諾書(shū)。

3.解除勞動(dòng)合同（嚴(yán)重泄密或?qū)е轮卮蠼?jīng)濟(jì)損失）。

-（1）泄密后果：客戶流失（如超過(guò)5家）、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手獲取核心數(shù)據(jù)。

-（2）經(jīng)濟(jì)損失：金額超過(guò)10萬(wàn)元人民幣或影響公司上市。

-（3）解除程序：提前30天通知，按合同賠償N+1個(gè)月工資。

五、附則

1.本規(guī)定由公司IT部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和監(jiān)督執(zhí)行。

-（1）IT部門(mén)每月抽查郵箱使用情況（如“隨機(jī)抽取20封郵件檢查格式”）。

-（2）員工對(duì)規(guī)定有疑問(wèn)時(shí)，聯(lián)系IT部張經(jīng)理（郵箱：it@）。

-（3）違規(guī)案例將在部門(mén)周會(huì)通報(bào)（匿名處理敏感信息）。

2.員工需每年簽署《電子郵件使用承諾書(shū)》，確認(rèn)知悉并遵守。

-（1）簽署流程：人力資源部組織培訓(xùn)，員工簽字歸檔。

-（2）簽署后如違反規(guī)定，視為兩次違規(guī)處理。

-（3）承諾書(shū)內(nèi)容附后（見(jiàn)附件1）。

3.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，修訂時(shí)另行通知。

-（1）修訂版本號(hào)：V2.0（原V1.0）。

-（2）生效日期：2023年10月26日。

-（3）重大變更將發(fā)布公告，并組織全員學(xué)習(xí)。

一、總則

公司電子郵件是員工工作中重要的溝通工具，為確保其高效、安全、合規(guī)使用，特制定本規(guī)定。所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的電子郵件溝通環(huán)境。

二、電子郵件使用規(guī)范

（一）發(fā)送對(duì)象與內(nèi)容

1.發(fā)送前需確認(rèn)收件人是否準(zhǔn)確，避免誤發(fā)敏感信息。

2.郵件主題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，反映郵件核心內(nèi)容（如“項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)”、“客戶溝通事項(xiàng)”）。

3.內(nèi)容需真實(shí)、客觀，避免使用夸張、不專業(yè)的表述。

4.涉及商業(yè)機(jī)密或個(gè)人隱私的內(nèi)容，應(yīng)采用加密或內(nèi)部系統(tǒng)傳輸。

（二）附件管理

1.發(fā)送附件前需檢查文件是否完整、無(wú)病毒。

2.大型文件（超過(guò)10MB）建議使用云存儲(chǔ)鏈接共享，郵件正文中僅附簡(jiǎn)要說(shuō)明。

3.刪除過(guò)期附件時(shí)需記錄操作日志，并按規(guī)定存檔備查。

（三）格式與禮儀

1.郵件正文使用標(biāo)準(zhǔn)字體（如宋體、微軟雅黑），字號(hào)不低于12號(hào)。

2.長(zhǎng)郵件建議分段，關(guān)鍵信息加粗或編號(hào)。

3.回復(fù)上級(jí)郵件時(shí)，重要內(nèi)容置頂，保持上下文連貫。

三、安全與保密

（一）賬號(hào)管理

1.員工需設(shè)置強(qiáng)密碼（含字母、數(shù)字、符號(hào)，長(zhǎng)度≥8位），定期更換（如每季度一次）。

2.禁止使用與其他系統(tǒng)相同密碼，禁止共享賬號(hào)。

3.離職員工需立即交還賬號(hào)權(quán)限，公司有權(quán)撤銷訪問(wèn)權(quán)限。

（二）外部發(fā)送

1.發(fā)送外部郵件前需通過(guò)公司郵件系統(tǒng)認(rèn)證，避免被標(biāo)記為垃圾郵件。

2.涉及合作方信息時(shí)，需經(jīng)法務(wù)或上級(jí)審核確認(rèn)。

3.禁止通過(guò)個(gè)人郵箱轉(zhuǎn)發(fā)公司郵件，必須使用公司郵箱。

（三）病毒防護(hù)

1.安裝公司統(tǒng)一配置的殺毒軟件，定期更新病毒庫(kù)。

2.禁止隨意打開(kāi)來(lái)源不明的附件或點(diǎn)擊可疑鏈接。

3.發(fā)現(xiàn)病毒或泄密風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即隔離郵件并上報(bào)IT部門(mén)。

四、違規(guī)處理

（一）違反本規(guī)定的情形包括但不限于：

1.未經(jīng)授權(quán)泄露公司信息。

2.長(zhǎng)期未清理郵箱導(dǎo)致系統(tǒng)卡頓。

3.使用不當(dāng)語(yǔ)言或發(fā)送不當(dāng)內(nèi)容。

（二）處罰措施：

1.口頭警告（首次違規(guī)）。

2.書(shū)面警告（多次違規(guī)或造成輕微損失）。

3.解除勞動(dòng)合同（嚴(yán)重泄密或?qū)е轮卮蠼?jīng)濟(jì)損失）。

五、附則

1.本規(guī)定由公司IT部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和監(jiān)督執(zhí)行。

2.員工需每年簽署《電子郵件使用承諾書(shū)》，確認(rèn)知悉并遵守。

3.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，修訂時(shí)另行通知。

一、總則

公司電子郵件是員工工作中重要的溝通工具，為確保其高效、安全、合規(guī)使用，特制定本規(guī)定。所有員工應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的電子郵件溝通環(huán)境。

二、電子郵件使用規(guī)范

（一）發(fā)送對(duì)象與內(nèi)容

1.發(fā)送前需確認(rèn)收件人是否準(zhǔn)確，避免誤發(fā)敏感信息。

-（1）發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)核對(duì)收件人郵箱地址，可使用公司郵箱地址簿查找。

-（2）發(fā)送前可先發(fā)送至同事或上級(jí)確認(rèn)，避免因地址錯(cuò)誤導(dǎo)致信息泄露。

-（3）發(fā)送給多人時(shí)，使用“密送”功能保護(hù)不相關(guān)的收件人隱私。

2.郵件主題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，反映郵件核心內(nèi)容（如“項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)”、“客戶溝通事項(xiàng)”）。

-（1）主題應(yīng)控制在30字以內(nèi)，避免過(guò)長(zhǎng)導(dǎo)致顯示不全。

-（2）使用關(guān)鍵詞便于搜索，如“項(xiàng)目名稱+日期+事項(xiàng)”（例：“Q3市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告初稿+2023-10-26+需審閱”）。

-（3）緊急事項(xiàng)可在主題前加“【緊急】”或“【重要】”標(biāo)識(shí)。

3.內(nèi)容需真實(shí)、客觀，避免使用夸張、不專業(yè)的表述。

-（1）涉及數(shù)據(jù)時(shí)，注明來(lái)源和統(tǒng)計(jì)范圍（如“根據(jù)本季度銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，XX產(chǎn)品占比為15%”）。

-（2）避免口語(yǔ)化表達(dá)，使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)時(shí)需確保對(duì)方理解（可附注解釋）。

-（3）涉及個(gè)人意見(jiàn)時(shí)，明確標(biāo)注為“個(gè)人建議”或“初步看法”。

4.涉及商業(yè)機(jī)密或個(gè)人隱私的內(nèi)容，應(yīng)采用加密或內(nèi)部系統(tǒng)傳輸。

-（1）發(fā)送前使用公司提供的加密工具（如S/MIME）對(duì)郵件或附件加密。

-（2）內(nèi)部敏感信息優(yōu)先使用公司內(nèi)部協(xié)作平臺(tái)（如企業(yè)微信、釘釘）傳輸。

-（3）發(fā)送后需記錄加密狀態(tài)，并通知收件人查收方式（如“請(qǐng)使用附件中的解密密鑰”）。

（二）附件管理

1.發(fā)送附件前需檢查文件是否完整、無(wú)病毒。

-（1）打開(kāi)文件前使用公司殺毒軟件掃描（如“金山毒霸”“360殺毒”）。

-（2）確認(rèn)文件名、版本與發(fā)送內(nèi)容一致（如“合同最終版V2.1.xlsx”）。

-（3）若文件涉及修改記錄，需確認(rèn)是否包含無(wú)關(guān)內(nèi)容（如個(gè)人備注）。

2.大型文件（超過(guò)10MB）建議使用云存儲(chǔ)鏈接共享，郵件正文中僅附簡(jiǎn)要說(shuō)明。

-（1）上傳至公司指定的云盤(pán)（如“公司云盤(pán)”“百度網(wǎng)盤(pán)企業(yè)版”）。

-（2）生成分享鏈接，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如“僅限公司內(nèi)部訪問(wèn)”“有效期為7天”）。

-（3）郵件正文說(shuō)明文件目錄結(jié)構(gòu)（如“/項(xiàng)目/2023/Q3/市場(chǎng)分析/”）。

3.刪除過(guò)期附件時(shí)需記錄操作日志，并按規(guī)定存檔備查。

-（1）刪除前截圖存檔（含文件名、刪除日期、操作人）。

-（2）定期清理郵箱時(shí)，將過(guò)期附件移動(dòng)至“歸檔”文件夾，保留30天。

-（3）重要附件（如合同、報(bào)告）需備份至公司服務(wù)器，并通知IT部門(mén)。

（三）格式與禮儀

1.郵件正文使用標(biāo)準(zhǔn)字體（如宋體、微軟雅黑），字號(hào)不低于12號(hào)。

-（1）標(biāo)題使用加粗（如“**重要通知**”）。

-（2）段落間距設(shè)置為1.5倍行距，便于閱讀。

-（3）長(zhǎng)段落建議分段，每段首行縮進(jìn)2個(gè)字符。

2.長(zhǎng)郵件建議分段，關(guān)鍵信息加粗或編號(hào)。

-（1）使用項(xiàng)目符號(hào)（?）列舉要點(diǎn)（如“?會(huì)議時(shí)間：周三下午2點(diǎn)”“?需準(zhǔn)備材料：1.預(yù)算表2.需求文檔”）。

-（2）重要日期或截止時(shí)間用斜體標(biāo)注（如“*截止日期：2023年10月30日*”）。

-（3）結(jié)尾處可附“請(qǐng)回復(fù)確認(rèn)收到”或“如有疑問(wèn)請(qǐng)聯(lián)系XX”等提示。

3.回復(fù)上級(jí)郵件時(shí)，重要內(nèi)容置頂，保持上下文連貫。

-（1）引用原郵件時(shí)，使用“引用”功能僅顯示相關(guān)段落。

-（2）新添加的內(nèi)容置于引用段落下方，段落間空一行。

-（3）避免大段刪除原郵件內(nèi)容，僅修改或補(bǔ)充必要信息。

三、安全與保密

（一）賬號(hào)管理

1.員工需設(shè)置強(qiáng)密碼（含字母、數(shù)字、符號(hào)，長(zhǎng)度≥8位），定期更換（如每季度一次）。

-（1）密碼不得使用生日、姓名拼音等易猜信息。

-（2）更換密碼時(shí)需輸入舊密碼并確認(rèn)新密碼。

-（3）如需登錄公司郵箱，需通過(guò)二次驗(yàn)證（如短信驗(yàn)證碼）。

2.禁止使用與其他系統(tǒng)相同密碼，禁止共享賬號(hào)。

-（1）郵箱密碼與公司系統(tǒng)（如OA、ERP）密碼必須獨(dú)立設(shè)置。

-（2）禁止通過(guò)截圖、筆記等方式記錄密碼，需憑記憶輸入。

-（3）如需臨時(shí)授權(quán)他人使用郵箱，需經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)并記錄。

3.離職員工需立即交還賬號(hào)權(quán)限，公司有權(quán)撤銷訪問(wèn)權(quán)限。

-（1）離職前1天需交還郵箱賬號(hào)，IT部門(mén)同步停用權(quán)限。

-（2）離職員工不得轉(zhuǎn)發(fā)或?qū)С龉距]件數(shù)據(jù)。

-（3）如需保留部分郵件，需提前申請(qǐng)并轉(zhuǎn)移至個(gè)人郵箱（僅限非涉密內(nèi)容）。

（二）外部發(fā)送

1.發(fā)送外部郵件前需通過(guò)公司郵件系統(tǒng)認(rèn)證，避免被標(biāo)記為垃圾郵件。

-（1）使用公司域名的郵箱（如“info@”）。

-（2）郵件中添加公司官方郵箱地址（如“聯(lián)系方式：support@”）。

-（3）避免在郵件簽名中添加過(guò)多鏈接（不超過(guò)3個(gè)）。

2.涉及合作方信息時(shí)，需經(jīng)法務(wù)或上級(jí)審核確認(rèn)。

-（1）發(fā)送前將合作方名稱、聯(lián)系方式提交法務(wù)備案（如“供應(yīng)商合同-XX公司”）。

-（2）敏感信息（如價(jià)格、政策）需經(jīng)直屬上級(jí)簽字。

-（3）發(fā)送后需記錄抄送人及審核人（如“抄送：法務(wù)部張三”“審核：總監(jiān)李四”）。

3.禁止通過(guò)個(gè)人郵箱轉(zhuǎn)發(fā)公司郵件，必須使用公司郵箱。

-（1）個(gè)人郵箱收發(fā)公司郵件將被記錄在審計(jì)日志中。

-（2）如遇郵箱故障，需申請(qǐng)臨時(shí)郵箱權(quán)限（有效期≤1天）。

-（3）禁止使用個(gè)人郵箱群發(fā)公司通知（必須通過(guò)公司郵件系統(tǒng)）。

（三）病毒防護(hù)

1.安裝公司統(tǒng)一配置的殺毒軟件，定期更新病毒庫(kù)。

-（1）每月檢查殺毒軟件版本（如“金山毒霸2023.9.8版本”）。

-（2）禁止禁用或卸載公司殺毒軟件，否則將按違紀(jì)處理。

-（3）如發(fā)現(xiàn)病毒，立即隔離郵件并通知IT部門(mén)（如“附件檢測(cè)到‘Worm.XYZ’，已隔離”）。

2.禁止隨意打開(kāi)來(lái)源不明的附件或點(diǎn)擊可疑鏈接。

-（1）陌生郵件附件分類處理：直接刪除；可要可不要的，存檔后刪除。

-（2）郵件標(biāo)題含“中獎(jiǎng)”“優(yōu)惠”“會(huì)議紀(jì)要”等關(guān)鍵詞時(shí)需謹(jǐn)慎。

-（3）點(diǎn)擊鏈接前，鼠標(biāo)懸停不點(diǎn)擊，觀察URL是否為官方域名。

3.發(fā)現(xiàn)病毒或泄密風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即隔離郵件并上報(bào)IT部門(mén)。

-（1）隔離操作：標(biāo)記郵件為“垃圾郵件”，并刪除附件。

-（2）上報(bào)流程：通過(guò)內(nèi)部系統(tǒng)提交工單（如“郵件安全事件-XX@”）。

-（3）配合IT部門(mén)調(diào)查，提供郵件截圖、時(shí)間、對(duì)方地址等信息。

四、違規(guī)處理

（一）違反本規(guī)定的情形包括但不限于：

1.未經(jīng)授