合同管理及使用指南一、合同管理文檔的適用范圍與價值合同管理是企業(yè)運營中規(guī)范交易、防范風(fēng)險的核心環(huán)節(jié)，本指南及配套模板適用于各類企業(yè)對外合作、采購銷售、服務(wù)提供、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓等場景中的合同全生命周期管理。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與，可幫助實現(xiàn)合同起草、審批、履行、歸檔的規(guī)范化，減少條款歧義，降低法律與商業(yè)風(fēng)險，提升合同管理效率，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、合同管理文檔的全流程操作步驟（一）需求發(fā)起與審批需求提報：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同審批單》（模板見第三章），明確合同類型（如采購合同、服務(wù)合同、租賃合同等）、合作對方基本信息、合同標(biāo)的、核心條款（金額、履行期限、付款方式等）及附件清單（如技術(shù)協(xié)議、報價單等），提交至部門負(fù)責(zé)人*審核。初步審批：部門負(fù)責(zé)人*對需求的合理性、必要性進行審核，重點確認(rèn)是否符合業(yè)務(wù)規(guī)劃及預(yù)算要求，審批通過后流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門（或合規(guī)部門）。（二）合同起草模板選擇：根據(jù)合同類型選擇對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），若模板無法覆蓋特殊需求，可在基礎(chǔ)模板上補充定制條款，但不得與法律法規(guī)沖突。條款填寫：主體信息：填寫合作雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等，保證與營業(yè)執(zhí)照信息一致；核心條款：明確合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量等）、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限（起始/結(jié)束日期、階段性節(jié)點）、價款及支付方式（金額、賬戶信息、支付條件）、違約責(zé)任（違約情形、賠償計算方式）、爭議解決方式（仲裁/訴訟及管轄法院）等；附件整合：將技術(shù)協(xié)議、圖紙、報價單等附件作為合同組成部分，在中注明“附件為本合同有效組成部分，與本合同具有同等法律效力”。（三）內(nèi)部評審與修訂多部門評審：法務(wù)部門重點審核條款合法性、合規(guī)性及風(fēng)險點（如格式條款、免責(zé)條款）；財務(wù)部門審核價款、支付方式與財務(wù)制度的一致性，及對方付款資質(zhì)；業(yè)務(wù)部門確認(rèn)技術(shù)要求、履行可行性等。意見反饋與修訂：評審部門在《合同審批單》“評審意見”欄填寫修改建議，起草部門根據(jù)意見修訂合同，形成修訂說明，保證所有評審意見閉環(huán)處理。（四）對方審核與簽署合同送達：將最終版合同（含簽字蓋章頁）通過正式渠道（如紙質(zhì)快遞、加密郵件）送達對方，并保留送達憑證（如快遞簽收記錄、郵件發(fā)送回執(zhí)）。對方反饋處理：對方提出修改意見的，重復(fù)步驟（三）的評審與修訂流程；對方確認(rèn)無異議后，協(xié)調(diào)簽署方式：紙質(zhì)簽署：雙方在合同指定位置簽字蓋章（單位需蓋公章或合同專用章，法定代表人或授權(quán)代理人簽字），保證簽字清晰、印章完整；電子簽署：通過合法電子簽名平臺簽署（如e簽寶、法大大等），保證電子簽名符合《電子簽名法》要求，電子合同文件并備份。（五）履行跟蹤與歸檔履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，建立《合同履行跟蹤表》（模板見第三章），記錄各階段節(jié)點完成情況（如交付時間、驗收結(jié)果、付款進度），發(fā)覺延遲或違約風(fēng)險時，及時啟動預(yù)警機制（發(fā)函催告、協(xié)商補救等）。驗收與結(jié)算：合同履行完畢后，按約定進行驗收（如產(chǎn)品驗收、服務(wù)成果確認(rèn)），形成書面驗收報告；財務(wù)部門憑驗收報告、發(fā)票等完成結(jié)算。歸檔管理：合同簽署后10個工作日內(nèi)，將合同正本（或電子原件）、審批單、附件、履行記錄（如驗收報告、往來函件）等整理歸檔，編制《合同歸檔目錄》（模板見第三章），按“年度-合同類型-編號”分類存放，保存期限不少于合同履行結(jié)束后10年（法律法規(guī)另有規(guī)定的從其規(guī)定）。三、合同管理核心模板一：合同審批單項目內(nèi)容合同名稱例：公司采購辦公設(shè)備合同合同編號由企業(yè)統(tǒng)一編碼規(guī)則，如“CG-2024–”需求部門申請人聯(lián)系方式合作對方單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系人合同類型□采購□銷售□服務(wù)□租賃□其他______合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等）合同金額大寫：__________小寫：￥__________履行期限自_年_月_日起至_年__月__日止付款方式□預(yù)付款__%□進度款%□驗收款%□質(zhì)保金__%附件清單1.技術(shù)協(xié)議2.報價單3.其他______部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：____年__月__日法務(wù)部門意見簽字：__________日期：____年__月__日財務(wù)部門意見簽字：__________日期：____年__月__日總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：__________日期：____年__月__日模板二：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履行階段計劃完成時間實際完成時間完成情況描述存在問題負(fù)責(zé)人備注CG-2024–采購設(shè)備合同設(shè)備生產(chǎn)2024-03-312024-04-05延遲5天交付供應(yīng)商原材料短缺張*已協(xié)商違約金CG-2024–服務(wù)合同首階段需求交付2024-04-152024-04-15按時完成無李*客戶驗收通過模板三：合同歸檔目錄檔案編號合同名稱合同編號簽訂日期對方主體合同類型保存期限存放位置備注2024-CG-001采購設(shè)備合同CG-2024–2024-02-20科技公司采購2034-02-20檔案室-01-02正本1份，電子件2024-FW-005系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)合同F(xiàn)W-2024–2024-03-10軟件公司服務(wù)2034-03-10檔案室-02-03正本1份，附件齊全四、合同管理過程中的關(guān)鍵注意事項（一）條款嚴(yán)謹(jǐn)性避免模糊表述合同內(nèi)容應(yīng)具體明確，避免使用“大約”“盡快”“合理時間內(nèi)”等模糊詞匯。例如履行期限應(yīng)明確具體日期，付款方式應(yīng)注明賬戶信息（開戶行、戶名、賬號），質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需引用國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，或明確約定驗收方法。（二）合作主體資格審查簽署前務(wù)必核實對方主體資格：企業(yè)單位：查驗營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)）、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)、是否為法定代表人或授權(quán)代理人簽署（需提供授權(quán)委托書及代理人證件號碼明）；自然人：查驗證件號碼原件，確認(rèn)完全民事行為能力。（三）印章與簽字規(guī)范紙質(zhì)合同必須加蓋單位公章或合同專用章（財務(wù)章、部門章無效），印章需清晰可辨；法定代表人簽字需與營業(yè)執(zhí)照姓名一致，授權(quán)代理人簽字需附授權(quán)委托書（明確授權(quán)范圍、期限）；電子簽名需通過第三方可靠電子認(rèn)證服務(wù)，保證簽名真實性、完整性。（四）履行風(fēng)險預(yù)警機制業(yè)務(wù)部門需定期跟蹤合同履行進度，對可能出現(xiàn)的延遲、違約等情況，提前3個工作日向法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時發(fā)函催告、協(xié)商補救措施，必要時通過法律途徑維護權(quán)益。（五）檔案管理安全與保密合同檔案應(yīng)存放于專用檔案柜或加密電子系統(tǒng)，防止丟失、損毀或泄露；涉及商業(yè)秘密的合同，借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*及以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記借閱人、借閱時間、用途；電子合同需定期備份，防止系統(tǒng)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。五、常見問題解答（FAQ）Q1：合同模板無法滿足特殊需求時，是否可以自行定制？A：可以，但定制條款需經(jīng)法務(wù)部門審核，保證不違反法律法規(guī)，并明確標(biāo)注“定制條款”及補充說明。Q2：電子簽署的合同是否具有法律效力？A：符合《電子簽名法》規(guī)定的電子簽名（可靠電子簽名）與手寫簽名或蓋章具有同等法律效力，建議選擇具備電子認(rèn)證服