公司內(nèi)部費用報銷及審核操作手冊一、引言為規(guī)范公司內(nèi)部費用支出管理，明確費用報銷流程及各環(huán)節(jié)職責(zé)，保證費用支出的合理性、合規(guī)性，保障資金使用效率，特制定本操作手冊。本手冊適用于公司全體員工因公開展業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的各項費用報銷操作，涵蓋從費用發(fā)生到最終歸檔的全流程管理。二、適用業(yè)務(wù)場景本手冊適用于以下日常業(yè)務(wù)場景中的費用報銷管理：差旅費用：員工因公赴外地開展業(yè)務(wù)產(chǎn)生的交通、住宿、餐飲、市內(nèi)交通等費用；辦公費用：日常辦公所需的文具耗材、通訊服務(wù)、快遞物流、辦公設(shè)備維修等費用；業(yè)務(wù)活動費用：開展客戶接待、市場推廣、會議培訓(xùn)等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的場地租賃、物料制作、人員服務(wù)等費用；其他經(jīng)批準的費用：如員工因公發(fā)生的合理雜費（如打印復(fù)印費、停車費等），需提前經(jīng)部門負責(zé)人確認。三、費用報銷操作流程詳解（一）第一步：員工提交報銷申請?zhí)顚憟箐N單：登錄公司OA系統(tǒng)，進入“費用報銷”模塊，選擇對應(yīng)費用類型（如差旅費、辦公費等），逐項填寫報銷信息，包括：基本信息：申請人姓名、所屬部門、報銷日期、費用歸屬項目/編號；費用明細：費用發(fā)生時間、具體事由、金額（區(qū)分大寫和小寫）、對應(yīng)的附件清單（如行程單、消費記錄等）。準備合規(guī)憑證：根據(jù)費用類型整理相關(guān)證明材料，保證真實、完整，主要包括：差旅費：出差審批單、交通票據(jù)（注明起止地點及時間）、住宿水單、餐飲消費明細（如有）；辦公費：采購清單、供應(yīng)商出具的收款憑證（需加蓋公章或財務(wù)專用章）；業(yè)務(wù)活動費用：活動方案、合作協(xié)議、參與人員簽到表等。提交申請：確認信息無誤后，通過OA系統(tǒng)提交報銷申請，并同步將紙質(zhì)憑證提交至部門負責(zé)人處。（二）第二步：部門負責(zé)人審核審核內(nèi)容：真實性：確認費用實際發(fā)生，與業(yè)務(wù)活動內(nèi)容一致，無虛構(gòu)或夸大；合理性：費用標(biāo)準符合公司規(guī)定（如差旅住宿標(biāo)準、業(yè)務(wù)招待費限額等）；完整性：報銷單填寫規(guī)范，附件齊全，金額計算準確；預(yù)算符合性：費用支出在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分需提供額外說明。審核結(jié)果處理：審核通過：在OA系統(tǒng)中簽署“同意”意見，并將報銷單流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；審核不通過：注明駁回原因（如“附件不齊全”“事由不清晰”），退回員工補充修改。（三）第三步：財務(wù)部門復(fù)核復(fù)核內(nèi)容：合規(guī)性：費用類型是否符合報銷范圍，憑證是否合法有效（如票據(jù)抬頭為公司全稱、無涂改等）；金額準確性：核對報銷單與附件金額是否一致，大寫與小寫是否對應(yīng)；流程完整性：檢查部門負責(zé)人審批意見是否明確，報銷時限是否符合要求（費用發(fā)生后原則上15個工作日內(nèi)提交）；預(yù)算執(zhí)行情況：確認費用支出符合預(yù)算管理要求，超預(yù)算需提供總經(jīng)理審批文件。復(fù)核結(jié)果處理：復(fù)核通過：在OA系統(tǒng)中簽署“復(fù)核通過”意見，流轉(zhuǎn)至出納崗位；復(fù)核不通過：注明問題原因（如“票據(jù)抬頭錯誤”“超標(biāo)準支出”），退回員工或部門負責(zé)人重新處理。（四）第四步：出納辦理付款付款準備：收到復(fù)核通過的報銷單后，核對銀行賬戶信息（申請人姓名、賬號、開戶行），保證無誤；匯總當(dāng)日報銷金額，提交至財務(wù)負責(zé)人審批付款。付款執(zhí)行：通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將款項支付至申請人指定賬戶，原則上3個工作日內(nèi)完成；在OA系統(tǒng)中標(biāo)記“已支付”，并同步發(fā)送付款通知至申請人。（五）第五步：憑證歸檔歸檔要求：財務(wù)部門每月對已報銷憑證進行分類整理，按時間順序裝訂成冊，標(biāo)注憑證編號及月份；電子憑證備份至公司服務(wù)器，保存期限不少于5年；紙質(zhì)憑證存放于財務(wù)檔案室，保證防潮、防火、防盜。查詢與調(diào)閱：員工如需查詢歷史報銷記錄，可通過OA系統(tǒng)“報銷查詢”模塊自行查看；因?qū)徲嫽蛱厥馇闆r需調(diào)閱紙質(zhì)憑證的，需經(jīng)財務(wù)負責(zé)人批準，并在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶出。四、通用費用報銷單模板公司內(nèi)部費用報銷單基本信息報銷單號（系統(tǒng)自動）申請人*所屬部門報銷日期年月日費用歸屬項目（填寫項目名稱或編號，如“市場推廣項目-2024Q1”）費用明細序號費用類型發(fā)生日期事由說明金額（元）附件數(shù)量1（如：差旅費）年月日（如：赴上海參加行業(yè)展會）2（如：辦公費）年月日（如：采購A4紙50包）3………合計金額（大寫）審批意見部門負責(zé)人簽字：日期：財務(wù)復(fù)核人簽字：日期：總經(jīng)理審批簽字：日期：備注（如：超預(yù)算說明、特殊情況備注等）五、操作要點提示（一）報銷時限要求費用應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后15個工作日內(nèi)提交報銷申請，逾期未提交的需向部門負責(zé)人及財務(wù)部門說明原因，經(jīng)批準后可適當(dāng)延長，最長不超過30個工作日。（二）憑證規(guī)范說明所有費用需提供真實、合法的憑證，禁止使用偽造、變造的憑證；憑證抬頭需為公司全稱（“有限公司”），個人消費憑證不得用于報銷；憑證需注明費用發(fā)生時間、金額、具體事由，無法提供詳細事由的費用需附書面說明。（三）預(yù)算控制原則部門負責(zé)人需嚴格把控費用預(yù)算，超預(yù)算支出需提前3個工作日向財務(wù)部門提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可發(fā)生；季度末預(yù)算結(jié)余部分，可根據(jù)公司統(tǒng)一安排申請調(diào)劑使用，不得突擊消費。（四）特殊情況處理緊急費用（如突發(fā)設(shè)備維修）：可先通過電話向部門負責(zé)人及財務(wù)部門報備，費用發(fā)生后24小時內(nèi)補辦審批手續(xù)；涉及多個部門的共同費用：需明確費用分攤比例，由各部門負責(zé)人共同簽字確認。（五）禁止行為嚴禁虛構(gòu)費用、拆分報銷（將超標(biāo)準費用拆分為多筆低金額費用報銷）；嚴禁將個人消費（如旅游、購物等）混入公務(wù)費用報銷；嚴禁重復(fù)報銷（同一筆費用已在其他渠道報銷的，不得再次提交）。（六）溝通反饋機