2026年能源供應(yīng)公司采購(gòu)付款審核管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司采購(gòu)付款審核流程，確保采購(gòu)資金支付合法、合規(guī)、準(zhǔn)確，防范資金支付風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資金安全與財(cái)務(wù)秩序，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《采購(gòu)與付款循環(huán)內(nèi)部控制指引》等相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理制度，結(jié)合公司能源設(shè)備、燃料、耗材等物資采購(gòu)實(shí)際情況，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有采購(gòu)業(yè)務(wù)的付款審核管理，包括物資采購(gòu)（如輸電設(shè)備、防爆器材、燃料）、服務(wù)采購(gòu)（如設(shè)備維修服務(wù)、檢測(cè)服務(wù)）的預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款支付，覆蓋采購(gòu)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門及供應(yīng)商，涉及從付款申請(qǐng)發(fā)起至資金支付完成的全流程。第三條術(shù)語(yǔ)定義采購(gòu)付款指公司依據(jù)采購(gòu)合同約定，向供應(yīng)商支付采購(gòu)款項(xiàng)的行為，包括預(yù)付款（采購(gòu)合同簽訂后，按約定比例支付的前期款項(xiàng)）、進(jìn)度款（按物資交付進(jìn)度或服務(wù)完成進(jìn)度支付的款項(xiàng)）、尾款（物資驗(yàn)收合格或服務(wù)完成后，支付的剩余款項(xiàng)）；付款審核指對(duì)采購(gòu)付款申請(qǐng)材料的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確認(rèn)符合付款條件后批準(zhǔn)支付的過程。第四條管理原則采購(gòu)付款審核遵循“依據(jù)合同、憑證齊全、逐級(jí)審核、責(zé)任到人”的原則，實(shí)行“誰(shuí)申請(qǐng)、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)審核、誰(shuí)把關(guān)”的責(zé)任機(jī)制，確保每一筆付款都有合法依據(jù)、符合流程規(guī)范，杜絕無(wú)依據(jù)付款、超額付款等問題。第二章付款審核前提與申請(qǐng)材料要求第五條付款審核前提預(yù)付款支付前提：已簽訂正式采購(gòu)合同，合同中明確約定預(yù)付款支付比例、金額及支付條件；采購(gòu)部門已完成合同審批流程，合同原件已歸檔；供應(yīng)商按合同約定提供預(yù)付款保函（如需）或合法票據(jù)。進(jìn)度款支付前提：供應(yīng)商已按合同約定完成部分物資交付或服務(wù)，倉(cāng)儲(chǔ)部門出具《物資入庫(kù)單》（對(duì)應(yīng)交付物資），使用部門出具《服務(wù)進(jìn)度確認(rèn)單》（對(duì)應(yīng)完成服務(wù)）；進(jìn)度完成情況經(jīng)采購(gòu)部門核實(shí)，符合合同約定的進(jìn)度付款條件；供應(yīng)商提供與進(jìn)度款金額匹配的合法票據(jù)。尾款支付前提：物資已全部交付并經(jīng)使用部門、質(zhì)檢部門驗(yàn)收合格，出具《物資驗(yàn)收合格單》；服務(wù)已全部完成并經(jīng)使用部門確認(rèn)，出具《服務(wù)驗(yàn)收合格單》；采購(gòu)合同約定的全部義務(wù)已履行完畢，無(wú)未解決的質(zhì)量、數(shù)量爭(zhēng)議；供應(yīng)商提供尾款全額合法票據(jù)，且已按合同約定完成質(zhì)保金相關(guān)約定（如需）。第六條付款申請(qǐng)材料要求通用材料：《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，需明確采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款類型（預(yù)付款/進(jìn)度款/尾款）、付款金額、付款賬號(hào)、付款依據(jù)（如合同條款編號(hào)）等信息，申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；采購(gòu)合同復(fù)印件（首次付款需提供完整合同，后續(xù)付款可提供關(guān)鍵條款頁(yè)）；供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（首次合作需提供，確保供應(yīng)商主體合法）。專項(xiàng)材料：預(yù)付款需額外提供預(yù)付款保函（如有）、合同約定的預(yù)付款支付條件證明材料；進(jìn)度款需額外提供《物資入庫(kù)單》或《服務(wù)進(jìn)度確認(rèn)單》、進(jìn)度完成情況說明（由采購(gòu)部門出具）；尾款需額外提供《物資驗(yàn)收合格單》或《服務(wù)驗(yàn)收合格單》、質(zhì)檢報(bào)告（如需）；所有付款均需提供與付款金額一致的合法票據(jù)（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票，票據(jù)信息需與供應(yīng)商名稱、付款金額匹配，無(wú)涂改、虛開情況）。材料要求：所有申請(qǐng)材料需真實(shí)、完整、清晰，復(fù)印件需加蓋申請(qǐng)部門“與原件核對(duì)無(wú)誤”章，多頁(yè)材料需加蓋騎縫章；票據(jù)需按公司財(cái)務(wù)要求粘貼整齊，標(biāo)注票據(jù)編號(hào)、金額，確?？勺匪?。第三章付款審核流程與權(quán)限第七條付款申請(qǐng)發(fā)起采購(gòu)部門作為付款申請(qǐng)發(fā)起部門，在確認(rèn)符合付款前提后，收集完整的付款申請(qǐng)材料，填寫《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至倉(cāng)儲(chǔ)部門或使用部門進(jìn)行首輪核實(shí)。若為物資采購(gòu)付款，倉(cāng)儲(chǔ)部門核實(shí)《物資入庫(kù)單》《物資驗(yàn)收合格單》的真實(shí)性，確認(rèn)物資實(shí)際到貨、入庫(kù)、驗(yàn)收情況與申請(qǐng)材料一致；若為服務(wù)采購(gòu)付款，使用部門核實(shí)《服務(wù)進(jìn)度確認(rèn)單》《服務(wù)驗(yàn)收合格單》的真實(shí)性，確認(rèn)服務(wù)完成、驗(yàn)收情況符合申請(qǐng)描述，核實(shí)無(wú)誤后在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，將材料轉(zhuǎn)交至財(cái)務(wù)部門。第八條財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門收到材料后，分三個(gè)環(huán)節(jié)審核：材料完整性審核：檢查申請(qǐng)材料是否齊全，是否符合本制度第六條要求，缺失材料需通知采購(gòu)部門補(bǔ)充，材料不齊的暫不進(jìn)入后續(xù)審核。合規(guī)性審核：核對(duì)采購(gòu)合同條款，確認(rèn)付款類型、金額、條件符合合同約定，無(wú)超額付款、提前付款情況；審核票據(jù)合法性，檢查票據(jù)真?zhèn)?、開具信息是否準(zhǔn)確，是否符合稅務(wù)規(guī)定，票據(jù)不合規(guī)的要求供應(yīng)商重新開具。賬務(wù)核對(duì)審核：查詢公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)，確認(rèn)前期付款情況（如是否已支付部分進(jìn)度款、是否存在應(yīng)付賬款余額），核對(duì)本次付款金額與合同約定、前期付款累計(jì)金額的邏輯關(guān)系，避免重復(fù)付款。財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，按付款金額劃分審批權(quán)限，提交至相應(yīng)審批人。第九條審批權(quán)限劃分付款金額1萬(wàn)元（含）以下：由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后安排付款。付款金額1萬(wàn)元-10萬(wàn)元（含）：需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后由財(cái)務(wù)部門安排付款。付款金額10萬(wàn)元-50萬(wàn)元（含）：經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交公司總會(huì)計(jì)師審批，審批通過后由財(cái)務(wù)部門安排付款。付款金額50萬(wàn)元以上：需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、總會(huì)計(jì)師審核后，提交公司總經(jīng)理審批，審批通過后由財(cái)務(wù)部門安排付款。涉及緊急采購(gòu)付款（如設(shè)備搶修急需物資采購(gòu)），可按“特事特辦”原則，在材料基本齊全的情況下，經(jīng)分管采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)、總會(huì)計(jì)師共同簽字同意后，先行安排付款，但需在付款后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊所有材料。第十條付款執(zhí)行與反饋財(cái)務(wù)部門在收到最終審批通過的《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》后，需在2個(gè)工作日內(nèi)，根據(jù)申請(qǐng)表中的付款賬號(hào)、金額，通過公司指定銀行賬戶辦理付款手續(xù)，付款方式需符合合同約定（如電匯、承兌匯票）。付款完成后，財(cái)務(wù)部門需及時(shí)將付款憑證（如銀行回單）復(fù)印件反饋至采購(gòu)部門，采購(gòu)部門將付款憑證與原申請(qǐng)材料整理歸檔；同時(shí)，財(cái)務(wù)部門在公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)中登記付款記錄，更新應(yīng)付賬款信息，確保賬務(wù)清晰。若付款過程中出現(xiàn)異常（如銀行賬號(hào)錯(cuò)誤導(dǎo)致付款失?。?，財(cái)務(wù)部門需立即通知采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商核實(shí)賬號(hào)信息，更正后重新提交付款申請(qǐng)（無(wú)需重復(fù)前期全部審核流程，僅需財(cái)務(wù)部門復(fù)核賬號(hào)后重新付款）。第四章監(jiān)督管理與責(zé)任追究第十一條監(jiān)督管理財(cái)務(wù)部門每月對(duì)采購(gòu)付款情況進(jìn)行自查，重點(diǎn)核查付款材料完整性、審批流程合規(guī)性、票據(jù)合法性，形成《采購(gòu)付款月度自查報(bào)告》，報(bào)公司總會(huì)計(jì)師備案。審計(jì)部門每季度對(duì)采購(gòu)付款流程進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，檢查付款申請(qǐng)材料的真實(shí)性、審核審批權(quán)限的執(zhí)行情況、資金支付的準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向公司管理層匯報(bào)，并提出整改建議。公司內(nèi)控部門不定期抽查采購(gòu)付款檔案，核實(shí)付款依據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)的一致性，防范虛假付款、串通舞弊等風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控漏洞，督促相關(guān)部門及時(shí)完善制度流程。第十二條責(zé)任追究申請(qǐng)部門責(zé)任：采購(gòu)部門因申請(qǐng)材料虛假（如偽造驗(yàn)收單）、信息錯(cuò)誤（如付款賬號(hào)填寫錯(cuò)誤）導(dǎo)致付款失誤或損失，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)主要責(zé)任，給予通報(bào)批評(píng)；情節(jié)嚴(yán)重的（如造成公司資金損失1萬(wàn)元以上），給予經(jīng)濟(jì)處罰（按損失金額的5%-10%處罰），并追究相關(guān)經(jīng)辦人責(zé)任。審核部門責(zé)任：倉(cāng)儲(chǔ)部門、使用部門未核實(shí)材料真實(shí)性，導(dǎo)致虛假付款；財(cái)務(wù)部門未審核出票據(jù)不合規(guī)、超合同付款等問題，造成公司稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或資金損失，由審核部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人承擔(dān)責(zé)任，給予警告；造成損失的，按損失金額的3%-5%處罰。審批人責(zé)任：審批人未按權(quán)限審批，或在材料不全、不合規(guī)的情況下批準(zhǔn)付款，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)或損失，給予通報(bào)批評(píng)；情節(jié)嚴(yán)重的，調(diào)整崗位或給予紀(jì)律處分；構(gòu)成違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第五章附則第十三條制度修訂與解釋本制度根據(jù)國(guó)家法律法