PAGEPAGE42009年7月國開電大行管、中文專科《辦公室管理》期末紙質(zhì)考試試題及答案一、單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分)1.辦公室布置要注意(D)A.上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放B.一般辦公室桌椅最好面對(duì)面放置C.打字、復(fù)印間離上司辦公室近些D.各種溝通、保密2.在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?A)A.接通電源可立即復(fù)印操作B.選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C.選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿3.文員工作過程中，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的(B)A.善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致B.應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能表現(xiàn)的與眾不同C.配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D.公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任4.為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”,下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)(D)A.合理設(shè)計(jì)辦公室的工作流程B.盡可能定量控制辦公室工作C.重復(fù)性的工作盡量由機(jī)器完成D.工作人員工作盡可能專門化、單一化5.文員在收取郵件時(shí)，不正確的做法是(D)A.郵件有污損當(dāng)面指出，并在郵件上注明：“郵件收到即如此”B.文員每天的開箱次數(shù)應(yīng)和郵局投遞次數(shù)一致，盡可能與送達(dá)時(shí)間相合拍C.文員到達(dá)辦公室的第一件事是檢查電子郵箱里的郵件D.為提高辦事效率，應(yīng)帶著郵件去辦理其他事情6.下列接受名片時(shí)唯一正確的做法是(A)A.接受名片時(shí)要用雙手B.大聲念出名片上的頭銜C.接過名片馬上放入兜內(nèi)D.傳遞名片將正面朝向自己7.在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?C)A.協(xié)助簽到B.分發(fā)資料C.作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話D.暫時(shí)保管與會(huì)者的物品8.以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜(B)A.語句要簡短B.由過程先說C.利用重復(fù)的效果D.說話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場合、對(duì)象因素，使用模糊語言9.上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)(A)A.通知上司家人把衣服送達(dá)B.自己到上司家里去拿C.讓上司自己去家里更換D.去買新的服裝10.接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是(D)A.弄清對(duì)方的用意B.盡量分清責(zé)任C.應(yīng)辯解說：“那是因?yàn)椤?”D.切勿感情用事二、判斷題(正確劃“√”，錯(cuò)誤劃“×”。每小題1分，共10分)1.辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。[答案]“×”2.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。[答案]“√”3.兩個(gè)電話鈴?fù)瑫r(shí)響時(shí)，文員要同時(shí)對(duì)兩個(gè)電話講話[答案]“×”4.上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握。[答案]“×”5.如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。[答案]“√”6.當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí).就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。[答案]“√”7.英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。[答案]“×”8.如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。[答案]“√”9.介紹信的正本和存根必須一致，同時(shí)可以出具空白介紹信。[答案]“×”10.檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。[答案]“×”三、簡答題(每小題10分，共20分)1.文員處于社交場合時(shí)，引出的話題哪些是屬于合適的?哪些是不合適的?答：合適的話題：(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題。(2)一般人喜聞樂見的話題。(3)顯示地方或民族色彩的話題。(4)比較高雅的話題，如中外名著、展覽會(huì)等。(5)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題。風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話。不合適的話題：(1)應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。(2)令人不快的話題。過于敏感的話題。(3)自己不甚熟悉的話題?？湟约旱脑掝}。(4)庸俗的、色情的話題。(5)不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。2.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)?具體做法是怎樣的?答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表使用提示性備忘錄；準(zhǔn)備約會(huì)表；準(zhǔn)備特殊提示卡；準(zhǔn)備交往提示文件。四、設(shè)計(jì)題(每小題15分，共30分)1.辦公室主任吩咐文員小李設(shè)計(jì)一份電話記錄單，你若是小李應(yīng)如何設(shè)計(jì)?答：2.總經(jīng)理要與A公司總裁談某項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，文員替總經(jīng)理安排這個(gè)約會(huì)，應(yīng)該怎么做?答：首先，用寫信的方式定約，等對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員確認(rèn)；其次，正確告知總經(jīng)理的姓名、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等，日期的確定應(yīng)有彈性，告知你或總經(jīng)理的聯(lián)系電話。第三，決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)，要注意：(一)星期一早上、周末下午、即將下班之前、午餐前后對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子、公司有重大活動(dòng)時(shí)、不要安排約會(huì)；(二)地點(diǎn)必須選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮禮儀規(guī)格、是否需保密、是否需就餐等；(三)如對(duì)約會(huì)地點(diǎn)沒有充分把握，應(yīng)事先調(diào)查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。(四)約定好后向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表上。如有必要，還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。五、案例分析題(每小題15分，共30分)1.某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時(shí)，正巧趕上接聽電話.他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時(shí)，他抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊，并開始閱讀郵件。當(dāng)閱讀到寫有：“親愛的……”一封信時(shí)，他意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆將信裝進(jìn)一個(gè)信封，并用膠水粘了起來。在處理其他信件時(shí)，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信.他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國地址的英文名片遞給他，讓他打印一個(gè)寄往美國的信封，小鄒按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為小鄒處理郵件是否正確，為什么?請(qǐng)講出理由并說明正確的做法。答：(1)收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆，應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽字；(2)首先應(yīng)分類，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆封(3)不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯(cuò)誤的劃去，(4)拆錯(cuò)信，應(yīng)在信封上寫上“誤拆”,并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時(shí)向他(她)道歉。(5)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄給美國的信件信封地址位置寫錯(cuò)了。2.請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：(1)方舟利亞公司2008年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄；(2)方舟利亞公司致澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜的函；(3)市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；(4)方舟利亞公司2008年銷售計(jì)劃；(5)方舟利亞公司2008年4月份經(jīng)理會(huì)議記錄；(6)市工商局關(guān)于年檢工作的通知；(7)澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜給方舟利亞公司的復(fù)函；(8)方舟利亞公司2008年6月份經(jīng)理會(huì)議記錄；(9)方舟利亞公司與澳門興盛福瑞公司會(huì)談紀(jì)要；(10)市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；(11)方舟利亞公司2008年8月份經(jīng)理會(huì)議記錄；(12)方舟利亞公司2008年銷售工作總結(jié)；答：案卷一：(1)方舟利亞公司2008年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄；(5)方舟利亞公司2008年4月份經(jīng)理會(huì)議記錄；(8)方舟利亞公司2008年6月份經(jīng)理會(huì)議記錄；(11)方舟利亞公司2008年8月份經(jīng)理會(huì)議記錄；標(biāo)題：方舟利亞公司2008年經(jīng)理會(huì)議記錄案卷二：(4)方舟利亞公司2008年銷售計(jì)劃；(12)方舟利亞公司2008年銷售工作總結(jié)；標(biāo)題：方舟利亞公司2008年銷售工作計(jì)劃、總結(jié)案卷三；(3)市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；(6)市