2026年跨境電商培訓(xùn)公司印章使用審批管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司各類印章的申領(lǐng)、保管、使用與銷毀流程，明確各環(huán)節(jié)審批權(quán)限與責(zé)任，防范印章濫用、冒用等風(fēng)險(xiǎn)，保障公司經(jīng)營活動(dòng)合法合規(guī)，維護(hù)公司資產(chǎn)與聲譽(yù)安全，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司及旗下所有分校/教學(xué)點(diǎn)的各類印章管理，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章、教學(xué)業(yè)務(wù)專用章（如課程結(jié)業(yè)證書專用章）、分支機(jī)構(gòu)印章等，不含員工個(gè)人名章（個(gè)人名章管理參照《財(cái)務(wù)管理制度》執(zhí)行）。第三條管理原則印章管理遵循四項(xiàng)原則：一是統(tǒng)一管理原則，公司所有印章由行政部歸口管理，分支機(jī)構(gòu)印章需經(jīng)總公司審批后方可啟用；二是審批授權(quán)原則，任何印章使用均需按規(guī)定流程申請，經(jīng)對應(yīng)權(quán)限負(fù)責(zé)人審批，嚴(yán)禁無審批用??；三是專人保管原則，每枚印章指定唯一保管人，保管人需簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任；四是痕跡可溯原則，所有印章使用均需記錄《印章使用登記冊》，留存用印文件復(fù)印件或掃描件，確保使用過程可追溯。第四條制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國印章管理辦法》及公司《行政管理制度》《財(cái)務(wù)管理制度》制定，若相關(guān)法律法規(guī)或公司制度調(diào)整，本制度同步修訂。第二章印章分類與職責(zé)分工第五條印章分類公司印章按用途分為五類：一是公司公章，用于對外出具正式文件（如資質(zhì)證明、對外函件）、簽訂重要協(xié)議（如戰(zhàn)略合作協(xié)議）等；二是合同專用章，僅用于簽訂各類業(yè)務(wù)合同（如學(xué)員培訓(xùn)合同、供應(yīng)商合作合同）；三是財(cái)務(wù)專用章，用于財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)（如開具票據(jù)、銀行結(jié)算、費(fèi)用報(bào)銷審批）；四是法人章，與財(cái)務(wù)專用章配合使用，用于銀行賬戶操作、票據(jù)簽章等；五是業(yè)務(wù)專用章，包括教學(xué)業(yè)務(wù)專用章（用于課程結(jié)業(yè)證書、學(xué)員成績單蓋章）、分支機(jī)構(gòu)印章（用于分支機(jī)構(gòu)日常業(yè)務(wù)函件）等，僅限指定業(yè)務(wù)場景使用。第六條行政部行政部為印章管理核心部門，主要職責(zé)：每年12月統(tǒng)計(jì)公司現(xiàn)有印章，編制《印章管理臺(tái)賬》，明確印章名稱、啟用日期、保管人、使用范圍；負(fù)責(zé)新印章申請審核與制作，按規(guī)定流程對接專業(yè)刻章機(jī)構(gòu)，確保印章合規(guī)；每季度開展一次印章專項(xiàng)檢查，核查印章保管情況、使用登記完整性；負(fù)責(zé)印章停用與銷毀審批，監(jiān)督銷毀過程；組織新入職保管人簽訂《印章保管責(zé)任書》，開展印章管理培訓(xùn)。第七條財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部配合行政部管理財(cái)務(wù)類印章，職責(zé)包括：指定專人保管財(cái)務(wù)專用章、法人章，確保兩章分人保管（不得由同一人保管）；建立財(cái)務(wù)類印章使用臺(tái)賬，記錄每筆用印業(yè)務(wù)的用途、金額、審批人；每月向行政部提交《財(cái)務(wù)印章使用月度報(bào)表》，配合行政部開展印章檢查；財(cái)務(wù)類印章停用或更換時(shí)，需在3個(gè)工作日內(nèi)將舊印章交回行政部，由行政部統(tǒng)一銷毀。第八條業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門（含教學(xué)研發(fā)部、運(yùn)營部、市場部等）配合印章管理工作：按業(yè)務(wù)需求申請印章使用，確保用印文件內(nèi)容真實(shí)、合規(guī)；用印后及時(shí)將文件復(fù)印件或掃描件提交行政部歸檔；發(fā)現(xiàn)印章使用異常（如偽造、冒用）時(shí)，立即向行政部報(bào)告；分支機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門需按總公司要求，定期提交分支機(jī)構(gòu)印章使用情況報(bào)告。第九條印章保管人印章保管人承擔(dān)直接保管責(zé)任，主要職責(zé)：妥善保管印章，存放于帶鎖保險(xiǎn)柜或抽屜，嚴(yán)禁隨意放置；嚴(yán)格按審批流程用印，對不符合規(guī)定的用印申請（如無審批、文件內(nèi)容存疑）有權(quán)拒絕；每次用印后立即記錄《印章使用登記冊》，內(nèi)容包括用印日期、用印人、用印事由、文件名稱、審批人、留存材料情況；保管人因休假、離職等原因需交接印章時(shí)，需經(jīng)行政部審核，與接任人共同辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接登記表》。第三章印章啟用與使用審批流程第十條印章啟用流程新印章啟用需經(jīng)四步審批：第一步，申請部門向行政部提交《印章啟用申請表》，說明申請理由、印章用途、使用范圍及擬保管人；第二步，行政部審核申請材料，確認(rèn)需求合理性，若為分支機(jī)構(gòu)印章，需報(bào)總公司總經(jīng)理審批；第三步，審核通過后，行政部對接刻章機(jī)構(gòu)制作印章，新印章需在行政部備案（留存印模）；第四步，行政部組織保管人簽訂《印章保管責(zé)任書》，在《印章管理臺(tái)賬》登記新印章信息，向各部門發(fā)布《印章啟用通知》，明確新印章使用規(guī)則，印章正式啟用。第十一條常規(guī)用印審批流程常規(guī)用?。ㄈ缛粘I(yè)務(wù)函件、普通合同）按三級(jí)流程審批：第一步，用印人填寫《印章使用申請表》，說明用印事由、文件名稱、份數(shù)，附用印文件原件；第二步，用印人所在部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)文件內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致，簽署審核意見；第三步，按印章類型提交對應(yīng)權(quán)限負(fù)責(zé)人審批（公司公章、合同專用章需行政部負(fù)責(zé)人審批；財(cái)務(wù)專用章需財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；業(yè)務(wù)專用章需對應(yīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批）；審批通過后，用印人持《印章使用申請表》及文件到保管人處用印，保管人核對審批信息無誤后，完成用印并記錄《印章使用登記冊》，留存文件復(fù)印件。第十二條重大事項(xiàng)用印審批流程重大事項(xiàng)用?。ㄈ缃痤~超過50萬元的合同、對外擔(dān)保文件、公司資質(zhì)變更文件）需額外增加審批層級(jí)：在常規(guī)審批流程基礎(chǔ)上，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批；涉及財(cái)務(wù)類重大事項(xiàng)（如銀行賬戶變更、大額資金支付相關(guān)文件），需同時(shí)經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理雙重審批；審批通過后，用印人需在行政部留存用印文件原件（或掃描件），行政部需在3個(gè)工作日內(nèi)將文件歸檔至公司重要檔案庫。第十三條緊急用印審批流程因緊急情況（如緊急合同簽訂、應(yīng)急函件出具）需立即用印，且對應(yīng)審批人無法現(xiàn)場審批時(shí)，可啟動(dòng)緊急流程：用印人通過電話、即時(shí)通訊工具向?qū)徟苏f明情況，獲取口頭同意；用印人持《印章使用申請表》（注明“緊急用印”）及文件到保管人處用印，保管人需記錄審批人口頭同意的時(shí)間、方式；緊急用印后2個(gè)工作日內(nèi)，用印人需補(bǔ)充完成書面審批手續(xù)，將審批人簽字的《印章使用申請表》交保管人存檔，未補(bǔ)充完成的，保管人需向行政部報(bào)告。第四章印章保管與使用規(guī)范第十四條保管要求印章保管需符合五項(xiàng)要求：一是存放安全，所有印章需存放于帶鎖保險(xiǎn)柜，保險(xiǎn)柜鑰匙由保管人隨身攜帶，不得轉(zhuǎn)交他人；二是環(huán)境適宜，保管環(huán)境需干燥、通風(fēng)，避免印章受潮、損壞；三是專人專管，保管人不得擅自將印章交他人保管，確需臨時(shí)交接（如休假），需經(jīng)行政部同意，與接任人辦理交接手續(xù)并記錄；四是外出管理，印章原則上不得帶出公司，確需外出用?。ㄈ绗F(xiàn)場簽訂合同），需提交《印章外出使用申請表》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批，由兩人共同攜帶（用印人+保管人），外出期間保管人需確保印章不脫離監(jiān)管；五是定期檢查，保管人需每日核對印章數(shù)量，每周清潔印章，確保印章清晰、無損壞。第十五條使用規(guī)范用印過程需遵守四項(xiàng)規(guī)范：一是內(nèi)容審核，保管人需核對用印文件內(nèi)容與《印章使用申請表》一致，確認(rèn)文件無涂改、內(nèi)容完整，對存疑文件（如字跡模糊、條款不明確）需暫停用印，聯(lián)系用印人核實(shí)；二是簽章位置，印章需蓋在文件指定位置（如合同落款處、函件落款日期上方），確保印章清晰、完整，不得蓋在空白頁或空白文件上；三是份數(shù)核對，按《印章使用申請表》注明的份數(shù)用印，不得額外增加用印份數(shù)，每份文件需逐一蓋章，不得批量蓋??；四是留存記錄，用印后保管人需在《印章使用登記冊》記錄完整信息（包括用印日期、用印人、審批人、文件名稱、份數(shù)、留存材料情況），同時(shí)留存用印文件復(fù)印件（或掃描件），與《印章使用申請表》一并歸檔，保存期限不少于5年。第十六條禁止性規(guī)定印章使用嚴(yán)禁以下行為：一是無審批用印，任何情況下不得未經(jīng)審批擅自用??；二是空白用印，嚴(yán)禁在空白合同、空白函件、空白紙張上蓋章；三是超范圍用印，不得超出印章使用范圍用?。ㄈ缬脴I(yè)務(wù)專用章簽訂合同）；四是擅自復(fù)制，嚴(yán)禁私自復(fù)制印章或制作印章印模；五是泄露信息，保管人不得向無關(guān)人員泄露印章保管位置、使用密碼等信息；六是擅自銷毀，停用印章需交行政部統(tǒng)一處理，不得私自銷毀。第五章印章停用與銷毀第十七條印章停用情形出現(xiàn)以下情形時(shí)，印章需停用：一是公司名稱變更、分支機(jī)構(gòu)撤銷，對應(yīng)印章需停用；二是印章?lián)p壞、磨損導(dǎo)致簽章不清晰，需更換新印章，舊印章停用；三是業(yè)務(wù)調(diào)整，原業(yè)務(wù)專用章不再使用；四是法律法規(guī)或公司制度要求停用的其他情形。第十八條停用流程印章停用按三步執(zhí)行：第一步，使用部門或保管人向行政部提交《印章停用申請表》，說明停用原因、停用日期，附擬停用印章；第二步，行政部審核停用理由，確認(rèn)無誤后，在《印章管理臺(tái)賬》標(biāo)注“停用”狀態(tài)，發(fā)布《印章停用通知》，告知各部門該印章不再生效；第三步，行政部將停用印章存放于公司檔案庫，單獨(dú)封存，封存期間需定期檢查，確保印章完好。第十九條銷毀流程停用印章需在停用后1年內(nèi)銷毀，流程如下：第一步，行政部每年1月統(tǒng)計(jì)上一年度停用印章，編制《印章銷毀清單》，說明每枚印章的停用原因、停用時(shí)間；第二步，《印章銷毀清單》需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；第三步，行政部組織銷毀工作，需有2名及以上工作人員在場（含行政部人員、財(cái)務(wù)部人員），采用粉碎、熔毀等不可逆方式銷毀，銷毀過程需拍攝照片或視頻留存；第四步，銷毀完成后，參與人員在《印章銷毀清單》簽字確認(rèn)，行政部將《印章銷毀清單》及銷毀記錄歸檔，保存期限不少于10年。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第二十條監(jiān)督檢查行政部每季度開展一次印章專項(xiàng)檢查，檢查內(nèi)容包括：《印章管理臺(tái)賬》與實(shí)際印章是否一致，有無遺漏、丟失；《印章使用登記冊》記錄是否完整，留存材料是否齊全；保管人是否按規(guī)定存放印章，有無違規(guī)保管行為；用印文件是否符合審批流程，有無無審批用印情況；分支機(jī)構(gòu)印章使用是否符合總公司規(guī)定，有無超范圍用印。檢查結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)，行政部出具《印章檢查報(bào)告》，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改要求，跟蹤整改落實(shí)。第二十一條責(zé)任追究對違反本制度的行為，按情節(jié)輕重追究責(zé)任：一是輕微違規(guī)（如用印登記遺漏、臨時(shí)交接未記錄），由行政部責(zé)令整改，對責(zé)任人進(jìn)行口頭警告；二是一般違規(guī)（如無審批用印但未造成損失、印章保管不當(dāng)導(dǎo)致輕微損壞），對責(zé)任人進(jìn)行書面警告，扣發(fā)當(dāng)月績效獎(jiǎng)金的10%，保管人需承擔(dān)印章修復(fù)費(fèi)用；三是嚴(yán)重違規(guī)（如空白用印、擅自銷毀印章、印章丟失導(dǎo)致公司損失），對責(zé)任人給予記過或開除處分，若造成經(jīng)濟(jì)損失，需按損失金額的30%-50%承擔(dān)賠償責(zé)任；涉及違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。第七章附則第二十二條制度修訂本制度根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、印章管理需求變化