2026年跨境電商物流服務公司海關(guān)查驗應對管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司在跨境電商物流業(yè)務中海關(guān)查驗的應對流程，確保查驗過程合規(guī)、高效，減少因查驗導致的貨物延誤、滯留風險，保障客戶貨物安全與物流時效，維護公司合規(guī)經(jīng)營形象，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有跨境電商物流業(yè)務涉及的海關(guān)查驗應對工作，包括出口貨物查驗、進口貨物查驗，涵蓋海運、空運、陸運等所有運輸方式。公司運營部門、報關(guān)部門、客服部門、合規(guī)部門及海外倉相關(guān)人員均須嚴格遵照執(zhí)行。第三條職責分工報關(guān)部門：作為海關(guān)查驗應對的牽頭部門，負責接收海關(guān)查驗通知，準備查驗所需單據(jù)，現(xiàn)場配合海關(guān)查驗，跟進查驗結(jié)果及后續(xù)處理。運營部門：提供貨物運輸信息、訂單信息及客戶聯(lián)系方式，協(xié)助核對貨物明細，配合報關(guān)部門準備查驗資料，協(xié)調(diào)運輸環(huán)節(jié)調(diào)整（如延遲派送、貨物暫存）?？头块T：及時將海關(guān)查驗情況告知客戶，解釋查驗原因及處理進度，收集客戶疑問并反饋至相關(guān)部門，跟進客戶需求。合規(guī)部門：確保查驗應對流程符合貨物進出口國海關(guān)法規(guī)及公司合規(guī)要求，提供法規(guī)支持，事后分析查驗原因，制定合規(guī)改進措施。海外倉/國內(nèi)倉人員：若查驗涉及倉庫貨物，負責配合海關(guān)開箱、清點貨物，確保貨物堆放便于查驗，提供倉庫存儲相關(guān)證明。第二章查驗前準備第四條查驗通知接收與確認報關(guān)部門通過海關(guān)系統(tǒng)、報關(guān)行或海關(guān)現(xiàn)場通知接收查驗信息后，須在1小時內(nèi)確認查驗貨物的報關(guān)單號、貨物名稱、數(shù)量、運輸方式、查驗地點（如港口、機場、倉庫）及查驗時間要求，將信息同步至運營部門、客服部門及相關(guān)倉庫人員，確保各部門知曉查驗基本情況。第五條資料準備報關(guān)部門根據(jù)查驗貨物類型及海關(guān)要求，整理查驗所需資料，包括但不限于：報關(guān)單及隨附單據(jù)（發(fā)票、裝箱單、合同、提單/運單）；貨物合規(guī)證明（如原產(chǎn)地證、質(zhì)檢報告、3C認證、食品衛(wèi)生證書等，根據(jù)貨物類型提供）；貨物明細清單（包含貨物編碼、規(guī)格、材質(zhì)、用途、單價、總價等信息）；公司資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復印件、進出口經(jīng)營權(quán)證明等，加蓋公司公章）。資料需確保內(nèi)容真實、準確，與報關(guān)信息一致，紙質(zhì)資料整理成冊，電子資料存儲在U盤或云端，便于現(xiàn)場調(diào)取。第六條內(nèi)部協(xié)調(diào)與客戶溝通運營部門在收到查驗通知后2小時內(nèi)，核對貨物運輸狀態(tài)，若貨物處于運輸途中，協(xié)調(diào)承運人調(diào)整運輸計劃，確保貨物按時到達查驗地點；若貨物已入倉，通知倉庫人員提前規(guī)劃查驗區(qū)域，清理貨物周圍通道，便于海關(guān)開箱查驗?？头块T在3小時內(nèi)聯(lián)系客戶，告知海關(guān)查驗的基本情況（如查驗貨物、預計耗時、可能影響的時效），解釋查驗是海關(guān)常規(guī)監(jiān)管流程，避免客戶恐慌，同時記錄客戶特殊需求（如緊急提貨、優(yōu)先處理等），反饋至報關(guān)部門。第七條人員準備報關(guān)部門指定專人作為查驗對接人，對接人需熟悉海關(guān)查驗流程、貨物信息及相關(guān)法規(guī)，具備良好的溝通能力。若查驗地點在異地或海外，可委托當?shù)睾献鲌箨P(guān)行或代理人員配合查驗，提前與代理人員溝通查驗注意事項，提供必要的資料支持，確保代理人員了解貨物情況及公司要求。第三章查驗中配合第八條現(xiàn)場對接與資料提交查驗對接人或代理人員提前30分鐘到達查驗地點，與海關(guān)查驗人員對接，提交查驗資料，簡要介紹貨物基本情況（如貨物類型、包裝方式、存儲狀態(tài)），協(xié)助海關(guān)查驗人員登錄查驗系統(tǒng)，核對貨物報關(guān)信息與系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否一致。提交資料時，需逐一核對資料完整性，確保無遺漏、無錯誤。第九條貨物查驗配合若需開箱查驗，配合人員協(xié)助海關(guān)打開貨物包裝，注意保護貨物，避免因開箱操作導致貨物損壞；對易碎、易損貨物，提前告知海關(guān)查驗人員貨物特性，建議輕拿輕放，必要時提供開箱工具（如剪刀、膠帶）。海關(guān)清點貨物數(shù)量、核對規(guī)格時，配合人員逐一指引貨物位置，協(xié)助清點，若發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量、規(guī)格與報關(guān)信息不一致，立即核對訂單信息及裝箱記錄，確認是否為裝箱失誤或信息錄入錯誤，及時向海關(guān)說明情況，提供相關(guān)證明材料（如裝箱照片、訂單明細）。海關(guān)詢問貨物用途、材質(zhì)、生產(chǎn)地等信息時，配合人員如實、清晰回答，避免模糊表述；若海關(guān)對貨物歸類、價格有疑問，提供貨物說明書、采購合同、價格證明等資料，協(xié)助海關(guān)核實。第十條異常情況處理查驗中若發(fā)現(xiàn)貨物包裝破損、貨物損壞，立即拍照記錄，標注破損位置、程度及數(shù)量，向海關(guān)說明情況，確認是否因查驗操作導致，若為運輸途中破損，提供運輸過程中的異常記錄，避免海關(guān)誤判為公司操作問題。若海關(guān)提出補充資料要求，配合人員在12小時內(nèi)收集并提交資料，若資料需由客戶提供，客服部門協(xié)助聯(lián)系客戶，督促客戶盡快提供，確保不延誤查驗進度；若無法按時提供，提前向海關(guān)申請延期，說明原因及預計提供時間。若查驗中出現(xiàn)爭議（如海關(guān)對貨物歸類、合規(guī)性判定與公司不一致），配合人員保持冷靜，避免與海關(guān)發(fā)生沖突，及時聯(lián)系公司合規(guī)部門，由合規(guī)部門提供法規(guī)依據(jù)，與海關(guān)溝通協(xié)調(diào)，爭取達成一致意見。第十一條查驗記錄確認查驗結(jié)束后，配合人員核對海關(guān)出具的《查驗記錄單》，確認記錄內(nèi)容（如查驗貨物、查驗結(jié)果、發(fā)現(xiàn)問題、處理意見）與實際查驗情況一致，若存在記錄錯誤（如數(shù)量寫錯、問題描述不準確），當場向海關(guān)提出更正，確保記錄準確。確認無誤后，在《查驗記錄單》上簽字，留存復印件，原件交由報關(guān)部門存檔。第四章查驗后處理第十二條查驗結(jié)果跟進報關(guān)部門在查驗結(jié)束后24小時內(nèi)，跟進海關(guān)查驗結(jié)果，確認貨物是否放行、是否需要進一步處理（如補稅、退運、銷毀）：若貨物正常放行，及時告知運營部門，由運營部門協(xié)調(diào)運輸，恢復貨物物流流程，客服部門同步告知客戶貨物已放行，更新物流時效。若貨物需補稅，報關(guān)部門根據(jù)海關(guān)要求計算補稅金額，通知財務部門及時繳納稅款，繳納后向海關(guān)提交完稅證明，申請貨物放行。若貨物因合規(guī)問題需退運或銷毀，報關(guān)部門立即與運營部門、客服部門溝通，制定處理方案，客服部門聯(lián)系客戶，說明情況及處理選項（如退運回國、當?shù)劁N毀），根據(jù)客戶選擇辦理相關(guān)手續(xù)，確保處理流程合規(guī)。第十三條資料存檔與總結(jié)報關(guān)部門在查驗完成后3個工作日內(nèi)，將《查驗記錄單》、查驗資料、處理憑證（如補稅證明、退運單據(jù)）整理存檔，保存期限不少于3年，便于后續(xù)查詢及合規(guī)檢查。合規(guī)部門每月匯總當月海關(guān)查驗情況，統(tǒng)計查驗次數(shù)、查驗貨物類型、查驗原因、處理結(jié)果，分析頻繁查驗的原因（如申報信息不準確、貨物合規(guī)性不足、海關(guān)重點監(jiān)管類型），形成《海關(guān)查驗分析報告》，提出改進建議（如加強申報信息審核、完善貨物合規(guī)證明、優(yōu)化貨物分類）。第十四條客戶后續(xù)服務貨物放行后，客服部門跟蹤貨物運輸進度，確保貨物按時送達目的地，若因查驗導致時效延誤，向客戶致歉，解釋延誤原因，根據(jù)公司規(guī)定提供適當補償（如運費減免、下次服務折扣）。對需退運或銷毀的貨物，客服部門全程跟進處理進度，及時向客戶反饋處理結(jié)果，提供處理憑證（如退運提單、銷毀證明），協(xié)助客戶處理后續(xù)事宜（如重新發(fā)貨、保險理賠），維護客戶關(guān)系。第五章風險防控與培訓第十五條事前風險防控報關(guān)部門在貨物申報前，嚴格審核申報信息（如貨物編碼、品名、數(shù)量、價格），確保與實際貨物一致，避免因申報錯誤導致查驗；對首次出口的貨物或特殊品類貨物（如電子產(chǎn)品、食品），提前咨詢海關(guān)或?qū)I(yè)機構(gòu)，確認合規(guī)要求，準備齊全合規(guī)證明。合規(guī)部門每季度梳理各國海關(guān)最新監(jiān)管政策、查驗重點，更新《跨境電商貨物合規(guī)指引》，下發(fā)至報關(guān)部門、運營部門，確保相關(guān)人員了解最新法規(guī)要求，避免因政策不熟悉導致合規(guī)風險。第十六條人員培訓新員工入職時，需接受海關(guān)查驗應對流程培訓，內(nèi)容包括查驗通知處理、資料準備、現(xiàn)場配合、異常處理等，考核合格后方可上崗。公司每半年組織一次海關(guān)查驗應對專項培訓，邀請海關(guān)工作人員、專業(yè)報關(guān)顧問授課，講解查驗案例、最新法規(guī)及溝通技巧，提升相關(guān)人員的應對能力；培訓后組織模擬演練，模擬不同查驗場景（如數(shù)量差異、合規(guī)爭議），檢驗人員應對水平，針對性改進。第十七條應急機制建立海關(guān)查驗應急小組，由報關(guān)部門負責人、合規(guī)部門負責人、運營部門負責人組成，若遇到緊急查驗情況（如貨物為生鮮易腐品、客戶有緊急交貨需求），應急小組在1小時內(nèi)召開緊急會議，制定快速應對方案，協(xié)調(diào)資源（如優(yōu)先安排查驗、加急辦理手續(xù)），最大限度縮短查驗耗時，減少貨物損失。第六章監(jiān)督與附則第十八條監(jiān)督檢查合規(guī)部門每季度對海關(guān)查驗應對工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括查驗資料準備的完整性、現(xiàn)場配合的合規(guī)性、處理流程的及時性、資料存檔的規(guī)范性等，查看查驗記錄、處理憑證及客戶反饋，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，跟蹤整改落實情況，對違反制度規(guī)定導致查驗延誤、合規(guī)風險的部門或個人，視情