2026年跨境電商物流服務(wù)公司海外倉非保稅貨物管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范海外倉非保稅貨物的入庫、存儲、出庫、退換貨及盤點(diǎn)管理，確保貨物安全、賬實(shí)相符，滿足跨境電商客戶需求，降低貨物損毀、丟失風(fēng)險，依據(jù)海外倉所在國倉儲管理、海關(guān)監(jiān)管相關(guān)法律法規(guī)（如美國《倉儲法》、歐盟《商品流通管理?xiàng)l例》）及公司業(yè)務(wù)實(shí)際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有海外倉（含自營合作倉、第三方托管倉）內(nèi)非保稅貨物的全流程管理，非保稅貨物包括跨境電商平臺普通銷售商品（如服裝、家居用品）、客戶委托存儲的非保稅備用物資（如售后維修配件）等，不包含海關(guān)特殊監(jiān)管的保稅貨物、暫準(zhǔn)進(jìn)境貨物。涉及運(yùn)營部門、業(yè)務(wù)部門、客服部門、財(cái)務(wù)部門、風(fēng)控部門等全體相關(guān)部門與人員。第三條基本原則合規(guī)存儲原則：非保稅貨物存儲需符合海外倉所在國法律法規(guī)，如危險品需單獨(dú)存儲并符合當(dāng)?shù)匕踩珮?biāo)準(zhǔn)，禁限運(yùn)商品不得入庫存儲。賬實(shí)一致原則：建立完善的貨物臺賬，實(shí)時記錄貨物入庫、出庫、庫存變動情況，確保系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)與實(shí)際貨物數(shù)量、規(guī)格一致。安全優(yōu)先原則：采取防火、防潮、防盜、防損措施，保障貨物存儲安全，定期開展安全檢查，及時消除安全隱患。高效流轉(zhuǎn)原則：優(yōu)化貨物入庫、出庫流程，縮短貨物在倉停留時間，提高物流周轉(zhuǎn)效率，滿足客戶訂單配送時效要求。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第四條海外倉管理小組由運(yùn)營部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，海外倉負(fù)責(zé)人任副組長，海外倉操作團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)部門對接人、客服部門專員為成員。主要職責(zé)包括審定海外倉非保稅貨物管理細(xì)則，協(xié)調(diào)解決貨物管理中的重大問題（如大規(guī)模貨物異常、客戶投訴），監(jiān)督制度執(zhí)行情況，審批貨物盤點(diǎn)報告與異常處理方案。第五條運(yùn)營部門作為海外倉非保稅貨物管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定貨物入庫、存儲、出庫操作規(guī)范，組織海外倉操作團(tuán)隊(duì)開展日常管理工作，跟蹤貨物流轉(zhuǎn)進(jìn)度，審核貨物異常處理申請（如破損、丟失理賠），定期匯總貨物管理數(shù)據(jù)，向管理小組匯報工作情況。第六條相關(guān)部門職責(zé)業(yè)務(wù)部門：對接跨境電商客戶，收集貨物入庫需求（如入庫時間、貨物規(guī)格、數(shù)量），提供客戶及貨物基礎(chǔ)信息（如客戶編號、貨物SKU編碼），協(xié)助確認(rèn)出庫訂單信息，反饋客戶對貨物管理的特殊要求（如優(yōu)先出庫、定制化包裝）。海外倉操作團(tuán)隊(duì)：負(fù)責(zé)貨物實(shí)際入庫驗(yàn)收、存儲擺放、出庫分揀打包、退換貨處理及日常盤點(diǎn)，記錄貨物管理過程中的異常情況（如破損、短缺），執(zhí)行安全防護(hù)措施，維護(hù)倉儲設(shè)施設(shè)備（如貨架、叉車、監(jiān)控系統(tǒng)）。客服部門：接收客戶關(guān)于貨物存儲、出庫進(jìn)度的咨詢與投訴，及時反饋至運(yùn)營部門，跟蹤問題解決進(jìn)度，向客戶同步處理結(jié)果；協(xié)助收集客戶退換貨需求，傳遞退換貨訂單信息至海外倉操作團(tuán)隊(duì)。財(cái)務(wù)部門：根據(jù)貨物入庫、出庫記錄，核算倉儲費(fèi)用（如存儲費(fèi)、操作費(fèi)），辦理費(fèi)用結(jié)算；針對貨物破損、丟失情況，審核理賠款項(xiàng)，辦理支付或扣款手續(xù)；監(jiān)督倉儲費(fèi)用收取與支出合規(guī)性。風(fēng)控部門：審查海外倉非保稅貨物管理流程的合規(guī)性，評估貨物管理風(fēng)險（如存儲安全風(fēng)險、海關(guān)監(jiān)管風(fēng)險），定期開展合規(guī)檢查，協(xié)助處理貨物管理中的法律糾紛（如客戶索賠、當(dāng)?shù)乇O(jiān)管處罰）。第三章貨物入庫管理第七條入庫準(zhǔn)備需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門提前3個工作日將客戶入庫需求（含貨物名稱、SKU編碼、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計(jì)到倉時間）錄入物流管理系統(tǒng)，生成《入庫通知單》，同步至運(yùn)營部門與海外倉操作團(tuán)隊(duì)。倉位規(guī)劃：海外倉操作團(tuán)隊(duì)根據(jù)《入庫通知單》信息，結(jié)合倉庫區(qū)域劃分（如按貨物品類分區(qū)、按客戶分區(qū)），提前規(guī)劃預(yù)留倉位，準(zhǔn)備入庫驗(yàn)收工具（如掃碼槍、卷尺、稱重儀）。信息核對：運(yùn)營部門在貨物到倉前1個工作日，核對《入庫通知單》與客戶提供的貨物清單（如商業(yè)發(fā)票、裝箱單），確認(rèn)信息一致；若存在信息不符（如數(shù)量差異、規(guī)格錯誤），需在貨物到倉前協(xié)調(diào)客戶更正。第八條入庫驗(yàn)收到倉接收：貨物到倉后，海外倉操作團(tuán)隊(duì)核對運(yùn)輸單據(jù)（如運(yùn)單編號）與《入庫通知單》，確認(rèn)貨物歸屬無誤后，登記到倉時間，開始驗(yàn)收流程。數(shù)量驗(yàn)收：操作團(tuán)隊(duì)按《入庫通知單》數(shù)量，逐箱開箱或抽樣驗(yàn)收（抽樣比例不低于5%，單票貨物數(shù)量少于20件時全檢），確認(rèn)實(shí)際數(shù)量與單據(jù)一致；若發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺，需立即拍照取證，記錄短缺數(shù)量，在2小時內(nèi)反饋運(yùn)營部門。質(zhì)量驗(yàn)收：檢查貨物包裝是否完好（如有無破損、擠壓、潮濕），外觀是否存在明顯瑕疵（如劃痕、變形），規(guī)格是否與單據(jù)一致（如尺寸、顏色、型號）；對有質(zhì)量要求的貨物（如電子產(chǎn)品需通電測試），按驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行簡單功能檢測；發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，需拍照留存，標(biāo)注問題類型，反饋運(yùn)營部門與客戶確認(rèn)處理方案（如拒收、讓步接收）。信息錄入：驗(yàn)收合格后，操作團(tuán)隊(duì)使用掃碼槍掃描貨物SKU碼，將貨物信息（數(shù)量、規(guī)格、倉位編號）錄入物流管理系統(tǒng)，生成《入庫驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的貨物，單獨(dú)存放于待處理區(qū)域，等待客戶進(jìn)一步指示。第四章貨物存儲管理第九條存儲擺放規(guī)范分區(qū)存儲：按貨物特性（如輕重、大小、是否易損）與客戶歸屬分區(qū)存儲，如重型貨物放底層貨架、易碎品（如玻璃制品）放獨(dú)立區(qū)域并鋪墊緩沖材料、不同客戶貨物分區(qū)域隔離，避免混放。標(biāo)識清晰：每個倉位張貼倉位標(biāo)簽（含倉位編號、客戶編號、貨物品類），每件貨物或每箱貨物粘貼貨物標(biāo)簽（含SKU編碼、數(shù)量、入庫日期），確保標(biāo)識清晰可辨，便于快速查找。安全擺放：貨物擺放需符合貨架承重標(biāo)準(zhǔn)（如每層貨架承重不超過標(biāo)注限值），避免超高、超重堆放；通道保持暢通（寬度不低于1.2米），嚴(yán)禁在通道內(nèi)堆放貨物或雜物，確保消防設(shè)施（如滅火器、消防栓）周邊無遮擋。第十條日常維護(hù)環(huán)境管理：倉庫內(nèi)保持通風(fēng)干燥，溫度控制在5℃-30℃（特殊貨物需按客戶要求調(diào)整，如護(hù)膚品需恒溫15℃-25℃），濕度控制在40%-60%；每日檢查溫濕度計(jì)，記錄溫濕度數(shù)據(jù)，若超出標(biāo)準(zhǔn)范圍，及時啟動調(diào)節(jié)設(shè)備（如空調(diào)、除濕機(jī)）。安全檢查：每日班前班后，操作團(tuán)隊(duì)檢查倉庫消防設(shè)施、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜門窗是否正常；每周開展一次全面安全排查（如貨架穩(wěn)定性、電路安全），發(fā)現(xiàn)隱患立即整改，無法立即整改的需設(shè)置警示標(biāo)識，上報運(yùn)營部門協(xié)調(diào)處理。貨物防護(hù)：定期檢查存儲貨物狀態(tài)（如有無受潮、霉變、鼠咬），對長期存儲貨物（存儲超3個月）每月至少檢查一次；易受潮貨物（如紙質(zhì)包裝貨物）需放置防潮托盤，避免直接接觸地面。第十一條庫存數(shù)據(jù)管理實(shí)時更新：貨物存儲期間，若發(fā)生庫存變動（如補(bǔ)貨、移庫），操作團(tuán)隊(duì)需在變動后1小時內(nèi)，在物流管理系統(tǒng)中更新庫存數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際庫存同步。數(shù)據(jù)核對：運(yùn)營部門每日核對物流管理系統(tǒng)中的庫存數(shù)據(jù)與前一日《入庫驗(yàn)收單》《出庫單》，確認(rèn)庫存變動邏輯合理；每周抽取10%的倉位，核對系統(tǒng)庫存與實(shí)際貨物數(shù)量，發(fā)現(xiàn)差異及時排查原因（如錄入錯誤、貨物移位）。第五章貨物出庫管理第十二條出庫準(zhǔn)備訂單接收：業(yè)務(wù)部門接收客戶出庫訂單后，在1小時內(nèi)將訂單信息（含訂單編號、貨物SKU、數(shù)量、收貨地址、配送要求）錄入物流管理系統(tǒng)，生成《出庫單》，同步至運(yùn)營部門與海外倉操作團(tuán)隊(duì)。訂單審核：運(yùn)營部門在《出庫單》生成后30分鐘內(nèi)，審核訂單信息（如庫存是否充足、收貨地址是否完整）；若庫存不足，需立即反饋業(yè)務(wù)部門與客戶協(xié)調(diào)（如延期出庫、部分出庫）；若地址信息不全，需聯(lián)系客戶補(bǔ)充。揀貨準(zhǔn)備：海外倉操作團(tuán)隊(duì)根據(jù)審核通過的《出庫單》，打印揀貨單（含貨物SKU、倉位編號、數(shù)量），準(zhǔn)備揀貨工具（如揀貨車、掃碼槍），按揀貨單順序規(guī)劃揀貨路線，提高揀貨效率。第十三條出庫操作貨物揀選：操作團(tuán)隊(duì)按揀貨單信息，到對應(yīng)倉位揀選貨物，使用掃碼槍掃描貨物SKU碼，核對貨物信息與揀貨單一致；揀貨過程中若發(fā)現(xiàn)貨物異常（如包裝破損、數(shù)量不符），需立即停止揀貨，反饋運(yùn)營部門處理。分揀打包：揀選完成的貨物集中至分揀區(qū)域，按訂單分單擺放，核對訂單數(shù)量與實(shí)際揀選數(shù)量一致后，按客戶配送要求打包（如普通包裝、防水包裝、定制化包裝），粘貼快遞面單（含訂單編號、收貨地址、物流單號），確保面單信息清晰、粘貼牢固。出庫復(fù)核：打包完成后，操作團(tuán)隊(duì)再次核對快遞面單與《出庫單》信息，確認(rèn)無誤后，在物流管理系統(tǒng)中點(diǎn)擊“出庫確認(rèn)”，生成《出庫復(fù)核單》，由復(fù)核人員簽字確認(rèn)；同時登記出庫時間、物流單號，將貨物轉(zhuǎn)移至待配送區(qū)域，等待物流服務(wù)商上門取件。信息同步：運(yùn)營部門在貨物出庫后2小時內(nèi)，將出庫信息（物流單號、出庫時間）同步至業(yè)務(wù)部門與客戶，便于客戶跟蹤貨物配送進(jìn)度。第六章貨物退換貨管理第十四條退貨接收退貨通知：客服部門接收客戶退貨申請后，核實(shí)退貨原因（如質(zhì)量問題、尺寸不符、客戶拒收），確認(rèn)符合退貨政策（如在退貨有效期內(nèi)、未影響二次銷售），生成《退貨通知單》，同步至運(yùn)營部門與海外倉操作團(tuán)隊(duì)。退貨驗(yàn)收：退貨貨物到倉后，操作團(tuán)隊(duì)核對退貨快遞單號與《退貨通知單》，確認(rèn)貨物歸屬無誤后，檢查貨物包裝、外觀、數(shù)量，判斷是否符合二次銷售標(biāo)準(zhǔn)（如無破損、無使用痕跡、標(biāo)簽完整）；驗(yàn)收結(jié)果錄入物流管理系統(tǒng)，生成《退貨驗(yàn)收單》，反饋運(yùn)營部門與客服部門。分類處理：符合二次銷售標(biāo)準(zhǔn)的退貨貨物，清潔整理后重新入庫，更新庫存數(shù)據(jù)；不符合二次銷售標(biāo)準(zhǔn)的貨物（如嚴(yán)重破損、影響使用），單獨(dú)存放于退貨待處理區(qū)域，由運(yùn)營部門協(xié)調(diào)客戶確認(rèn)處理方案（如銷毀、退回國內(nèi)、折價處理）。第十五條換貨處理換貨申請：客戶提出換貨申請時，客服部門需確認(rèn)客戶需退回的貨物信息與需更換的貨物信息（如SKU、數(shù)量、規(guī)格），生成《換貨通知單》（含退貨與換貨信息），同步至相關(guān)部門。流程執(zhí)行：操作團(tuán)隊(duì)按《換貨通知單》接收退回貨物，完成退貨驗(yàn)收后，按換貨信息揀選新貨物，執(zhí)行出庫流程；換貨過程中，需確保退貨與換貨同步處理，避免遺漏；換貨完成后，將換貨出庫信息同步至客戶。第七章貨物盤點(diǎn)管理第十六條盤點(diǎn)周期與方式日常盤點(diǎn)：海外倉操作團(tuán)隊(duì)每日對當(dāng)日有入庫、出庫操作的倉位進(jìn)行局部盤點(diǎn)，核對庫存數(shù)據(jù)與實(shí)際貨物，確保當(dāng)日賬實(shí)一致。月度盤點(diǎn)：每月最后一個工作日，開展月度全面盤點(diǎn)，由運(yùn)營部門組織，海外倉操作團(tuán)隊(duì)全員參與，按倉位編號順序逐一盤點(diǎn)，核對每個倉位的貨物數(shù)量、規(guī)格與系統(tǒng)數(shù)據(jù)；對盤點(diǎn)差異較大的倉位，需重復(fù)盤點(diǎn)確認(rèn)。年度盤點(diǎn)：每年12月下旬開展年度全面盤點(diǎn)，邀請財(cái)務(wù)部門、風(fēng)控部門參與監(jiān)盤，盤點(diǎn)過程需拍照記錄，確保盤點(diǎn)結(jié)果真實(shí)可靠；盤點(diǎn)完成后，形成《年度盤點(diǎn)報告》，報海外倉管理小組審批。第十七條盤點(diǎn)差異處理差異排查：盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)賬實(shí)差異（如盤盈、盤虧）后，運(yùn)營部門組織操作團(tuán)隊(duì)排查原因，可能原因包括錄入錯誤（如入庫時數(shù)量錄錯）、貨物移位（如放錯倉位）、貨物損毀或丟失未記錄、系統(tǒng)數(shù)據(jù)異常等；排查過程需形成《差異排查記錄》，明確排查步驟與結(jié)果。差異處理：若為錄入錯誤或貨物移位，需在24小時內(nèi)更正系統(tǒng)數(shù)據(jù)或調(diào)整貨物倉位，確保賬實(shí)一致；若為貨物損毀，需核實(shí)損毀原因（如存儲不當(dāng)、操作失誤），按公司理賠流程處理，同時更新庫存數(shù)據(jù)；若為貨物丟失，需確認(rèn)是否屬于保險理賠范圍，聯(lián)系保險公司報案，同時追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任（如操作失誤導(dǎo)致丟失需按規(guī)定處罰）。整改優(yōu)化：針對盤點(diǎn)差異暴露的問題（如操作不規(guī)范、系統(tǒng)漏洞），運(yùn)營部門制定整改措施（如加強(qiáng)操作培訓(xùn)、升級系統(tǒng)功能），明確整改責(zé)任人與時間節(jié)點(diǎn)，跟蹤整改效果，避免