行政公文寫(xiě)作與企業(yè)管理通用規(guī)范指南一、適用范圍本規(guī)范指南適用于企業(yè)內(nèi)部行政公文撰寫(xiě)、跨部門(mén)事務(wù)溝通、對(duì)外商務(wù)函件往來(lái)等管理場(chǎng)景，涵蓋通知、報(bào)告、函、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示等常用公文類型。無(wú)論是企業(yè)日常管理制度發(fā)布、工作進(jìn)度匯報(bào)，還是與合作伙伴的正式溝通，均需遵循本指南的格式標(biāo)準(zhǔn)與撰寫(xiě)要求，保證公文的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和有效性，提升企業(yè)管理效率與外部溝通形象。二、標(biāo)準(zhǔn)撰寫(xiě)流程（一）第一步：明確發(fā)文目的與核心要素確定發(fā)文背景：清晰說(shuō)明公文針對(duì)的具體事項(xiàng)（如政策傳達(dá)、工作部署、問(wèn)題反饋、事務(wù)協(xié)調(diào)等），明確需解決的核心問(wèn)題。界定受眾范圍：根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)確定主送機(jī)關(guān)（內(nèi)部部門(mén)、外部單位或個(gè)人），保證信息傳遞的精準(zhǔn)性。例如：內(nèi)部通知主送各部門(mén)，對(duì)外函件主送合作單位。提煉核心訴求：若涉及請(qǐng)求、批準(zhǔn)或回復(fù)類公文（如請(qǐng)示、函），需明確需對(duì)方辦理的具體事項(xiàng)或回復(fù)時(shí)限。（二）第二步：選擇公文類型與格式框架根據(jù)發(fā)文目的匹配相應(yīng)公文類型，并遵循標(biāo)準(zhǔn)格式框架：通知：適用于發(fā)布規(guī)章制度、傳達(dá)要求、部署工作等，格式包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（緣由+事項(xiàng)+執(zhí)行要求）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期。報(bào)告：適用于向上級(jí)或決策層匯報(bào)工作進(jìn)展、反映問(wèn)題、提出建議，格式包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（概況+成績(jī)/問(wèn)題+分析+建議）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期。函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)間商洽工作、詢問(wèn)/答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)等，格式包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、（事由+事項(xiàng)+期望）、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、公章。會(huì)議紀(jì)要：適用于記錄會(huì)議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)及分工，格式包括標(biāo)題（會(huì)議名稱+紀(jì)要）、會(huì)議時(shí)間/地點(diǎn)/參會(huì)人員、會(huì)議議題、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、分發(fā)范圍。（三）第三步：內(nèi)容撰寫(xiě)與結(jié)構(gòu)編排標(biāo)題規(guī)范：采用“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三要素格式（如《公司關(guān)于2024年度年度工作總結(jié)的通知》），簡(jiǎn)潔明確，不超過(guò)30字。邏輯：開(kāi)頭：簡(jiǎn)明說(shuō)明發(fā)文依據(jù)或背景（如“根據(jù)會(huì)議精神”“為解決問(wèn)題”）。主體：分條列項(xiàng)闡述具體事項(xiàng)，使用“一、（一）、1.、（1）”層級(jí)序號(hào)，每條內(nèi)容單一、語(yǔ)言精煉。結(jié)尾：提出執(zhí)行要求（如“請(qǐng)各部門(mén)于月日前落實(shí)”）或規(guī)范結(jié)束語(yǔ)（如“特此通知”“妥否，請(qǐng)批示”）。附件說(shuō)明：如有支撐材料（如方案、數(shù)據(jù)表），在下另起一行注明“附件：1.X”，附件標(biāo)題與一致。（四）第四步：審核校對(duì)與定稿發(fā)布內(nèi)部審核：內(nèi)容審核：檢查事項(xiàng)是否明確、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、訴求是否合理，避免歧義或矛盾表述。格式審核：核對(duì)標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、層級(jí)序號(hào)、附件等是否符合規(guī)范，日期、公章等要素是否完整。審批簽發(fā)：根據(jù)公文重要性提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批（如一般事項(xiàng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，重要事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）。印發(fā)與歸檔：審核通過(guò)后按標(biāo)準(zhǔn)格式排版（字體、字號(hào)、行距等詳見(jiàn)“關(guān)鍵規(guī)范”部分），通過(guò)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或紙質(zhì)文件印發(fā)，同時(shí)電子版?zhèn)浞輾w檔。三、常用公文模板（一）通知模板要素規(guī)范要求示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種《公司關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知》主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)各部門(mén)、各子公司：開(kāi)頭（發(fā)文依據(jù)）+主體（檢查事項(xiàng)、時(shí)間、要求）+結(jié)尾（執(zhí)行說(shuō)明）為貫徹落實(shí)上級(jí)安全生產(chǎn)要求，現(xiàn)決定開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)大檢查，具體安排一、檢查范圍：公司所有辦公區(qū)、生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)；二、檢查時(shí)間：2024年6月1日-6月15日；三、工作要求：各部門(mén)負(fù)責(zé)人牽頭自查，6月20日前提交自查報(bào)告至行政部。請(qǐng)高度重視，保證落實(shí)到位。發(fā)文機(jī)關(guān)下方右對(duì)齊公司行政部成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)下方，用阿拉伯?dāng)?shù)字2024年5月20日印章成文日期中間加蓋公章-（二）報(bào)告模板要素規(guī)范要求示例標(biāo)題事由+文種（如向上級(jí)報(bào)告可加“關(guān)于”）《關(guān)于2024年第一季度銷售工作情況的報(bào)告》主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)公司領(lǐng)導(dǎo)：開(kāi)頭（概述背景）+主體（成績(jī)/問(wèn)題、數(shù)據(jù)支撐、分析）+結(jié)尾（建議/下一步計(jì)劃）2024年第一季度，銷售部圍繞年度目標(biāo)推進(jìn)工作，整體情況一、主要成績(jī)：實(shí)現(xiàn)營(yíng)收5000萬(wàn)元，同比增長(zhǎng)15%；新開(kāi)發(fā)客戶20家，完成季度目標(biāo)80%。二、存在問(wèn)題：部分區(qū)域市場(chǎng)開(kāi)拓緩慢，回款周期延長(zhǎng)。三、改進(jìn)建議：加強(qiáng)區(qū)域團(tuán)隊(duì)激勵(lì)，優(yōu)化客戶信用政策。下一步將重點(diǎn)推進(jìn)新客戶簽約及回款工作。發(fā)文機(jī)關(guān)下方右對(duì)齊銷售部成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)下方，用阿拉伯?dāng)?shù)字2024年4月5日印章上報(bào)類報(bào)告需加蓋公章-（三）函模板要素規(guī)范要求示例標(biāo)題事由+文種《關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助舉辦2024年行業(yè)交流函的函》主送機(jī)關(guān)頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)行業(yè)協(xié)會(huì)：開(kāi)頭（發(fā)函緣由）+主體（具體事項(xiàng)、請(qǐng)求協(xié)助內(nèi)容）+結(jié)尾（期望回復(fù)）為促進(jìn)企業(yè)與行業(yè)間的交流合作，我司擬于2024年7月10日舉辦“數(shù)字化轉(zhuǎn)型主題論壇”，擬邀請(qǐng)貴協(xié)會(huì)作為支持單位，協(xié)助邀請(qǐng)行業(yè)專家及會(huì)員單位參與。懇請(qǐng)貴協(xié)會(huì)于6月30日前反饋是否支持，并提供專家推薦名單。盼復(fù)。發(fā)文機(jī)關(guān)下方右對(duì)齊公司市場(chǎng)部成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)下方，用阿拉伯?dāng)?shù)字2024年5月25日印章成文日期中間加蓋公章-聯(lián)系方式下方左對(duì)齊（可選）聯(lián)系人：*經(jīng)理電話：010-X（四）會(huì)議紀(jì)要模板要素規(guī)范要求示例標(biāo)題會(huì)議名稱+紀(jì)要《公司2024年第二季度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)研討會(huì)紀(jì)要》會(huì)議基本信息另起一行，注明時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主持人、記錄人時(shí)間：2024年4月15日14:00-16:00地點(diǎn)：公司三樓會(huì)議室參會(huì)人員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門(mén)負(fù)責(zé)人主持人：總經(jīng)理記錄人：秘書(shū)會(huì)議議題分點(diǎn)列出會(huì)議討論的核心內(nèi)容一、審議2024年第二季度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)分解方案；二、討論市場(chǎng)部提出的“線上渠道拓展計(jì)劃”。討論要點(diǎn)按議題記錄各方發(fā)言的核心觀點(diǎn)，突出分歧與共識(shí)議題一：總經(jīng)理強(qiáng)調(diào)目標(biāo)需與預(yù)算掛鉤，副總經(jīng)理建議增加銷售激勵(lì)措施；各部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)了目標(biāo)分解初步方案。決議事項(xiàng)明確需落實(shí)的具體事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)及完成時(shí)限決議：1.市場(chǎng)部于4月20日前修訂“線上渠道拓展計(jì)劃”，報(bào)*副總經(jīng)理審批；2.財(cái)務(wù)部于4月25日前完成第二季度預(yù)算調(diào)整，同步更新目標(biāo)分解表。分發(fā)范圍紀(jì)要末尾注明分送部門(mén)或人員分送：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)四、關(guān)鍵規(guī)范與注意事項(xiàng)（一）格式規(guī)范排版要求：紙張：A4紙，頁(yè)邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。字體：標(biāo)題用二號(hào)小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，用三號(hào)仿宋，一級(jí)標(biāo)題三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題三號(hào)楷體_GB2312，行距28磅。頁(yè)碼：頁(yè)碼位于頁(yè)腳居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字“-1-”“-2-”格式。要素完整：所有公文需包含標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期，正式文件必須加蓋公章，成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（二）內(nèi)容要求準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)：數(shù)據(jù)、事由、政策依據(jù)需真實(shí)可靠，避免模糊表述（如“大概”“可能”），時(shí)間、數(shù)量等需明確具體（如“6月30日前”而非“月底前”）。簡(jiǎn)潔規(guī)范：語(yǔ)言使用書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化、網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)，邏輯清晰，每段內(nèi)容聚焦一個(gè)核心點(diǎn)，篇幅控制在2000字以內(nèi)（特殊情況除外）。針對(duì)性強(qiáng)：根據(jù)受眾調(diào)整內(nèi)容詳略，如對(duì)上級(jí)匯報(bào)側(cè)重結(jié)果與建議，對(duì)下級(jí)通知側(cè)重執(zhí)行要求，對(duì)外函件側(cè)重禮貌與專業(yè)。（三）流程規(guī)范審核權(quán)限：一般公文由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)，涉及公司戰(zhàn)略、重大決策、對(duì)外承諾的公文需經(jīng)分管總經(jīng)理審批。歸檔管理：公文印發(fā)后3個(gè)工作日內(nèi)，由行政部統(tǒng)一收集電子版及紙質(zhì)版，按“發(fā)文部門(mén)+文種+日期”分類歸檔，保存期限不少于3年（重要公文保存期限不少于10年）。（四）特殊情況處理公文修改：若需對(duì)已印發(fā)公文進(jìn)行修改，應(yīng)以“補(bǔ)充通知”或“