會(huì)議室預(yù)定及管理使用模板一、適用范圍二、操作流程（一）預(yù)定申請(qǐng)申請(qǐng)人確定需求：申請(qǐng)人需明確會(huì)議基本信息，包括會(huì)議室名稱（或類型，如“大會(huì)議室”“視頻會(huì)議室”）、會(huì)議日期、具體使用時(shí)間（精確到小時(shí)）、會(huì)議主題、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、白板、視頻會(huì)議系統(tǒng)等）及特殊需求（如茶水服務(wù)、橫幅懸掛等）。提交預(yù)定申請(qǐng)：申請(qǐng)人通過組織內(nèi)部預(yù)定系統(tǒng)（或指定渠道，如OA系統(tǒng)、行政部郵箱、線下登記表）提交《會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)表》（詳見模板部分），保證信息真實(shí)、完整，尤其是時(shí)間與設(shè)備需求需準(zhǔn)確填寫，避免因信息不全導(dǎo)致審核延誤。（二）審核確認(rèn)部門審核（如需）：若會(huì)議涉及跨部門資源協(xié)調(diào)或部門內(nèi)部重要會(huì)議，需申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議必要性進(jìn)行確認(rèn)，并在申請(qǐng)表上簽字（或線上審批）。管理員審核：會(huì)議室管理員（通常為行政部或后勤部人員）收到申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核：核查會(huì)議室時(shí)間是否沖突、設(shè)備是否可用；若時(shí)間或設(shè)備沖突，及時(shí)與申請(qǐng)人溝通，協(xié)調(diào)調(diào)整時(shí)間或更換備選會(huì)議室；審核通過后，在申請(qǐng)表“審核狀態(tài)”欄標(biāo)注“已通過”，并通過系統(tǒng)或郵件向申請(qǐng)人發(fā)送預(yù)定成功通知，包含會(huì)議室地址、設(shè)備操作指引及注意事項(xiàng)。（三）使用準(zhǔn)備申請(qǐng)人提前準(zhǔn)備：預(yù)定成功后，申請(qǐng)人需提前30分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行（如投影儀開關(guān)、麥克風(fēng)電量、白板筆是否充足），并根據(jù)需求擺放座椅、調(diào)試室溫。管理員支持：若申請(qǐng)人需特殊布置（如擺放會(huì)議資料、調(diào)試視頻會(huì)議系統(tǒng)），可提前聯(lián)系管理員協(xié)助完成。（四）會(huì)議進(jìn)行遵守使用規(guī)范：會(huì)議期間，參會(huì)人員需保持會(huì)議室安靜，愛護(hù)公共設(shè)施（如禁止在桌椅上亂涂亂畫、設(shè)備操作前閱讀使用說明），禁止攜帶易燃易爆物品。設(shè)備使用：使用電子設(shè)備后，需按指引關(guān)閉電源（如投影儀、麥克風(fēng)），避免長(zhǎng)時(shí)間待機(jī)耗電。（五）會(huì)后清理申請(qǐng)人負(fù)責(zé)：會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人需組織參會(huì)人員將座椅歸位、清理垃圾（如紙杯、文件）、關(guān)閉所有設(shè)備電源、擦拭白板（如有使用），保證會(huì)議室整潔。管理員檢查：管理員在每日固定時(shí)間（如下午5:00）對(duì)會(huì)議室進(jìn)行巡查，確認(rèn)設(shè)備完好、環(huán)境整潔，若發(fā)覺損壞或未清理情況，及時(shí)聯(lián)系申請(qǐng)人整改并記錄。（六）取消/變更預(yù)定申請(qǐng)取消：若會(huì)議取消或時(shí)間/人數(shù)等需調(diào)整，申請(qǐng)人需至少提前4小時(shí)（大型會(huì)議室或重要會(huì)議需提前1個(gè)工作日）通過原預(yù)定渠道提交《會(huì)議室預(yù)定變更/取消申請(qǐng)》，說明原因及調(diào)整方案。處理流程：管理員收到申請(qǐng)后，及時(shí)更新會(huì)議室預(yù)定狀態(tài)，釋放被占用的資源，并通過系統(tǒng)通知相關(guān)人員；若未及時(shí)取消導(dǎo)致資源浪費(fèi)，管理員可記錄違規(guī)情況并反饋至申請(qǐng)人部門。三、預(yù)定模板會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)表會(huì)議室信息填寫內(nèi)容會(huì)議室名稱（如：3樓大會(huì)議室、視頻會(huì)議室A）會(huì)議室位置（如：總部大樓3樓東側(cè)）預(yù)定信息預(yù)定人姓名*某所屬部門（如：市場(chǎng)部、研發(fā)中心）聯(lián)系方式（內(nèi)部分機(jī)號(hào)或短號(hào)，避免隱私信息）預(yù)定日期年月日使用時(shí)間開始時(shí)間：：—結(jié)束時(shí)間：：會(huì)議主題（如：2024年Q3產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、項(xiàng)目進(jìn)度研討會(huì)）預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)人所需設(shè)備（可多選：投影儀□、麥克風(fēng)□、白板□、視頻會(huì)議系統(tǒng)□、音響□、其他：________）特殊需求（如：需提供礦泉水、擺放“歡迎橫幅”、提前調(diào)試空調(diào)溫度至24℃）審核信息部門負(fù)責(zé)人簽字（如需）___________日期：年月日管理員審核□審核通過□審核駁回（原因：_______________________）審核人簽字___________日期：年月日備注（如：會(huì)議需保密、需提前30分鐘布置場(chǎng)地）申請(qǐng)?zhí)峤粫r(shí)間年月日時(shí)分四、管理要點(diǎn)（一）預(yù)定規(guī)則規(guī)范優(yōu)先級(jí)原則：緊急會(huì)議（如客戶突發(fā)需求、項(xiàng)目危機(jī)處理）、跨部門核心協(xié)作會(huì)議優(yōu)先安排；常規(guī)會(huì)議按申請(qǐng)時(shí)間順序排序。時(shí)限限制：?jiǎn)未晤A(yù)定時(shí)長(zhǎng)一般不超過8小時(shí)（大型會(huì)議需提前3天申請(qǐng)），同一會(huì)議室單日預(yù)定不超過3場(chǎng)（預(yù)留設(shè)備維護(hù)與清潔時(shí)間）。重復(fù)預(yù)定限制：部門或個(gè)人連續(xù)預(yù)定同一會(huì)議室不超過5個(gè)工作日，避免資源長(zhǎng)期壟斷。（二）設(shè)備與物資管理設(shè)備臺(tái)賬：建立會(huì)議室設(shè)備清單（含設(shè)備名稱、型號(hào)、購買日期、維保記錄），管理員每季度檢查一次設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)維修或更換老舊設(shè)備。物資儲(chǔ)備：會(huì)議室常備白板筆、板擦、A4紙、礦泉水、紙巾等物資，管理員每周補(bǔ)充一次，保證物資充足。（三）衛(wèi)生與安全維護(hù)日常清潔：每日會(huì)議結(jié)束后，保潔人員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面清潔（地面、桌面、設(shè)備表面），每周進(jìn)行一次深度消毒（如桌面、門把手）。安全檢查：管理員每月檢查消防設(shè)施（滅火器、應(yīng)急燈）、電路安全，禁止在會(huì)議室使用大功率電器（如電爐、電暖氣），消除安全隱患。（四）緊急情況處理設(shè)備突發(fā)故障：會(huì)議中若設(shè)備損壞（如投影儀無法啟動(dòng)），管理員需在15分鐘內(nèi)響應(yīng)，提供備用設(shè)備或協(xié)調(diào)更換會(huì)議室；若無法解決，需向參會(huì)人員致歉并協(xié)助調(diào)整會(huì)議安排。臨時(shí)沖突：若出現(xiàn)重復(fù)預(yù)定或臨時(shí)占用（如領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排會(huì)議），管理員需提前24小時(shí)通知原預(yù)定申請(qǐng)人，協(xié)調(diào)其他空閑會(huì)議室或調(diào)整會(huì)議時(shí)間，必要時(shí)由部門負(fù)責(zé)人協(xié)商解決。（五）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與優(yōu)化記錄歸檔：