機關(guān)事業(yè)單位員工檔案管理規(guī)范一、檔案管理的核心原則機關(guān)事業(yè)單位員工檔案是記錄個人職業(yè)發(fā)展軌跡、反映綜合素質(zhì)的重要載體，其管理需遵循依規(guī)管理、真實準(zhǔn)確、安全保密、服務(wù)利用四大原則，確保檔案工作合法合規(guī)、嚴(yán)謹(jǐn)有序。（一）依規(guī)管理原則以《干部人事檔案工作條例》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合單位實際制定細(xì)則，明確檔案收集、整理、保管、利用各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。例如，干部人事檔案的審核需嚴(yán)格執(zhí)行“三齡兩歷一身份”認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理全流程有法可依、有章可循。（二）真實準(zhǔn)確原則檔案材料需客觀反映員工的政治思想、工作表現(xiàn)、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等情況，杜絕虛假材料入檔。新入職員工的學(xué)歷、職稱等材料需通過權(quán)威渠道核驗；在職期間產(chǎn)生的考核、獎懲材料，需由形成部門加蓋公章并注明形成時間，確保內(nèi)容真實、手續(xù)完備。（三）安全保密原則檔案實體與信息安全并重：實體檔案需存放于防火、防潮、防蟲、防盜的專用庫房，配備溫濕度監(jiān)控、消防報警等設(shè)施；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，采用加密存儲、定期備份等技術(shù)手段，防止檔案信息泄露或篡改。涉及涉密內(nèi)容的檔案，需單獨登記、專柜保管，嚴(yán)格執(zhí)行涉密文件管理規(guī)定。（四）服務(wù)利用原則檔案管理需服務(wù)于干部選拔任用、考核評價、職稱評審等工作。例如，干部提拔前需查閱檔案核實任職資格，年度考核需調(diào)取檔案中的歷史表現(xiàn)材料；同時，為員工辦理退休、社保接續(xù)等事項時，檔案材料需及時提供支撐，實現(xiàn)“管理”與“服務(wù)”的有機統(tǒng)一。二、檔案內(nèi)容的規(guī)范構(gòu)成機關(guān)事業(yè)單位員工檔案以干部人事檔案為核心，輔以其他類別檔案，具體內(nèi)容需分類清晰、要素完整：（一）干部人事檔案類目1.履歷類材料：員工簡歷表、干部任免審批表、個人身份信息登記表等，清晰反映工作經(jīng)歷、職務(wù)變動軌跡。2.自傳與思想類材料：個人自傳、思想政治表現(xiàn)總結(jié)、入黨（團(tuán)）思想?yún)R報等，體現(xiàn)政治素養(yǎng)與自我認(rèn)知。3.考核考察類材料：年度考核登記表、專項考察鑒定、民主測評結(jié)果等，客觀記錄工作業(yè)績與綜合素質(zhì)。4.學(xué)歷職稱類材料：學(xué)歷證書復(fù)印件（需與原件核對）、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)職稱評審表、職業(yè)資格證書等，標(biāo)注獲取時間與發(fā)證單位。5.政審與黨團(tuán)類材料：入黨（團(tuán)）志愿書、政審函調(diào)材料、黨（團(tuán)）組織關(guān)系證明等，明確政治面貌發(fā)展軌跡。6.獎懲類材料：表彰決定、榮譽證書、處分決定書等，注明獎懲事由、時間及作出決定的單位。7.工資待遇類材料：工資變動審批表、津貼補貼發(fā)放記錄、福利待遇證明等，反映薪酬福利變化。8.任免聘用類材料：干部任免通知、聘用合同、崗位調(diào)整文件等，明確職務(wù)與崗位變動情況。9.健康類材料：體檢報告、職業(yè)病鑒定書、工傷認(rèn)定材料等，記錄健康狀況與職業(yè)健康管理情況。10.其他類材料：學(xué)術(shù)成果、培訓(xùn)證書、社會兼職證明等，補充反映個人綜合能力。三、全流程管理的操作規(guī)范（一）檔案收集：源頭把控質(zhì)量新入職員工：由人事部門指導(dǎo)填寫《干部人事檔案審核表》，同步收集學(xué)歷、職稱、黨團(tuán)關(guān)系等材料，核對原件后留存復(fù)印件（注明“與原件一致”并簽字蓋章）。在職員工：建立“材料定期報送”機制，每年初由各部門匯總上一年度考核、獎懲、職務(wù)變動等材料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后移交檔案管理崗。特殊材料：出國（境）審批表、退休審批表等階段性材料，需在事件完結(jié)后1個月內(nèi)收集歸檔。（二）檔案整理：規(guī)范分類裝訂分類排序：按照“履歷—自傳—考核—學(xué)歷—政審—黨團(tuán)—獎懲—工資—任免—健康—其他”的邏輯順序排列材料，同一類材料按時間倒序（最新材料在前）。編目裝訂：為每份材料編號，填寫《檔案材料目錄》，注明材料名稱、形成時間、頁數(shù)；采用無酸紙檔案盒、專用裝訂機固定材料，防止紙張破損。數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行高清掃描、OCR識別，建立電子檔案目錄，實現(xiàn)“紙質(zhì)+電子”雙套管理。（三）檔案保管：筑牢安全防線庫房管理：檔案庫房需獨立設(shè)置，配備恒溫恒濕設(shè)備、防磁柜、滅火器與防蟲藥箱。臺賬登記：建立《檔案出入庫登記表》，記錄檔案借閱、轉(zhuǎn)遞、銷毀等操作，確保“去向可查、責(zé)任可追”。定期檢查：每半年開展一次檔案清查，核對庫存數(shù)量與目錄，檢查檔案是否霉變、蟲蛀，發(fā)現(xiàn)問題及時修復(fù)。（四）檔案利用：依規(guī)高效服務(wù)查閱流程：內(nèi)部人員查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；外部單位查閱需出具公函并提供經(jīng)辦人證件。借閱限制：檔案原則上不外借，確因工作需要需借閱的，需簽訂《檔案借閱責(zé)任書》，明確歸還時間與保管責(zé)任。信息提供：需復(fù)制檔案材料的，由檔案管理人員操作并加蓋“檔案復(fù)制件與原件一致”印章，嚴(yán)禁個人私自復(fù)制。（五）檔案轉(zhuǎn)遞：確保無縫銜接轉(zhuǎn)遞要求：員工調(diào)動、退休或辭職時，檔案需通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿》绞睫D(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個人自帶。轉(zhuǎn)遞前需核對檔案材料是否齊全，填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞單》并密封蓋章。接收確認(rèn)：接收單位需在收到檔案后15個工作日內(nèi)核對并反饋《檔案回執(zhí)單》，發(fā)現(xiàn)材料缺失的，轉(zhuǎn)出單位需協(xié)助補充。四、信息化建設(shè)與數(shù)據(jù)安全（一）數(shù)字化轉(zhuǎn)型路徑系統(tǒng)選型：選用符合《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱全流程線上化。例如，通過系統(tǒng)自動識別檔案材料中的關(guān)鍵信息，生成電子目錄。數(shù)據(jù)整合：將員工檔案與人事管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)“一人一檔、檔隨人走”，避免信息孤島。（二）數(shù)據(jù)安全保障權(quán)限管理：設(shè)置“管理員—審核員—查閱員”三級權(quán)限，管理員可修改檔案信息，審核員負(fù)責(zé)材料審核，查閱員僅可查看授權(quán)內(nèi)容。加密備份：電子檔案采用加密算法存儲，每日增量備份、每月全量備份，備份數(shù)據(jù)異地存放。安全審計：系統(tǒng)自動記錄所有操作日志，定期開展安全審計，排查違規(guī)操作。五、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）管理責(zé)任劃分檔案管理部門：負(fù)責(zé)制定制度、組織培訓(xùn)、監(jiān)督執(zhí)行，對檔案的真實性、完整性負(fù)主體責(zé)任。材料形成部門：如人事部門、黨辦，需對材料的真實性、規(guī)范性負(fù)責(zé)，確保材料及時移交。員工本人：需如實填報個人信息，對檔案中本人填寫的內(nèi)容的真實性承擔(dān)責(zé)任。（二）違規(guī)處理機制日常監(jiān)督：每年度開展檔案管理專項檢查，重點排查材料造假、擅自涂改、逾期未歸檔等問題。責(zé)任追究：對篡改檔案、泄露秘密、違規(guī)利用檔案的行為，依規(guī)給予黨紀(jì)政務(wù)處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、常見問題的處理對策（一）檔案材料缺失補檔流程：員工需向原單位或相關(guān)部門申請補辦材料，補辦材料需注明“補辦”字樣并說明原因，經(jīng)檔案管理部門審核后入檔。替代方案：無法補辦的材料，可收集旁證材料，經(jīng)單位黨委（黨組）研究認(rèn)定后作為參考。（二）檔案信息有誤核實更正：員工發(fā)現(xiàn)檔案信息錯誤，需提供原始證明材料，經(jīng)檔案管理部門會同組織人事部門核實后，填寫《干部人事檔案信息更正表》，按程序?qū)徟笮拚?。（三）跨單位轉(zhuǎn)遞延誤協(xié)調(diào)機制：轉(zhuǎn)出單位與接收單位需建立溝通渠道，若檔案轉(zhuǎn)遞超過30日未收到回執(zhí)，轉(zhuǎn)出單位可發(fā)函催辦；因特殊原因無法接收的，需說明理由并協(xié)商解決方案。結(jié)語機關(guān)事業(yè)單位員工