2026年智控專用設(shè)備公司供應(yīng)商質(zhì)量約談管理制度第一章總則第一條制定目的與依據(jù)為規(guī)范公司智控專用設(shè)備供應(yīng)鏈中供應(yīng)商質(zhì)量問題的溝通與解決，通過約談機制督促供應(yīng)商改進質(zhì)量，保障采購產(chǎn)品（如核心部件、原材料、配套設(shè)備）符合公司質(zhì)量要求，維護供應(yīng)鏈穩(wěn)定，依據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《供應(yīng)商管理體系要求》《采購質(zhì)量管理規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司智控設(shè)備生產(chǎn)對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的需求、供應(yīng)鏈管理實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司采購部、質(zhì)量部、生產(chǎn)部、研發(fā)部及所有參與供應(yīng)商質(zhì)量約談的部門與員工，覆蓋從供應(yīng)商質(zhì)量問題識別、約談觸發(fā)、約談組織實施、整改跟蹤到約談結(jié)果應(yīng)用的全流程，包括為公司提供智控設(shè)備生產(chǎn)所需原材料、零部件、半成品、成品及服務(wù)（如檢測、維修）的所有合格供應(yīng)商。第三條管理原則供應(yīng)商質(zhì)量約談遵循“問題導(dǎo)向、客觀公正、及時高效、持續(xù)改進”的原則，確保質(zhì)量問題觸發(fā)約談率100%（無遺漏），約談后供應(yīng)商整改方案提交率100%，整改措施驗證合格率不低于95%，相關(guān)約談記錄、整改資料保存期限不少于供應(yīng)商合作期限+2年。第二章組織機構(gòu)與職責第四條供應(yīng)商質(zhì)量約談管理小組組長由公司分管采購的副總經(jīng)理擔任，副組長由采購部經(jīng)理、質(zhì)量部經(jīng)理擔任，成員包括生產(chǎn)部、研發(fā)部、財務(wù)部、法務(wù)部負責人。主要職責為每年12月審定下一年度《供應(yīng)商質(zhì)量約談專項計劃》及約談工作預(yù)算；審批重大約談事項（如核心供應(yīng)商批量質(zhì)量問題約談、終止合作前約談）；每季度召開約談管理例會，分析供應(yīng)商質(zhì)量問題趨勢，協(xié)調(diào)解決約談過程中跨部門協(xié)作難題（如整改資源調(diào)配、賠償協(xié)商）；每年組織一次約談管理制度評審，優(yōu)化約談觸發(fā)標準與整改跟蹤機制。第五條采購部（約談組織與供應(yīng)商銜接部門）負責供應(yīng)商質(zhì)量問題的初步收集與核實，建立《供應(yīng)商質(zhì)量問題臺賬》，記錄供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品型號、質(zhì)量問題描述、發(fā)生時間及影響范圍；根據(jù)質(zhì)量問題嚴重程度，判斷是否觸發(fā)約談，填寫《供應(yīng)商質(zhì)量約談申請單》報管理小組審批；審批通過后，3個工作日內(nèi)與供應(yīng)商溝通約談時間、方式（現(xiàn)場/線上）、參與人員及約談議題，發(fā)送《約談通知書》；組織約談會議，做好會議記錄，整理《約談紀要》并經(jīng)雙方簽字確認；跟蹤供應(yīng)商整改方案落實進度，每周與供應(yīng)商溝通整改進展，及時向質(zhì)量部、管理小組反饋。第六條質(zhì)量部（質(zhì)量問題判定與整改驗證部門）負責對供應(yīng)商提供產(chǎn)品的質(zhì)量問題進行專業(yè)判定，明確質(zhì)量問題類型（如性能不達標、尺寸超差、外觀缺陷）、嚴重程度（一般質(zhì)量問題、重要質(zhì)量問題、嚴重質(zhì)量問題）及判定依據(jù)（如檢驗標準、測試數(shù)據(jù)）；參與約談會議，向供應(yīng)商通報質(zhì)量問題具體情況（如不合格批次、檢測數(shù)據(jù)、對公司生產(chǎn)的影響），提出質(zhì)量改進要求；制定供應(yīng)商整改效果驗證方案，明確驗證項目、方法及判定標準；整改完成后，按方案對供應(yīng)商產(chǎn)品進行抽樣檢驗或現(xiàn)場驗證，出具《整改效果驗證報告》，反饋至采購部與管理小組。第七條生產(chǎn)部（質(zhì)量問題影響反饋與配合部門）提供供應(yīng)商質(zhì)量問題對生產(chǎn)環(huán)節(jié)的具體影響，如導(dǎo)致生產(chǎn)停工時長、返工返修工時、成品不合格率上升等數(shù)據(jù)，為約談議題提供依據(jù)；參與約談會議，從生產(chǎn)適配角度向供應(yīng)商提出改進需求（如產(chǎn)品兼容性、交付周期穩(wěn)定性）；配合質(zhì)量部開展整改效果驗證，提供生產(chǎn)現(xiàn)場測試條件，反饋驗證過程中產(chǎn)品使用情況；對整改后仍存在質(zhì)量問題的供應(yīng)商產(chǎn)品，及時停止使用并報采購部、質(zhì)量部，避免影響生產(chǎn)。第八條研發(fā)部（技術(shù)改進與技術(shù)支持部門）從技術(shù)角度分析供應(yīng)商質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因，如是否因產(chǎn)品設(shè)計缺陷、技術(shù)參數(shù)不合理導(dǎo)致，為供應(yīng)商提供技術(shù)改進建議；參與約談會議，針對技術(shù)類質(zhì)量問題（如產(chǎn)品與公司設(shè)備技術(shù)適配性差）與供應(yīng)商溝通，明確技術(shù)改進方向；對涉及技術(shù)標準調(diào)整的整改方案，提供技術(shù)支持（如更新技術(shù)協(xié)議、提供測試工裝）；驗證整改后產(chǎn)品的技術(shù)適配性，確保符合公司智控設(shè)備研發(fā)與生產(chǎn)的技術(shù)要求。第九條財務(wù)部（成本核算與賠償協(xié)調(diào)部門）核算供應(yīng)商質(zhì)量問題導(dǎo)致的公司經(jīng)濟損失，包括原材料報廢成本、生產(chǎn)停工損失、返工返修費用、客戶賠償費用等，出具《質(zhì)量問題經(jīng)濟損失核算報告》；參與約談會議中涉及經(jīng)濟賠償、費用減免的議題，提出合理的經(jīng)濟訴求與解決方案；跟蹤供應(yīng)商賠償款項到賬情況，確保賠償金額按《約談紀要》約定執(zhí)行；將供應(yīng)商質(zhì)量問題相關(guān)成本納入采購成本考核，為供應(yīng)商評價、約談結(jié)果應(yīng)用提供財務(wù)依據(jù)。第十條法務(wù)部（法律風險把控與合同銜接部門）審查約談相關(guān)文件（如《約談通知書》《約談紀要》《整改協(xié)議》）的合法性與合規(guī)性，確保條款符合法律法規(guī)及公司合同約定；參與涉及法律風險的約談議題，如供應(yīng)商嚴重違約、長期整改不到位需終止合作等，提供法律意見；協(xié)助處理供應(yīng)商質(zhì)量問題引發(fā)的合同糾紛，如依據(jù)采購合同約定追究供應(yīng)商違約責任；將約談結(jié)果、整改要求納入后續(xù)供應(yīng)商合作合同條款，強化合同約束。第三章約談觸發(fā)情形與分級第十一條約談觸發(fā)情形一般質(zhì)量問題：供應(yīng)商產(chǎn)品單次抽檢不合格率超5%但低于10%，未造成生產(chǎn)停工，經(jīng)溝通后15日內(nèi)未整改到位；重要質(zhì)量問題：供應(yīng)商產(chǎn)品單次抽檢不合格率超10%或連續(xù)2批次抽檢不合格，導(dǎo)致生產(chǎn)局部停工（時長＜24小時），或造成輕微經(jīng)濟損失（損失金額＜[標準金額]）；嚴重質(zhì)量問題：供應(yīng)商產(chǎn)品抽檢不合格率超20%、出現(xiàn)批量報廢，或?qū)е律a(chǎn)全面停工（時長≥24小時），造成重大經(jīng)濟損失（損失金額≥[標準金額]）；其他情形：供應(yīng)商未按約定交付質(zhì)量證明文件、拒絕配合質(zhì)量問題調(diào)查、整改方案落實不到位且無合理解釋，或被政府質(zhì)量監(jiān)管部門通報存在質(zhì)量問題。第十二條約談分級根據(jù)質(zhì)量問題嚴重程度與供應(yīng)商合作重要性，將約談分為三級：一級約談：針對一般質(zhì)量問題，或合作規(guī)模較小的非核心供應(yīng)商，由采購部主管、質(zhì)量部主管牽頭約談，供應(yīng)商對應(yīng)業(yè)務(wù)負責人參會；二級約談：針對重要質(zhì)量問題，或合作規(guī)模較大的重點供應(yīng)商，由采購部經(jīng)理、質(zhì)量部經(jīng)理牽頭約談，供應(yīng)商技術(shù)或質(zhì)量負責人參會；三級約談：針對嚴重質(zhì)量問題，或核心供應(yīng)商（如獨家供應(yīng)、影響公司核心產(chǎn)品生產(chǎn)），由管理小組組長或副組長牽頭約談，供應(yīng)商高層管理人員（如副總經(jīng)理及以上）參會。第四章約談實施流程第十三條約談準備問題核實：采購部聯(lián)合質(zhì)量部，在觸發(fā)約談情形后3個工作日內(nèi)完成質(zhì)量問題核實，收集相關(guān)證據(jù)（如檢驗報告、生產(chǎn)記錄、照片視頻），明確問題影響范圍；申請審批：采購部填寫《供應(yīng)商質(zhì)量約談申請單》，注明供應(yīng)商名稱、質(zhì)量問題、觸發(fā)情形、約談級別及建議約談時間，報管理小組審批，審批通過后啟動約談；通知供應(yīng)商：采購部在審批通過后2個工作日內(nèi)，向供應(yīng)商發(fā)送《約談通知書》，明確約談時間、方式、地點（或線上會議鏈接）、參與人員及需準備的資料（如質(zhì)量問題分析報告、初步整改思路）；資料準備：各參與部門準備約談所需資料，質(zhì)量部整理質(zhì)量問題判定報告與測試數(shù)據(jù)，生產(chǎn)部準備生產(chǎn)影響數(shù)據(jù)，財務(wù)部準備經(jīng)濟損失核算報告，法務(wù)部審查相關(guān)合同條款。第十四條約談會議會議開場：約談牽頭人明確會議議程、目的及參會人員，強調(diào)約談的嚴肅性與解決問題的導(dǎo)向；問題通報：質(zhì)量部詳細通報供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題，展示相關(guān)證據(jù)，說明問題對公司生產(chǎn)、質(zhì)量的具體影響；供應(yīng)商陳述：供應(yīng)商對質(zhì)量問題進行說明，分析問題產(chǎn)生原因，闡述已采取的臨時措施及初步整改思路；溝通協(xié)商：雙方就質(zhì)量改進要求、整改期限、整改措施、經(jīng)濟賠償（如適用）、后續(xù)質(zhì)量保障機制等議題進行溝通，各參與部門從專業(yè)角度提出意見，達成一致意見；紀要確認：采購部整理《約談紀要》，明確雙方達成的共識（如整改方案提交時間、整改期限、驗證標準、賠償金額），經(jīng)雙方參會人員簽字確認，會后1個工作日內(nèi)將蓋章版《約談紀要》發(fā)送至供應(yīng)商。第十五條整改跟蹤與驗證整改方案提交：供應(yīng)商需在《約談紀要》約定時間內(nèi)（一般不超過7個工作日），向采購部提交書面《整改方案》，明確整改目標、具體措施、責任人及時間節(jié)點；方案審核：采購部聯(lián)合質(zhì)量部、研發(fā)部等部門，在收到《整改方案》后3個工作日內(nèi)完成審核，對不符合要求的方案（如措施不具體、期限不合理），要求供應(yīng)商在2個工作日內(nèi)修改完善；整改跟蹤：采購部按《整改方案》時間節(jié)點，每周跟蹤供應(yīng)商整改進展，收集整改過程資料（如培訓(xùn)記錄、設(shè)備調(diào)試報告），對整改滯后的供應(yīng)商，及時提醒并了解原因，必要時召開整改協(xié)調(diào)會；效果驗證：供應(yīng)商完成整改后，向采購部提交《整改完成報告》，采購部通知質(zhì)量部開展整改效果驗證，質(zhì)量部按驗證方案抽樣檢驗或現(xiàn)場測試，出具《整改效果驗證報告》；驗證合格的，納入正常供應(yīng)商管理；驗證不合格的，重新啟動約談或按《約談紀要》約定采取進一步措施（如暫停合作、終止合同）。第十六條約談記錄歸檔采購部在約談結(jié)束后3個工作日內(nèi)，將《約談申請單》《約談通知書》《約談紀要》《整改方案》《整改完成報告》《整改效果驗證報告》等資料整理歸檔；建立《供應(yīng)商質(zhì)量約談檔案》，按供應(yīng)商名稱分類存放，紙質(zhì)檔案存放于采購部專用檔案柜，電子檔案備份至公司服務(wù)器；檔案保存期限不少于供應(yīng)商合作期限+2年，便于后續(xù)供應(yīng)商評價、質(zhì)量追溯及糾紛處理。第五章約談結(jié)果應(yīng)用第十七條供應(yīng)商評價調(diào)整將約談結(jié)果及整改情況納入供應(yīng)商年度評價體系，按以下標準調(diào)整評價得分：約談后整改驗證合格，且后續(xù)6個月內(nèi)未再出現(xiàn)同類質(zhì)量問題的，不扣分或酌情加分；約談后整改驗證合格，但后續(xù)3個月內(nèi)再次出現(xiàn)同類質(zhì)量問題的，扣減評價得分[標準分值]；約談后整改方案未按時提交、整改措施落實不到位或整改驗證不合格的，扣減評價得分[標準分值]，且取消年度評優(yōu)資格；一年內(nèi)被約談3次及以上，或出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題且整改無效的，年度評價直接定為不合格。第十八條合作策略調(diào)整根據(jù)約談結(jié)果及供應(yīng)商評價，調(diào)整與供應(yīng)商的合作策略：整改效果好、后續(xù)質(zhì)量穩(wěn)定的供應(yīng)商，可優(yōu)先獲得訂單增量、縮短付款周期等激勵；整改驗證合格但仍存在質(zhì)量波動的供應(yīng)商，減少訂單份額，增加抽檢比例（如從10%提高至20%），暫停新增訂單；整改不到位或連續(xù)約談仍無改善的供應(yīng)商，暫停合作1-3個月，期間尋找替代供應(yīng)商；嚴重質(zhì)量問題整改無效、造成重大經(jīng)濟損失或存在惡意違約的供應(yīng)商，終止合作關(guān)系，且3年內(nèi)不再納入合格供應(yīng)商庫。第十九條內(nèi)部考核關(guān)聯(lián)將供應(yīng)商質(zhì)量約談相關(guān)工作納入內(nèi)部部門考核：采購部未及時觸發(fā)約談、跟蹤整改不力導(dǎo)致質(zhì)量問題擴大的，扣減部門月度績效得分；質(zhì)量部質(zhì)量問題判定失誤、整改驗證不規(guī)范導(dǎo)致約談效果不佳的，扣減部門月度績效得分；各參與部門未按要求準備約談資