某食品機械廠采購部采購成本管理制

一、總則1.目的為加強某食品機械廠采購部采購成本的有效管理與控制，提高資金使用效率，降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本，提升整體經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于某食品機械廠采購部所有采購活動涉及的成本管理。包括但不限于原材料、零部件、設備、辦公用品等各類物資及服務的采購。3.基本原則采購成本管理應遵循以下原則：-全面性原則：涵蓋采購活動的全過程，包括采購計劃制定、供應商選擇、采購談判、合同簽訂、物資驗收、付款等各個環(huán)節(jié)。-效益性原則：以降低采購成本、提高采購效益為核心目標，確保采購活動在滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，實現(xiàn)成本最小化和效益最大化。-及時性原則：及時收集、分析采購成本相關信息，對采購活動中的成本偏差及時進行調(diào)整和糾正。-責任明確原則：明確采購部各崗位在采購成本管理中的職責和權限，確保成本管理工作落實到具體人員。二、采購成本管理組織與職責1.采購成本管理小組成立以采購部經(jīng)理為組長，采購專員、質(zhì)量檢驗人員、財務人員等相關人員為成員的采購成本管理小組。小組負責全面統(tǒng)籌采購成本管理工作，制定成本管理目標和策略，協(xié)調(diào)各部門之間的工作。2.采購部經(jīng)理職責-負責制定采購成本管理目標和計劃，并組織實施。-審核采購項目的預算和成本控制方案。-組織采購談判，參與重大采購項目的決策，確保采購成本合理可控。-定期對采購成本管理工作進行總結和分析，向上級領導匯報成本管理情況。3.采購專員職責-負責收集市場價格信息，建立和維護供應商價格數(shù)據(jù)庫。-根據(jù)采購計劃，篩選合適的供應商，進行初步詢價和報價比較。-協(xié)助采購經(jīng)理進行采購談判，記錄談判內(nèi)容和結果。-跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題，確保采購成本不超過預算。4.質(zhì)量檢驗人員職責-制定物資檢驗標準和流程，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。-對采購物資進行檢驗和驗收，防止因質(zhì)量問題導致的成本增加。-參與供應商的評估和選擇，提供質(zhì)量方面的意見和建議。5.財務人員職責-參與采購預算的編制，提供財務分析和成本核算方面的支持。-審核采購合同的付款條款，監(jiān)督采購付款流程，確保資金支付合理合規(guī)。-定期對采購成本進行核算和分析，提供成本報表和分析報告，為采購決策提供財務依據(jù)。三、采購預算管理1.預算編制依據(jù)采購預算應根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況、市場價格波動等因素進行編制。采購部應與生產(chǎn)部門、銷售部門等相關部門充分溝通，獲取準確的物資需求信息。2.預算編制流程-需求收集：各部門根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際工作需求，提出物資采購申請，明確物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。-初步審核：采購部對各部門提交的采購申請進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。-市場調(diào)研：采購專員對所需采購物資進行市場調(diào)研，收集價格信息，了解市場行情。-預算編制：采購部根據(jù)市場調(diào)研結果和企業(yè)成本控制目標，編制采購預算草案，明確各項物資的采購數(shù)量、預計單價、采購金額等。-審核與審批：采購預算草案經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，報企業(yè)管理層審批。審批通過后的采購預算作為采購活動的重要依據(jù)。3.預算調(diào)整在預算執(zhí)行過程中，如因市場價格波動、生產(chǎn)計劃變更等原因需要調(diào)整采購預算，采購部應提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和調(diào)整金額，經(jīng)相關部門審核和企業(yè)管理層審批后進行調(diào)整。四、供應商管理與成本控制1.供應商選擇-供應商篩選：采購部應建立供應商篩選標準，從供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等方面進行綜合評估。通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、實地考察等，建立供應商資源庫。-供應商評估：對潛在供應商進行實地考察或要求提供樣品進行檢驗，評估其生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制體系、管理水平等。同時，向供應商的現(xiàn)有客戶進行調(diào)查，了解其信譽和服務情況。-供應商確定：采購部根據(jù)評估結果，選擇符合要求的供應商作為合格供應商，并與其簽訂合作意向書。對于重大采購項目，應采用招標、詢價、競爭性談判等方式選擇供應商，確保采購成本合理。2.供應商關系維護-定期溝通：采購部應與供應商保持定期溝通，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品價格變動情況等，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。-供應商激勵：對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予一定的激勵措施，如增加采購量、提前付款、頒發(fā)優(yōu)秀供應商證書等，促進供應商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務水平，降低采購成本。-供應商淘汰：對出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、價格不合理等情況的供應商，采購部應及時與其溝通整改。如整改后仍不符合要求，應將其從合格供應商名單中淘汰。3.采購價格談判-談判準備：采購專員在進行采購價格談判前，應充分了解市場價格行情、供應商成本結構、企業(yè)采購需求等信息，制定合理的談判策略和底線。-談判組織：采購價格談判應由采購部經(jīng)理或指定的采購專員主持，必要時邀請財務人員、技術人員等相關人員參與。談判過程中應充分表達企業(yè)的需求和立場，爭取最有利的采購價格和付款條件。-談判記錄與總結：采購專員應詳細記錄談判內(nèi)容和結果，形成談判紀要。談判結束后，對談判過程進行總結分析，評估談判效果，為今后的談判提供經(jīng)驗參考。五、采購合同管理與成本控制1.合同起草與審核-合同起草：采購部應根據(jù)采購談判結果，起草采購合同。合同內(nèi)容應明確物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款，確保合同條款清晰、準確、完整。-合同審核：采購合同起草完成后，應提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。法務部門負責審核合同的合法性和合規(guī)性，財務部門負責審核合同的付款條款和成本預算。審核通過后的合同方可簽訂。2.合同簽訂與執(zhí)行-合同簽訂：采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部經(jīng)理或企業(yè)授權代表與供應商簽訂。合同簽訂應遵循法律法規(guī)和企業(yè)相關規(guī)定，確保合同具有法律效力。-合同執(zhí)行：采購部應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求交付物資。如出現(xiàn)合同變更或違約情況，應及時按照合同約定進行處理。3.合同歸檔與保管采購部應建立合同檔案管理制度，對已簽訂的采購合同進行編號、歸檔和保管。合同檔案應包括合同原件、談判紀要、補充協(xié)議、驗收報告、付款憑證等相關資料，以便查閱和追溯。六、采購驗收與成本控制1.驗收標準制定質(zhì)量檢驗人員應根據(jù)采購合同和相關標準，制定物資驗收標準和流程。驗收標準應明確物資的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量等方面的具體要求，確保驗收工作有章可循。2.驗收流程-到貨通知：供應商將物資送達企業(yè)后，采購專員應及時通知質(zhì)量檢驗人員進行驗收。同時，核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息是否與采購合同一致。-檢驗實施：質(zhì)量檢驗人員按照驗收標準對物資進行檢驗，可采用抽樣檢驗、全檢等方式。檢驗過程中應詳細記錄檢驗結果，填寫驗收報告。-驗收結果處理：如物資驗收合格，質(zhì)量檢驗人員應在驗收報告上簽字確認，采購專員辦理入庫手續(xù)。如物資驗收不合格，質(zhì)量檢驗人員應及時通知采購專員，采購專員與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，確保企業(yè)利益不受損失。3.驗收成本控制在驗收過程中，應合理控制驗收成本，避免因過度檢驗或檢驗不及時導致的成本增加。同時，加強對驗收人員的培訓和管理，提高驗收工作效率和準確性。七、采購付款管理與成本控制1.付款申請采購專員根據(jù)采購合同約定和物資驗收情況，填寫付款申請單。付款申請單應包括供應商名稱、合同編號、物資名稱、數(shù)量、金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關憑證。2.付款審核付款申請單提交后，由采購部經(jīng)理進行初審，審核付款申請的真實性、合理性和合規(guī)性。初審通過后，報財務部門進行審核。財務部門重點審核發(fā)票的合法性、付款金額與合同約定是否一致等。審核通過后的付款申請單報企業(yè)管理層審批。3.付款執(zhí)行企業(yè)管理層審批通過后，財務部門按照審批意見和企業(yè)財務制度辦理付款手續(xù)。付款過程中應嚴格遵守銀行結算規(guī)定，確保資金安全。同時，及時記錄付款信息，更新應付賬款臺賬。4.付款成本控制在付款管理過程中，應合理選擇付款方式和付款時間，爭取有利的付款條件，如現(xiàn)金折扣、延期付款等，降低資金成本。同時，加強對應付賬款的管理，定期進行核對和清理，避免因付款不及時導致的違約成本增加。八、采購成本分析與考核1.成本分析-定期分析：財務部門應定期對采購成本進行分析，每月或每季度編制采購成本報表，對比實際采購成本與預算成本的差異，分析差異產(chǎn)生的原因。-專項分析：對于重大采購項目或采購成本波動較大的情況，應進行專項成本分析，深入研究成本變動的因素，提出針對性的改進措施。-成本分析報告：財務部門應根據(jù)成本分析結果，撰寫采購成本分析報告，向采購部及企業(yè)管理層匯報。報告內(nèi)容應包括成本分析數(shù)據(jù)、原因分析、改進建議等，為采購決策提供有力支持。2.考核指標設定建立采購成本考核指標體系，對采購部及相關人員的工作進行考核?？己酥笜税ú少彸杀窘档吐省⒉少忣A算執(zhí)行率、供應商交貨及時率、物資驗收合格率等。3.考核實施-定期考核：企業(yè)應定期對采購部及相關人員進行考核，一般為每季度或每年進行一次?？己瞬块T應根據(jù)考核指標和實際工作情況，對采購部及相關人員進行評分。-結果應用：考核結果與采購部及相關人員的績效獎金、晉升、調(diào)薪等掛鉤。對在采購成本管理工作中表現(xiàn)